Anwender im Fokus: 10 Methoden zur anwenderzentrierten Einführung von Microsoft 365

Microsoft 365 bietet Unternehmen ein enormes Potenzial zur Steigerung der Produktivität, jedoch fühlen sich Mitarbeitende oft unsicher im Umgang damit. Statt einer harmonischen Zusammenarbeit scheinen Microsoft 365 und die Nutzer manchmal auf unterschiedlichen Seiten zu stehen. Dies liegt oft daran, dass die Mitarbeitenden nicht vollständig darüber informiert sind, welche Funktionen ihnen zur Verfügung stehen und wie sie ihren Arbeitsalltag damit effizienter gestalten könnten. Die herkömmlichen Ansätze stoßen daher häufig auf Widerstand. Wie wäre es mit einem M365-Lernen, das Ihren Anwenderinnen und Anwendern zugewandt ist und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellt? Mit einem Fokus auf Flexibilität und Integration in Microsoft 365 wird eine optimale M365-Befähigung geschaffen.

Erfahren Sie im Folgenden, welche 10 Methoden wir Ihnen als Learning-Experten für Microsoft und den modernen Arbeitsplatz empfehlen, um ihre M365 Implementierung erfolgreich auf die Bedürfnisse ihrer AnwenderInnen auszurichten!

Wie gut gehen Sie auf Ihre Mitarbeitenden ein?

In vielen Unternehmen steht Microsoft 365 als leistungsstarkes Tool im Arbeitsalltag zur Verfügung, welches die Produktivität der Mitarbeitenden steigern könnte. Trotz der Vielzahl an Apps und Funktionen fühlen sich jedoch viele Anwendenden im Umgang mit Microsoft 365 unsicher. Der Wunsch nach schneller und effizienter Arbeit ist sehr präsent, aber oft scheint es, als ob Microsoft 365 und die Mitarbeitenden in einem „Boxkampf“ gegeneinander stehen, anstatt gemeinsam durch eine Landschaft zu spazieren – wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus?

Ihre AnwenderInnen im Fokus: Eine Reise in den Modern Workplace

Oftmals dienen eLearnings oder Links zu Microsofts Hilfeseiten als Brücke zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Funktionen von Microsoft 365. Viele Unternehmen nutzen einfach nur Links zu Microsoft Dokumentationen/Hilfeseiten, um die Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten. Dies kann jedoch von vielen Anwendern als zusätzliche Hürde empfunden werden, insbesondere wenn ihre Fragen mit einem simplen „Schau einfach in der Microsoft Support-Seite nach, da wird dir geholfen“ abgetan werden. Daher ist es wichtig, dass Sie als Modern Work ManagerInnen Ihren Fokus auf die Bedürfnisse Ihrer NutzerInnen richten.

Die Top 10 Methoden zur anwenderzentrierten Einführung von Microsoft 365 in Ihren modernen Arbeitsplatz

1. Inhaltliche Relevanz:

Der Inhalt sollte Ihre Anwenderinnen und Anwender gezielt ansprechen und ihre spezifischen Probleme lösen. Dabei ist es wichtig, dass die Lerninhalte die Perspektive Ihrer Anwender einnehmen, um ihr Vorwissen zu berücksichtigen und die Relevanz sicherzustellen.

2. Dauer der Inhalte:

Die Informationen der Lerninhalte sollten knapp, prägnant und leicht verständlich sein, damit ihre Nutzenden nicht stundenlang nach Lösungen suchen müssen. Das Thema muss ihre AnwenderInnen ansprechen, sie interessieren und das konkrete Problem welches sie haben, lösen.

3. Vorkenntnisse berücksichtigen:

Der Inhalt sollte den Kenntnisstand ihrer Anwender berücksichtigen und sie dort abholen, wo sie stehen, ohne sie zu über- oder unterfordern.

4. Sortierfähigkeit:

Die Inhalte sollten so gestaltet sein, dass sie für ihre verschiedenen Zielgruppen vorsortiert werden können oder dass ihre AnwenderInnen selbst die Inhalte auswählen können, welche für ihr Vorwissen und ihre Situation passen. Ein „One Size Fits All“ Ansatz funktioniert hier in der Regel nicht.

5. Korrekte und maßgeschneiderte Informationen:

Die Informationen müssen nicht nur korrekt, sondern auch auf die spezifische Microsoft 365 Umgebung ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

6. Aktualität:

Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass die Informationen immer aktuell sind, um Frustrationen bei ihren Mitarbeitenden zu vermeiden. Da Microsoft 365 sich kontinuierlich weiterentwickelt, wird veraltetes Wissen schnell nutzlos. Daher erweitern wir unseren Lerncontent monatlich und passen ihn kontinuierlich an die Bedürfnisse ihrer AnwenderInnen an.

7. Interaktivität und Engagement:

Der Content sollte interaktiv und ansprechend gestaltet sein, um das Engagement deiner Anwenderinnen zu fördern. Das umfasst Möglichkeiten wie Likes, Kommentare oder Empfehlungen, auf welche deine AnwenderInnen auch reagieren können. In der modernen Arbeitswelt ist es wichtig, die Funktionen von Microsoft 365 auch für das Lernen zu nutzen. Veraltete Lernplattformen, die wenig ansprechend und zugänglich sind, sollten vermieden werden.

8. Community:

Die Bereitstellung einer Community ermöglicht den Austausch über Inhalte und Themen und fördert so das Engagement. Es ist sinnvoll, einen Ort zu schaffen, an dem sich ihre AnwenderInnen über Inhalte und eigene Themen austauschen können. Häufig besteht die Community aus Personen, die sich intensiv mit einem Thema beschäftigen und als Multiplikatoren oder Champions fungieren können. Im Rahmen unseres Learning-as-a-Service können wir Ihnen helfen, eine Community zu gründen oder wiederzubeleben, falls dies gewünscht ist.

9. Verschiedene Lernstile berücksichtigen:

Die Lerninhalte sollten die verschiedenen Lernstile Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, um die Bedürfnisse aller Nutzenden zu erfüllen, denn nicht jeder konsumiert auf die gleiche Art und Weise. Mit verschiedenen Lernformaten wie Videos, PDFs, Quizzen oder Lernpfaden erreichen wir mit unserem Learning-as-a-Service jeden Lerntyp in Ihrem Unternehmen. Unsere Videos sind vielfältig gestaltet, um das Wissen abwechslungsreich zu präsentieren und werden von echten Menschen als Sprecher präsentiert.

10. Zugänglichkeit der Lerninhalte:

Lerninhalte sollten für Ihre Anwenderinnen immer leicht zu finden, zu erreichen und zu konsumieren sein, unabhängig davon, von welchem Gerät oder welcher App aus sie darauf zugreifen. Daher integrieren wir die Lerninhalte direkt in Ihr Microsoft 365, zum Beispiel in Teams, SharePoint, Viva Learning oder die Microsoft 365 Suche.

Anwenderzentriertes M365-Lernen: Die Herangehensweise ihres M365-Learning-Partners 365 Akademie

Das bedeutet, dass unser Learning-Content nahtlos in Ihre Arbeitsumgebung integriert ist, sei es in Teams, SharePoint, Viva Learning oder anderen Anwendungen. Dadurch ist unser Content von allen Geräten aus zugänglich und ermöglicht ein flexibles Lernen, das sich an den Alltag Ihrer AnwenderInnen anpasst.

Als Microsoft MVP ist unser Gründer, Thomas Maier, stets damit beschäftigt, neuen Content zu recherchieren, zu kuratieren und zu entwickeln. Dabei legen wir besonderen Wert darauf, nicht nur „Lehrer“ zu sein, sondern vielmehr Berater ihrer AnwenderInnen. Unser Ziel ist es, Ihnen die notwendige Kompetenz zu vermitteln, um Ihre Vision vom Arbeiten am modernen Arbeitsplatz mithilfe von Microsoft 365 zu verwirklichen.

Unser Content ist in kleine, abgeschlossene Einheiten gepackt und nach Zielgruppen, Use Cases und Apps sortiert. So können wir nicht nur auf spezifische Bedürfnisse eingehen, sondern auch auf unterschiedliche Vorkenntnisse Ihrer Mitarbeitenden Rücksicht nehmen. Neben Videos bieten wir auch PDFs, Cheatsheets, Quizze, Kampagnen und vieles mehr an, um ein ganzheitliches und abwechslungsreichen M365-Lernerlebnis zu ermöglichen.

Auszug aus der Beispielseite zu Outlook

Um sicherzustellen, dass unser Content die Bedürfnisse der Anwendenden erfüllt, führen wir regelmäßige Gespräche mit den Modern Work Managern unserer Kunden und nutzen gezielte Analysen und Interviews. Dabei verstehen wir nicht nur die aktuellen Herausforderungen, sondern auch die Lernpräferenzen und Unternehmensziele. Anwender- oder Champions-Umfragen dienen als Ausgangspunkt für die Erstellung maßgeschneiderter Lerninhalte und ermöglichen es uns, „Quick Wins“ zu erkennen und Probleme und Herausforderungen der M365-Nutzenden proaktiv zu lösen.

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Nachdem wir Inhalte bereitgestellt haben, sammeln wir kontinuierlich Feedback von den Mitarbeitenden, um unsere Inhalte laufend zu optimieren und zu verbessern. Dieser ständige Abgleich stellt sicher, dass unser Content Ihre NutzerInnen optimal erreicht und unterstützt. Wir bieten zwar keinen direkten Support an, holen uns aber gerne Informationen ein, um Probleme Ihrer Anwendenden frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Mehr Informationen zu unseren Lerninhalten- und formaten finden Sie hier.