Hybrides Arbeiten – Wie du eine Sofortbesprechung am Surface Hub startest

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Neuerungen und Informationen zu Microsoft 365 kommunizieren

Neuerungen und Informationen zu Microsoft 365 kommunizieren

Evergreen IT und warum Kommunikation wichtig ist

Als sogenannte Evergreen-Software ist Microsoft 365 permanent im Wandel. Es kommen neue Funktionen, Möglichkeiten oder sogar ganze neue Apps dazu bzw. werden aus dem Ökosystem Microsoft 365 wieder entfernt. Dieser permanente Wandel sollte mit einer passenden Kommunikation begleitet werden. Ansonsten sind Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell mit den Neuerungen überfordert, frustriert und der gewünschte Mehrwert, der sich durch Microsoft 365 hätte ergeben sollen, verpufft.

Kommunikationsmöglichkeiten in Microsoft 365

Wir von der 365 Akademie empfehlen unseren Kunden stets über mehrere Kanäle zu kommunizieren. Dadurch wird auch der Großteil der Belegschaft erreicht und passend angesprochen. Ebenso bieten sich natürlich auch die Kanäle an, die sich durch Microsoft 365 ergeben. Wir empfehlen und nutzen hier folgende Möglichkeiten:

  • Newsletter
  • Kurze Informations-Nuggets (Wissenssnacks, Tipps, Neuerungen etc.)
  • Zentraler Informations-Hub (Intranet, Lernplattform, etc.)
  • Online Sessions

 

Newsletter

Bild1 Beispiel-Newsletter zum Thema @Erwähnungen in Microsoft 365

Bild1: Beispiel-Newsletter zum Thema @Erwähnungen in Microsoft 365

Eine wohlbekannte Art und Weise Informationen zu verteilen – der Newsletter. Dieser lässt sich regelmäßig zum Beispiel monatlich oder bedarfsorientiert, sobald es wichtige Informationen gibt, die man verteilen möchte, nutzen. Auch die Inhalte können Sie je nach Bedarf gestalten. So lassen sich Neuerungen und Informationen mischen oder beispielsweise in einem Themen-Newsletter zu einem bestimmten Thema zusammenfassen.

Newsletter lassen sich nicht nur ideal per Mail über Outlook verschicken, sondern zum Beispiel auch als Posting in Teams, Yammer, einem zentralen Informations-Hub oder einem Social Intranet bereitstellen. So haben die Mitarbeiter und MitarbeiterInnen unterschiedliche Möglichkeiten auf den Newsletter aufmerksam zu werden.

Informations-Nuggets

Informations-Nuggets wie Wissenssnacks, Quick-Tipps oder Tipps der Woche folgen einer kurzen und hoch frequentierten Kommunikation. Damit lassen sich nicht nur Neuerungen schnell und anschaulich an die Mitarbeitenden kommunizieren, sondern auch hilfreiche Funktionen. Verpackt in einem kurzen Video von ca. 1 Minute lässt sich somit schnell und unterhaltsam Wissen transportieren. Solche Kurzvideos sind auch ideal, um geteilt von der Belegschaft geteilt zu werden. So kann ein Kurzvideo auch mal „viral“ gehen. Diese kurzen Informations-Nuggets lassen sich dabei beispielsweise in Teams oder Yammer ideal nutzen. Hier können die MitarbeiterInnen dann auch auf die Postings reagieren, dies kommentieren und sich darüber austauschen.

Bild2 Beispiel-Posting in Teams – Tipp der Woche

Bild2: Beispiel-Posting in Teams – Tipp der Woche

Zentraler Informations-Hub

Möchte ich mich über ein bestimmtes Thema informieren, dann ist es gut, einen zentralen Informations-Ort zu haben. Ein Ort, an dem die Mitarbeitenden alles zu Microsoft 365 und den im Unternehmen bereitgestellten Apps erfahren. Dieser Ort kann ein Intranet Bereich sein z.B. auf SharePoint Basis oder ein Lernmanagementsystem (LMS). Der Informations-Hub verfolgt dabei einer passiven Kommunikation – bedeutet die Mitarbeite holen sich die gesuchten und bereitgestellten Informationen selbst. Ideal für eine Unternehmenskultur, die von Selbst-Organisation geprägt ist, da dadurch sehr viele Informationen und Wissen mit wenig Aufwand bereitgestellt und genutzt werden kann.

Haben Sie solch einen zentralen Informations-Hub zum Beispiel in SharePoint, dann lässt sich dieser auch super als Registerkarte in einem Team in Teams oder als App in der Teams-App Leiste integrieren. Auch über Office.com lässt sich ihr Informations-Hub als App in die App-Übersicht integrieren. Per Link stehen Ihnen natürlich noch sehr viele weitere Möglichkeiten zur Verfügung ihren Informations-Hub an den unterschiedlichsten Orten zu verlinken und bereitzustellen

Bild3 Beispiel-Informations-Hub zu Microsoft 365

Bild3: Beispiel-Informations-Hub zu Microsoft 365

Online Sessions

Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Formaten ist die Online Session, je nach Gestaltung, die aufwändigste Art und Weise Neuerungen in Microsoft 365 zu kommunizieren. Jedoch bringt diese auch einige weitere Vorteile mit sich. Sie können eine Online Session über Teams aufzeichnen und im Nachgang ebenso bereitstellen. Während und nach einer Online Session haben die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit Fragen zu stellen und sich auszutauschen. Wir begleiten unsere Online Sessions bei Kunden auch mit einem Foliensatz und den passenden Lernvideos, die die erwähnten Neuerungen und Funktionen zeigen und im Nachgang der gesamten Belegschaft bereitgestellt werden.

Kann man zu viel kommunizieren?

Wir sagen gerne, dass man nicht zu viel kommunizieren kann. Seien sie mutig und probieren neue Kanäle und Kommunikationswege/-formen aus. Ihre Belegschaft besteht aus den unterschiedlichsten Menschen, die die unterschiedlichsten Kommunikationsbedarfe besitzen.

Welche Kanäle und Formen nutzen Sie? – Welche sind beliebt und welche funktionieren gar nicht?

Wir freuen uns über Ihr Feedback!

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Nicht nur für unsere Kunden sondern auch für die Community nutzen wir einen kostenlosen Newsletter und eine monatliche Online Session (News-Sendung), um Sie über die Neuerungen zu Microsoft 365 zu informieren!

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Microsoft Lernpfade

Startseite Microsoft Learning Pathways

Wie sinnvoll ist der Einsatz von Microsofts Learning Pathways in Ihrem Unternehmen?

Microsoft bietet mit den Learning Pathways ein eigenes, integrierbares Learning-Konzept. Wie gut sich das für Ihr Unternehmen und Ihre Anwender eignet, untersuchen wir in diesem Artikel. Auch ob die Learning Pathway eine sinnvolle Grundlage zur Erweiterung um weitere Inhalte sein können.

 

Learning Pathways – was ist das?

Microsoft Learning Pathways sind das kostenfreie eLearning Angebot von Microsoft an alle Unternehmen mit Microsoft 365 / Office 365. Die Learning Pathways lassen sich in Ihre SharePoint Umgebung einbinden und sogar individuell anpassen. Klingt super? Auf jeden Fall ist es eine gute Grundlage, die es sich lohnt,  genauer zu betrachten!

So wird uns die Frage nach den Learning Pathways auch oft gestellt. Welche Erfahrungen wir damit haben, welche Möglichkeiten diese bieten, ob wir diese mit unseren Lernmaterialien erweitern und individualisieren können. Für einen schnellen Überblick stellen wir die Vor- und Nachteile in diesem Artikel vor.

Was sind die Learning Pathways?

Aufbauend auf SharePoint werden die Learning Pathways in Microsoft 365/Office 365 integriert. Microsoft bietet Lernpfade für unterschiedliche Produkte an, wie zum Beispiel Teams oder SharePoint. Auch die Erweiterung mit eigenen Lerninhalten ist möglich.

Wie die Integration funktioniert, hat Microsoft für Administratoren dokumentiert. Gleich vorab: Für die Einrichtung sind auch administrative Rechte notwendig!

Vorteile der Learning Pathways

Einfache und schnelle Integration

Die Learning Pathways sind mit ein wenig SharePoint-Kenntnissen schnell aufgebaut und integriert. Jedoch bedarf es auch einiger Einstellungen, vor allem, sobald das Standard-Template angepasst also individualisiert oder eine Mehrsprachigkeit gegeben sein soll.

Sammlung an Standard-Inhalten

Durch die Integration der Microsoft Learning Pathways steht sofort eine Sammlung an Standard-Lerninhalten rund um einige Microsoft 365 Apps bereit. Die Learning Pathways lassen sich dabei wie bereits erwähnt in mehreren Sprachen hinterlegen. Auf die Qualität der Inhalte werden wir später noch genauer eingehen.

 

Nachteile der Learning Pathways

Begrenzte Inhalte

Nicht für alle Apps stehen Inhalte zur Verfügung. Es gibt auch keine Roadmap, wann welche Inhalte erscheinen werden – die letzten Monate und Jahre seit Erst-Veröffentlichung ist nicht viel neues dazu gekommen.

Fokus auf Funktionen und die Themen von Microsofts Marketing

Bei den Learning Pathways ist zu spüren, dass die Inhalte getrieben sind von Microsofts Marketing-Strategie: So gibt es für „coole Funktionen und Apps“ die gerade bei Microsoft „in“ sind reichlich Inhalte. Für alles andere sieht es oftmals sehr spärlich aus. Doch der Arbeitsalltag der Anwender besteht nicht darin, die coolsten Funktionen zu nutzen, sondern diejenigen, die es braucht um die Arbeit zu erledigen. Das deckt sich leider nicht. Dazu kommt, dass Microsoft die Inhalte anhand der Apps erklärt und einen sehr funktionslastigen Blick darauf wirft. Richtige How To Szenarien die zum Alltag des Anwenders passen gibt es kaum.

Englische Inhalte – maschinelles deutsch

Die Lernpfade sind grundsätzlich in 9 Sprachen verfügbar – doch maschinell übersetztes deutsch ist nicht jedermanns Sache. Die eingebundenen Videos sind oftmals gar nicht übersetzt sondern stehen nur in Englisch zur Verfügung.

Englische Videos die nur maschinell in´s deutsche übersetzt wurden

Englische Videos die nur maschinell in´s Deutsche übersetzt wurden

Aktualität lässt Wünsche offen

Obwohl die Inhalte direkt von Microsoft kommen, lässt die Aktualität schwer zu wünschen übrig. Selbst in der ersten Lektion zu „Was ist Teams“ sind bereits veraltete Inhalte zu sehen. Gerade bei Grundlagen-Wissen ist es für Anwender sehr schwierig die Transferleistung zu erbringen. Für uns ein „No-Go“. Diese Inhalte ersetzen wir in der Regel durch eigene Videos und Erklärungen. Zusätzlicher Vorteil: Unsere Inhalte sind auch komplett in Deutsch aufgenommen.

Veraltetes Teams-Design in den Erklärungen ist eher die Regel als die Ausnahme

Veraltetes Teams-Design in den Erklärungen ist eher die Regel als die Ausnahme

Keine Integration in Viva Learning oder LMS Systeme

Aktuell bieten die Learning Pathways keine Möglichkeit die Inhalte in ein LMS zu bringen oder in das von Microsoft für Teams angebotene Viva Learning. Schade!

365 Akademie ist Learning Pathway Partner von Microsoft

Wir empfehlen stets ein auf den Bedarf des Unternehmens fokussiertes Lernportal zu erstellen. Hier entsteht der größte Mehrwert! – Möchte man auf dem Learning Pathway Template aufsetzten, dann sind wir als Microsoft Learning Pathway Partner der perfekte Ansprechpartner.

Wir sind nicht nur Anbieter von eLearning Content, sondern darauf fokussiert den größtmöglichen Nutzen für Ihre Anwender zu bieten: Somit bieten wir Ihnen nicht nur ein geschlossenes Learning Portal zu Microsoft 365/Office 365 – sondern auch integrierbare Inhalte. Die Inhalte können somit eigenständig verwendet werden oder als Ergänzung und Erweiterung dienen. Hierfür prüfen wir gemeinsam mit Ihnen vorhandene Inhalte, die Sie bereits produziert oder eingekauft haben, sowie auch kostenlose Angebote wie die Learning Pathways. Hierfür sind wir auch seit mehreren Jahren offizieller Partner bei Microsoft.

Erweiterung der Learning Pathways durch die 365 Akademie

Wir erweitern die Learning Pathways um wichtige und alltagsrelevante Inhalte. In unserer Demo-Umgebung haben wir diese Inhalte mit dem 💎gekennzeichnet – So bekommt man einen guten Eindruck der Möglichkeiten:

Erweiterungen durch die 365 Akademie

Erweiterungen durch die 365 Akademie

Learning Pathways kostenlos testen

Möchten Sie mal einen Blick auf die Microsoft Learning Pathways werfen? Die Integration benötigt entsperrende Berechtigungen und etwas Zeit. In unserer Demo-Umgebung haben wir die Learning Pathways schon mal für Sie eingerichtet: Schauen Sie sich alles in Ruhe an!

Werden Sie Mitglied in unserem Modern Work Team, um direkten Zugriff auf die Site zu bekommen!

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Was denken Sie über die Learning Pathways?

Nutzen Sie die Learning Pathways bereits in Ihrem Unternehmen? Wie sind Ihre Erfahrungen? Was ist Ihr Eindruck, nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben? Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Oder spielen Sie mit dem Gedanken die Learning Pathways gerade einzuführen? Gerne unterstützen wir Sie auch dabei!

Button LinkedIn – Thomas Maier
Quartals-Pakete zu Microsoft 365

Quartals-Pakete zu Microsoft 365

Office 365 ist ein Evergreenprodukt und wird von Microsoft ständig weiterentwickelt. Soweit so gut – doch wie profitieren MitarbeiterInnen in Ihrem Unternehmen von den neuesten Funktionen und Möglichkeiten?

Möchten Sie Ihre MitarbeiterInnen mal wieder auf den aktuellen Stand bringen? Holen Sie sich unsere Update-Pakete für 2022! Für jedes Quartal haben wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und Inhalte in Learning Snacks und Videos zusammengestellt. Diese lassen sich in Teams, SharePoint oder Ihr LMS integrieren. Auf Wunsch können die Inhalte auch auf Ihre Umgebung angepasst werden.

Die Videopakete können zusätzlich durch eine virtuelle Exklusive Update-Session ergänzt werden oder durch eine Exklusive unternehmensinterne News-Sendung.

 

Sichern Sie sich jetzt Ihr Update-Paket 2022!

Bild Neu in Q3

News Paket Quartal 3 2022

  • Genehmigungsvorgänge in Teams bearbeiten
  • Gruppenräume – verwalten durch andere Person – Moderator festlegen
  • Gruppenräume – vorbereiten für die nächste Online Besprechung
  • Loop Komponente – Inhalte einfügen und kommentieren
  • Ordnung in Forms – Formulare sortieren und löschen
…und noch viele mehr!

News Paket Quartal 2 2022

  • Office.com – die Online-Startseite für Microsoft 365
  • Stream Classic wird abgelöst durch Stream on SharePoint
  • Whiteboard der Einstieg
  • Mehr Platz – Kompaktere Chatansicht einstellen
  • Antwort auf eine bestimmte Nachricht im Chat
  • Nur kurz etwas sagen – Stummschaltung per Tastenkombination vorübergehend aufheben

…und noch viele mehr!

Bild Neu in Q2
Neu in 2022-Q1

News Paket Quartal 1 2022

  • Kanäle freigeben für Nicht-Team-Mitglieder – Shared Channels
  • Telefonate von einem Gerät an das andere übergeben
  • Aufgaben direkt im Dokument zuweisen
  • Mails mit der Outlook Mobile App am Smartphone verwalten
  • Termine mit der Outlook Mobile App am Smartphone verwalten
  • Mitorganisator für Besprechungen festlegen
  • Umfrage während einer Besprechung
  • Kamerabild verbessern – Helligkeit und Weichzeichner

…und noch viele mehr!

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Weiterleiten von Besprechungseinladungen verhindern

Weiterleiten von Besprechungseinladungen verhindern

Kennen Sie schon unser neues How-To Video rund um Outlook und Kommunikation?

Ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass eingeladene Personen die Besprechungseinladung, welche Sie ihnen zugestellt haben, weitergeleitet haben – und dann plötzlich Personen in einer Besprechung sind, die vielleicht dort gar nicht hingehören? Das lässt sich nun vermeiden!

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Download Ordner von Teams anpassen

Download Ordner von Teams anpassen

Kennen Sie schon unser neues Quick-Tipp Video rund um Microsoft Teams und Selbstmanagement?

Teams speichert alle Dateien automatisch in den Standard-Download-Ordner von Windows. Das kann nervig sein, wenn Sie diesen nicht benutzen möchten. Stellen Sie den Standard-Speicherort einfach um oder lassen Sie Teams bei jedem Download einfach fragen, wo die Datei abgelegt werden soll!

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