Gezielte Learning-Maßnahmen durch Analysen in Microsoft 365

Gezielte Learning-Maßnahmen durch Analysen in Microsoft 365

TĂ€tigkeitsorientiertes Adoption und Change Management

Moderne Technologien wie Microsoft 365, stehen schnell und einfach zur VerfĂŒgung, das bedeutet aber nicht, dass diese fĂŒr die Unternehmen direkt einen entsprechenden Mehrwert und Nutzen generieren.

Ganz im Gegenteil, zu schnell eingefĂŒhrte Tools und eine mangelnde Kommunikation fĂŒhren zu Frustration der Mitarbeiter innerhalb des gesamten Unternehmens.

Dabei ist der Weg hin zu Modern Work, digitaler Zusammenarbeit und einer produktiven Nutzung der modernen Technologien wie Microsoft 365 fĂŒr jedes Unternehmen unterschiedlich. Gleich ist dabei jedoch die Wichtigkeit der Steigerung der digitalen FĂ€higkeiten der Mitarbeiter.

Werden neue Tools wie Microsoft 365 im Unternehmen eingefĂŒhrt, dann sollte die Akzeptanz und die Nutzung dieser Tools stets ĂŒberprĂŒft werden. Die Einblicke, die durch die Analyse entstehen, können direkt in gezielte Learning-Maßnahmen ĂŒberfĂŒhrt werden, um so die Adoption und den Change-Prozess weiter voranzutreiben.

Warum sollten die Akzeptanz und die Nutzung der Microsoft 365 Tools kontinuierlich ĂŒberprĂŒft werden?

  • Um festzustellen ob die MitarbeiterInnen mit den vorhandenen Tools produktiv arbeiten.
  • Um wertvolle Einblicke in die Nutzung der Tools Microsoft 365 Tools zu erhalten und gezielte Learning-Maßnahmen abzuleiten.
  • Erreichte Verbesserungen quantifizieren, um die getroffenen Maßnahmen zu validieren.

Mit Microsoft 365 stehen unterschiedliche Möglichkeiten zu VerfĂŒgung, um Einblicke in die Nutzung der Apps und die ProduktivitĂ€t zu bekommen.

Microsoft Admin Center – Verwendungsberichte

Microsoft Admin Center – Verwendungsberichte

Microsoft 365-Verwendungs Berichte zeigen an, wie Personen im Unternehmen Microsoft 365-Dienste verwenden. Die Berichte lassen sich im Zeitraum von 7, 30, 90 und 180 Tagen auswerten. Die Berichte lassen sich dabei grob in AktivitÀten und in GerÀtenutzung unterteilen.

Wurde zum Beispiel OneDrive for Business eingefĂŒhrt, dann lĂ€sst sich mit den Verwendungsberichte sehr schön darstellen, wie sich die Nutzung der App entwickelt.

Neben der aktiven Nutzung, sind auch die Anzahl aller in OneDrive gespeicherten Dateien sowie der genutzte Speicherplatz sichtbar.

Der IST-Stand dient damit als gute Basis, um eine Verbesserung bzw. ein Ziel zu definieren. Dieses Ziel sollte anschließend um passende Maßnahmen zur Erreichung des SOLL-Zustands ergĂ€nzt werden.

Mögliche Maßnahmen könnten zum Beispiel ein „Mini-Lernpfad“ fĂŒr alle Mitarbeiter sein, in welchem OneDrive als Tool vorgestellt wird und die Mehrwerte und Möglichkeiten, die durch das Teilen von Dateien gegenĂŒber dem Versenden von Dateien einhergehen. Ist dieses VerstĂ€ndnis geschaffen, lĂ€sst sich durch die kontinuierliche Kommunikation ĂŒber weitere Funktionen, Neuerungen und Möglichkeiten, die durch den „Evergreen-Ansatz“ entstehen, die Nutzung der App weiter steigern. Dabei können auch hilfreiche Tipps und Tricks innerhalb einer Community, der Nutzung einen Boost verschaffen.

Die Microsoft 365 Verwendungsanalysen lassen sich ĂŒbrigens auch in Power BI integrieren. In Power BI lassen sich die Auswertungen dann auch noch einmal auf die individuellen BedĂŒrfnisse anpassen. StandardmĂ€ĂŸig sind neben der Kurzzusammenfassung und den Bereichen Adoption, Nutzung, Kommunikation, Zusammenarbeit, Speicher und GerĂ€tenutzung, auch die Lizenz-Übersicht, die Produktnutzung und die aktiven Nutzer auswertbar.

Die Microsoft 365 Verwendungsanalysen lassen sich ĂŒbrigens auch in Power BI integrieren.
Bild Berichtsbereiche
Teams Bericht

Neben den aufgefĂŒhrten „Berichts-Bereichen“, lassen sich auch einzelne Apps wie zum Beispiel Teams genauer darstellen. So lĂ€sst sich zum Beispiel die Outlook-Nutzung im Vergleich zur Teams-Nutzung visualisieren.

Auch die Anzahl der Benutzer, welche die unterschiedlichen Kommunikations-Möglichkeiten innerhalb Teams nutzen, kann eine hilfreiche Information sein, um gezielt zum Beispiel die Mitarbeiter ĂŒber den Mehrwert von Kanalnachrichten zu informieren und so mehr Mitarbeiter dazu zu bewegen diese zu nutzen.

Ebenso lassen sich auch die Kommunikations-Möglichkeiten wie die Kanal-Unterhaltungen, Chatnachrichten, Besprechungen und Anrufe nach ihrer Anzahl auswerten.

Mit Hilfe dieser Berichte, lassen sich schnell, die wichtigsten Frage klÀren, wie z. B.

  • Wie ist das Nutzungsverhalten Teams vs. Outlook
  • Wie aktiv wird Teams eingesetzt?
  • Was wird von Teams genutzt (Anrufe, Besprechungen, Chatnachrichten, Kanal-Unterhaltungen)

Microsoft Admin Center – Adoption Score

Neben den Verwendungsberichten steht im Microsoft 365 Admin Center auch der Adoption Score zur VerfĂŒgung. Der Adoption Score bietet Einblicke in die Bereiche Kommunikation, Besprechungen, Inhaltliche Zusammenarbeit, Teamarbeit und MobilitĂ€t.

Die Bewertung der Bereiche entsteht durch die Auswertung unterschiedlicher Daten. So beinhaltet der Bereich Kommunikation zum Beispiel die Nutzung unterschiedlicher KommunikationskanÀle wie E-Mail, Chatnachrichten oder CommunitybeitrÀge, wie stark die @ErwÀhnungen genutzt werden und wie Chatnachrichten und Kanalunterhaltungen in Teams genutzt werden. Der Adoption Score basiert dabei auf Punkten, die aufsummiert werden und am Ende einen mit dem Branchenbenchmark vergleichbaren Score ergeben.

Auch ĂŒber den Adoption Score lassen sich durch die Einblicke Maßnahmen ableiten, um zum Beispiel gezielt die @ErwĂ€hnungen zu steigern. Mit einem kurzen Video lassen sich zum Beispiel die unterschiedlichen Möglichkeiten die @ErwĂ€hnungen in Teams aufzeigen und Tipps und Tricks mitgeben, wie nicht nur einzelne Personen, sondern auch KanĂ€le, Teams oder selbsterstellte Tags erwĂ€hnt werden können. Und warum nicht auch die @ErwĂ€hnungen in Emails nutzen!

EinfĂŒhrungsbewertung
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Möchten Sie mehr ĂŒber den Adoption Score erfahren? – Dann lesen Sie unseren Artikel “Adoption Score: Wie gut wird Microsoft 365 genutzt?” 

ProduktivitÀtsbewertung

Teams Admin Center

Liegt die Nutzung von Microsoft Teams im Fokus, dann bietet sich das Teams Admin Center und seine zahlreichen Berichte an.

Bild Teams Admin Center

Neben den Teams-BenutzeraktivitĂ€ten, der Teams-Nutzung, der Teams-GerĂ€tenutzung, lĂ€sst sich zum Beispiel auch die Nutzung der Apps innerhalb Teams analysieren. Ist fĂŒr das Unternehmen Teams ein zentraler Ort der Zusammenarbeit, dann könnte die Nutzung der „Outlook-Teams-Funktion“ – Mit Teams teilen – eine interessante Kennzahl sein. Wurde diese Funktion gezielt zum Beispiel mit Hilfe eines Videos an die Mitarbeiter kommuniziert, und die Nutzung ist merklich gestiegen, dann war die gezielte Learning-Maßnahme erfolgreich!

Bild Team-Analyse in Teams

Team-Analyse in Teams

Oft wird fĂŒr die EinfĂŒhrung von Microsoft 365 und insbesondere Microsoft Teams, ein Champions Team in Teams ins Leben gerufen. Der Erfolg einer solchen Community ist dabei auch stark von Kommunikation und gezielten Learning-Maßnahmen geprĂ€gt. Wie erfolgreich gewisse Maßnahmen sind, lĂ€sst sich direkt in der Team-Analyse auswerten. Über die drei Punkte des jeweiligen Teams und ĂŒber Team verwalten, stehen im Reiter Analyse unterschiedliche Auswertungen zur VerfĂŒgung.

Hilfreich können hier vor allem die Aktiven Nutzer, Anzahl der Antworten und Reaktion sein. Auf dieser Grundlage lĂ€sst sich die Kommunikation und das Posting verbessern. Bewertet werden können zum Beispiel die Fragen – „An welchen Tagen wird das Team am hĂ€ufigsten genutzt?“ und davon ableiten ob die BeitrĂ€ge der Grund sind oder vielleicht eher BeitrĂ€ge explizit an diesen Tagen zu posten. Auch der Einblick in die BeitrĂ€ge und KanĂ€le, die die meisten Reaktionen erhalten, sind hilfreich, um gezielte Learning-Maßnahmen abzuleiten und die Community dadurch mit nĂŒtzlichem Wissen zu versorgen.

Zusammenfassung

Microsoft 365 bietet eine FĂŒlle an Möglichkeiten, nĂŒtzliche Auswertungen im Hinblick auf die Nutzung der modernen Tools zu erhalten.

Spannende Fragen, die sich mit den Auswertungen und Berichten in Microsoft 365 klÀren lassen:

  • Wie gut wird „Modern Work“ umgesetzt?
  • Wird digital zusammengearbeitet? Wenn ja, wie?
  • Konnte das Mail-Volumen reduziert werden?
  • Wie arbeiten die Anwender?
  • Mit welchen GerĂ€ten wird gearbeitet?
  • Wo gibt es UnterstĂŒtzungsbedarf?

Mit Hilfe dieser Einblicke lassen sich gezielte Learning-Maßnahmen ableiten, um die ProduktivitĂ€t der Mitarbeiter zu steigern, den Nutzen der Tools voll auszuschöpfen und damit den Erfolg des Unternehmens zu verbessern.

So stimmen auch wir von der 365 Akademie gemeinsam mit unseren Kunden individuelle Ziele ab, werfen einen Blick auf die Nutzungs-KPIs und stimmen passend zu unserem Learning-as-a-Service gezielte Learning-Maßnahmen ab. Damit steigern wir mit unserem Service nicht nur die Nutzung der eingekauften Microsoft 365 Apps, sondern begleiten auch aktiv den Change Prozess hin zu Modern Work.

Möchten Sie mehr ĂŒber den Learning-as-a-Service der 365 Akademie erfahren, dann kommen Sie gerne auf mich oder meinen Kollegen Dominik Amman zu!

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Mit der Funktion „Zoom“ bietet Microsoft einen interessanten Effekt an, welcher Ihnen hilft, Ihre PrĂ€sentationen ansprechender zu gestalten. Der Zoom-Effekt erlaubt „Übersichtsfolien“ zu erstellen, bei der auf einzelne Inhalte „hingezoomt“ werden kann.

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Office Apps – Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Office Apps – Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Unser Webinar zu unserem Change to Modern Work – Paket „Office Apps – Word, Excel, PowerPoint und Outlook“ 

Wir warfen in dieser Session einen Blick auf die bekannten Office Apps Word, Excel PowerPoint und Outlook. Dabei haben wir Ihnen unter anderem auch unser Change to Modern Work Paket – Office Apps in Microsoft 365 vorgestellt.

Dabei geben wir Ihnen einen Einblick in die Grundlagen Lernpfade und unser Vorgehen bei der Vermittlung des Grundlagenwissens.

Zielgruppen identifizieren Apps
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Erfahren Sie mehr darĂŒber, wie Sie Ihren Mitarbeitenden im Unternehmen an die Office Apps heranfĂŒhren können.

Diese und weitere Informationen können Sie nachtrÀglich in der Webinar-Aufzeichnung nochmal anschauen.

Interessieren Sie sich fĂŒr unser Change to Modern Work Paket und haben unser Webinar verpasst?

Als Mitglied unseres Modern Work 365 – Manager Community in Teams haben Sie die Möglichkeit die Webinar-Aufzeichnung, sowie die PrĂ€sentation nachtrĂ€glich anzuschauen.

Hier können Sie sich zum Team anmelden:

 
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Sie möchten wissen, wie genau ein Change to Modern Work – Paket aufgebaut ist und wie diese Sie und Ihre Mitarbeiter im tĂ€glichen Arbeiten mit Microsoft 365 unterstĂŒtzt?

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Hybrides Arbeiten – Wie du eine Sofortbesprechung am Surface Hub startest

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Neuerungen und Informationen zu Microsoft 365 kommunizieren

Neuerungen und Informationen zu Microsoft 365 kommunizieren

Evergreen IT und warum Kommunikation wichtig ist

Als sogenannte Evergreen-Software ist Microsoft 365 permanent im Wandel. Es kommen neue Funktionen, Möglichkeiten oder sogar ganze neue Apps dazu bzw. werden aus dem Ökosystem Microsoft 365 wieder entfernt. Dieser permanente Wandel sollte mit einer passenden Kommunikation begleitet werden. Ansonsten sind Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell mit den Neuerungen ĂŒberfordert, frustriert und der gewĂŒnschte Mehrwert, der sich durch Microsoft 365 hĂ€tte ergeben sollen, verpufft.

Kommunikationsmöglichkeiten in Microsoft 365

Wir von der 365 Akademie empfehlen unseren Kunden stets ĂŒber mehrere KanĂ€le zu kommunizieren. Dadurch wird auch der Großteil der Belegschaft erreicht und passend angesprochen. Ebenso bieten sich natĂŒrlich auch die KanĂ€le an, die sich durch Microsoft 365 ergeben. Wir empfehlen und nutzen hier folgende Möglichkeiten:

  • Newsletter
  • Kurze Informations-Nuggets (Wissenssnacks, Tipps, Neuerungen etc.)
  • Zentraler Informations-Hub (Intranet, Lernplattform, etc.)
  • Online Sessions

 

Newsletter

Bild1 Beispiel-Newsletter zum Thema @ErwÀhnungen in Microsoft 365

Bild1: Beispiel-Newsletter zum Thema @ErwÀhnungen in Microsoft 365

Eine wohlbekannte Art und Weise Informationen zu verteilen – der Newsletter. Dieser lĂ€sst sich regelmĂ€ĂŸig zum Beispiel monatlich oder bedarfsorientiert, sobald es wichtige Informationen gibt, die man verteilen möchte, nutzen. Auch die Inhalte können Sie je nach Bedarf gestalten. So lassen sich Neuerungen und Informationen mischen oder beispielsweise in einem Themen-Newsletter zu einem bestimmten Thema zusammenfassen.

Newsletter lassen sich nicht nur ideal per Mail ĂŒber Outlook verschicken, sondern zum Beispiel auch als Posting in Teams, Yammer, einem zentralen Informations-Hub oder einem Social Intranet bereitstellen. So haben die Mitarbeiter und MitarbeiterInnen unterschiedliche Möglichkeiten auf den Newsletter aufmerksam zu werden.

Informations-Nuggets

Informations-Nuggets wie Wissenssnacks, Quick-Tipps oder Tipps der Woche folgen einer kurzen und hoch frequentierten Kommunikation. Damit lassen sich nicht nur Neuerungen schnell und anschaulich an die Mitarbeitenden kommunizieren, sondern auch hilfreiche Funktionen. Verpackt in einem kurzen Video von ca. 1 Minute lĂ€sst sich somit schnell und unterhaltsam Wissen transportieren. Solche Kurzvideos sind auch ideal, um geteilt von der Belegschaft geteilt zu werden. So kann ein Kurzvideo auch mal „viral“ gehen. Diese kurzen Informations-Nuggets lassen sich dabei beispielsweise in Teams oder Yammer ideal nutzen. Hier können die MitarbeiterInnen dann auch auf die Postings reagieren, dies kommentieren und sich darĂŒber austauschen.

Bild2 Beispiel-Posting in Teams – Tipp der Woche

Bild2: Beispiel-Posting in Teams – Tipp der Woche

Zentraler Informations-Hub

Möchte ich mich ĂŒber ein bestimmtes Thema informieren, dann ist es gut, einen zentralen Informations-Ort zu haben. Ein Ort, an dem die Mitarbeitenden alles zu Microsoft 365 und den im Unternehmen bereitgestellten Apps erfahren. Dieser Ort kann ein Intranet Bereich sein z.B. auf SharePoint Basis oder ein Lernmanagementsystem (LMS). Der Informations-Hub verfolgt dabei einer passiven Kommunikation – bedeutet die Mitarbeite holen sich die gesuchten und bereitgestellten Informationen selbst. Ideal fĂŒr eine Unternehmenskultur, die von Selbst-Organisation geprĂ€gt ist, da dadurch sehr viele Informationen und Wissen mit wenig Aufwand bereitgestellt und genutzt werden kann.

Haben Sie solch einen zentralen Informations-Hub zum Beispiel in SharePoint, dann lĂ€sst sich dieser auch super als Registerkarte in einem Team in Teams oder als App in der Teams-App Leiste integrieren. Auch ĂŒber Office.com lĂ€sst sich ihr Informations-Hub als App in die App-Übersicht integrieren. Per Link stehen Ihnen natĂŒrlich noch sehr viele weitere Möglichkeiten zur VerfĂŒgung ihren Informations-Hub an den unterschiedlichsten Orten zu verlinken und bereitzustellen

Bild3 Beispiel-Informations-Hub zu Microsoft 365

Bild3: Beispiel-Informations-Hub zu Microsoft 365

Online Sessions

Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Formaten ist die Online Session, je nach Gestaltung, die aufwĂ€ndigste Art und Weise Neuerungen in Microsoft 365 zu kommunizieren. Jedoch bringt diese auch einige weitere Vorteile mit sich. Sie können eine Online Session ĂŒber Teams aufzeichnen und im Nachgang ebenso bereitstellen. WĂ€hrend und nach einer Online Session haben die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit Fragen zu stellen und sich auszutauschen. Wir begleiten unsere Online Sessions bei Kunden auch mit einem Foliensatz und den passenden Lernvideos, die die erwĂ€hnten Neuerungen und Funktionen zeigen und im Nachgang der gesamten Belegschaft bereitgestellt werden.

Kann man zu viel kommunizieren?

Wir sagen gerne, dass man nicht zu viel kommunizieren kann. Seien sie mutig und probieren neue KanÀle und Kommunikationswege/-formen aus. Ihre Belegschaft besteht aus den unterschiedlichsten Menschen, die die unterschiedlichsten Kommunikationsbedarfe besitzen.

Welche KanĂ€le und Formen nutzen Sie? – Welche sind beliebt und welche funktionieren gar nicht?

Wir freuen uns ĂŒber Ihr Feedback!

Möchten Sie erfahren, wie wir unsere Kunden bei der Kommunikation unterstĂŒtzten? – Dann schauen Sie bei unserer Session zu unserem Learning as a Service vorbei!

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Nicht nur fĂŒr unsere Kunden sondern auch fĂŒr die Community nutzen wir einen kostenlosen Newsletter und eine monatliche Online Session (News-Sendung), um Sie ĂŒber die Neuerungen zu Microsoft 365 zu informieren!

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