Anwender im Fokus: 10 Methoden zur anwenderzentrierten Einführung von Microsoft 365

Microsoft 365 bietet Unternehmen ein enormes Potenzial zur Steigerung der Produktivität, jedoch fühlen sich Mitarbeitende oft unsicher im Umgang damit. Statt einer harmonischen Zusammenarbeit scheinen Microsoft 365 und die Nutzer manchmal auf unterschiedlichen Seiten zu stehen. Dies liegt oft daran, dass die Mitarbeitenden nicht vollständig darüber informiert sind, welche Funktionen ihnen zur Verfügung stehen und wie sie ihren Arbeitsalltag damit effizienter gestalten könnten. Die herkömmlichen Ansätze stoßen daher häufig auf Widerstand. Wie wäre es mit einem M365-Lernen, das Ihren Anwenderinnen und Anwendern zugewandt ist und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellt? Mit einem Fokus auf Flexibilität und Integration in Microsoft 365 wird eine optimale M365-Befähigung geschaffen.

Erfahren Sie im Folgenden, welche 10 Methoden wir Ihnen als Learning-Experten für Microsoft und den modernen Arbeitsplatz empfehlen, um ihre M365 Implementierung erfolgreich auf die Bedürfnisse ihrer AnwenderInnen auszurichten!

Wie gut gehen Sie auf Ihre Mitarbeitenden ein?

In vielen Unternehmen steht Microsoft 365 als leistungsstarkes Tool im Arbeitsalltag zur Verfügung, welches die Produktivität der Mitarbeitenden steigern könnte. Trotz der Vielzahl an Apps und Funktionen fühlen sich jedoch viele Anwendenden im Umgang mit Microsoft 365 unsicher. Der Wunsch nach schneller und effizienter Arbeit ist sehr präsent, aber oft scheint es, als ob Microsoft 365 und die Mitarbeitenden in einem „Boxkampf“ gegeneinander stehen, anstatt gemeinsam durch eine Landschaft zu spazieren – wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus?

Ihre AnwenderInnen im Fokus: Eine Reise in den Modern Workplace

Oftmals dienen eLearnings oder Links zu Microsofts Hilfeseiten als Brücke zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den Funktionen von Microsoft 365. Viele Unternehmen nutzen einfach nur Links zu Microsoft Dokumentationen/Hilfeseiten, um die Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten. Dies kann jedoch von vielen Anwendern als zusätzliche Hürde empfunden werden, insbesondere wenn ihre Fragen mit einem simplen „Schau einfach in der Microsoft Support-Seite nach, da wird dir geholfen“ abgetan werden. Daher ist es wichtig, dass Sie als Modern Work ManagerInnen Ihren Fokus auf die Bedürfnisse Ihrer NutzerInnen richten.

Die Top 10 Methoden zur anwenderzentrierten Einführung von Microsoft 365 in Ihren modernen Arbeitsplatz

1. Inhaltliche Relevanz:

Der Inhalt sollte Ihre Anwenderinnen und Anwender gezielt ansprechen und ihre spezifischen Probleme lösen. Dabei ist es wichtig, dass die Lerninhalte die Perspektive Ihrer Anwender einnehmen, um ihr Vorwissen zu berücksichtigen und die Relevanz sicherzustellen.

2. Dauer der Inhalte:

Die Informationen der Lerninhalte sollten knapp, prägnant und leicht verständlich sein, damit ihre Nutzenden nicht stundenlang nach Lösungen suchen müssen. Das Thema muss ihre AnwenderInnen ansprechen, sie interessieren und das konkrete Problem welches sie haben, lösen.

3. Vorkenntnisse berücksichtigen:

Der Inhalt sollte den Kenntnisstand ihrer Anwender berücksichtigen und sie dort abholen, wo sie stehen, ohne sie zu über- oder unterfordern.

4. Sortierfähigkeit:

Die Inhalte sollten so gestaltet sein, dass sie für ihre verschiedenen Zielgruppen vorsortiert werden können oder dass ihre AnwenderInnen selbst die Inhalte auswählen können, welche für ihr Vorwissen und ihre Situation passen. Ein „One Size Fits All“ Ansatz funktioniert hier in der Regel nicht.

5. Korrekte und maßgeschneiderte Informationen:

Die Informationen müssen nicht nur korrekt, sondern auch auf die spezifische Microsoft 365 Umgebung ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

6. Aktualität:

Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass die Informationen immer aktuell sind, um Frustrationen bei ihren Mitarbeitenden zu vermeiden. Da Microsoft 365 sich kontinuierlich weiterentwickelt, wird veraltetes Wissen schnell nutzlos. Daher erweitern wir unseren Lerncontent monatlich und passen ihn kontinuierlich an die Bedürfnisse ihrer AnwenderInnen an.

7. Interaktivität und Engagement:

Der Content sollte interaktiv und ansprechend gestaltet sein, um das Engagement deiner Anwenderinnen zu fördern. Das umfasst Möglichkeiten wie Likes, Kommentare oder Empfehlungen, auf welche deine AnwenderInnen auch reagieren können. In der modernen Arbeitswelt ist es wichtig, die Funktionen von Microsoft 365 auch für das Lernen zu nutzen. Veraltete Lernplattformen, die wenig ansprechend und zugänglich sind, sollten vermieden werden.

8. Community:

Die Bereitstellung einer Community ermöglicht den Austausch über Inhalte und Themen und fördert so das Engagement. Es ist sinnvoll, einen Ort zu schaffen, an dem sich ihre AnwenderInnen über Inhalte und eigene Themen austauschen können. Häufig besteht die Community aus Personen, die sich intensiv mit einem Thema beschäftigen und als Multiplikatoren oder Champions fungieren können. Im Rahmen unseres Learning-as-a-Service können wir Ihnen helfen, eine Community zu gründen oder wiederzubeleben, falls dies gewünscht ist.

9. Verschiedene Lernstile berücksichtigen:

Die Lerninhalte sollten die verschiedenen Lernstile Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, um die Bedürfnisse aller Nutzenden zu erfüllen, denn nicht jeder konsumiert auf die gleiche Art und Weise. Mit verschiedenen Lernformaten wie Videos, PDFs, Quizzen oder Lernpfaden erreichen wir mit unserem Learning-as-a-Service jeden Lerntyp in Ihrem Unternehmen. Unsere Videos sind vielfältig gestaltet, um das Wissen abwechslungsreich zu präsentieren und werden von echten Menschen als Sprecher präsentiert.

10. Zugänglichkeit der Lerninhalte:

Lerninhalte sollten für Ihre Anwenderinnen immer leicht zu finden, zu erreichen und zu konsumieren sein, unabhängig davon, von welchem Gerät oder welcher App aus sie darauf zugreifen. Daher integrieren wir die Lerninhalte direkt in Ihr Microsoft 365, zum Beispiel in Teams, SharePoint, Viva Learning oder die Microsoft 365 Suche.

Anwenderzentriertes M365-Lernen: Die Herangehensweise ihres M365-Learning-Partners 365 Akademie

Das bedeutet, dass unser Learning-Content nahtlos in Ihre Arbeitsumgebung integriert ist, sei es in Teams, SharePoint, Viva Learning oder anderen Anwendungen. Dadurch ist unser Content von allen Geräten aus zugänglich und ermöglicht ein flexibles Lernen, das sich an den Alltag Ihrer AnwenderInnen anpasst.

Als Microsoft MVP ist unser Gründer, Thomas Maier, stets damit beschäftigt, neuen Content zu recherchieren, zu kuratieren und zu entwickeln. Dabei legen wir besonderen Wert darauf, nicht nur „Lehrer“ zu sein, sondern vielmehr Berater ihrer AnwenderInnen. Unser Ziel ist es, Ihnen die notwendige Kompetenz zu vermitteln, um Ihre Vision vom Arbeiten am modernen Arbeitsplatz mithilfe von Microsoft 365 zu verwirklichen.

Unser Content ist in kleine, abgeschlossene Einheiten gepackt und nach Zielgruppen, Use Cases und Apps sortiert. So können wir nicht nur auf spezifische Bedürfnisse eingehen, sondern auch auf unterschiedliche Vorkenntnisse Ihrer Mitarbeitenden Rücksicht nehmen. Neben Videos bieten wir auch PDFs, Cheatsheets, Quizze, Kampagnen und vieles mehr an, um ein ganzheitliches und abwechslungsreichen M365-Lernerlebnis zu ermöglichen.

Auszug aus der Beispielseite zu Outlook

Um sicherzustellen, dass unser Content die Bedürfnisse der Anwendenden erfüllt, führen wir regelmäßige Gespräche mit den Modern Work Managern unserer Kunden und nutzen gezielte Analysen und Interviews. Dabei verstehen wir nicht nur die aktuellen Herausforderungen, sondern auch die Lernpräferenzen und Unternehmensziele. Anwender- oder Champions-Umfragen dienen als Ausgangspunkt für die Erstellung maßgeschneiderter Lerninhalte und ermöglichen es uns, „Quick Wins“ zu erkennen und Probleme und Herausforderungen der M365-Nutzenden proaktiv zu lösen.

Möchten Sie unsere Demoumgebung erkunden? Melden Sie sich hier kostenlos an!

Nachdem wir Inhalte bereitgestellt haben, sammeln wir kontinuierlich Feedback von den Mitarbeitenden, um unsere Inhalte laufend zu optimieren und zu verbessern. Dieser ständige Abgleich stellt sicher, dass unser Content Ihre NutzerInnen optimal erreicht und unterstützt. Wir bieten zwar keinen direkten Support an, holen uns aber gerne Informationen ein, um Probleme Ihrer Anwendenden frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Mehr Informationen zu unseren Lerninhalten- und formaten finden Sie hier.

Microsoft 365 Adoption Guide

Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Microsoft 365 Adoption schlecht läuft? Damit sind Sie nicht allein. Doch bevor wir uns mit diesem Problem auseinandersetzen können, müssen wir zwei grundlegende Aspekte klären: Die Strategie und Ziele hinter der Adoption sowie die tatsächliche Umsetzung mit Ihren Mitarbeitenden.

Was bedeutet Erfolg für Ihre Microsoft 365 Adoption?

Die Antwort mag komplex erscheinen, aber sie ist von entscheidender Bedeutung. Sie sollten über den Tellerrand hinausblicken und individuelle Unternehmensziele definieren, welche den Unternehmenserfolg objektiv messbar machen. Vergleichbar mit einem Gesundheitscheck beim Arzt, bei dem der BMI-Wert nicht das gesamte Bild liefert, benötigen Sie auch hier Ihren persönlichen, individuellen und ganzheitlichen Erfolgsansatz.

Bei der Implementierung von Microsoft 365 geht es nicht nur darum, Ihren Nutzenden die Tools und Apps bereitzustellen. Es geht darum, die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden zu transformieren und Ihre Produktivität zu steigern und sie befähigen am modernen Arbeitsplatz zu bestehen und zu glänzen.

Realitätscheck: Warum viele Microsoft 365-Einführungen scheitern!

Viele Unternehmen haben bereits Schritte unternommen, um Microsoft 365 einzuführen, aber die Ergebnisse bleiben hinter den Erwartungen zurück. Warum? Weil die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden oft nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Statt einem nahtlosen Übergang zu einem effizienteren Arbeitsalltag, fühlen sich Ihre Mitarbeitenden überfordert und unterversorgt.

Und wie sieht die Situation bei vielen unserer Kunden vor Beginn unserer Zusammenarbeit aus?

• Sie haben Ihre Nutzenden bereits über das Vorhandensein von Microsoft 365 informiert
• Sie haben bereits eine E-Mail versandt, um über neue Apps zu informieren.
• Sie haben die Schulungsinhalte von Microsoft in Ihrem Intranet verlinkt.
• Und anstatt die neuen Werkzeuge zu nutzen, erhalten Sie Beschwerden darüber, dass sich ständig etwas ändert und nicht mehr richtig funktioniert.
• Der Adoption Score liegt im unteren Bereich, aber niemand weiß wirklich, wie er tatsächlich zu interpretieren ist.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das ändern können.

Die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 und der schlechten Adoption

Die Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 können vielfältig sein und beeinträchtigen oft die Produktivität und Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden. Hier sind einige der Hauptprobleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

• Orientierung am Produkt statt an den Bedürfnissen Ihrer MitarbeiterInnen: Oft konzentrieren sich Unternehmen auf die Bereitstellung von Tools und Apps, ohne ausreichend darauf zu achten, ob diese den tatsächlichen Anforderungen Ihrer AnwenderInnen entsprechen. Tonnenweise Schulungsmaterial, das nach Apps sortiert ist, kann wenig nützlich sein, wenn die Mitarbeiter nicht verstehen, wofür die Anwendungen gedacht sind.
• Geschwindigkeit der Veränderungen: Veränderungen im Zusammenhang mit Microsoft 365 können zu schnell  umgesetzt werden und viele Mitarbeitende erfahren erst von ihnen, wenn sie bereits eingetreten sind. Das führt vor allem zu Frustration und einem Gefühl der Überforderung.
• Qualität des bereitgestellten Lerncontents: Der Content, der Ihren Mitarbeitenden angeboten wird, ist oft veraltet, schlecht sortiert oder nicht motivierend genug. Das führt dazu, dass sich die Mitarbeitenden nicht ausreichend engagieren und die neuen Tools nicht effektiv nutzen.

Lösungsansatz: Definieren Sie eine klare Vision für Ihre Microsoft 365 Adoption

Bevor Sie die Microsoft 365 Adoption angehen, ist es wichtig, eine klare Vision für den Erfolg zu definieren. Dies erfordert eine eingehende Analyse der aktuellen Situation, einschließlich der bisherigen Maßnahmen und ihrer Wirksamkeit. Berücksichtigen Sie dabei das Vorwissen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter sowie die Unternehmenskultur. Eine klare Vision, unterstützt von einer fundierten Analyse, ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Microsoft 365 Adoption. Nur so können Sie sicherstellen, dass die neuen Technologien effektiv genutzt werden und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

Des Weiteren spielt Ihre Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle.

Ist sie offen für Veränderungen und neue Arbeitsmethoden oder eher konservativ?

Eine Anpassung der Unternehmenskultur kann oftmals nützlich sein, um Ihren Wandel hin zu einer kollaborativen und technologiezentrierten, modernen Arbeitsweise zu unterstützen. Insgesamt ist eine klare Vision, unterstützt von einer fundierten Analyse der aktuellen Situation und der Mitarbeiterbedürfnisse, Ihr Schlüssel für eine erfolgreiche Microsoft 365 Adoption. Nur so können Sie sicherstellen, dass die neuen Technologien effektiv genutzt werden und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

Top 3 Schritte zur erfolgreichen Microsoft 365 Adoption

Hier sind drei wesentliche Schritte, um Ihre Microsoft 365 Adoption erfolgreich zu gestalten – dabei unterstützen wir Sie  auch gerne als M365 Learning-Partner an Ihrer Seite!

Hierbei ist es wichtig, mit Ihren Mitarbeitenden zusammenzuarbeiten, ihre Bedenken und Ängste zu verstehen und ihnen die Möglichkeit zu geben, neue Ansätze gefahrlos auszuprobieren. Ein positiver Nebeneffekt ist zudem, dass Sie damit auch die Motivation und das Selbstbewusstsein am modernen Arbeitsplatz stärken.  Der Fokus sollte darauf liegen, vorhandene Prozesse schrittweise zu transformieren, anstatt alles komplett neu einzuführen. Kleine Schritte ermöglichen eine reibungslosere Integration und eine nachhaltige Veränderungskultur zur Transformation in deinem Unternehmen.

Individuelle und spezifische Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden

Der letzte Schritt besteht darin, individuelle und maßgeschneiderte Unterstützung für Ihre Mitarbeitenden anzubieten. Hierbei spielt die 365 Akademie als Ihr zuverlässiger Partner eine entscheidende Rolle. Es geht nicht nur um einfaches E-Learning oder das Abarbeiten einer Checkliste, sondern um maßgeschneiderte Lösungen, die genau auf die Bedürfnisse, das Vorwissen und die Ziele Ihrer Anwender zugeschnitten sind. Unterschiedliche Teams und Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen.

Um diesen Wissenstransfer möglichst effizient zu gestalten, bieten wir unterschiedliche Erfolgs-Methoden und Lernformate an:

Mehr Informationen zu unseren Lerninhalten finden Sie hier: 

Durch diese vielfältigen Lernmethoden können wir sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden effizient und zielgerichtet befähigt werden. Mittels der Kommunikation (ACM) und Ihren individuellen Kommunikationsfahrplan können Ihre Mitarbeitenden effektiv unterstützt werden. Dabei ist es sehr sinnvoll, unsere Lernkampagnen an die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft anzupassen, um den Erfolg der Microsoft 365 Adoption nachhaltig zu sichern.

Wenn Sie bereit sind, mehr über Ihre konkreten Schritte zur Verbesserung Ihrer Microsoft 365-Adoption im Unternehmen zu erfahren, dann vereinbaren Sie jetzt Ihren Call mit unseren M365-Learning-Spezialisten. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen und gemeinsam Ihre Lösung zu entwickeln, die den Erfolg Ihrer Microsoft 365-Implementierung sicherstellt.

Wir freuen uns auf das Gespräch!

Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.