Verhaltensregeln in Microsoft Teams

von Thomas Maier | 8. Februar 2022 | 🖼️ Cheatsheet

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, ob es Verhaltensregeln für die Microsoft App Teams gibt?

Wir haben 10 unverzichtbare Tipps und Tricks für die Kommunikation in Teams in einem Cheatsheet für Sie und Ihre Mitarbeiter zusammengefasst. Unser Cheatsheet zum Thema „Verhaltensregeln in Microsoft Teams“ ergänzt unseren Lernpfad für die digitale Zusammenarbeit mit Microsoft Teams innerhalb des Change to Modern Work – Pakets „Onboarding Microsoft 365“. Unsere Cheatsheets können in Ihrem Corporate Design und auf Ihre Bedarfe individuell angepasst werden!

💡 Top 10 Tipps:

Antworten Sie auf bestehende Unterhaltungen – anstatt Neue zu beginnen!
Geben Sie für neue Unterhaltungen immer einen Betreff ein!
Erwähnen Sie Personen, von denen Sie eine Reaktion erwarten, mit @. Mit der Rücktaste können Sie den Namen kürzen. (Erwähnen Sie Kanäle und ganze Teams nur im Ausnahmefall!)
Leiten Sie Mails an das Team weiter. Jeder Kanal hat eine Mailadresse! – Oder nutzen Sie die „Mit Teams teilen“-Funktion!
Nutzen Sie „Like“ als Zeichen, dass Sie die Nachricht gelesen und verstanden haben.
Verwenden Sie für persönliche Nachrichten den Chat, für alle firmen-relevanten Inhalte die Kanäle Ihrer Teams.
Kennzeichnen Sie wichtige und dringende Chatnachrichten!
Planen Sie Besprechungen als Kanalbesprechungen. So kann jeder im Team die Besprechung sehen.
Verwenden Sie den „Allgemein“-Kanal nur für Ankündigungen und Informationen, die das gesamte Team betreffen.
Legen Sie ein neues Team nur an, wenn es wirklich nötig ist.

Möchten auch Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten über die Möglichkeiten, neuen Funktionen und Use-Cases in Microsoft 365? – Möchten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben selbstorganisiert, ganz im Sinne des Modern Work Gedankens, sich über die Apps und Funktionen in Microsoft 365 zu informieren?

Dann kommen Sie gerne auf uns zu und wir stellen Ihnen die Möglichkeiten und Mehrwerte unseres Services zu Modern Work mit Microsoft 365 vor.

Lerninhalte integriert in einen Chatbot / einen persönlichen Assistenten für Microsoft 365

von Thomas Maier | 7. Februar 2022 | 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Wie können wir den Anwender in seiner täglichen Arbeit besser unterstützen?

Microsoft 365 bietet eine Menge Möglichkeiten Lerninhalte für Ihre MitarbeiterInnen bereit zu stellen. Das Lernmaterial wird somit nicht in einer separaten Umgebung bereitgestellt, sondern direkt an dem Platz, an dem sich der Nutzer bereits aufhält.

Die Integration unterstützt dabei den Wunsch der Mitarbeitenden, sich im Arbeitsalltag selbstorganisiert das Wissen anzueignen, welches sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Lernen wandelt sich im Rahmen des Modern Work Gedankens zu einem natürlichen Teil der täglichen Arbeit.

Trotz des umfangreichen Funktionsumfangs welchen Microsoft 365 bietet gibt es weitere Integrationsmöglichkeiten über Drittanbieter-Produkte, wie zum Beispiel LMS Systeme, Chat-Bots oder persönliche Arbeitsassistenten. Auch diese sind in die Microsoft-Umgebung eingebettet und fallen dem Nutzer nicht als „Fremdkörper“ auf.

In dieser Artikel-Serie zeige ich Ihnen in 3 Teilen die verschiedenen Möglichkeiten der Integration.

In Teil 1 lege ich den Fokus auf Chat-Bots und persönliche Arbeitsassistenten.
In Teil 2 beschäftige ich mich mit LMS Systemen
Und Teil 3 zeigt die Möglichkeiten die Microsoft 365 per Standard bietet

Der persönliche Arbeitsassistent – Chat-Bot – integriert in Microsoft Teams

Immer mehr unserer Kunden verwenden Bots oder „Arbeitsassistenten“, wie zum Beispiel WorkplaceBuddy um Informationen dem Anwender unkompliziert zur Verfügung zu stellen. Ein solcher Arbeitsassistent kann auch von uns mit Informationen befüllt werden.

Integration in einen Chat-Bot

Anstatt mehrerer Bots für die Nutzer zur Verfügung zu stellen, macht es Sinn, einen zentralen Bot mit mehreren „Skills“ auszustatten. Unser Content kommt dabei in Form eines solchen Skills – somit „lernt“ der Bot alle Themen rund um Microsoft 365 dazu. Ein solcher Skill wird dann regelmäßig mit Updates versorgt.

In einem früheren Beitrag habe ich auch schon über einen alleinstehenden Chat-Bot geschrieben.

Integration in einen Assistenten wie z.B. WorkplaceBuddy

Zusammen mit WorkplaceBuddy können die Inhalte noch näher an die Anwender heran gebracht werden. Außerdem lässt sich das Angebot noch besser auf die jeweilige Person und deren Bedarf zuschneiden. WorkplaceBuddy integriert sich in Microsoft Teams und steht dem Anwender an verschiedenen stellen zur Verfügung. Unsere Inhalte sind dann über WorkplaceBuddy zugänglich!

🎙 Los geht´s mit einem Interview: Den Anwender kennenlernen

Bevor ein persönlicher Assistent dem Nutzer vernünftige Vorschläge liefern kann, erfolgt oftmals ein Interview. Der Anwender hat die Möglichkeit in Microsoft Teams, wenn er möchte, einige Interview-Fragen in Chat-Form durchzuführen. Dadurch lernt z.B. WorkplaceBuddy ihn besser kennen und kann künftig präzisere Vorschläge für seinen Arbeitsalltag liefern.

🧳 Persönliche Lern-Reise: Zugeschnittene Inhalte

Neben der Möglichkeit des Interviews, können Ihre AnwenderInnen auch Interessensfelder, Themengebiete oder z.B. Microsoft 365 Apps angeben, welche für Sie interessant sind. Auf dieser Basis erstellt der Assistent eine persönliche Lern-Reise und präsentiert dem Anwender passende Inhalte. Dabei lassen sich auch Lernpfade vorbereiten und mit entsprechenden Inhalten befüllen. So kann z.B. das Thema „Dokumentenmanagement“ nach den Organisationsrichtlinien aufbereitet und dem Anwender zur Verfügung gestellt werden.

👥 Zielgruppenorientierte Kampagnen: Neuigkeiten erfahren

Die Lerninhalte lassen sich ebenso über Kampagnen kommunizieren. So können neue Inhalte oder aktuell wichtige Inhalte zielgruppenorientiert den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Jeder erhält damit die Informationen und die Inhalte, die für ihn am nützlichsten sind.

💬 Fragen klären: Chat-Bot in Kombination mit realen Menschen

Fragen kann der Anwender direkt an den Chat-Bot stellen. Hat der Chat-Bot mal keine Antwort parat, kann die Frage direkt an den Support weitergegeben werden. Ihre MitarbeiterInnen verbleiben in der bekannten Umgebung und müssen nicht noch einmal „von vorne“ beginnen.

Was denken Sie?

Könnte der persönliche Assistent Ihre Anwender sinnvoll unterstützen?

Ich freue mich auf Ihr Feedback. Haben Sie Fragen? Kommen Sie gerne auf meinen Kollegen Dominik Ammann oder mich zu!

Ihr

Thomas Maier

Champions Community in Teams richtig umsetzen

von Thomas Maier | 2. Februar 2022 | 📅 Webinare, 🏆 Modern Work Champions

„Champions Community in Teams richtig umsetzen“ das war das Thema einer unserer letzten Sessions. Dominik hat auf dem Teams Summit am 27.01.2022 unsere Herangehensweise aufgezeigt und interessante Tipps und Tricks mitgegeben.

Briefing Februar 2022

von Thomas Maier | 1. Februar 2022 | 💻 Modern Work Manager

Modern Work mit Microsoft – Manager-Briefing Februar 2022

Der Monat im Rückblick

Über 100 neue Videos haben wir in 2021 produziert – davon hauptsächlich Quick Tipps (mit einer Laufzeit von ca. 1 Minute) sowie How To Videos und Use Cases. Es standen viel weniger die einzelnen Funktionen im Vordergrund, der Blick war eher gerichtet auf das, was der Anwender tun möchte. Die Klickzahlen der Videos bei unseren Kunden konnten wir im durchschnitt dadurch deutlich steigern. Durch unsere „Videowunschliste“, die jeder befüllen kann und durch unsere Google Alerts-Recherchen in deutschen und englischen Foren sind wir sehr nahe an den Themen der Anwender um die passenden Infos bereitstellen zu können. Darauf können Sie sich auch in 2022 verlassen!

News rund um den Modern Workplace

Viva im Fokus: Betriebsvereinbarungen und Datenschutz-Folgenabschätzungen

Microsoft widmet sich einem Thema, welches vor allem in Deutschland sehr wichtig ist. Im Business Talk spricht Nicole Höllebrand (Microsoft Deutschland) mit Dr. Viktoria Lehner und Dr. Peter Christ über Musterbetriebsvereinbarungen und rechtliche Themen.

Wo geht die Reise hin

Egal ob OneNote, Visio, Viva Learning oder Stream: Überall ist viel Bewegung. In diesen Artikeln erhalten Sie einen Überblick:

News in Teams

Werden in Ihren Besprechungen künftig die Hände gehoben, sehen Sie gleich, in welcher Reihenfolge das passiert ist.
Aufzeichnungen werden künftig in Abschnitte eingeteilt (z.B. orientiert an der gezeigten Folie) um schneller einen Überblick zu erhalten
Die Wiedergabegeschwindigkeit von Aufzeichnungen kann erhöht oder verlangsamt werden
Transkripte von Aufzeichnungen bekommen künftig eine Sprecherzuordnung.

Geräte und Devices rund um Microsoft Teams

Rund um Microsoft Teams gibt es mittlerweile allerhand Geräte: Diese können Ihren Alltag unterstützen und erleichtern. Haben Sie sich schon einen Überblick verschafft? Hier geht´s zum Artikel.

Links, Community und Talk

Webinar-Aufzeichnungen von Microsoft

Digitales arbeiten

Kennen Sie Wolfgang Jenewein? Er spricht über „Digitales Arbeiten 2.0“ und wie es richtig geht. – Reinschauen lohnt sich.

Wie Sie der Service der 365 Akademie beim Change begleiten kann erfahren Sie im Artikel von Dominik Ammann!

365 Akademie unterstützt Change Management

Neues aus der 365 Akademie

Gratis Videos – jetzt reinschauen:

Kennen Sie eigentlich unseren Learning as a Service? Hier gibt’s einen Überblick!

Lerninhalte rund um den modernen Arbeitsplatz

Onboarding Microsoft 365

von Thomas Maier | 31. Januar 2022 | 💻 Modern Work Manager, 📚 Change to Modern Work-Paket

Wie gestalte ich das „Onboarding Microsoft 365“?

Falls Sie sich diese Frage auch schon gestellt haben, dann sind Sie hier richtig!

Das Onboarding und der Einstieg bzw. Wechsel zu Microsoft 365 stellt eine große Herausforderung dar. Vor allem in Zeiten von Home Office! In dieser Session haben wir Ihnen aufgezeigt, wie Sie mit geeigneten Mitteln Ihre Mitarbeiter in kurzer Zeit fit für Microsoft 365 und dem modernen Arbeitsplatz machen.

Das Ziel

Ziel ist es dabei nicht, Ihre Mitarbeiter zu Experten auszubilden, sondern diesen die Möglichkeit zu geben, selbstorganisiert und in eigenem Tempo den Einstieg in Microsoft 365 und den modernen Tools zu finden.

Change to Modern Work – Paket

Dabei stellen wir Ihnen unser „Change to modern Work Paket – Onboarding Microsoft 365“ vor. Das Paket beinhaltet eine komplette Lernreise. Circa 25 Videos bilden dabei die Grundlage des Paketes. Die Videos sind nicht nur in einer Übersicht oder über die Suche zu finden, sondern auch in kurze und Use Case bezogene Lernpfade strukturiert. So finden sich Ihre Mitarbeiter schnell zurecht. Auch weiterführende Informationen bzw. Lernmaterial wie zum Beispiel Cheatsheets oder Entscheidungshilfen unterstützten den Einstieg in Microsoft 365. Ein unterhaltsames Quiz schließt das Change to Modern Work – Paket ideal ab. Die Inhalte sind dabei abgestimmt auf Ihre Umgebung und die Microsoft 365 Apps und Funktionen, die Sie nutzen.

Kommunikations-Material

Jedes „Change to modern Work – Paket“ wird übrigens mit Kommunikations-Material begleitet, damit Sie die Inhalte ideal in Ihr Change Management und die interne Kommunikation integrieren können!

Mehr Informationen zu unseren Change to Modern Work Paketen

Wenn Sie sich für unsere Change to Modern Work – Pakete interessieren, dann kommen Sie gerne auf Dominik Ammann zu!

Hier finden Sie weitere anstehende Webinare der 365 Akademie und Informationen rund um das Thema Modern Work.

Nie mehr eine Anlage vergessen – Mails zeitverzögert senden ⏳

von Thomas Maier | 28. Januar 2022 | 🎬 Videos, 🏆 Modern Work Champions

Kennen Sie schon unser neues Basic Video rund um Kommunikation und Selbstmanagement zu Outlook?

Manchmal hat man dann doch die beste Idee ein paar Minuten nachdem die Mail schon weggeschickt ist. Versenden Sie Ihre Nachrichten doch einfach einige Minuten zeitverzögert!

📚 Zusätzliche Informationen

Mehr Informationen über unsere Videoserie „Produktiver Arbeiten mit Microsoft“ finden Sie hier.

📑 Weitere Playlists und Demo-Videos

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