Wie du den Mehrwert von Microsoft 365 realisierst, ohne in die typischen Fallen von Adoption & Change zu tappen

von Selina Bailer | 21. Februar 2025 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Dein Unternehmen investiert in Microsoft 365 – doch schöpfst du den vollen wirtschaftlichen Nutzen aus?

Microsoft 365 ist in deinem Unternehmen etabliert und verfügbar, die Lizenzen werden bezahlt, deine Mitarbeitenden haben Zugriff auf zahlreiche Apps und Anwendungen – aber nutzen sie diese auch effektiv?

Viele Unternehmen setzen Microsoft 365 ein, aber bleiben weit hinter den Möglichkeiten zurück. Das zeigt sich vor allem daran, dass weiterhin zusätzliche Softwarelösungen im Einsatz sind, Abläufe komplizierter bleiben als nötig und manuelle Aufgaben nicht automatisiert werden.

Die Herausforderung liegt nicht daran, dass Microsoft 365 nicht leistungsfähig genug wäre – sondern daran, dass es nicht optimal in die bestehenden Strukturen integriert wird.

In unserem aktuellen Webinar haben wir genau das thematisiert: Warum Unternehmen für Microsoft 365 zahlen, aber wirtschaftlich oft nicht davon profitieren – und was sich ändern sollte.

Die Zahlen sprechen für sich: Wie viel Microsoft 365 wird wirklich genutzt?

Während des Webinars haben wir die Teilnehmenden gefragt, welchen prozentualen Nutzungsgrad sie in ihrem Unternehmen für alle lizenzierten Microsoft-365-Anwendungen einschätzen:

38% gaben an, dass ihre Mitarbeitenden weniger als ein Viertel der verfügbaren Funktionen nutzen.
25% schätzen den Nutzungsgrad auf 25 bis 50 Prozent.
Nur 13%glauben, dass sie mehr als 75 Prozent der Möglichkeiten ausschöpfen.

Das bedeutet: In der Mehrzahl der Unternehmen bleiben viele bezahlte Funktionen ungenutzt.

Doch was genau führt dazu, dass Microsoft 365 noch in so vielen Unternehmen nicht optimal genutzt wird?

Warum bleibt so viel Potenzial ungenutzt?

Microsoft 365 wird häufig nur in seinen Basisfunktionen eingesetzt: Outlook für E-Mails, Word für Dokumente, Teams für Meetings. Dabei bleibt oft unberücksichtigt, dass die Plattform zahlreiche Möglichkeiten bietet, um Prozesse zu verschlanken, Zusammenarbeit zu verbessern und Arbeitszeit effizienter zu nutzen.

Gleichzeitig entstehen versteckte Kosten, weil weiterhin Drittanbieter-Software im Einsatz ist – für Aufgaben, die Microsoft 365 längst abdecken könnte. Anwendungen wie Planner, To Do, Viva Goals oder Microsoft Teams bieten Lösungen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und interne Kommunikation. Trotzdem nutzen viele Unternehmen weiterhin zusätzliche Drittanbietertools wie Trello, Asana oder Zoom und zahlen doppelt.

Mehr Infos rund um Drittanbieter-Herausforderungen?

Ein weiteres Hindernis: Fehlendes Wissen über die Möglichkeiten von Microsoft 365. Viele Mitarbeitende sind sich schlicht nicht bewusst, welche Funktionen sie effizienter arbeiten lassen könnten – und bleiben daher bei den gewohnten Prozessen.

Das führt zu folgender Situation: Microsoft, sowie die benötigten Lizenzen sind da, aber sie entfalten nicht den wirtschaftlichen Nutzen, den sie haben könnte.

Wie du Microsoft 365 produktiv und effizient einsetzt

Doch wie kann dein Unternehmen sicherstellen, dass die bereits bezahlten Lizenzen wirklich einen wirtschaftlichen Vorteil bringen?

1. Bestehende Softwarelösungen hinterfragen

Nutzt du noch externe Tools für Funktionen, die Microsoft 365 bereits bietet? Die Reduktion von Drittanbieter-Software kann Kosten senken und gleichzeitig eine einheitlichere Arbeitsumgebung schaffen.

2. Prozesse effizienter gestalten

Viele Arbeitsabläufe sind unnötig zeitintensiv. Automatisierung mit Power Automate kann manuelle, wiederkehrende Aufgaben übernehmen, sodass Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

3. Microsoft 365 nahtlos in bestehende Abläufe integrieren

Damit Microsoft 365 tatsächlich Zeit spart, statt zusätzliche Arbeit zu verursachen, sollten die Anwendungen so eingebunden werden, dass sie intuitiv genutzt werden können – ohne Mehraufwand für die Mitarbeitenden.

4. Wissen dann vermitteln, wenn es wirklich gebraucht wird

Lange Schulungen über alle Microsoft-365-Anwendungen sind wenig zielführend. Viel effektiver ist ein Ansatz, bei dem Informationen genau dann zur Verfügung stehen, wenn sie in der Praxis benötigt werden.

Vielleicht fragst du dich: Wie können wir das ändern, ohne hohen Schulungsaufwand oder zusätzliche Komplexität?

Die Lösung ist pragmatischer, als es auf den ersten Blick scheint. Es geht nicht darum, dass alle Mitarbeitenden jede Funktion von Microsoft 365 perfekt beherrschen. Viel wichtiger ist, dass die richtigen Funktionen genau dann genutzt werden, wenn sie benötigt werden.

Dazu braucht es drei Dinge:

1️⃣ Klarheit darüber, welche Anwendungen für dein Unternehmen tatsächlich relevant sind. Nicht jede Funktion wird benötigt, aber einige können direkt Abläufe erleichtern und Kosten senken.

2️⃣ Eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag. Microsoft 365 darf keine zusätzliche Hürde sein, sondern muss bestehende Prozesse verbessern.

3️⃣ Eine Umsetzungsstrategie, die auf den echten Bedarf ausgerichtet ist. Klassische Schulungen haben oft wenig nachhaltigen Effekt. Viel effektiver sind bedarfsgerechte Inhalte, die im richtigen Moment verfügbar sind.

Microsoft 365 effizient nutzen – mit weniger Kosten als 3,3 Vollzeitstellen

Ein zentraler Punkt aus unserem Webinar war die Frage: Lohnt es sich finanziell, Microsoft 365 wirklich strategisch zu nutzen? Die Antwort ist klar – ja, und zwar enorm. Eine Analyse zeigt, dass Unternehmen im Schnitt 3,3 Vollzeitstellen (FTE – Full-Time Equivalent) benötigen würden, um das Wissen über Microsoft 365 intern aufzubauen, Schulungen durchzuführen, Support zu leisten und individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Das bedeutet für dein Unternehmen: Gehälter, Lizenzkosten, viele Schulungskosten, Zeitaufwand und Ausfallzeiten. Doch selbst mit internen Ressourcen bleibt oft die Herausforderung, dass das Wissen nicht zentralisiert ist, ganz schnell veraltet oder nicht zielgerichtet genug vermittelt wird.

Die 365Akademie bietet dir eine effizientere Lösung: Anstatt mehrere Mitarbeitende mit der Aufgabe zu betrauen, kannst du auf einen bereits optimierten, skalierbaren Ansatz zurückgreifen. Das spart dir nicht nur Geld, sondern sorgt auch dafür, dass alle deine Mitarbeitenden genau das Wissen erhalten, das sie in ihrem Arbeitsalltag (zielgruppen- und tätigkeitsorientiert) wirklich brauchen – schnell, in gewohnter Umgebung, zur richtigen Zeit und in der richtigen Form!

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Kosteneinsparung

Statt 3,3 FTE für M365-Adoption auszugeben, erhältst du mit der 365Akademie eine schlanke, effektive Lösung.

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Weniger Aufwand

Deine IT und Fachabteilungen müssen sich nicht mit wiederkehrenden Fragen und ineffizienten Schulungen beschäftigen.

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Schnellere Ergebnisse

Mitarbeitende setzen M365 produktiv ein, anstatt Wochen oder Monate mit Trial & Error zu verbringen.

Wie eine Zusammenarbeit mit uns aussehen könnte, kannst du hier sehen:

Warum also unnötige Kosten tragen, wenn eine schlankere, wirtschaftlichere Lösung bereitsteht? Die 365Akademie sorgt dafür, dass deine Investition in Microsoft 365 nicht nur genutzt, sondern auch maximal rentabel wird.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten und einen Blick in unsere Demo-Inhalte?

Jetzt die Webinaraufzeichnung sichern – und erfahren, wie du Microsoft 365 sofort wirtschaftlicher nutzen kannst

Hast du das Gefühl, dass Microsoft 365 in deinem Unternehmen mehr kostet als es einspart? Dann solltest du dir die Aufzeichnung unseres Webinars ansehen.

Die Aufzeichnung des Webinars ist exklusiv für Mitglieder der Modern Work 365-Manager Community verfügbar.

Das erwartet dich in der Community:

✔️ Geschützter Austausch im Team (strikte Beitritts-Regelung)
✔️ Microsoft 365 Adoption Material
✔️ Kostenlose Learning-Unterlagen (Cheatsheets, One Pager,…)
✔️ Kostenloser Zugriff auf alle Videos und Learning Inhalte der 365 Akademie
✔️ Folien der Champions News Sendung als PPT zum Download, Webinar-Aufzeichnungen
✔️ Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365
✔️ Monatlicher Talk und Austausch, sowie Experten Round Table

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Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst

von Selina Bailer | 6. Februar 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Hast du dich schon einmal gefragt, warum Microsoft 365 in deinem Unternehmen nicht das volle Potenzial entfaltet und wie du sicherstellen kannst, dass deine Mitarbeitenden die Apps und Funktionen im Arbeitsalltag effektiv nutzen?

Die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen mit tausenden von Nutzenden ist weit mehr als ein technisches Projekt – es ist ein strategischer Transformationsprozess. Um sicherzustellen, dass deine Mitarbeitenden die Microsoft Apps und Funktionen effizient und produktiv im Arbeitsalltag nutzen können, benötigt es eine strukturierte und praxisnahe Herangehensweise.

In diesem Artikel erhältst du einen Einblick in die Inhalte und Erkenntnisse unseres Webinars „Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst“: Welche Herausforderungen viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben, welche Chancen sich bieten und wie unsere praxisorientierten Ansätze dabei helfen, deinen Modern Workplace nachhaltig zu gestalten.

Mehrwert schaffen statt nur installieren

Viele Unternehmen beginnen ihre Implementierung mit Microsoft 365, indem sie die Software anschaffen – und das ist auch ein wichtiger erster Schritt. Doch ohne eine gezielte Strategie und begleitende Schulungen bleibt das Potenzial oft ungenutzt. Stell dir vor, du hättest ein brandneues Auto gekauft, aber keinen Treibstoff dazu – das System bleibt weitgehend wirkungslos.

Was bedeutet das konkret?

Der Beginn der Reise: Die Anschaffung von Microsoft 365 markiert den Start in eine neue digitale Arbeitswelt.
Der leere Tank: Ohne ein durchdachtes Schulungs- und Kommunikationskonzept erhalten deine Mitarbeitenden nicht den notwendigen „Treibstoff“ in Form von Wissen und Unterstützung.
Die Tankstelle: Eine kontinuierliche Lernbegleitung – mit praxisnahen Inhalten und regelmäßigen Updates – stellt sicher, dass deine Teams die Funktionen von Microsoft 365 auch wirklich nutzen können.
Die volle Nutzung: Mit einem umfassenden Support und zielgerichteten Lernformaten können deine Mitarbeitenden die Tools im Arbeitsalltag effektiv einsetzen.

Das KeyLearning der Implementierung liegt vorallem darin, den technischen Rollout mit einer echten Lernstrategie zu verbinden, die den individuellen Bedürfnissen deiner Teams gerecht wird.

Warum bleibt Microsoft 365 oft ungenutzt?

Ein zentrales Thema, das in unserem Webinar intensiv diskutiert wurde, war die Frage, warum Microsoft 365 in vielen Unternehmen häufig nicht vollständig genutzt wird. Die häufigsten Gründe sind:

Fehlendes Wissen

Viele deiner Mitarbeitenden wissen nicht, welche Funktionen für ihre individuellen Aufgaben wirklich hilfreich sind. Oft werden reine Handbuch-Erklärungen präsentiert, ohne den direkten Bezug zum jeweiligen Use Case herzustellen.

Fehlende Zeit

Im hektischen Arbeitsalltag bleibt kaum Zeit, um sich intensiv mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Lange Schulungen und starre eLearning-Konzepte passen hier nicht in den Workflow.

Fehlende Zustimmung

Wenn deine Mitarbeitenden keinen direkten Mehrwert in den neuen Tools erkennen, fehlt die Motivation, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass ca. 70% der Unternehmen, die Microsoft 365 implementieren, Schwierigkeiten haben, eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen, da Schulungen oft nicht praxisnah gestaltet sind. Das führt dazu, dass das volle Potenzial von Microsoft 365 ungenutzt bleibt.

Diese Herausforderungen führen dazu, dass das Potenzial von Microsoft 365 nicht ausgeschöpft wird – und genau hier setzt unser Ansatz an.

Herausforderungen und Chancen mit Microsoft 365

Microsoft 365 bietet nicht nur ein erweitertes Toolset, sondern fördert auch neue Arbeitsweisen – es geht um einen Wandel in der Zusammenarbeit und im Wissensaustausch. In unserem Webinar haben wir aufgezeigt, dass:

Kontinuierliche Neuerungen:
Die regelmäßigen Updates und Erweiterungen von Microsoft 365 erfordern flexible Lernformate, um deine Mitarbeitenden stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Neue Arbeitsweisen:
Es handelt sich nicht nur um technische Veränderungen, sondern um einen grundlegenden Wandel, der deine Unternehmenskultur und den Modern Workplace beeinflusst.

Diese dynamische Entwicklung eröffnet enorme Chancen, erfordert aber auch, dass Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren.

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Einführung

Bestandteil unseres Webinars ist ein strukturierter Fahrplan, der den gesamten Transformationsprozess abbildet. Dieser Fahrplan besteht aus fünf Schritten, die sicherstellen, dass die Einführung von Microsoft 365 sowohl technologisch als auch kulturell gelingt.

1. Planung & Konzeption

In dieser Phase entwickelst du eine fundierte Strategie, die nicht nur die technische Implementierung, sondern auch den kulturellen Wandel in deinem Unternehmen berücksichtigt. Hier werden Ziele definiert und die notwendigen Ressourcen geplant.

2. Pilotphase

Teste neue Ansätze in ausgewählten Teams. Sammle Erfahrungen, identifiziere Herausforderungen und passe deine Maßnahmen an, bevor du einen flächendeckenden Rollout startest. Diese Phase ermöglicht es, erste Erfolge zu erzielen und die interne Akzeptanz zu fördern.

3. Onboarding & Befähigung

Gezielte Schulungen und intensives Onboarding sorgen dafür, dass deine ersten Anwender – die sogenannten Multiplikatoren – das System verstehen und effektiv einsetzen können. Diese Personen übernehmen anschließend eine wichtige Rolle bei der internen Wissensvermittlung.

4. Rollout

Führe Microsoft 365 schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Unterstützt durch eine kontinuierliche Kommunikationsstrategie und praxisnahe Inhalte, wird der Rollout so gestaltet, dass deine Mitarbeitenden die neuen Funktionen nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren können.

5. Langfristige Begleitung & Optimierung

Die erfolgreiche Einführung und vorallem auch der Nutzung von Microsoft 365 hängt von einer nachhaltigen Lernkultur in deinem Unternehmen ab. Regelmäßige Updates, flexible Lernmodule und interaktive Formate empfehlen sich sehr, dass der Wissenstransfer auch langfristig an deine Mitarbeitenden gewährleistet ist. So passen sich deine Prozesse kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen an.

Ein wichtiger Vergleich: Warum traditionelle Projekte nicht immer ausreichen

Um die Besonderheiten der Einführung von Microsoft 365 besser zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf typische IT-Projekte und -Systeme zu werfen, mit denen viele Unternehmen bereits vertraut sind. Viele Organisationen haben langjährige Erfahrungen mit klar definierten, einmaligen IT-Projekten – denke an ERP-Einführungen, bei denen es klare Ziele, feste Zeiträume und festgelegte Ressourcen gibt.

Doch genau hier liegt der Unterschied:

Microsoft 365 erfordert keine einmalige Implementierung, sondern einen kontinuierlichen Transformationsprozess.

Während klassische Projekte nach einem festen Plan abgewickelt werden, musst du bei Microsoft 365 regelmäßig auf neue Funktionen und wechselnde Anforderungen reagieren. Diese fortlaufende Anpassung ist entscheidend, um den dynamischen Herausforderungen des Modern Workplace gerecht zu werden.

Im Folgenden erläutern wir, warum der Vergleich zwischen „Projekt versus kontinuierliche Transformation“ sowie „ERP versus Microsoft 365 – ein Paradigmenwechsel“ dabei hilft, die Notwendigkeit eines flexiblen und nachhaltigen Lern- und Anpassungsprozesses klar zu machen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass deine Mitarbeitenden immer mit den aktuellsten Informationen und Best Practices versorgt werden – und nicht in veralteten Strukturen verharren, die den digitalen Wandel verhindern.

Projekt vs. kontinuierliche Transformation

Ein weiterer wichtiger Punkt im Webinar war der Unterschied zwischen klassischen IT-Projekten und einer kontinuierlichen Transformation:

Einmalige Projekte:
Traditionelle IT-Projekte, wie beispielsweise ERP-Einführungen, sind oft klar definierte Vorhaben mit einem festen Anfang und Ende. Sie haben klare Ziele, zeitliche Begrenzungen und definierte Ressourcen.
Kontinuierliche Transformation:
Der effektive Einsatz von Microsoft 365 erfordert jedoch eine fortlaufende Anpassung und regelmäßige Schulungen. Statt eines einmaligen Projekts handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der eine dauerhafte Lernkultur fördert und den stetigen Wandel in den Arbeitsprozessen berücksichtigt.
Dauerhafte Lernkultur: Eine nachhaltige Integration neuer Funktionen basiert auf einem kontinuierlichen Wissenstransfer, der sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügt und immer wieder neu angepasst wird.

Dieser Paradigmenwechsel bedeutet, dass du bei Microsoft 365 mehr auf kontinuierlichen Wissenstransfer und flexible Anpassungen setzen musst, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Praxisnahe Lernbegleitung – Relevant und interaktiv

Ein zentrales Element unseres Learning-as-a-Services ist die Aufbereitung von Lerninhalten, die exakt auf den modernen Arbeitsalltag mit M365 deiner Mitarbeitenden zugeschnitten sind:

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Anwendungs- und Tätigkeitsorientierte Use Cases

Die Inhalte werden anhand realer Anwendungsfälle in deinem Unternehmen vermittelt. So erfahren deine Mitarbeitenden, wie sie konkrete Probleme und mithilfe von Microsoft 365 lösen können, Hilfestellung erhalten und damit im Arbeitsalltag produktiver sein.

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Kurze, prägnante Lernmodule im Moment of need

Formate wie Quick-Tipps, How-To-Szenarien und Cheatsheets bieten leicht verdauliche Wissenshäppchen, die sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

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Interaktive Elemente

Die Nutzung von Microsoft 365-Tools wie Teams, SharePoint und Stream ermöglicht es, Inhalte zu teilen, zu kommentieren und zu diskutieren – so, wie es in einem modernen Arbeitsumfeld selbstverständlich ist. Dazu gehören auch „Events“ und besondere Aktionen wie z.B. einen KI-Führerschein oder eine Weihnachtsaktion integriert in der Lernplattform – deinem Infohafen.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten?

Werde Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community!

Die Aufzeichnung unseres Webinars liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community in Teams – zusammen mit zahlreichen weiteren Webinar-Aufzeichnungen, Präsentationen und praktischen Learning-Inhalten. Dort erhältst du kostenfreien Zugriff auf:

Adoption Material und Learning-Unterlagen zu Microsoft 365
Alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie
Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365
Monatliche Experten-Round Tables und einen regelmäßigen Talk

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Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

von Selina Bailer | 8. Januar 2025 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

Das Jahr 2025 ist bereits gestartet – und mit ihm bieten sich neue Chancen, Ihre Ziele mit Microsoft 365 erfolgreich zu erreichen. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies nicht nur, neue Tools einzuführen, sondern auch, eine klare Strategie für den Modern Workplace zu entwickeln.

Aber wie gelingt es Ihnen, Ihre M365-Ziele für dieses Jahr zu erreichen und dabei die Herausforderungen zu meistern?

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Microsoft 365 gezielt für Ihre Unternehmensziele einsetzen können. Sie erfahren, wie Sie mit klar definierten Zielen, konkreten Maßnahmen und einer starken Nutzerakzeptanz den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben können. Wir geben Ihnen wertvolle Einblicke, wie Sie die wichtigsten M365-Prioritäten für 2025 setzen und häufige Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 meistern. Sie lernen, wie Sie Ihre Ziele richtig definieren – von der optimalen Nutzung der M365-Tools über das Überwinden mentaler Barrieren bis hin zur praktischen Umsetzung der SMARTen Zielmethoden. Zusätzlich stellen wir Ihnen den Roadmap-Workshop vor, der Ihnen hilft, Ihre Strategie passgenau auf Ihre Unternehmensbedürfnisse auszurichten.

Ein Auszug aus unserer Jahresplanungs-Vorlage für Kundentermine

Die richtigen M365-Ziele für 2025 setzen: Ihre Prioritäten im Blick

Haben Sie sich bereits Gedanken darüber gemacht, welche Ziele Sie mit Microsoft 365 in diesem Jahr erreichen möchten? Es reicht nicht aus, einfach neue Tools einzuführen – Sie müssen sicherstellen, dass diese Tools den gewünschten Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden bieten.

Es ist wichtig, den aktuellen Stand Ihrer Microsoft 365-Nutzung zu überprüfen und klar zu definieren, welche Ziele Sie im Jahr 2025 erreichen wollen. Zu den häufigsten Zielen gehören die Steigerung der Nutzung bestimmter M365-Tools wie Teams oder SharePoint sowie die Förderung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Auch die digitale Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden spielt eine wesentliche Rolle.

Die wichtigsten Prioritäten für 2025 sind:

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Steigerung des Nutzungsgrads der Microsoft 365 Tools:

Viele Unternehmen haben nur einen Teil der Funktionen von Microsoft 365 ausgeschöpft. Setzen Sie sich das Ziel, den gesamten Funktionsumfang zu nutzen, um die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

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Zielgerichtetes Onboarding und Schulung:

Es reicht nicht aus, Tools bereitzustellen. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, wie sie diese richtig einsetzen, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

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Strategische Ausrichtung und Kommunikation:

Die Kommunikation rund um die Einführung von M365 ist entscheidend. Sie sollte nicht nur die technische Implementierung umfassen, sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden fördern.

Entwickeln Sie eine klare Kommunikationsstrategie zur Einführung neuer Tools, um Akzeptanz zu schaffen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihre Mitarbeitenden von unseren Lerninhalten und Demovideos profitieren können?

zu den Lerninhalten

Die Herausforderungen meistern: Ein smarter Weg zur Zielverwirklichung

Im Webinar haben wir die häufigsten Herausforderungen mit den Teilnehmenden angesehen, mit welchen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, wenn Sie Microsoft 365 einführen. Diese reichen von Angst vor Veränderungen bis hin zu Frustration, weil die Tools nicht intuitiv genug sind oder nicht effizient genutzt werden.

Was hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern?

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Change Management und Akzeptanz:

Eine der größten Barrieren ist die Angst vor Veränderungen. Viele Ihrer Mitarbeitenden sind unsicher im Umgang mit den neuen Tools. Deshalb ist es wichtig, einen klaren Change-Management-Plan zu entwickeln, der Ihre Mitarbeitenden mitnimmt.

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Gewohnheiten durchbrechen:

Gewohnte Arbeitsweisen müssen nicht immer schlecht sein, aber oft verhindern sie eine effizientere Nutzung von Tools wie Microsoft Teams oder SharePoint. Schulungen und Best Practices sind entscheidend, um Frustrationen zu vermeiden.

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Unwissenheit und fehlende Schulungen:

Viele Ihrer Mitarbeitenden sind sich der vollen Funktionsweise von Microsoft 365 nicht bewusst. Hier hilft eine gezielte Wissensvermittlung, um das Vertrauen in die Tools zu stärken.

Die mentale Barriere überwinden: Angst, Frustration und Unwissenheit abbauen

Ein wichtiger Punkt, der auch noch besprochen wurde, ist die Überwindung der mentalen Barrieren, die viele Ihrer Mitarbeitenden gegenüber neuen Technologien haben. Oft spielen Angst, Frustration, Unwissenheit und tief verwurzelte Gewohnheiten eine zentrale Rolle.

Die Angst vor der Nutzung neuer Software oder der Veränderung gewohnter Arbeitsprozesse kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 weniger effektiv nutzen. Um dem entgegenzuwirken, ist es entscheidend, die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Kommunikation und Klarheit:

Es reicht nicht, einfach die Tools bereitzustellen. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, warum Microsoft 365 eingeführt wird und wie es ihren Arbeitsalltag erleichtern kann. Hier hilft eine klare, zielgerichtete Kommunikation und regelmäßige Updates.

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Schulungen und Support:

Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, in denen Ihre Mitarbeitenden nicht nur lernen, wie sie Microsoft 365 bedienen, sondern auch, wie sie mit den neuen Tools ihre Produktivität steigern können.

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Frustration abbauen:

Wenn Ihre Mitarbeitenden feststellen, dass sie Microsoft 365 nicht effizient nutzen können, entsteht Frustration. Helfen Sie ihnen, ihre Ziele mit den Tools zu erreichen, indem Sie praxisorientierte Anleitungen und maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen.

Pain Points – Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumente, Prozesse, Organisation, Sicherheit

Keine einheitliche Kommunikation
„Frontline-Worker“ werden nicht erreicht
Mitarbeitende wissen nicht wie eine Teams-Team Struktur aussehen sollte
Mitarbeitende wissen nicht wie Projekte Zusammenarbeit strukturieren
Mitarbeitende wissen nicht welche Dokumente wo abgelegt werden sollen und finden diese nicht
Nicht bekannt wie Datenredundanzen vermieden werden können
Sicherer Umgang mit Dateien und Informationen
Nicht bekannt, wie Wildwuchs eingefangen bzw. reguliert oder am besten vermieden werden.
Nicht bekannt, wie Neuerungen von Microsoft in Strategie eingeplant werden kann
Nicht bekannt, wie Akzeptanz und Nutzung von M365 gesteigert werden kann
Nicht bekannt, welche Prozesse digital und effizienter abgebildet werden können

SMARTe Ziele für Microsoft 365

Der SMART-Ansatz hilft, konkrete, messbare und realistische Ziele zu setzen. SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

Wie können Sie dieses Konzept für Ihre Ziele umsetzen?

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Spezifisch:

Setzen Sie klare Ziele, wie die Steigerung der Nutzung von Microsoft Teams oder SharePoint innerhalb Ihres Unternehmens.

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Messbar:

Verwenden Sie den Adoption Score und Nutzungsberichte im Admin Center, um den Fortschritt zu messen.

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Erreichbar:

Stellen Sie sicher, dass die Ziele realistisch sind und dass Ihre Mitarbeitenden die nötigen Ressourcen und Schulungen haben.

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Relevant:

Überprüfen Sie, ob die Ziele im Einklang mit den Gesamtzielen Ihres Unternehmens stehen und die strategische Ausrichtung unterstützen.

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Zeitgebunden:

Legen Sie einen klaren Zeitrahmen fest, in dem diese Ziele erreicht werden sollen.

Der Schritt zur erfolgreichen M365-Strategie

Ein zentraler Bestandteil unserer Strategie ist der Roadmap-Workshop, den wir mit unseren Kunden durchführen. In diesem Workshop geht es darum, klare Ziele zu definieren und die wichtigsten Pain Points zu identifizieren, die im Unternehmen existieren – sei es im Bereich Kommunikation, Zusammenarbeit oder Dokumentenmanagement.

Kampagnenbeispiele der 365 Akademie

Der Roadmap-Workshop hilft Ihnen, den aktuellen Stand der Microsoft 365-Nutzung zu evaluieren, die Schwachstellen zu erkennen und konkrete Maßnahmen abzuleiten, um Ihre Ziele zu erreichen. Es ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Strategie auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt ist.

Von den Erfahrungen anderer lernen: Best Practices aus der Praxis

Der Austausch von Best Practices mit anderen Unternehmen ist ein wertvoller Schritt. Wie gehen andere Unternehmen mit ihren Zielen um? Welche Strategien setzen sie ein, um ihre M365-Ziele zu erreichen?

Nun, da Sie wissen, wie Sie Ihre M365-Ziele für 2025 definieren und umsetzen können, liegt der wahre Erfolg in der Umsetzung. Deshalb bieten wir Ihnen die Möglichkeit, tief in das Thema einzutauchen und die richtigen Strategien zu entwickeln.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Unsere Modern Work 365-Manager Community ist genau der richtige Ort, um sich mit anderen Experten auszutauschen und von den besten Lösungen und Vorgehensweisen zu profitieren. Sie erhalten Zugang zu exklusiven Ressourcen, darunter die Aufzeichnung unseres Webinars und die Präsentation, die Ihnen hilft, Ihre M365-Ziele in konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Melden Sie sich noch heute an und starten Sie mit frischem Input ins Jahr 2025!

Jetzt durchstarten: Werden Sie Teil der Modern Work 365-Manager Community!

Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Microsoft Teams-Update: Die neue Chat- und Kanalerfahrung – Was bedeutet das für Modern Work ManagerInnen?

von Thomas Maier | 3. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem Webinar zum neuen Microsoft Teams-Update haben wir die Teilnehmenden dazu eingeladen, über Ihre Erfahrungen und Herausforderungen mit dem neuen Teams-Update zu sprechen. Das Update zielt darauf ab, Chats und Kanäle zu vereinen, um eine optimierte Benutzeroberfläche sowie effizientere Kommunikationswege in MS Teams zu schaffen. Dabei wurde jedoch deutlich, dass solche Veränderungen Fragen aufwerfen und eine gewisse Eingewöhnung erfordern können. Besonders für Sie als Modern Work ManagerIn stellen sich neue Herausforderungen, die es zu meistern gilt. In diesem Artikel möchten wir Ihnen praxisnahe Best Practices aus unserer Erfahrung als M365-Learning-Experten an die Hand geben, um Sie bei der erfolgreichen Umsetzung dieser Neuerungen zu unterstützen.

Vorallem im Modern Workplace spielen digitale Tools wie Microsoft Teams eine zentrale Rolle. Das neueste Update bringt zwar einige Verbesserungen mit sich, aber auch neue Herausforderungen, die die Nutzung von M365 im Unternehmen erschweren können. Als Modern Work ManagerIn wissen Sie, wie wichtig es ist, diese Hürden frühzeitig zu erkennen und zu überwinden, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Durch ein- und ausklappbare, personalisierbare Abschnitte können Sie und Ihre AnwenderInnen schnell auf Ihre bevorzugten Chats und Kanäle zugreifen. Zudem lässt sich die Struktur gezielt an die Bedürfnisse Ihrer Teams, Projekte oder Kunden anpassen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeitenden den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Warum das neue Microsoft Teams-Update Herausforderungen mit sich bringt

Unsere im Webinar durchgeführte Umfrage hat gezeigt, dass 75 % der Teilnehmenden angaben, dass ihre Mitarbeitenden Klärungsbedarf zu den Unterschieden und Use Cases von Chats und Kanälen haben. Lediglich 6 % der Befragten sind überzeugt, dass Ihre Mitarbeitenden diese Unterschiede vollständig verstehen, während 18 % angeben, dass das Verständnis fehlt. Diese Unsicherheiten können die Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Team erheblich beeinträchtigen.

Umfrage Posting Haben deine Mitarbeitenden bereits die Unterschiede und Use Cass für den Chat und die Kanäle verstanden?

Umfrage Posting Wie bewertest du den Umgang mit dem Teams-Update?

Zusätzlich bewerten 70 % der Teilnehmenden den Umgang ihrer Mitarbeitenden mit dem neuen Teams-Update als „schlecht„. Nur 30 % stufen die Performance als „gut“ ein, während kein Teilnehmender das Update als „sehr gut“ oder „sehr schlecht“ beurteilt. Die Trennung von Chats und Kanälen scheint zunehmend zu verschwimmen, was die Nutzererfahrung erschwert. Es ist entscheidend, gezielte Schulungen und Unterstützung anzubieten, um Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen und so den vollen Nutzen aus den neuen Funktionen zu ziehen.

6 häufige Stolpersteine und wie Sie sie überwinden, um Ihre Teamkommunikation zu optimieren

Der Unterschied zwischen Chats und Teams

Chats in Microsoft Teams sind ideal für kurzfristige, informelle Gespräche in kleinen Gruppen, während Kanäle für langfristige Projekte und größere Teams konzipiert sind und eine strukturierte Umgebung bieten, um Informationen und Diskussionen zu spezifischen Themen zu zentralisieren.

Durch kontinuierliche Updates können die Grenzen zwischen Chats und Kanälen verschwimmen. Um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu maximieren, ist es wichtig, diese Unterschiede klar zu verstehen und gezielt zu nutzen. So gewährleisten Sie eine optimale Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams und vermeiden Zeitverluste durch unklare Strukturen.

Gruppenchats sind zwar beliebt, fehlen jedoch oft an der Struktur, die Kanäle bieten. Während Kanäle klare Gliederungen und thematische Fokussierungen ermöglichen, werden Gruppenchats schnell unübersichtlich, was zu verloren gegangenen Informationen und übersehenen Beiträgen führt.

Eine strukturierte Kommunikation ist entscheidend, um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern. Durch die Nutzung von Kanälen können Sie spezifische Themen klar abgrenzen und relevante Inhalte bereitstellen. So fördern Sie Transparenz und erleichtern den Zugang zu Informationen.

Indem Sie Gruppenchats auf ihre Kernaufgaben fokussieren und Kanäle für projektbezogene Kommunikation nutzen, schaffen Sie eine organisierte Arbeitsumgebung, die Ihrem Team hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Zeit effizient zu nutzen.

In Gruppenchats kann es schnell zu Informationsverlust kommen, besonders bei langen Chatverläufen oder wenn Mitglieder den Chat verlassen. Wichtige Nachrichten und Dateien sind dann oft nicht mehr auffindbar. Im Gegensatz dazu bieten Teams-Kanäle eine strukturierte Ablage, in der Dateien und Nachrichten dauerhaft gespeichert bleiben, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.

Ein weiteres Problem in Gruppenchats ist die Freigabe von Dateien über OneDrive. Verlässt ein Mitglied den Chat, gehen oft auch die Zugriffsrechte auf freigegebene Dokumente verloren, was zu Informationsverlust führt. Mit Teams-Kanälen bleibt alles zentral verfügbar, sodass Ihr Team jederzeit auf benötigte Ressourcen zugreifen kann. So fördern Sie effiziente Zusammenarbeit und reduzieren das Risiko von Informationsverlust erheblich.

Gruppenchats sind gerade für die Teamkommunikation wertvoll und werden oft genutzt – können jedoch schnell überladen werden, besonders bei zahlreichen Nachrichten. Diese Informationsflut führt oft zu Verwirrung und Überforderung, da wichtige Informationen untergehen. Um dem entgegenzuwirken, sollten klare Kommunikationsrichtlinien etabliert werden, etwa durch die Nutzung von Themenkanälen oder festgelegte Zeitfenster für Ankündigungen.

Durch die Reduzierung der Nachrichtenfrequenz und gezielte Strukturierung können Ihre Mitarbeitenden effektiver arbeiten und sich besser konzentrieren. Eine bewusste Handhabung von Gruppenchats steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden.

Mitarbeitende verwenden oft Gruppenchats für schnellen Informationsaustausch, was jedoch die strukturierte Nutzung von Microsoft Teams beeinträchtigen kann. Während Gruppenchats sofortige Antworten ermöglichen, gehen wichtige Informationen leicht in der Nachrichtenflut verloren.

Außerdem wird die Dokumentenablage unübersichtlich, wenn relevante Dateien nicht zentral gespeichert werden. Um Effizienz und Transparenz zu gewährleisten, sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Kommunikationskanälen etabliert werden. Eine bewusste Auswahl des Kanals entsprechend der Dringlichkeit fördert eine strukturierte Zusammenarbeit und verbessert langfristig die Prozesse in Ihrem Unternehmen.

In Gruppenchats innerhalb von Microsoft 365 ist es oft unklar, wer Zugriff auf bestimmte Inhalte hat, was das Risiko birgt, dass vertrauliche Daten ungewollt geteilt werden. Im Gegensatz dazu bietet Microsoft Teams in seinen Kanälen eine klare Berechtigungsstruktur, mit der Sie gezielt festlegen können, welche Mitglieder Zugriff auf bestimmte Inhalte haben und welche Rollen sie übernehmen.

Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit und erhöht das Sicherheitsniveau Ihrer Daten. Durch die Zuweisung von Rechten stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können, was den Datenschutz verbessert und das Sicherheitsgefühl Ihrer Mitarbeitenden stärkt. Nutzen Sie Teams, um eine sichere und transparente Arbeitsumgebung zu schaffen.

Herausforderungen und Best Practices zur Nutzung des neuen Microsoft Teams-Updates

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Verwirrung zwischen Chats und Kanälen:

Klare Kommunikation über die spezifischen Use Cases beider Funktionen.

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Strukturierung von Gruppenchats:

Best Practices zur Reduzierung der Informationsüberflutung; z.B. Einschränkung der Chat-Teilnehmerzahl und gezielte Verwendung von Themenkanälen.

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Informationsmanagement:

Strategien zum Speichern und Organisieren von Dateien innerhalb der Kanäle, um dem Verlust von Informationen vorzubeugen.

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Kommunikationsrichtlinien:

Entwicklung und Implementierung von klaren Richtlinien zur Nutzung von Chats und Kanälen, um die Effizienz zu steigern.

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Berechtigungsmanagement:

Schulungen zur Einsichtnahme in die Berechtigungsstruktur der Kanäle; Sicherstellung, dass nur autorisierte Nutzer auf vertrauliche Informationen zugreifen können.

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Schulung und Unterstützung:

Etablierung eines kontinuierlichen Schulungsprogramms, um Ihren Mitarbeitenden stets aktuelle Informationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Gegenüberstellung getrennte und kombinierte Chats

Das Teams-Update in der Live-Demo: Personalisierte Übersicht und Kommunikation

In DominiksLive-Demo wurde das Update in der Praxis vorgestellt.. Besonders hervorzuheben sind die personalisierbaren Abschnitte, die es M365-Anwendern ermöglichen, ihre Chats und Kanäle nach Projekten oder Prioritäten zu gruppieren. Dies führt zu einer vereinfachten Navigation und einer besseren Übersicht. Zudem können häufig genutzte Chats und Kanäle im Favoritenbereich angeheftet werden, was den Zugriff auf wichtige Informationen erheblich beschleunigt. Die neuen Filterfunktionen erleichtern das Auffinden von ungelesenen Nachrichten sowie wichtigen Chats und Kanälen. Darüber hinaus können Sie wichtige Unterhaltungen anheften, um die Nachvollziehbarkeit von Diskussionen zu optimieren. Diese Updates helfen Ihnen als Modern Work ManagerIn, wertvolle Zeit zu sparen und Ihre Teamkommunikation effizienter zu gestalten.

Für weitere Informationen zu unseren Lerninhalten und Demovideos, die Ihnen helfen, die neuen Funktionen von Microsoft Teams besser zu verstehen, können Sie hier klicken.

So gehen wir das Thema gemeinsam mit unseren Kunden an: Der Kommunikationsfahrplan als Beispiel

Unser Kommunikationsfahrplan ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Strategie, um das neue Teams-Update erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Unser Ansatz beginnt mit der ersten Information und Sensibilisierung, indem wir Ihnen einen Newsletter oder eine Live-Session anbieten, um Ihre Mitarbeitenden über die Neuerungen und deren Vorteile zu informieren.

Darauf folgt die Einführung von Best Practices, unterstützt durch Videos und Cheatsheets, die als schnelle Referenz für häufige Fragen dienen. Anschließend bieten wir gezielte M365-Lerninhalte an, die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, die neuen Funktionen zu verstehen und anzuwenden.

Regelmäßige Kommunikation und Updates sind für uns als M365-Learningexperten in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehr wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert bleiben und Unterstützung erhalten. Das Einholen von Feedback ist ein integraler Bestandteil unseres Fahrplans, um Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Zusammengefasst umfasst unser Kommunikationsfahrplan eine strukturierte Einführung, die auf Bewusstsein und Verständnis abzielt, um die Nutzung des neuen Teams-Updates nachhaltig zu fördern.

Welche Ansicht bevorzugen Sie?

Die Frage nach der bevorzugten Ansicht von Kanälen und Chats ist für viele Benutzer von großer Bedeutung. Aktuelle Umfragen zeigen, dass 48 % der Webinarteilnehmer die kombinierte Ansicht favorisieren, während 52 % die getrennte Sichtweise bevorzugen. Diese unterschiedlichen Präferenzen spiegeln Ihre individuellen Arbeitsstile und Kommunikationsbedürfnisse wider. Eine kombinierte Ansicht ermöglicht eine effizientere Nutzung des Bildschirms und fördert die schnelle Interaktion, während die getrennte Ansicht mehr Übersichtlichkeit und Fokussierung auf einzelne Elemente bietet.

Umfrage Posting Welche Ansicht findest du besser

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Was denken Sie über diese Ergebnisse? Welche Ansicht finden Sie besser? Ihre Meinung ist uns wichtig. Wir laden Sie herzlich ein, in unsere Modern Work 365 – Manager Community zu kommen. Hier haben Sie nicht nur Zugang zu einer Vielzahl von Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen, sondern auch exklusiven Adoption-Materialien und Learning-Unterlagen von Microsoft 365. Zusätzlich können Sie auf alle Videos und Lerninhalte der 365 Akademie zugreifen.

Kommen Sie gerne regelmäßig zu den spannenden Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365 sowie einem monatlichen Talk und Experten-Round-Tables.

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📄Präsentation

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecke, wie du Microsoft 365 noch gezielter einsetzen kannst. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt dich dabei, die Zusammenarbeit in deinem Team zu stärken und das Lernen in deinem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit deine Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Weil Datei-Chaos so gar nicht Modern Work ist: Was dein Team über OneDrive wissen muss, um produktiv zu arbeiten!

von Thomas Maier | 20. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Wie verwaltest du deine Daten, damit kein Datei-Chaos entsteht?

In vielen Unternehmen ist es eine alltägliche Herausforderung: Der unorganisierte Umgang mit Dateien führt dazu, dass deine Mitarbeitenden täglich viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Dies verursacht nicht nur Stress, sondern mindert auch die Produktivität. Wusstest du, dass deine Mitarbeitenden im Durchschnitt rund 30 Minuten pro Tag mit der Suche nach Dateien verbringen? Diese Zeit könnte viel sinnvoller in den Arbeitsalltag investiert werden. In diesem Beitrag erfährst du, wie effektives Datenmanagement das Datei-Chaos beseitigt und deine Mitarbeitenden zu einer produktiveren Arbeitsweise befähigt.

Die größten Herausforderungen bei unstrukturiertem Datenmanagement

Ein häufiges Problem, das du in deinem Unternehmen feststellst, ist der chaotische Umgang mit Dateien. Wenn deine Mitarbeitenden jeden Tag viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten verbringen, verlieren sie nicht nur wertvolle Arbeitszeit – im Durchschnitt sind das etwa 30 Minuten täglich –, sondern kämpfen auch mit steigendem Stress. Die ständige Suche führt zu Frustration und beeinträchtigt die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Wichtiges Wissen bleibt unzugänglich, und Entscheidungen verzögern sich.

Diese Ineffizienz durch unzureichendes Datenmanagement hat weitreichende Auswirkungen auf deine Produktivität und dein Unternehmensergebnis. Wie viel Zeit kostet dich dieses Problem täglich? Es ist an der Zeit, einen klaren und strukturierten Umgang mit deinen Dateien zu etablieren!

Unübersichtliche Ablagestruktur: Ohne klare Strukturen wird es schnell unübersichtlich. Dateien sind oft an verschiedenen Orten gespeichert, was die Suche unnötig kompliziert macht.

Rollen und Verantwortlichkeit klären: Eine unzureichende Rollenverteilung kann dazu führen, dass Mitarbeitende auf unnötige Informationen zugreifen. Stelle sicher, dass jeder nur die für seine Aufgabe erforderlichen Zugriffsrechte hat, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Offline-Funktionen: Die Offline-Funktionen in OneDrive werden oft ignoriert. Dabei sind sie wichtig, um ohne Internetverbindung an Dokumenten zu arbeiten. Fördere die Nutzung, um die Produktivität deiner Mitarbeitenden zu erhöhren.

Warum ein effektives Datenmanagement entscheidend ist!

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, ist es für Unternehmen wichtiger denn je, klare Strukturen und effiziente Prozesse in der Datenverwaltung zu implementieren. Hierbei sollten folgende Punkte besonders beachtet werden:

Mit einer modernen Arbeitsumgebung, die Cloud-basierte Lösungen integriert, schaffst du ein zentrales Ablagesystem, das deinen Mitarbeitenden die einfache Speicherung und das problemlose Teilen von Dokumenten ermöglicht. Diese Flexibilität steigert die Effizienz und Produktivität in deinem Team.

Um die Suche nach wichtigen Informationen zu erleichtern, solltest du Dateien systematisch kategorisieren und mit geeigneten Schlagworten versehen. So haben deine Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf die benötigten Dokumente und sparen wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.

Achte zudem darauf, dass die Zugriffsrechte klar definiert sind. Deine Mitarbeitenden sollten nur auf die Informationen zugreifen können, die für ihre jeweiligen Aufgaben notwendig sind. Das schützt sensible Daten und sorgt für eine strukturierte Arbeitsweise.

OneDrive fördert die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten und ermöglicht eine nahtlose Kommunikation innerhalb des Teams. Nutze diese Funktion, um den Austausch von Ideen zu erleichtern und damit schnellere Ergebnisse in deinem Team zu erzielen. Durch diese moderne Herangehensweise an die Zusammenarbeit optimierst du nicht nur deine Effizienz, sondern stärkst auch die Teamdynamik.

Umso wichtiger wird es für Unternehmen, klare Strukturen und effiziente Prozesse in der Datenverwaltung zu implementieren. Nur wenn die richtigen Technologien effektiv genutzt werden, können Frustration und Ineffizienz vermieden werden. Ein unzureichendes Schulungsangebot kann hier schnell zum Hemmnis werden und somit die gesamte Arbeitsatmosphäre negativ beeinflussen.

Vom Datenchaos zur Produktivitätsquelle

Die Umfrageergebnisse aus unserem Webinar zeigen ein solides Grundverständnis der Funktionen von OneDrive. Dennoch besteht ein erheblicher Bedarf an gezielten Schulungen, um das Datei-Chaos zu bewältigen.

Umfrage Posting Wie vertraut ist dein Team mit den Funktionen von OneDrive; um Dateien sicher zu teilen

Vertrautheit mit OneDrive

33 % der Teilnehmenden fühlen sich „sehr vertraut“ mit den Funktionen von OneDrive, während 43 % sich als „etwas vertraut“ einstufen. Das bedeutet, dass die Mehrheit der Teilnehmenden einige Kenntnisse über die Plattform haben. Auf der anderen Seite gaben 24 % an, „kaum vertraut“ zu sein – hier besteht ein Bedarf an gezielter Unterstützung, um das volle Potenzial von OneDrive ausschöpfen zu können.

Offline-Zugriff auf Dateien in OneDrive

Die Umfrage ergab, dass 15 % den Offline-Zugriff als „sehr wichtig“ und 35 % als „wichtig“ erachten. 45 % der Teilnehmer nutzen diese Funktion eher weniger, während 5 % sie als „überhaupt nicht wichtig“ einstufen. Diese Zahlen deuten darauf hin, dass der Offline-Zugriff für viele Teams keine Priorität hat.

Umfrage Posting Wie wichtig ist für dich und dein Team die Möglichkeit, mit OneDrive auf Dateien jederzeit offline zuzugreifen

Strategien zur optimalen Unterstützung deiner Mitarbeitenden

Nie war es einfacher Dateien mit der Außenwelt zu teilen. Gewollt oder ungewollt!

Die 365 Akademie hat sich darauf spezialisiert, Lösungen zu entwickeln, die die Effizienz deiner Mitarbeitenden im Umgang mit Microsoft 365, nachhaltig steigern.

Wir bieten maßgeschneiderte Lerninhalte mit über 1.000 detaillierten Erklärvideos zu Microsoft 365, insbesondere OneDrive. Deine Teams finden blitzschnell Antworten auf ihre Fragen – von grundlegenden Funktionen bis hin zu komplexen Anwendungen.

Dank unserer monatlichen Aktualisierungen sind deine Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand und integrieren Neuerungen direkt in ihren Arbeitsalltag. Dies führt zu kontinuierlicher Verbesserung der Kompetenzen, erhöhter Agilität und Wettbewerbsfähigkeit. Du reduzierst Einarbeitungszeiten und steigerst die Produktivität – alles, was deine Organisation für den digitalen Wandel braucht.

Beispiel für eine Monatskampagne „OneDrive for Business“

Unsere Lerninhalte sind auf die spezifischen Bedürfnisse deines Teams zugeschnitten, sodass unterschiedliche Wissensstände und Herausforderungen berücksichtigt werden. Dies verbessert die Lernerfahrung und fördert die effektive Anwendung des Gelernten in der Praxis.

Deine IT-Abteilung spart wertvolle Zeit, da der aufwendige Prozess der internen Schulungsplanung entfällt. So kannst du Ressourcen gezielt für wichtigere Aufgaben nutzen und gleichzeitig die Qualität der Weiterbildung sichern.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Die Aufzeichnung liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community, zusammen mit vielen weiteren Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen.

Um das volle Potenzial von OneDrive und Microsoft 365 optimal zu nutzen, ist eine kontinuierliche Schulung deiner Mitarbeitenden entscheidend. Deshalb bieten wir maßgeschneiderte Lernkampagnen, die speziell auf die Bedürfnisse deines Teams abgestimmt sind. Möchtest du mehr darüber erfahren, wie unsere Lerninhalte deine Mitarbeitenden für den modernen Arbeitsplatz befähigen können?

Als Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community hast du exklusiven Zugang zu unserer Demoumgebung. Entdecke, wie wir dich dabei unterstützen können, die Effizienz in deinem Unternehmen nachhaltig zu steigern.

Zudem finden dort regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365 statt, sowie ein monatlicher Talk und Experten Round Tables.

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Maximales Potenzial mit Microsoft 365

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Tiefer eintauchen: New Work Enablement

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Wie AUNDE Group Microsoft 365 erfolgreich in die Nutzung bringen – 25.000 Nutzer durch Weiterbildung & Change begleiten

von Selina Bailer | 7. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💡 Experteninterviews, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Die Einführung von Microsoft 365 stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen – besonders, wenn Tausende von Mitarbeitenden an global verteilten Standorten die neuen Tools effizient nutzen sollen.

Unser Kunde, die AUNDE Group mit den Marken AUNDE, ISRINGHAUSEN, FEHRER und REINERT ist ein weltweit führender Hersteller von Fahrzeugsitzen und Innenraumausstattungen mit einem umfassenden Portfolio, das vom Garn bis hin zum automobilen Interieur-Erlebnis reicht. Die AUNDE Group hat diesen Schritt gewagt und dabei die 365 Akademie als Partner an Bord geholt. Eine Schlüsselperson in diesem Projekt war Oliver Große Büning, der als Modern Workplace Manager bei der AUNDE Group die Einführung von Microsoft 365 geleitet und zusammen mit seinem Fachteam durchgeführt hat.

Digitaler Wandel: Die IT als Dienstleister

Seit September 2021 ist Oliver Große Büning als Modern Workplace Manager bei der AUNDE Group tätig. Gemeinsam mit seinem Team verantwortet er die digitale Transformation des Unternehmens und setzt sich dafür ein, Microsoft 365 nicht nur technisch zu implementieren, sondern integrativ in die Unternehmenskultur einzuführen.

„Die IT muss sich von der reinen Bereitstellung hin zu einem echten Dienstleister für die Mitarbeitenden entwickeln.“

Diese Philosophie führte er erfolgreich in das Projekt ein, das in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit der 365 Akademie durchgeführt wurde.

Microsoft 365 in einem globalen Unternehmen implementieren – Effektive Mitarbeiterschulung mit der 365 Akademie

Für ein Unternehmen wie die AUNDE Group, das über 25.000 Mitarbeitende an 116 Standorten weltweit beschäftigt, ist die Einführung eines neuen Systems wie Microsoft 365 eine Mammutaufgabe. Neben der Technologie stand vor allem die Frage im Raum: Wie können die Mitarbeitenden so geschult werden, dass sie die neuen Tools nicht nur verstehen, sondern auch im Alltag anwenden?

Die IT-Abteilung alleine konnte diese Aufgabe nicht stemmen, daher entschied sich AUNDE für die Zusammenarbeit mit der 365 Akademie – mit einem klaren Ziel: die IT von einem reinen Techniklieferanten zu einem echten Dienstleister und Lösungsanbieter für das Unternehmen zu machen.

New Way of Work: Lernen effizient & leicht gemacht

Gemeinsam mit der 365 Akademie entwickelte AUNDE die “New Way of Work Academy”, eine speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnittene Lernplattform. Diese Plattform bot allen Mitarbeitenden Zugang zu individualisierten Trainingsinhalten, die ihnen die nötigen Fähigkeiten vermittelten, um die zahlreichen Microsoft 365-Tools in ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse bei diesem Projekt war, dass Lernen Spaß machen und leicht zugänglich sein muss. Durch kurze, praxisorientierte Videoinhalte und klare Lernpfade konnten die Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten gezielt aufbauen – wann immer sie es brauchten.

Der Rollout: Kreativität und Engagement durch Gamification

Doch eine neue Lernplattform allein reicht nicht aus. AUNDE setzte gemeinsam mit der 365 Akademie auf eine kreative Rollout-Strategie, die das Interesse der Mitarbeitenden weckte und das Engagement von Beginn an förderte.

Eine Roadshow mit Live-Demos an den größten Standorten in Deutschland, Gamification-Elemente wie Gewinnspiele und ein interaktives Maskottchen sorgten dafür, dass die Einführung von Microsoft 365 zu einem spannenden Ereignis wurde. Diese Maßnahmen steigerten die Neugier der Mitarbeitenden und führten zu einer schnellen Adoption der neuen Tools.

Langfristiger Erfolg durch Evergreen Learning

Ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg der AUNDE Group war das Konzept des Evergreen Learning. In der dynamischen Microsoft 365-Welt, in der ständig neue Funktionen hinzukommen, war es entscheidend, dass die Lernplattform kontinuierlich aktualisiert wurde. Durch regelmäßige Updates und monatliche Live-Sessions mit der 365 Akademie stellte AUNDE sicher, dass die Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand blieben und die Tools effizient nutzen konnten.

Vom Support zur Lösung: IT neu gedacht

Eine zentrale Erkenntnis des Projekts war, dass sich die und das Verständnis, der IT-Abteilung, innerhalb des Unternehmens verändern muss. Oliver Große Büning, Modern Workplace Manager bei AUNDE, beschreibt diesen Wandel treffend: „Die IT muss sich weg von der reinen Bereitstellung und Verwaltung hin zu einem echten Dienstleister und Lösungsanbieter für die Mitarbeitenden entwickeln.“

Dank der kontinuierlichen Unterstützung durch die 365 Akademie konnte die IT-Abteilung von AUNDE diesen Wandel erfolgreich vollziehen und wurde zum zentralen Partner für die Mitarbeitenden bei der Nutzung von Microsoft 365.

So gelingt der Microsoft 365 Rollout: Erfolgsgeheimnisse der AUNDE Group enthüllt

Die Einführung von Microsoft 365 war für unseren Kunden AUNDE Group ein voller Erfolg. Die maßgeschneiderte Lernplattform, die kreative Rollout-Strategie und das Konzept des Evergreen Learnings sind entscheidende Erfolgsfaktoren, von denen auch andere Unternehmen profitieren können.

Neugierig geworden?

Im September 2024 haben unser Inhaber und Microsoft MVP Thomas Maier sowie Oliver Große Büning von der AUNDE Group auf dem M365 Summit spannende Einblicke in die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 bei AUNDE gegeben. Der Vortrag zeigt, wie durch gezielte Maßnahmen und eine starke Zusammenarbeit die Modern-Workplace-Transformation gelungen ist.

Für alle, die sich die Session in voller Länge anschauen möchten, steht die Aufzeichnung zur Verfügung:

Die gesamte Success Story, inklusive der „6 goldenen Regeln“ zur erfolgreichen Einführung und Nutzung von Microsoft 365, sowie die Präsentationsunterlagen des Vortrags sind exklusiv in unserer Modern Work 365 Manager Community verfügbar. Hier erhalten Sie alle Details zur Zusammenarbeit sowie Best Practices und wertvolle Learnings, die Ihnen helfen, diese Regeln auch in Ihrer eigenen Strategie anzuwenden.

Sind Sie bereits Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community? Dann finden Sie alle Dateien hier:

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