Microsoft 365 Adoption Guide

Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Microsoft 365 Adoption schlecht läuft? Damit sind Sie nicht allein. Doch bevor wir uns mit diesem Problem auseinandersetzen können, müssen wir zwei grundlegende Aspekte klären: Die Strategie und Ziele hinter der Adoption sowie die tatsächliche Umsetzung mit Ihren Mitarbeitenden.

Was bedeutet Erfolg für Ihre Microsoft 365 Adoption?

Die Antwort mag komplex erscheinen, aber sie ist von entscheidender Bedeutung. Sie sollten über den Tellerrand hinausblicken und individuelle Unternehmensziele definieren, welche den Unternehmenserfolg objektiv messbar machen. Vergleichbar mit einem Gesundheitscheck beim Arzt, bei dem der BMI-Wert nicht das gesamte Bild liefert, benötigen Sie auch hier Ihren persönlichen, individuellen und ganzheitlichen Erfolgsansatz.

Bei der Implementierung von Microsoft 365 geht es nicht nur darum, Ihren Nutzenden die Tools und Apps bereitzustellen. Es geht darum, die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden zu transformieren und Ihre Produktivität zu steigern und sie befähigen am modernen Arbeitsplatz zu bestehen und zu glänzen.

Realitätscheck

Realitätscheck: Warum viele Microsoft 365-Einführungen scheitern!

Viele Unternehmen haben bereits Schritte unternommen, um Microsoft 365 einzuführen, aber die Ergebnisse bleiben hinter den Erwartungen zurück. Warum? Weil die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden oft nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Statt einem nahtlosen Übergang zu einem effizienteren Arbeitsalltag, fühlen sich Ihre Mitarbeitenden überfordert und unterversorgt.

Und wie sieht die Situation bei vielen unserer Kunden vor Beginn unserer Zusammenarbeit aus?

  • Sie haben Ihre Nutzenden bereits über das Vorhandensein von Microsoft 365 informiert
  • Sie haben bereits eine E-Mail versandt, um über neue Apps zu informieren.
  • Sie haben die Schulungsinhalte von Microsoft in Ihrem Intranet verlinkt.
  • Und anstatt die neuen Werkzeuge zu nutzen, erhalten Sie Beschwerden darüber, dass sich ständig etwas ändert und nicht mehr richtig funktioniert.
  • Der Adoption Score liegt im unteren Bereich, aber niemand weiß wirklich, wie er tatsächlich zu interpretieren ist.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das ändern können.

Die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 und der schlechten Adoption

Die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 können vielfältig sein und beeinträchtigen oft die Produktivität und Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden. Hier sind einige der Hauptprobleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

  • Orientierung am Produkt statt an den Bedürfnissen Ihrer MitarbeiterInnen: Oft konzentrieren sich Unternehmen auf die Bereitstellung von Tools und Apps, ohne ausreichend darauf zu achten, ob diese den tatsächlichen Anforderungen Ihrer AnwenderInnen entsprechen. Tonnenweise Schulungsmaterial, das nach Apps sortiert ist, kann wenig nützlich sein, wenn die Mitarbeiter nicht verstehen, wofür die Anwendungen gedacht sind.
  • Geschwindigkeit der Veränderungen: Veränderungen im Zusammenhang mit Microsoft 365 können zu schnell  umgesetzt werden und viele Mitarbeitende erfahren erst von ihnen, wenn sie bereits eingetreten sind. Das führt vor allem zu Frustration und einem Gefühl der Überforderung.
  • Qualität des bereitgestellten Lerncontents: Der Content, der Ihren Mitarbeitenden angeboten wird, ist oft veraltet, schlecht sortiert oder nicht motivierend genug. Das führt dazu, dass sich die Mitarbeitenden nicht ausreichend engagieren und die neuen Tools nicht effektiv nutzen.

 

Lösungsansatz: Definieren Sie eine klare Vision für Ihre Microsoft 365 Adoption

Bevor Sie die Microsoft 365 Adoption angehen, ist es wichtig, eine klare Vision für den Erfolg zu definieren. Dies erfordert eine eingehende Analyse der aktuellen Situation, einschließlich der bisherigen Maßnahmen und ihrer Wirksamkeit. Berücksichtigen Sie dabei das Vorwissen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter sowie die Unternehmenskultur. Eine klare Vision, unterstützt von einer fundierten Analyse, ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Microsoft 365 Adoption. Nur so können Sie sicherstellen, dass die neuen Technologien effektiv genutzt werden und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

Um diese Herausforderung anzugehen, sollten wir uns zunächst fragen:

Wie definieren Sie eine erfolgreiche Microsoft 365 Adoption?

Das erfordert eine eingehende Analyse der aktuellen Situation, einschließlich der bisherigen Maßnahmen und ihrer Wirksamkeit. Es ist auch wichtig, das Vorwissen und Bewusstsein Ihrer AnwenderInnen für moderne Arbeitsmethoden zu berücksichtigen. Kommen diese aus einer traditionellen Arbeitsumgebung oder sind sie bereits mit den digitalen Tools des modernen Arbeitsplatzes vertraut? Das beeinflusst zusätzlich maßgeblich die Art und Weise, wie sie die neuen Technologien aufnehmen und nutzen.

Woran erkenne ich eine schlechte Adoption

Des Weiteren spielt Ihre Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle.

Ist sie offen für Veränderungen und neue Arbeitsmethoden oder eher konservativ?

Eine Anpassung der Unternehmenskultur kann oftmals nützlich sein, um Ihren Wandel hin zu einer kollaborativen und technologiezentrierten, modernen Arbeitsweise zu unterstützen. Insgesamt ist eine klare Vision, unterstützt von einer fundierten Analyse der aktuellen Situation und der Mitarbeiterbedürfnisse, Ihr Schlüssel für eine erfolgreiche Microsoft 365 Adoption. Nur so können Sie sicherstellen, dass die neuen Technologien effektiv genutzt werden und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

Top 3 Schritte zur erfolgreichen Microsoft 365 Adoption

Hier sind drei wesentliche Schritte, um Ihre Microsoft 365 Adoption erfolgreich zu gestalten – dabei unterstützen wir Sie  auch gerne als M365 Learning-Partner an Ihrer Seite!

 

Klare Kommunikation der Vision und Ziele: Richtungsweisung für modernes Arbeiten in Ihrem Unternehmen

Der erste Schritt ist die transparente Kommunikation Ihrer Unternehmensvision- und Ziele für modernes Arbeiten im Unternehmen. Diese Vision muss nicht nur innerhalb des Unternehmens bekannt sein, sondern auch deutlich an Ihre Mitarbeitenden kommuniziert werden. Es ist wichtig, die Erwartungen und Ziele für die Implementierung neuer Arbeitsmethoden zu definieren und die Bereitschaft zur Veränderung zu fördern. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, warum die Umstellung wichtig ist und sich bewusst sein, dass sie Unterstützung erhalten, um sich in der modernen Arbeitswelt zurechtzufinden.

Einführung eines Adoption und Change Management (ACM): Überwindung von Widerständen und Förderung der Akzeptanz

Als nächster Schritt ist ein Adoption und Change Management (ACM) unerlässlich, um Widerstände gegen Veränderungen zu überwinden und die Akzeptanz der neuen Arbeitsmethoden zu fördern. 

Top 3 Schritte zur erfolgreichen Microsoft 365 Adoption

Hierbei ist es wichtig, mit Ihren Mitarbeitenden zusammenzuarbeiten, ihre Bedenken und Ängste zu verstehen und ihnen die Möglichkeit zu geben, neue Ansätze gefahrlos auszuprobieren. Ein positiver Nebeneffekt ist zudem, dass Sie damit auch die Motivation und das Selbstbewusstsein am modernen Arbeitsplatz stärken.  Der Fokus sollte darauf liegen, vorhandene Prozesse schrittweise zu transformieren, anstatt alles komplett neu einzuführen. Kleine Schritte ermöglichen eine reibungslosere Integration und eine nachhaltige Veränderungskultur zur Transformation in deinem Unternehmen.

Individuelle und spezifische Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden

Der letzte Schritt besteht darin, individuelle und maßgeschneiderte Unterstützung für Ihre Mitarbeitenden anzubieten. Hierbei spielt die 365 Akademie als Ihr zuverlässiger Partner eine entscheidende Rolle. Es geht nicht nur um einfaches E-Learning oder das Abarbeiten einer Checkliste, sondern um maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse, das Vorwissen und die Ziele Ihrer Anwender zugeschnitten sind. Unterschiedliche Teams und Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen.

Um diesen Wissenstransfer möglichst effizient zu gestalten, bieten wir unterschiedliche Erfolgs-Methoden und Lernformate an:

Lernformate

Mehr Informationen zu unseren Lerninhalten finden Sie hier: 

zu den Lerninhalten

Durch diese vielfältigen Lernmethoden können wir sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden effizient und zielgerichtet befähigt werden. Mittels der Kommunikation (ACM) und Ihren individuellen Kommunikationsfahrplan können Ihre Mitarbeitenden effektiv unterstützt werden. Dabei ist es sehr sinnvoll, unsere Lernkampagnen an die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft anzupassen, um den Erfolg der Microsoft 365 Adoption nachhaltig zu sichern.

Wenn Sie bereit sind, mehr über Ihre konkreten Schritte zur Verbesserung Ihrer Microsoft 365-Adoption im Unternehmen zu erfahren, dann vereinbaren Sie jetzt Ihren Call mit unseren M365-Learning-Spezialisten. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen und gemeinsam Ihre Lösung zu entwickeln, die den Erfolg Ihrer Microsoft 365-Implementierung sicherstellt.

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Wir freuen uns auf das Gespräch!

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