M√∂chten Sie Ihren MitarbeiterInnen Lerninhalte schnell und einfach zur Verf√ľgung stellen?

Dann bietet Ihnen Microsoft 365 hierf√ľr bereits sehr gute M√∂glichkeiten!

Mit Microsoft 365 haben Sie eine breite Palette an Apps und Funktionen, um Ihren MitarbeiterInnen eine tolle Lernerfahrung zu bieten. Dabei k√∂nnen Sie die Mitarbeitenden nicht nur bei der t√§glichen Arbeit mit „Wissens-Nuggets“ unterst√ľtzen sondern auch ganze Lernpfade oder Szenarien abbilden und so den AnwenderInnen auch den Raum schaffen, sich strukturiert mit einem bestimmen Themenkomplex auseinander zu setzten. In diesem Artikel m√∂chte Ich auf die folgenden Apps von Microsoft 365 eingehen, die auch wir in der 365 Akademie nutzen, um Lerninhalte individualisiert in die jeweilige Microsoft 365 Umgebung unserer Kunden zu integrieren.

  • Stream – Die Videodatenbank und der Player
  • SharePoint – Das Lernportal mit Lernpfaden
  • Teams und Yammer – Die Social Learning Community
  • Forms, Outlook, PowerPoint, PDFs, Microsoft Viva etc. – Die Helfer
  • Power BI – Unser Zollstock
365 Akademie Service-Kreis

Stream – Die Videodatenbank und der Player

Wir nutzen in der 365 Akademie Videos als eines unserer Hauptformate. Wenn bei Ihnen auch viel mit Lernvideos gearbeitet wird, k√∂nnen Sie diese in Stream in Kan√§len, vergleichbar einer Playlist, organisieren. Solche Playlists k√∂nnen sich z.B. an T√§tigkeitsbereichen wie ‚ÄěHybrides Arbeiten‚Äú, ‚ÄěInterne und Externe Kollaboration‚Äú oder ‚ÄěDaten und Dateien verwalten‚Äú orientieren, nach Zielgruppen wie ‚ÄěProjektmanager‚Äú, ‚ÄěF√ľhrungskraft‚Äú oder ‚ÄěAssistenz‚Äú strukturiert sowie, falls es sich z.B. um Lernvideos zu Microsoft 365 selbst handelt, nach den verf√ľgbaren Apps, wie ‚ÄěTeams‚Äú, ‚ÄěPlanner‚Äú oder ‚ÄěOneDrive‚Äú gliedern. Neben den Playlists bietet Stream auch die M√∂glichkeit nach Inhalten zu suchen. Dabei durchsucht Stream nicht nur den Videotitel, sondern auch die Beschreibungstexte und tats√§chlich auch den Inhalt der Videos! – Aus diesem Grund sind auch alle Lernvideos der 365 Akademie mit einem Transkript ausgestattet und k√∂nnen einfach durchsucht und gefunden werden. So k√∂nnen Ihre MitarbeiterInnen bei einer konkreten Frage direkt nach einem passenden Lernvideo suchen.

SharePoint – Das Lernportal mit Lernpfaden

√úber SharePoint lassen sich Lernpfade und somit auch ein ganzes Lernportal abbilden. Hier k√∂nnen die einzelnen Lerninhalte die Sie zu bestimmten Themenkomplexen bereits zur Verf√ľgung haben, zu Lernpfaden zusammengefasst und kuratiert werden. Ein Lernpfad bietet den MitarbeiterInnen die M√∂glichkeit sich einem Themenkomplex, Szenario oder Anwendungsbeispiel wie z.B. ‚ÄěOnline Besprechungen‚Äú, ‚ÄěPers√∂nliche Produktivit√§t‚Äú oder „Telefonieren mit Teams“ detaillierter zu informieren. Ein sehr beliebter Lernpfad ist dabei zum Beispiel der Lernpfad „Einstieg in Teams“. Die einzelnen Lernpfade lassen sich √ľbrigens auch in Teams integrieren oder zu einem Lernportal zusammenstellen. Hier gibt es auch die M√∂glichkeit die von Microsoft zur Verf√ľgung gestellten Learning Pathways zu nutzen. Dieses Template k√∂nnen Sie nutzen und beliebig erweitern (Mehr Infos dazu finden Sie hier – Microsoft 365 learning pathways ‚Äď Microsoft Adoption. Auch wir von der 365 Akademie nutzen bei gr√∂√üeren Projekten die Learning Pathways als Basis und erweitern diese gezielt um unsere Lerninhalte.

Teams und Yammer – Die Social Learning Community

Sollen Ihre MitarbeiterInnen dort erreicht werden, wo sie sich am meisten aufhalten, dann integrieren Sie Ihre Lerninhalte am besten in Teams. In Teams und in Yammer lassen sich ganze Social Learning Communities aufbauen. Die Struktur Ihres Teams h√§ngt dabei von Ihrem Bedarf ab. Erstellen Sie z.B. eine Microsoft 365 Champions Community mit Kan√§len f√ľr das Onboarding und den Einstieg in Teams, einem Anwendungs- und Technikaustausch und einer Spielwiese zum Testen der Funktionen und M√∂glichkeiten. Nutzen Sie ein „Produktiver Arbeiten mit Microsoft 365“-Team f√ľr das gesamte Unternehmen, mit Kan√§len die sich an Zielgruppen wie Projektmanager oder Assistenzen richten oder nach T√§tigkeitsbereichen wie zum Beispiel „Dokumentenmanagement“ oder „Pers√∂nliche Produktivit√§t“ gliedern. Vielleicht ist Microsoft 365 auch ein Teil des Modernen Arbeitsplatzes bei Ihnen, dann k√∂nnen Sie einen Kanal in Teams nutzen, um hier Lerninhalte und den Austausch zu Microsoft 365 im Unternehmen bereit zu stellen.

Hier eine kleine Liste an Möglichkeiten, die Sie mit Microsoft Teams haben:

  • Tip of the Week – Wir nutzen unsere „Quick Tipp“-Videos, um regelm√§√üig Tipps und Tricks an die Champions-Communities unserer Kunden weiterzugeben und √ľber neue Funktionen und √Ąnderungen in Microsoft 365 zu informieren.
  • Regen Sie den Austausch an! – Zeigen Sie was m√∂glich ist z.B. das Vorbereiten von Umfragen f√ľr eine Teams-Besprechung und regen Sie durch einen „Call to Action“ wie zum Beispiel „So bereitest du Ice-Breaker-Fragen f√ľr deinen n√§chsten online Workshop vor! – Welche Ice-Breaker-Fragen nutzt du gerne?“ den Austausch an.
  • Lernpfade und Lernportal – Integrieren Sie Ihre Lernpfade als Registerkarten in die passenden Kan√§le in Teams oder stellen Sie Ihr gesamtes Lernportal in Teams zur Verf√ľgung. So m√ľssen die Mitarbeitenden Teams nicht verlassen und k√∂nnen direkt auf das Material zugreifen.
  • Videosuche – Integrieren Sie die Stream-Videosuche in Teams. So k√∂nnen die MitarbeiterInnen im „Moment of Need“ direkt nach den relevanten Lernvideos suchen.
  • Gamification – Schaffen Sie eine lockere Atmosph√§re in der die Mitarbeitenden auch Spa√ü am Lernen haben. Veranstalten Sie ein Teams oder Microsoft 365 Quiz – und nat√ľrlich d√ľrfen die Lernvideos zu Hilfe genommen werden, um die richtigen Antworten heraus zu finden.
  • und vieles mehr!
Teams Screenshot

Forms, Outlook, PowerPoint, PDFs, Microsoft Viva etc. – Die Helfer

Nutzen Sie, die in Microsoft 365 vorhandenen Tools wie Forms, um zum Beispiel Quizzes zu erstellen. Mit PowerPoint und PDFs k√∂nnen Sie den Mitarbeitenden Cheatsheets oder Checklisten zu Themen wie „Tasten-Kombinationen in Teams“, „Wann nutze ich den Chat und wann ein Team“ oder „Online Besprechung vorbereiten“ zur Verf√ľgung zu stellen. Diese erg√§nzen √ľbrigens ideal vorhandene Lernvideos und geben so den MitarbeiterInnen zus√§tzliche Informationen mit. Der klassische Newsletter ist zwar nicht sehr beliebt, kann aber in der Kommunikation richtige Wunder bewirken und so die Mitarbeitenden √ľber Neuigkeiten und die vorhandenen Lernmaterialien informieren.

Cheatsheet

Ja, auch Microsoft Viva bietet M√∂glichkeiten rund ums Lernen! Zeigen Sie zum Beispiel Ihren MitarbeiterInnen auf, wie Sie mit Viva Insights Fokuszeiten f√ľr das Lernen einplanen und blocken. M√∂chten Sie, das z.B. F√ľhrungskr√§fte Ihrem Projekt-Team bestimmte Lerninhalte wie zum Beispiel das „Arbeiten mit KANBAN und Planner“ zuweisen k√∂nnen. Dann k√∂nnte Viva Learning interessant f√ľr Sie sein. Mit Viva Learning lassen sich nicht nur eigene Lerninhalte aus einer SharePoint-Bibliothek bereitstellen, sondern auch Inhalte aus LinkedIn Learning integrieren. Dabei schl√§gt Viva Learning gezielt dem Lernenden interessante Lerninhalte vor und Sie k√∂nnen diese in Ihre eigene Playlist mit aufnehmen. Viva Learning ist jedoch mit weiteren Kosten verbunden. Mehr dazu k√∂nnen Sie hier nachlesen.

Power BI – Unser Zollstock

√úber Power BI und den Anwendungsberichten sowie der Produktivit√§tsbewertung aus dem Microsoft 365 bzw. Teams Admin-Center lassen sich die Ergebnisse Ihrer Bem√ľhungen nachverfolgen. Haben Sie zum Beispiel das Thema Kommunikation im Fokus gehabt und dazu die entsprechenden Lernmaterialien bereitgestellt, l√§sst sich an dieser Stelle vielleicht auch erkennen, dass die Nutzung der Teams-Chats gestiegen und die Anzahl an intern verschickten Emails gesunken ist.

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Was denken Sie?

Könnten Lernvideos individuell angepasst auf Ihren Bedarf und integriert in Ihre Microsoft 365 Umgebung, Ihrem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten?

Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Dominik und Thomas

Haben Sie Fragen? Kommen Sie gerne auf meinen Kollegen Dominik Ammann oder mich zu!

Ihr

Thomas Maier

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