Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst

Hast du dich schon einmal gefragt, warum Microsoft 365 in deinem Unternehmen nicht das volle Potenzial entfaltet und wie du sicherstellen kannst, dass deine Mitarbeitenden die Apps und Funktionen im Arbeitsalltag effektiv nutzen?

Die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen mit tausenden von Nutzenden ist weit mehr als ein technisches Projekt – es ist ein strategischer Transformationsprozess. Um sicherzustellen, dass deine Mitarbeitenden die Microsoft Apps und Funktionen effizient und produktiv im Arbeitsalltag nutzen können, benötigt es eine strukturierte und praxisnahe Herangehensweise.

In diesem Artikel erhältst du einen Einblick in die Inhalte und Erkenntnisse unseres Webinars „Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst“: Welche Herausforderungen viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben, welche Chancen sich bieten und wie unsere praxisorientierten Ansätze dabei helfen, deinen Modern Workplace nachhaltig zu gestalten.

Mehrwert schaffen statt nur installieren

Blogbeitrag LK2503 - Tankstelle

Viele Unternehmen beginnen ihre Implementierung mit Microsoft 365, indem sie die Software anschaffen – und das ist auch ein wichtiger erster Schritt. Doch ohne eine gezielte Strategie und begleitende Schulungen bleibt das Potenzial oft ungenutzt. Stell dir vor, du hättest ein brandneues Auto gekauft, aber keinen Treibstoff dazu – das System bleibt weitgehend wirkungslos.

Was bedeutet das konkret?

  • Der Beginn der Reise: Die Anschaffung von Microsoft 365 markiert den Start in eine neue digitale Arbeitswelt.
  • Der leere Tank: Ohne ein durchdachtes Schulungs- und Kommunikationskonzept erhalten deine Mitarbeitenden nicht den notwendigen „Treibstoff“ in Form von Wissen und Unterstützung.
  • Die Tankstelle: Eine kontinuierliche Lernbegleitung – mit praxisnahen Inhalten und regelmäßigen Updates – stellt sicher, dass deine Teams die Funktionen von Microsoft 365 auch wirklich nutzen können.
  • Die volle Nutzung: Mit einem umfassenden Support und zielgerichteten Lernformaten können deine Mitarbeitenden die Tools im Arbeitsalltag effektiv einsetzen.

Das KeyLearning der Implementierung liegt vorallem darin, den technischen Rollout mit einer echten Lernstrategie zu verbinden, die den individuellen Bedürfnissen deiner Teams gerecht wird.

Warum bleibt Microsoft 365 oft ungenutzt?

Ein zentrales Thema, das in unserem Webinar intensiv diskutiert wurde, war die Frage, warum Microsoft 365 in vielen Unternehmen häufig nicht vollständig genutzt wird. Die häufigsten Gründe sind:

Fehlendes Wissen

Viele deiner Mitarbeitenden wissen nicht, welche Funktionen für ihre individuellen Aufgaben wirklich hilfreich sind. Oft werden reine Handbuch-Erklärungen präsentiert, ohne den direkten Bezug zum jeweiligen Use Case herzustellen.

Fehlendes Wissen

Fehlende Zeit

Fehlende Zeit

Im hektischen Arbeitsalltag bleibt kaum Zeit, um sich intensiv mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Lange Schulungen und starre eLearning-Konzepte passen hier nicht in den Workflow.

Fehlende Zustimmung

Wenn deine Mitarbeitenden keinen direkten Mehrwert in den neuen Tools erkennen, fehlt die Motivation, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass ca.  70% der Unternehmen, die Microsoft 365 implementieren, Schwierigkeiten haben, eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen, da Schulungen oft nicht praxisnah gestaltet sind. Das führt dazu, dass das volle Potenzial von Microsoft 365 ungenutzt bleibt.

Fehlende Zustimmung

 

Diese Herausforderungen führen dazu, dass das Potenzial von Microsoft 365 nicht ausgeschöpft wird – und genau hier setzt unser Ansatz an.

Herausforderungen und Chancen mit Microsoft 365

Microsoft 365 bietet nicht nur ein erweitertes Toolset, sondern fördert auch neue Arbeitsweisen – es geht um einen Wandel in der Zusammenarbeit und im Wissensaustausch. In unserem Webinar haben wir aufgezeigt, dass:

  • Kontinuierliche Neuerungen:
    Die regelmäßigen Updates und Erweiterungen von Microsoft 365 erfordern flexible Lernformate, um deine Mitarbeitenden stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
  • Neue Arbeitsweisen:
    Es handelt sich nicht nur um technische Veränderungen, sondern um einen grundlegenden Wandel, der deine Unternehmenskultur und den Modern Workplace beeinflusst.

Diese dynamische Entwicklung eröffnet enorme Chancen, erfordert aber auch, dass Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren.

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Einführung

Bestandteil unseres Webinars ist ein strukturierter Fahrplan, der den gesamten Transformationsprozess abbildet. Dieser Fahrplan besteht aus fünf Schritten, die sicherstellen, dass die Einführung von Microsoft 365 sowohl technologisch als auch kulturell gelingt.

5 Schritte

1. Planung & Konzeption

In dieser Phase entwickelst du eine fundierte Strategie, die nicht nur die technische Implementierung, sondern auch den kulturellen Wandel in deinem Unternehmen berücksichtigt. Hier werden Ziele definiert und die notwendigen Ressourcen geplant.

2. Pilotphase

Teste neue Ansätze in ausgewählten Teams. Sammle Erfahrungen, identifiziere Herausforderungen und passe deine Maßnahmen an, bevor du einen flächendeckenden Rollout startest. Diese Phase ermöglicht es, erste Erfolge zu erzielen und die interne Akzeptanz zu fördern.

3. Onboarding & Befähigung

Gezielte Schulungen und intensives Onboarding sorgen dafür, dass deine ersten Anwender – die sogenannten Multiplikatoren – das System verstehen und effektiv einsetzen können. Diese Personen übernehmen anschließend eine wichtige Rolle bei der internen Wissensvermittlung.

4. Rollout

Führe Microsoft 365 schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Unterstützt durch eine kontinuierliche Kommunikationsstrategie und praxisnahe Inhalte, wird der Rollout so gestaltet, dass deine Mitarbeitenden die neuen Funktionen nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren können.

 5. Langfristige Begleitung & Optimierung

Die erfolgreiche Einführung und vorallem auch der Nutzung von Microsoft 365 hängt von einer nachhaltigen Lernkultur in deinem Unternehmen ab. Regelmäßige Updates, flexible Lernmodule und interaktive Formate empfehlen sich sehr, dass der Wissenstransfer auch langfristig an deine Mitarbeitenden gewährleistet ist. So passen sich deine Prozesse kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen an.

Ein wichtiger Vergleich: Warum traditionelle Projekte nicht immer ausreichen

Um die Besonderheiten der Einführung von Microsoft 365 besser zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf typische IT-Projekte und -Systeme zu werfen, mit denen viele Unternehmen bereits vertraut sind. Viele Organisationen haben langjährige Erfahrungen mit klar definierten, einmaligen IT-Projekten – denke an ERP-Einführungen, bei denen es klare Ziele, feste Zeiträume und festgelegte Ressourcen gibt.

Doch genau hier liegt der Unterschied:

Microsoft 365 erfordert keine einmalige Implementierung, sondern einen kontinuierlichen Transformationsprozess.

Während klassische Projekte nach einem festen Plan abgewickelt werden, musst du bei Microsoft 365 regelmäßig auf neue Funktionen und wechselnde Anforderungen reagieren. Diese fortlaufende Anpassung ist entscheidend, um den dynamischen Herausforderungen des Modern Workplace gerecht zu werden.

Im Folgenden erläutern wir, warum der Vergleich zwischen „Projekt versus kontinuierliche Transformation“ sowie „ERP versus Microsoft 365 – ein Paradigmenwechsel“ dabei hilft, die Notwendigkeit eines flexiblen und nachhaltigen Lern- und Anpassungsprozesses klar zu machen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass deine Mitarbeitenden immer mit den aktuellsten Informationen und Best Practices versorgt werden – und nicht in veralteten Strukturen verharren, die den digitalen Wandel verhindern.

Projekt vs. kontinuierliche Transformation

Ein weiterer wichtiger Punkt im Webinar war der Unterschied zwischen klassischen IT-Projekten und einer kontinuierlichen Transformation:

  • Einmalige Projekte:
    Traditionelle IT-Projekte, wie beispielsweise ERP-Einführungen, sind oft klar definierte Vorhaben mit einem festen Anfang und Ende. Sie haben klare Ziele, zeitliche Begrenzungen und definierte Ressourcen.
  • Kontinuierliche Transformation:
    Der effektive Einsatz von Microsoft 365 erfordert jedoch eine fortlaufende Anpassung und regelmäßige Schulungen. Statt eines einmaligen Projekts handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der eine dauerhafte Lernkultur fördert und den stetigen Wandel in den Arbeitsprozessen berücksichtigt.
  • Dauerhafte Lernkultur: Eine nachhaltige Integration neuer Funktionen basiert auf einem kontinuierlichen Wissenstransfer, der sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügt und immer wieder neu angepasst wird.

 

ERP vs M365

Dieser Paradigmenwechsel bedeutet, dass du bei Microsoft 365 mehr auf kontinuierlichen Wissenstransfer und flexible Anpassungen setzen musst, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Praxisnahe Lernbegleitung – Relevant und interaktiv

Ein zentrales Element unseres Learning-as-a-Services ist die Aufbereitung von Lerninhalten, die exakt auf den modernen Arbeitsalltag mit M365 deiner Mitarbeitenden zugeschnitten sind:

Anwendungs- und Tätigkeitsorientierte Use Cases

Die Inhalte werden anhand realer Anwendungsfälle in deinem Unternehmen vermittelt. So erfahren deine Mitarbeitenden, wie sie konkrete Probleme und mithilfe von Microsoft 365 lösen können, Hilfestellung erhalten und damit im Arbeitsalltag produktiver sein.

Kurze, prägnante Lernmodule im Moment of need

Formate wie Quick-Tipps, How-To-Szenarien und Cheatsheets bieten leicht verdauliche Wissenshäppchen, die sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Interaktive Elemente

Die Nutzung von Microsoft 365-Tools wie Teams, SharePoint und Stream ermöglicht es, Inhalte zu teilen, zu kommentieren und zu diskutieren – so, wie es in einem modernen Arbeitsumfeld selbstverständlich ist. Dazu gehören auch „Events“ und besondere Aktionen wie z.B. einen KI-Führerschein oder eine Weihnachtsaktion integriert in der Lernplattform – deinem Infohafen.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten? 

Button zu den Lerninhalten

Werde Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community!

Die Aufzeichnung unseres Webinars liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community in Teams – zusammen mit zahlreichen weiteren Webinar-Aufzeichnungen, Präsentationen und praktischen Learning-Inhalten. Dort erhältst du kostenfreien Zugriff auf:

  • Adoption Material und Learning-Unterlagen zu Microsoft 365
  • Alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie
  • Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365
  • Monatliche Experten-Round Tables und einen regelmäßigen Talk

➡️ Noch kein Mitglied? Hier geht’s zur Anmeldung!

 

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Experteninterview mit Rebecca Baumhöver: Erfolgreicher Change – Implementierung Microsoft 365 in der Praxis

Experteninterview mit Rebecca Baumhöver: Erfolgreicher Change – Implementierung Microsoft 365 in der Praxis

Rebecca Baumhöver erklärte uns im Experteninterview, was für einen erfolgreichen Change bei der Implementierung von Microsoft 365 zu berücksichtigen ist.

Themen des Interviews:

  • Warum ist Change Management so wichtig bei der Einführung neuer Technologien und Arbeitsweisen wie die, die zum Beispiel auch mit Microsoft 365 einhergehen?
  • Läuft die Einführung bzw. der Prozess bei jedem gleich ab?
  • Wie sieht die perfekte Implementierung aus?
  • Wie fährt man sein Change Management Projekt gegen die Wand?
  • Wie erfolgt die weitere Kommunikation mit den Anwendern nach einer Einführung?
Rebecca Baumhöver
Rebecca Baumhöver
Beratungsleitung Digital Business Solutions bei Data One GmbH

Rebecca Baumhöver ist Consultant Digital Business Solution bei DATA ONE (seit Januar 2022 Beratungsleitung Digital Business Solutions). Mit Mut und viel Freude gestaltet Sie das Change Management bei der Einführung neuer Technologien und Arbeitsmethoden.

Modern Work ist mehr als nur Office

Wir sind einziger deutscher Microsoft Learning Pathways Partner!

Wir sind einziger deutscher Microsoft Learning Pathways Partner!

Mit den Microsoft Learning Pathways, einer von Microsoft zur Verfügung gestellten SharePoint Site, unterstützen Sie optimal Ihre Microsoft 365 Implementierung. Microsoft Learning Pathways enthält für Sie vorgefertigte Schulungs-Module mit Videos und Klickanleitungen. Diese sind in 9 Sprachen nutzbar. Da jedoch die Standard-Inhalte von Microsoft nicht immer optimal auf Ihre Microsoft 365 Umgebung und Anwendung passen, sowie die Mehrsprachigkeit auf den englischen Inhalten aufbauen und KI-gestützt übersetzt werden, bieten wir als offizieller Microsoft Learning Pathways Partner eine Individualisierung und Erweiterung Ihrer Microsoft Learning Pathways Umgebung an. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung der SharePoint Site, ergänzen unsere Lernvideos und erweitern Ihre Umgebung nach Ihren Wünschen. Dabei tauschen oder ergänzen wir nicht nur Standard-Inhalt von Microsoft mit unseren Lerninhalten (deutsch und englisch – weitere Sprachen als Untertitel), sondern bauen neue Lernpfade bzw. Szenarien für Sie.

Sie möchten zum Beispiel Ihre Assistenzen bestmöglich unterstützen oder Ihre Mitarbeiter an das Telefonieren mit Teams heranführen? – Dann integrieren Sie doch gemeinsam mit uns einen Lernpfad für Assistenzen oder einen Lernpfad „Telefonieren mit Teams“.

Klingt dies interessant für Sie und Sie möchten die Microsoft Learning Pathways für Ihr Unternehmen nutzen? Dann kommen Sie gerne auf uns zu!

Hier geht’s zu den Microsoft Learning Pathways.