Der moderne Arbeitsplatz mit Microsoft 365 hält Digital Workplace Manager ganz schön auf trab: Microsoft überschüttet die Anwender mit Neuerungen und Veränderungen. Vieles ist erklärungsbedürftig. Das führt bei den Anwendern schnell zu Frust. Der Mittler zwischen Technik auf der einen Seite, den Anforderungen der Geschäftsleitung auf der anderen Seite und den Anwendern hat keinen leichten Job – aber einen spannenden!

Evergreen bedeutet kontinuierliche Veränderung und Kommunikation

Microsoft 365 wird mit hohem Tempo weiterentwickelt – doch nicht immer in eine Richtung: Einmal gibt es neue Apps, dann gibt es neue Funktionen. Damit diese ihren Nutzen entfalten können muss der Digital Workplace Manager davon wissen, sie testen und sich danach überlegen zu welchen Use Cases im Unternehmen, das passt. Nur dann lässt sich zielgerichtet kommunizieren.

Noch erklär bedürftiger sind aber Dinge, die dem Anwender genommen werden: Auch hier kann es mal eine App sein, oder einzelne Funktionen die aus Microsoft 365 gestrichen werden.

Evergreenmanagement-Service der 365: Das Entlastungspaket für Digital Workplace Manager

Für Digital Workplace Manager bietet die 365 Akademie einen umfassendes Unterstützungspaket – damit Sie den modernen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen zum Erfolg führen. Profitieren Sie von der Erfahrung aus vielen Kundenprojekten (mit 1.000 bis 40.000 Microsoft 365-Nutzern!)

Evergreen-Begleitung für den Digital Workplace Manager

• Einführungsworkshop mit individueller Bestandsaufnahme Ihrer Umgebung, Ihrer Ziele und dem Kenntnisstand Ihrer Anwender
• Auffinden von Einsparpotential bei der Analyse von Drittanbieterprodukten und Schatten-IT Programmen
• Regelmäßige Teams-Termine mit unseren Microsoft 365 Experten
• Analyse und Auswertung Ihrer Adoption Kennzahlen
• Zugang zu Webinaren und Webinar-Aufzeichnungen zu aktuellen Themen rund um Microsoft 365 und Adoption
• Information was sich gerade und in Zukunft in Microsoft 365 ändert
• Zugang zur Modern Work Community mit über 300 anderen Modern Work Managern aus Unternehmen zwischen 1.000 und 40.000 Microsoft 365 Nutzern mit regelmäßigen Sessions (Adoption Circle, Modern Work Talk, Webinaren, uvm.)

Lern-Begleitung für den Arbeitsalltag Ihre Anwender

• Agile Zusammenarbeit und Content-Bereitstellung nach Bedarf
• Lerninhalte für alle Microsoft 365 Apps (deutsch & englisch)
• Use Case bezogene Szenarien und Inhalte
• Monatlich aktualisierte und erweiterte Inhalte
• Live Sessions für Ihre Champions & Multiplikatoren

Adoption- und Change Management

• Individuelle Inhalte werden in Ihrer Microsoft 365 Umgebung aufgebaut
• Austausch über Use Cases und Abstimmung einer Adoption- Change und Kommunikationsstrategie
• Aufbau einer SharePoint Site rund um das Thema Microsoft 365 mit Best Practices aus vielen Kunden-Umgebungen um das selbstorganisierte Lernen der Mitarbeiter zu ermöglichen und unterstützen
• Aufbau einer Teams- oder Viva Engage (Yammer) Community
• Kommunikationsunterlagen und Konzepte (nach ADKAR Modell)

Lassen Sie uns gemeinsam Ihren modernen Arbeitsplatz gestalten

Der „Modern Work Manager“ versucht das Beste aus den bereits bezahlten Lizenzen herauszuholen und den Nutzern möglichst viel Freude bei der Nutzung moderner Werkzeuge zu vermitteln. Das sehen wir auch als unseren Auftrag an.

1. Frustration bei den Nutzern vermeiden
2. gekaufte Werkzeuge erfolgreich zum Einsatz bringen
3. zum Geschäftserfolg beitragen

Erfahrung aus über 50 Kundenprojekten

Unsere Inhalte, Konzepte und Materialien basieren aus der Erfahrung aus über 50 erfolgreichen Microsoft 365 Einführungen oder Evergreen-Begleitungen.

Dürfen wir Sie bei Ihrer Arbeit als Digital Workplace Manager unterstützen? Lernen Sie unseren Service näher kennen! Kommen Sie in unser Vorstellungs-Webinar am 21.09.2023:

Sind Sie an diesem Tag verhindert? Haben Sie individuelle Fragen?

Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin mit uns!

Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen!

Microsoft 365 und der digitale Arbeitsplatz sind im stetigen Wandel. „Evergreen“ nennt Microsoft die ständige Weiterentwicklung. Werden die Weiterentwicklungen nicht kommuniziert führt das zu Verwirrung, Frust und Resignation bei Ihren Nutzern. „Digital Workplace Manager“ kümmern sich um die richtige Kommunikation und Adoption dieser Werkzeuge!

Evergreen vs. Nutzer

Die Weiterentwicklungen von Microsoft 365 werden von Anwendern oft nicht als solche erkannt, sondern eher als „unsystematische, chaotische Veränderung“, oder sogar als Risiko für die eigene Arbeit: Investiere ich als Anwender heute vielleicht viel Zeit in eine App die es morgen nicht mehr gibt?

Neben den negativen Auswirkungen ist es aber auch die fehlende Nutzung von neuen Funktionen und Möglichkeiten: Wie viel einfacher und produktiver könnte der Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit sein, wenn Ihre Nutzer nur wüssten, an welchen Stellen sie von Microsoft 365 unterstützt werden können.

Sie haben einen Werkzeugkasten über 30 komplexen Werkzeugen bezahlt. Doch viele Nutzer lassen die Besten Dinge links liegen. Wenn man nur einen Hammer hat, sieht eben auch alles aus wie ein Nagel…

Erfolgreiches Zusammenspiel von Menschen und Technik am New Work-Arbeitsplatz: Digital Workplace Manager

Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen jemanden ernennt, der dafür verantwortlich ist, Ihren Mitarbeitern ein funktionierendes digitales Arbeitsumfeld zu bieten! Dies ist kein Bestandteil des Aufgabenbereiches eines CIO, IT-Manager oder des HR-Managers sondern sollte tatsächlich eine eigene Position sein.

Ziel des Digital Workplace Managers

1. 1. Frustration bei den Nutzern vermeiden
   2. Gekaufte Werkzeuge erfolgreich zum Einsatz bringen
   3. Zum Geschäftserfolg beitragen

Die richtige Umsetzung eines Evergreen-Management-Konzepts führt auch zu mehr Spaß und Freude am Arbeitsplatz für die Anwender. Der „Modern Work Manager“ versucht das Beste aus den bereits bezahlten Lizenzen herauszuholen und den Nutzern möglichst viel Freude bei der Nutzung moderner Werkzeuge zu vermitteln.

Aufgaben des Digital Workplace Managers

Die Aufgaben eines Digital Workplace Managers bestehen darin, die Konzeption, Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung der Digital Workplace Strategie zu überwachen und zu führen. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es auch ein ganzes Team von Digital Workplace Architekten, Service Managern, Business Analysts, Support Spezialisten geben, die dem Digital Workplace Lead unterstellt sind.

1.     Schnittstelle sein

Für den „Modern Work Manager“ gibt es viele Namen: Digital Workplace Manager, Digital Workplace Lead oder Digital Employee Experience Lead. Egal, wie Sie ihn nennen möchten: Diese Person ist die Schnittstelle für die erfolgreiche Zusammenführung von Menschen und Technik am modernen Arbeitsplatz. Weder ist diese Rolle der IT, noch der HR Abteilung komplett zuzuordnen.

• Abstimmung der Ziele mit der Geschäftsleitung: Kluft zwischen IT und Business überbrücken
  Warum haben wir einen digitalen Arbeitsplatz? Wo und wie soll damit gearbeitet werden? Welche Governance-Regeln sollen eingehalten werden? Auf welchem Sicherheitslevel soll gearbeitet werden? Welche Schatten-IT Produkte müssen abgelöst werden?
• Kennenlernen der Bedarfe der Anwender
  Welche Use Cases müssen bei den Anwendern gelöst werden? Nicht die Software ist die treibende Kraft, sondern der Bedarf zur effizienten Erledigung der täglichen Arbeit!
• Auf dem Laufenden bleiben im Evergreen-Chaos
  Eine der größten Herausforderungen, um Veränderungen zu kommunizieren ist, die Veränderungen selbst zu kennen und zu verstehen.

2.     Transformation, Kommunikation und Adoption vorantreiben

Unabhängig davon, wie viel Geld Ihr Unternehmen in Technologie investiert, werden Sie Ihre Ziele in Bezug auf höhere Produktivität, digitales Wohlbefinden und Arbeitgeberattraktivität nie erreichen, wenn die Mitarbeiter neue digitale Arbeitsweisen nicht annehmen.

Wenn Sie an Ihrer alten Arbeitsweise festhalten – unwissend, unqualifiziert oder nicht bereit, die modernen Werkzeuge am digitalen Arbeitsplatz zu nutzen, kommen Sie nicht weiter. Zum modernen Arbeiten gehört nicht nur der Kauf von Software!

Doch leider liegt es in der Natur des Menschen, sich Veränderungen zu widersetzen. Nur durch die genaue Kenntnis, was Ihre Anwender benötigen, können Digital Workplace Manager sinnvolle Use Cases ausarbeiten und produktive Lösungen präsentieren. Nur durch das passende Change Management gelangen Ihre Nutzer zufrieden zur Produktivitätssteigerung:

Transformation von Software zum Nutzer
Wie können tausende Funktionen und zahlreiche Apps sinnvoll eingesetzt werden? Das Matching zwischen den Vorgaben der Geschäftsleitung, den Weiterentwicklungen von Microsoft 365 und den Bedarfen des Anwenders.

3.     Erfolgskontrolle

Was bringt der moderne Arbeitsplatz? Was bringt der „Digital Workplace Manager“ selbst?
Wie hoch ist der ROI (Return on Investment) Ihres digitalen Arbeitsplatzes?

Es steht fest, dass nicht alles messbar ist und es viele andere Faktoren gibt, welche die Produktivität der Mitarbeiter beeinflussen.

Doch das sollte Sie nicht daran hindern, bestehendes Zahlenmaterial bestmöglich zu nutzen:

• Wie viel geben Sie für jeden Mitarbeiter für Hard- und Software im Zusammenhang mit Ihrem digitalen Arbeitsplatz aus?
• Wie viel investieren Sie in die Ausbildung zu digitalen Kompetenzen?
• Wie viel Lizenzkosten konnten Sie einsparen durch die Ablösung von anderer Software durch Microsoft 365?
• Wie sieht die Mitarbeiternutzung aus? Wie wird Microsoft 365 eingesetzt?

Unterstützung für Digital Workplace Manager: Evergreen-Management mit der 365 Akademie

Lernen Sie unseren Service näher kennen. Kommen Sie in unser Vorstellungs-Webinar am 21.09.2023:

Sind Sie an diesem Tag verhindert? Haben Sie individuelle Fragen?

Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen!

Modern Work mit Microsoft – Briefing September 2023

📣Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?!

Die Loop App kann nun aus dem Store geladen werden – aber Achtung, es handelt sich dabei nur um eine „PWA“, also keine richtige Offline Anwendung!

Clipchamp wird Bestandteil von Microsoft 365!  Mit Clipchamp lassen sich Videos leicht bearbeiten und schneiden!

​🎓 News aus der 365 Akademie

⭐ Adoption Nuggets und News aus der Community

📃 Neue Briefings, Whitepaper und Adoption Material

📅 Termine aus der Modern Work Welt

European SharePoint, Office 365 & Azure Conference in Amsterdam

Der Learning Service der 365 Akademie im Überblick

Learning Experience M365 – Ja, das alles kann SharePoint

🔴 Neue Webinar-Aufzeichnungen

🎬 Die Neusten Videos & Lernpfade

• Mein Profil und Profilbild einstellen und ändern
• Hat jemand mein Kennwort – Anmeldungen prüfen
• Mein Microsoft 365 Kennwort ändern

• Edge – XX Tipps für die tägliche Nutzung des Browsers
• Edge richtig einstellen
• Edge-Features für das produktive Arbeiten im Browser
• Von Chrome auf Edge umsteigen
• Was ist Edge – Ihr moderner Browser auf allen Geräten

• Änderungen in einer Excel Tabelle nachverfolgen

• Bildhintergrund entfernen
• ClipArt Gallery – Piktogramme Fotos Stickers und Personen
• Genau die richtige Farbe – RGB HSL und HEX ermitteln und verwenden
• Transparente Bilder als Hintergrund verwenden

• Bearbeitung von Antworten in Forms erlauben
• Ordnung in Forms – Formulare sortieren und löschen
• Umfrage live präsentieren
• Umfragen und Ergebnisse aus Forms in SharePoint – Webpart

• Mail Verteilerliste einrichten

• Kartenansicht für Listen einrichten

• Moderner Flurfunk – an was arbeiten meine Kollegen
• Office.com – die Online-Startseite für Microsoft 365

• Erfolgreiche Veränderungen begleiten – Change Management für Teamleiter
• Was ist Microsoft 365 – Die wichtigsten Apps in 3 Minuten

• Gemeinsames Arbeiten an Notizen – OneDrive SharePoint und Teams

• Papier-Wiedervorlage-Mappe digitalisieren

• Mails verschlüsselt versenden – OME
• Teams Besprechung zum Standard für neue Kalendereinträge machen

• To Do Listen für mich und mein Team – Aufgabenverwaltung

• Mehrere Aktionen in Bereiche zusammenfassen – Scope

• Benutzerdefinierte Visualisierungen

• Berichte aus Power BI in SharePoint anzeigen – Webpart

• Freihandzeichnungen als Text und Formen
• Link zu einer PowerPoint-Folie erstellen

• Individuelle Inhalte – Zielgruppen für Nachrichten festlegen
• Nachrichten aus SharePoint als Newsletter per Mail verschicken – Digest
• Schneller auf Dateien und Informationen zugreifen – Sites folgen
• Tausendertrennpunkt in SharePoint abschalten
• Versionierung von Seiten und Nachrichten
• Vorschau auf Dokumente in SharePoint Bibliotheken einblenden

• Abwesenheitsmeldung in Teams hinterlegen
• Empfehlung Muster-Team – Der Überblick

• Arbeitsort und Standort in Outlook und Teams hinterlegen – Hybrides Arbeiten

• Thema durchdiskutiert – Unterhaltung schließen
• Was ist Viva Engage?

• Was ist Viva Goals?
• Aufbau und Struktur in Viva Goals

• Was ist Viva Insights?

• Die Einstellungen in Windows 11
• Fenster übersichtlich anordnen – Snap in
• Neuer Look für den Windows Explorer
• Screenshots und Bildschirmaufnahmen erstellen
• Startmenü Taskleiste und Widgets in Windows 11

• Elemente aus vorherigen Dateien schnell übernehmen und wiederverwenden – Tap
• Ist mein Dokument barrierefrei?

Kennen Sie eigentlich unseren Learning as a Service? Hier gibt’s einen Überblick!

Die Ausstattung des Modern Workplace

Das Arbeiten im Home-Office, ein gesteigerter Wunsch nach Work-Life-Balance und der Einsatz moderner Tools sind mit der Zeit genauso wichtig wie flexible Arbeitszeiten. Die Herausforderungen für Unternehmen steigen dadurch stetig, um den Wünschen der Mitarbeitenden im Bezug auf den Modern Workplace gerecht werden zu können.

Modern Workplace ist mehr als ein mobiler Arbeitsplatz

Der moderne Arbeitsplatz entspricht einem Zusammenspiel aus diesen vier Komponenten.

Das mobile Arbeiten ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens. Mitarbeiter, die mobil arbeiten, haben dabei keinen festen Arbeitsplatz – weder im Büro noch zu Hause.

Collaboration steht für eine kooperative Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in die Richtung eines gemeinsamen Ziels.

Ohne Kommunikation geht in Ihrem Unternehmen gar nichts. Um sachgemäße Entscheidungen zu treffen und eigenverantwortlich handeln zu können, benötigen Sie wie auch alle anderen Mitarbeiter Informationen. Mit einer guten Kommunikationsstruktur lassen sich zudem Missverständnisse und Konflikte vermeiden.

Die größte Verantwortung beim Thema „sichere Daten“ tragen Ihre Anwender selbst. Damit die Sicherheitsmechanismen auch greifen können, müssen diese korrekt angewandt werden.

Mit unseren Inhalten geben Sie Ihren Nutzern das Werkzeug an die Hand richtig mit den Modern-Workplace-Tools von Microsoft 365 umzugehen.

Die Vorteile des Digitalen Arbeitsplatzes:

• Produktiveres Arbeiten
• Effiziente Arbeitsweise
• Einfache Zusammenarbeit: flexibel, im Team und ortsunabhängig
• Bessere Work-Life-Balance

Unsere eLearning-Inhalte sind kurze Wissens-Nuggets welche sich genau auf den Modern Workplace ausrichten. Sie sind für den Moment-of-need und Use-Case basiert und werden auf Ihre Microsoft-Umgebung angepasst. Monatlich gibt es neue Videos von uns!

Neue Videos der 365 Akademie zum Thema „Modern Workplace“

Zum Thema „Modern Workplace“ haben wir auch diesen Monat neue Videos. Hier ein kleiner Auszug davon:

• Mein Microsoft 365 Kennwort ändern
• Hat jemand mein Kennwort? – Anmeldungen prüfen
• Sensible Daten vor der Weitergabe aus einer Datei entfernen

• Aktives Zuhören und interaktive Besprechungen – Live Reaktionen und Handmeldung
• Das neue Teams ist da!
• Arbeitsort und Standort in Outlook und Teams hinterlegen
• Personen und Kanäle direkt ansprechen

• Gemeinsames Arbeiten an Notizen

Schauen Sie auch gerne hier vorbei für mehr Informationen: