Weil Datei-Chaos so gar nicht Modern Work ist: Was Ihr Team über OneDrive wissen muss, um produktiv zu arbeiten!

von Thomas Maier | 20. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Wie verwalten Sie Ihre Daten, damit kein Datei-Chaos entsteht?

In vielen Unternehmen ist es eine alltägliche Herausforderung: Der unorganisierte Umgang mit Dateien führt dazu, dass Ihre Mitarbeitenden täglich viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Dies verursacht nicht nur Stress, sondern mindert auch die Produktivität. Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden im Durchschnitt rund 30 Minuten pro Tag mit der Suche nach Dateien verbringen? Diese Zeit könnte viel sinnvoller in den Arbeitsalltag investiert werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie effektives Datenmanagement das Datei-Chaos beseitigt und Ihre Mitarbeitenden zu einer produktiveren Arbeitsweise befähigt.

Die größten Herausforderungen bei unstrukturiertem Datenmanagement

Ein häufiges Problem, das Sie in Ihrem Unternehmen feststellen, ist der chaotische Umgang mit Dateien. Wenn Ihre Mitarbeitenden jeden Tag viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten verbringen, verlieren sie nicht nur wertvolle Arbeitszeit – im Durchschnitt sind das etwa 30 Minuten täglich –, sondern kämpfen auch mit steigendem Stress. Die ständige Suche führt zu Frustration und beeinträchtigt die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Wichtiges Wissen bleibt unzugänglich, und Entscheidungen verzögern sich.

Diese Ineffizienz durch unzureichendes Datenmanagement hat weitreichende Auswirkungen auf Ihre Produktivität und Ihr Unternehmensergebnis. Wie viel Zeit kostet Sie dieses Problem täglich? Es ist an der Zeit, einen klaren und strukturierten Umgang mit Ihren Dateien zu etablieren!

Unübersichtliche Ablagestruktur: Ohne klare Strukturen wird es schnell unübersichtlich. Dateien sind oft an verschiedenen Orten gespeichert, was die Suche unnötig kompliziert macht.

Rollen und Verantwortlichkeit klären: Eine unzureichende Rollenverteilung kann dazu führen, dass Mitarbeitende auf unnötige Informationen zugreifen. Stellen Sie sicher, dass jeder nur die für seine Aufgabe erforderlichen Zugriffsrechte hat, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Offline-Funktionen: Die Offline-Funktionen in OneDrive werden oft ignoriert. Dabei sind sie wichtig, um ohne Internetverbindung an Dokumenten zu arbeiten. Fördern Sie die Nutzung, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhren.

Warum ein effektives Datenmanagement entscheidend ist!

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, ist es für Unternehmen wichtiger denn je, klare Strukturen und effiziente Prozesse in der Datenverwaltung zu implementieren. Hierbei sollten folgende Punkte besonders beachtet werden:

Mit einer modernen Arbeitsumgebung, die Cloud-basierte Lösungen integriert, schaffen Sie ein zentrales Ablagesystem, das Ihren Mitarbeitenden die einfache Speicherung und das problemlose Teilen von Dokumenten ermöglicht. Diese Flexibilität steigert die Effizienz und Produktivität in Ihrem Team.

Um die Suche nach wichtigen Informationen zu erleichtern, sollten Sie Dateien systematisch kategorisieren und mit geeigneten Schlagworten versehen. So haben Ihre Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf die benötigten Dokumente und sparen wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.

Achten Sie zudem darauf, dass die Zugriffsrechte klar definiert sind. Ihre Mitarbeitenden sollten nur auf die Informationen zugreifen können, die für ihre jeweiligen Aufgaben notwendig sind. Das schützt sensible Daten und sorgt für eine strukturierte Arbeitsweise.

OneDrive fördert die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten und ermöglicht eine nahtlose Kommunikation innerhalb des Teams. Nutzen Sie diese Funktion, um den Austausch von Ideen zu erleichtern und damit schnellere Ergebnisse in Ihrem Team zu erzielen. Durch diese moderne Herangehensweise an die Zusammenarbeit optimieren Sie nicht nur Ihre Effizienz, sondern stärken auch die Teamdynamik.

Umso wichtiger wird es für Unternehmen, klare Strukturen und effiziente Prozesse in der Datenverwaltung zu implementieren. Nur wenn die richtigen Technologien effektiv genutzt werden, können Frustration und Ineffizienz vermieden werden. Ein unzureichendes Schulungsangebot kann hier schnell zum Hemmnis werden und somit die gesamte Arbeitsatmosphäre negativ beeinflussen.

Vom Datenchaos zur Produktivitätsquelle

Die Umfrageergebnisse aus unserem Webinar zeigen ein solides Grundverständnis der Funktionen von OneDrive. Dennoch besteht ein erheblicher Bedarf an gezielten Schulungen, um das Datei-Chaos zu bewältigen.

Umfrage Posting Wie vertraut ist dein Team mit den Funktionen von OneDrive; um Dateien sicher zu teilen

Vertrautheit mit OneDrive

33 % der Teilnehmenden fühlen sich „sehr vertraut“ mit den Funktionen von OneDrive, während 43 % sich als „etwas vertraut“ einstufen. Das bedeutet, dass die Mehrheit der Teilnehmenden einige Kenntnisse über die Plattform haben. Auf der anderen Seite gaben 24 % an, „kaum vertraut“ zu sein – hier besteht ein Bedarf an gezielter Unterstützung, um das volle Potenzial von OneDrive ausschöpfen zu können.

Offline-Zugriff auf Dateien in OneDrive

Die Umfrage ergab, dass 15 % den Offline-Zugriff als „sehr wichtig“ und 35 % als „wichtig“ erachten. 45 % der Teilnehmer nutzen diese Funktion eher weniger, während 5 % sie als „überhaupt nicht wichtig“ einstufen. Diese Zahlen deuten darauf hin, dass der Offline-Zugriff für viele Teams keine Priorität hat.

Umfrage Posting Wie wichtig ist für dich und dein Team die Möglichkeit, mit OneDrive auf Dateien jederzeit offline zuzugreifen

Strategien zur optimalen Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden

Nie war es einfacher Dateien mit der Außenwelt zu teilen. Gewollt oder ungewollt!

Die 365 Akademie hat sich darauf spezialisiert, Lösungen zu entwickeln, die die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit Microsoft 365, nachhaltig steigern.

Wir bieten maßgeschneiderte Lerninhalte mit über 1.000 detaillierten Erklärvideos zu Microsoft 365, insbesondere OneDrive. Ihre Teams finden blitzschnell Antworten auf ihre Fragen – von grundlegenden Funktionen bis hin zu komplexen Anwendungen.

Dank unserer monatlichen Aktualisierungen sind Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand und integrieren Neuerungen direkt in ihren Arbeitsalltag. Dies führt zu kontinuierlicher Verbesserung der Kompetenzen, erhöhter Agilität und Wettbewerbsfähigkeit. Sie reduzieren Einarbeitungszeiten und steigern die Produktivität – alles, was Ihre Organisation für den digitalen Wandel braucht.

Beispiel für eine Monatskampagne „OneDrive for Business“

Unsere Lerninhalte sind auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten, sodass unterschiedliche Wissensstände und Herausforderungen berücksichtigt werden. Dies verbessert die Lernerfahrung und fördert die effektive Anwendung des Gelernten in der Praxis.

Ihre IT-Abteilung spart wertvolle Zeit, da der aufwendige Prozess der internen Schulungsplanung entfällt. So können Sie Ressourcen gezielt für wichtigere Aufgaben nutzen und gleichzeitig die Qualität der Weiterbildung sichern.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Die Aufzeichnung liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community, zusammen mit vielen weiteren Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen.

Um das volle Potenzial von OneDrive und Microsoft 365 optimal zu nutzen, ist eine kontinuierliche Schulung Ihrer Mitarbeitenden entscheidend. Deshalb bieten wir maßgeschneiderte Lernkampagnen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt sind. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unsere Lerninhalte Ihre Mitarbeitenden für den modernen Arbeitsplatz befähigen können?

Als Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community haben Sie exklusiven Zugang zu unserer Demoumgebung. Entdecken Sie, wie wir Sie dabei unterstützen können, die Effizienz in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu steigern.

Zudem finden dort regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365 statt, sowie ein monatlicher Talk und Experten Round Tables.

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Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Microsoft 365 statt Drittanbietertools: So überzeugen Sie Ihre AnwenderInnen in 5 einfachen Schritten!

von Thomas Maier | 14. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre Mitarbeitenden auf Drittanbietertools zurückgreifen – obwohl die volle Microsoft 365-Palette verfügbar ist. Häufig ist nicht bekannt, dass sich dieselben Aufgaben mit M365 genauso gut oder sogar effektiver lösen lassen – und das direkt in der vertrauten M365-Arbeitsumgebung.

Doch warum greifen Teams auf externe Tools zurück und wie können Sie sie davon überzeugen, die Microsoft-Apps zu nutzen? In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen fünf konkrete Schritte, um Ihre AnwenderInnen zu motivieren und die Vorteile von Microsoft 365 zu verdeutlichen. Erfahren Sie, warum es sich lohnt, etablierte Arbeitsweisen zu überdenken und wie Sie dadurch die Effizienz Ihrer Teams steigern und die Sicherheit Ihrer Daten verbessern.

Sind Drittanbietertools ein Risiko für Ihr Unternehmen?

Laut aktuellen Statistiken verwenden rund 50 Prozent der Mitarbeiter in Unternehmen Drittanbietertools, häufig ohne das Wissen oder die Zustimmung der IT-Abteilung. Trotz der umfassenden Funktionen von Microsoft 365 greifen viele dennoch auf externe Lösungen zurück, was Risiken birgt:

Ineffiziente Arbeitsprozesse: Der Einsatz von Drittanbietertools kann zu fragmentierten Abläufen führen, da diese oft nicht nahtlos in die bestehenden Systeme integriert sind.
Erhöhte Sicherheitsrisiken: Daten in nicht geschützten Tools sind anfälliger für Cyberangriffe und unbefugten Zugriff.
Datenschutzprobleme: Werden Daten außerhalb der Unternehmenssysteme verwaltet, ist der Datenschutz gefährdet.

Um diese Herausforderungen anzugehen, lohnt es sich, den Fokus auf die Vorteile von Microsoft 365 zu legen und Ihre Teams zu motivieren, auf integrierte Lösungen zu setzen.

Mit diesen 5 Schritten zur effektiven Nutzung von Microsoft 365

In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden verfolgen wir einen strukturierten Ansatz, der in mehrere Stufen unterteilt ist.

Schritt 1: Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Zunächst informieren wir die Mitarbeitenden über die Risiken von Drittanbietertools. Zu den häufigsten Problemen gehören:

Datenverlust: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, besteht die Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen.
Fehlende Backups: Oftmals gibt es keinen klaren Backup-Plan für externe Tools, was zu einem hohen Risiko führt.
Unklare Sicherheitsrichtlinien: Häufig werden private Verträge verwendet, die nicht ausreichend geschützt sind und vielleicht sogar Daten in andere Länder speichern.
Gesetzesverstöße: Kritische Informationen, die das Unternehmen oder sogar das Land verlassen, können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Lizenzverstöße: Die Nutzung von Werkzeugen, die nur für den privaten Gebrauch gedacht sind, kann zu weiteren Problemen führen.

Grafik Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Darüber hinaus klären wir die Mitarbeitenden über die geteilte Verantwortung auf: Jeder, der externe Tools nutzt, trägt zur Sicherheitslage des Unternehmens bei. Diese Aufklärung schafft ein Bewusstsein für die Problematik.

Schritt 2: Nutzungserfassung

Identifizieren Sie, welche Drittanbietertools im Einsatz sind. Häufig zeigt sich, dass Ihre Mitarbeitenden auf Alternativen ausweichen, weil sie nach produktiveren Lösungen suchen. Dieses Bedürfnis können Sie durch die passende Microsoft 365-Anwendung abdecken.

Schritt 3: Gezielte Maßnahmen

Auf Grundlage der gesammelten Erkenntnisse entwickeln wir gezielte Maßnahmen. Ein Beispiel: Wenn Dropbox häufig genutzt wird, starten wir eine Kampagne, die die Vorteile von OneDrive for Business und SharePoint hervorhebt. Wir verzichten auf den erhobenen Zeigefinger und bieten stattdessen hilfreiche Inhalte an. So zeigen wir den Mitarbeitenden aktiv, wie sie ihre Dateien von Dropbox zu Microsoft 365 migrieren können, und verdeutlichen die Vorteile der integrierten Lösungen.

Schritt 4: Vorteilsdarstellung

Kommunizieren Sie die Vorteile von Microsoft 365 klar und praxisnah. Erklären Sie, wie Tools wie Teams und SharePoint die Zusammenarbeit fördern, und heben Sie hervor, dass der Copilot zum Beispiel nur auf Informationen zugreifen kann, die innerhalb von Microsoft 365 verfügbar sind.

Schritt 5: Nachverfolgung und Feinjustierung

Überprüfen Sie, ob sich das Nutzungsverhalten Ihrer Teams ändert, und analysieren Sie interne Hürden, die die Nutzung von Microsoft 365 einschränken könnten. So können Sie gezielt Anpassungen vornehmen und die User-Experience verbessern.

Grafik: Mit 5 Schritten zur Nutzung der Microsoft 365 Apps

Microsoft 365 praxisnah und nachhaltig einführen & Ihre Mitarbeitenden zum modernen Arbeitsplatz befähigen

Die 365 Akademie hilft Ihnen als Modern Work Manager, Microsoft 365 im Unternehmen gezielt und nachhaltig einzuführen. Mit passgenauen Lösungen, die Ihren Teams wirklich helfen und greifbaren Mehrwert schaffen.

Ihre Mitarbeitenden lernen in den unterschiedlichen Lernformaten (Themen-Kampagnen, Lernvideos, Cheatsheets, usw.) und Live-Sessions genau die Funktionen von Microsoft 365 kennen, die sie in ihrem Arbeitsalltag auch wirklich benötigen. Das ist nicht nur praxisnah, sondern fördert auch die Eigenständigkeit und Effizienz Ihrer Teams. Mit unseren maßgeschneiderten Lerninhalten holen wir Ihre Mitarbeitenden genau dort ab, wo sie stehen, und bieten ihnen das Wissen, das ihnen im Alltag wirklich hilft. So steigern wir nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datensicherheit im Unternehmen.

Gezielte Bedarfsanalysen zeigen Ihnen klar und verständlich, wo die Anforderungen und Herausforderungen in Ihrem Unternehmen liegen. Auf dieser Grundlage schaffen wir eine Kommunikation, die Ihren Teams aufzeigt, wie Microsoft 365 Risiken von Drittanbietertools minimiert und sicherer eingesetzt wird.

Briefing anfordern

Wir haben zu diesem Thema bereits ein umfassendes Briefing erstellt. Wenn du es gerne durchlesen möchtest, kannst du es exklusiv als Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community (kostenlose Community in Teams) anfordern. Hier geht’s zum Beitritt:

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Wie AUNDE Group Microsoft 365 erfolgreich in die Nutzung bringen – 25.000 Nutzer durch Weiterbildung & Change begleiten

von Selina Bailer | 7. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💡 Experteninterviews, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Die Einführung von Microsoft 365 stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen – besonders, wenn Tausende von Mitarbeitenden an global verteilten Standorten die neuen Tools effizient nutzen sollen.

Unser Kunde, die AUNDE Group mit den Marken AUNDE, ISRINGHAUSEN, FEHRER und REINERT ist ein weltweit führender Hersteller von Fahrzeugsitzen und Innenraumausstattungen mit einem umfassenden Portfolio, das vom Garn bis hin zum automobilen Interieur-Erlebnis reicht. Die AUNDE Group hat diesen Schritt gewagt und dabei die 365 Akademie als Partner an Bord geholt. Eine Schlüsselperson in diesem Projekt war Oliver Große Büning, der als Modern Workplace Manager bei der AUNDE Group die Einführung von Microsoft 365 geleitet und zusammen mit seinem Fachteam durchgeführt hat.

Digitaler Wandel: Die IT als Dienstleister

Seit September 2021 ist Oliver Große Büning als Modern Workplace Manager bei der AUNDE Group tätig. Gemeinsam mit seinem Team verantwortet er die digitale Transformation des Unternehmens und setzt sich dafür ein, Microsoft 365 nicht nur technisch zu implementieren, sondern integrativ in die Unternehmenskultur einzuführen.

„Die IT muss sich von der reinen Bereitstellung hin zu einem echten Dienstleister für die Mitarbeitenden entwickeln.“

Diese Philosophie führte er erfolgreich in das Projekt ein, das in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit der 365 Akademie durchgeführt wurde.

Microsoft 365 in einem globalen Unternehmen implementieren – Effektive Mitarbeiterschulung mit der 365 Akademie

Für ein Unternehmen wie die AUNDE Group, das über 25.000 Mitarbeitende an 116 Standorten weltweit beschäftigt, ist die Einführung eines neuen Systems wie Microsoft 365 eine Mammutaufgabe. Neben der Technologie stand vor allem die Frage im Raum: Wie können die Mitarbeitenden so geschult werden, dass sie die neuen Tools nicht nur verstehen, sondern auch im Alltag anwenden?

Die IT-Abteilung alleine konnte diese Aufgabe nicht stemmen, daher entschied sich AUNDE für die Zusammenarbeit mit der 365 Akademie – mit einem klaren Ziel: die IT von einem reinen Techniklieferanten zu einem echten Dienstleister und Lösungsanbieter für das Unternehmen zu machen.

New Way of Work: Lernen effizient & leicht gemacht

Gemeinsam mit der 365 Akademie entwickelte AUNDE die “New Way of Work Academy”, eine speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnittene Lernplattform. Diese Plattform bot allen Mitarbeitenden Zugang zu individualisierten Trainingsinhalten, die ihnen die nötigen Fähigkeiten vermittelten, um die zahlreichen Microsoft 365-Tools in ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse bei diesem Projekt war, dass Lernen Spaß machen und leicht zugänglich sein muss. Durch kurze, praxisorientierte Videoinhalte und klare Lernpfade konnten die Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten gezielt aufbauen – wann immer sie es brauchten.

Der Rollout: Kreativität und Engagement durch Gamification

Doch eine neue Lernplattform allein reicht nicht aus. AUNDE setzte gemeinsam mit der 365 Akademie auf eine kreative Rollout-Strategie, die das Interesse der Mitarbeitenden weckte und das Engagement von Beginn an förderte.

Eine Roadshow mit Live-Demos an den größten Standorten in Deutschland, Gamification-Elemente wie Gewinnspiele und ein interaktives Maskottchen sorgten dafür, dass die Einführung von Microsoft 365 zu einem spannenden Ereignis wurde. Diese Maßnahmen steigerten die Neugier der Mitarbeitenden und führten zu einer schnellen Adoption der neuen Tools.

Langfristiger Erfolg durch Evergreen Learning

Ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg der AUNDE Group war das Konzept des Evergreen Learning. In der dynamischen Microsoft 365-Welt, in der ständig neue Funktionen hinzukommen, war es entscheidend, dass die Lernplattform kontinuierlich aktualisiert wurde. Durch regelmäßige Updates und monatliche Live-Sessions mit der 365 Akademie stellte AUNDE sicher, dass die Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand blieben und die Tools effizient nutzen konnten.

Vom Support zur Lösung: IT neu gedacht

Eine zentrale Erkenntnis des Projekts war, dass sich die und das Verständnis, der IT-Abteilung, innerhalb des Unternehmens verändern muss. Oliver Große Büning, Modern Workplace Manager bei AUNDE, beschreibt diesen Wandel treffend: „Die IT muss sich weg von der reinen Bereitstellung und Verwaltung hin zu einem echten Dienstleister und Lösungsanbieter für die Mitarbeitenden entwickeln.“

Dank der kontinuierlichen Unterstützung durch die 365 Akademie konnte die IT-Abteilung von AUNDE diesen Wandel erfolgreich vollziehen und wurde zum zentralen Partner für die Mitarbeitenden bei der Nutzung von Microsoft 365.

So gelingt der Microsoft 365 Rollout: Erfolgsgeheimnisse der AUNDE Group enthüllt

Die Einführung von Microsoft 365 war für unseren Kunden AUNDE Group ein voller Erfolg. Die maßgeschneiderte Lernplattform, die kreative Rollout-Strategie und das Konzept des Evergreen Learnings sind entscheidende Erfolgsfaktoren, von denen auch andere Unternehmen profitieren können.

Neugierig geworden?

Im September 2024 haben unser Inhaber und Microsoft MVP Thomas Maier sowie Oliver Große Büning von der AUNDE Group auf dem M365 Summit spannende Einblicke in die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 bei AUNDE gegeben. Der Vortrag zeigt, wie durch gezielte Maßnahmen und eine starke Zusammenarbeit die Modern-Workplace-Transformation gelungen ist.

Für alle, die sich die Session in voller Länge anschauen möchten, steht die Aufzeichnung zur Verfügung:

Die gesamte Success Story, inklusive der „6 goldenen Regeln“ zur erfolgreichen Einführung und Nutzung von Microsoft 365, sowie die Präsentationsunterlagen des Vortrags sind exklusiv in unserer Modern Work 365 Manager Community verfügbar. Hier erhalten Sie alle Details zur Zusammenarbeit sowie Best Practices und wertvolle Learnings, die Ihnen helfen, diese Regeln auch in Ihrer eigenen Strategie anzuwenden.

Sind Sie bereits Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community? Dann finden Sie alle Dateien hier:

ROAST IT: Diese Aufreger treiben Modern Work ManagerInnen in den Wahnsinn

von Thomas Maier | 6. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem letzten Webinar „Roast IT: Diese Aufreger treiben Modern Work ManagerInnen in den Wahnsinn“ hatten Sie die Möglichkeit, offen über die größten Pain Points bei der täglichen Nutzung von Microsoft 365 zu sprechen. Die rege Diskussion zeigte klar, dass technische Hürden und Unklarheiten in der Handhabung oft zu Frust und Produktivitätsverlust führen. Diese Erkenntnisse sind ein wichtiger Schritt, um effektive Lösungen zu entwickeln und die Zusammenarbeit in Ihren Teams und mit Ihren Mitarbeitenden zu stärken.

Frustfaktoren im Arbeitsalltag: Wo liegen die größten Herausforderungen?

Microsoft 365 soll die Zusammenarbeit erleichtern – doch oft wird das Potenzial durch technische und organisatorische Hürden ausgebremst. Wir werfen einen Blick auf die häufigsten Probleme, die Sie als Modern Work ManagerInnen möglicherweise kennen und wie Sie diese gezielt angehen können.

Unklare Nutzerführung in Microsoft Teams:

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen, doch die komplexe Benutzeroberfläche kann schnell unübersichtlich wirken. Der Wechsel zwischen Chats, Meetings und Dokumenten kostet Zeit und sorgt bei Ihren Mitarbeitenden für Verwirrung. Dies kann wichtige Informationen im Arbeitsalltag ins Abseits drängen. Klare und intuitive Lernressourcen sind hier entscheidend, um den Umgang mit Teams effizient zu gestalten. Videos, kurze Leitfäden oder gezielte Trainings helfen Ihren Mitarbeitenden, sich sicher und produktiv im Tool zu bewegen.

Technische Störungen und Bugs:

Ob Headset-Probleme oder ständige Verbindungsabbrüche in Meetings – solche Störungen sind nicht nur ärgerlich, sie mindern auch die Qualität der Zusammenarbeit. Ihre Mitarbeitenden verlieren wertvolle Zeit und die Energie für strategische Aufgaben. Eine verlässliche technische Grundausstattung und regelmäßige Schulungen zur optimalen Nutzung dieser Tools sind ein wichtiger Baustein, um solche Frustmomente zu minimieren.

Mangelnde Akzeptanz neuer Technologien:

Frustrationen im Arbeitsalltag lassen oft das Vertrauen in neue Tools schwinden. Wer ständig auf Probleme stößt, fühlt sich möglicherweise dazu verleitet, lieber auf bekannte Arbeitsweisen zurückzugreifen, was die digitale Transformation bremst. Unterstützen Sie Ihre Teams und Ihre Mitarbeitenden durch gezielte Trainings und transparente Kommunikationsmaßnahmen – damit das Vertrauen in neue Technologien wieder wächst und sich die Mitarbeitenden für Innovationen öffnen.

Psychologischer Druck durch Unsicherheiten:

Ständige technische Hürden können Ihre Mitarbeitenden demotivieren und das Gefühl erzeugen, mit der digitalen Transformation nicht Schritt halten zu können. Dies führt dazu, dass manche lieber an alten Arbeitsweisen festhalten. Eine förderliche Lernumgebung kann hier Abhilfe schaffen. Indem Sie auf die Ängste und Bedenken Ihrer Mitarbeitenden eingehen und deren Handhabungskompetenz aktiv fördern, bauen Sie das nötige Vertrauen in neue Prozesse auf.

Es ist wichtig, diese Herausforderungen zu identifizieren, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen, die die Nutzung neuer Technologien verbessern und die Teamzusammenarbeit .

Um die Akzeptanz neuer Technologien zu fördern und die Zusammenarbeit im Team zu stärken, ist ein tiefes Verständnis der spezifischen Herausforderungen unerlässlich. Unsere Lerninhalte unterstützen Sie genau dabei. Haben Sie Interesse, mehr darüber zu erfahren?

Möchten Sie mehr über unsere Lerninhalte erfahren?

Welche Tools sorgen für den meisten Frust?

Unsere Umfrage hat bestätigt, dass sich Frustrationen auf einige zentrale Anwendungen fokussieren:

Outlook: Spitzenreiter im Frust – Ranking: 36,4 % der Befragten berichten von Schwierigkeiten mit der Benutzeroberfläche und Synchronisation.
Viva und Loop: Kritische Rückmeldungen – Mit je 18,2 % der Stimmen stehen diese Tools in der Kritik, vor allem aufgrund mangelnder Benutzerfreundlichkeit.
Teams und SharePoint: Kleinere Herausforderungen – Lediglich 9,1 % nannten Teams und SharePoint als problematisch, aber eine kontinuierliche Optimierung der Nutzererfahrung ist auch hier wichtig.

Die Umfrage verdeutlicht drei zentrale Anliegen: Usability, Integration und Anpassbarkeit. Eine intuitive Bedienbarkeit, nahtlose App-Integration und flexible Anpassungsmöglichkeiten können die Arbeitsabläufe deutlich verbessern und die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitenden stärken.

Digitalisierung leicht gemacht: Effizientere Prozesse mit den maßgeschneiderten Lösungen

Um den Herausforderungen, die viele Modern Work ManagerInnen und ihre Teams erleben, proaktiv zu begegnen, bietet die 365 Akademie Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Erklärvideos zur Soforthilfe: Über 1.000 Videos stehen für häufige Fragen bereit und ermöglichen eine schnelle Einarbeitung. So wird unnötiger Frust vermieden und die Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365 bei Ihren Mitarbeitenden gesteigert.

Individuell angepasste Themenkampagnen: Maßgeschneiderte Lerninhalte helfen, spezifische Herausforderungen zu adressieren und fördern das Engagement und die Motivation im Team.

Aktuelle Schulungsinhalte und Live-Webinare: Ihre Teams bleiben up-to-date und profitieren von einer kontinuierlichen Weiterbildung, was die Nutzerzufriedenheit erhöht und technischen Problemen vorbeugt.

Monatliche Strategiegespräche: Ein persönlicher Ansprechpartner hilft dabei, maßgeschneiderte Lösungen für die spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens zu entwickeln und die Teamzusammenarbeit zu fördern.

User-Feedback in die Weiterentwicklung integrieren: Durch die aktive Berücksichtigung der Rückmeldungen Ihrer Mitarbeitenden werden die Inhalte der 365 Akademie kontinuierlich weiterentwickelt und an deren Bedürfnisse angepasst.

Werden Sie Teil der Modern Work 365 Manager Community!

Nutzen Sie die Chance, sich in unserer Modern Work 365 – Manager Community mit anderen ExpertInnen auszutauschen. Dort finden Sie kostenfreie Learning-Unterlagen, Adoption-Material und exklusive Webinar-Aufzeichnungen. Zudem erwarten Sie monatliche Adoption Talks und Round Tables. Melden Sie sich jetzt an und profitieren Sie von einem umfassenden Netzwerk und wertvollen Inhalten, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag weiterbringen!

zur Anmeldung Modern Work Manager-Community

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Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Kostenlose Lerninhalte schaffen mehr Probleme als sie lösen – Top 10 Herausforderungen bei der Nutzung

von Thomas Maier | 28. Oktober 2024 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

In der heutigen digitalen Arbeitswelt haben die Mitarbeitenden im Unternehmen oftmals Zugang zu zahlreichen M365-Lernressourcen – viele davon sind kostenfrei verfügbar. Viele Unternehmen und auch Kunden von uns haben sich genau deshalb auch die Frage gestellt.

Warum sollten wir Geld in Learning Content investieren, wenn es doch alles kostenlos gibt?

Doch ist diese Option wirklich die beste Wahl für Ihr Unternehmen?

In diesem Beitrag werfen wir einen genauen Blick auf die Herausforderungen, die mit der Nutzung dieser Ressourcen einhergehen und zeigen auf, warum qualitativ hochwertige und maßgeschneiderte Inhalte entscheidend sind, um die Nutzung von Microsoft 365 in Ihrem Team zu optimieren. Oft fehlt bei den kostenlosen Lernressourcen fehlt der Praxisbezug und der rote Faden, um die Tools wirklich effizient im Arbeitsalltag zu integrieren. Und das kostet am Ende mehr Zeit und Energie – nicht nur für Ihre Mitarbeitenden, sondern auch für Sie und Ihr Unternehmen!

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Die Herausforderungen mit kostenlosen Lernvideos

Auch wenn das Internet eine Fülle an kostenlosen Lerninhalten bietet, zeigt sich in vielen Unternehmen: Mitarbeitende nutzen Microsoft 365 oft nicht effektiv. Der bloße Zugang zu Informationen reicht nicht aus. Häufig sind die Inhalte nicht auf die spezifischen Bedürfnisse und den Arbeitsalltag abgestimmt. Das führt zu Frustration, da veraltete oder irrelevante Informationen die Mitarbeitenden nicht weiterbringen.

Wenn Technologien nicht optimal eingesetzt werden, leidet die Produktivität – und das wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus. Ein durchdachtes, auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmtes Lernkonzept ist entscheidend, um Microsoft 365 erfolgreich zu nutzen.

Haben Sie sich auch schon gefragt, warum kostenlose M365-Lerninhalte möglicherweise nicht die beste Wahl für Ihr Unternehmen sind? Auch wenn sie auf den ersten Blick verlockend wirken, gibt es einige entscheidende Nachteile.

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Nicht Use-Case-basiert

Die Inhalte passen oft nicht zu den spezifischen Anforderungen Ihrer AnwenderInnen.



Veraltete Inhalte

Alte Videos bleiben online, obwohl sie nicht mehr aktuell sind, was zu falschen Annahmen führt.

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Unpersönliche Inhalte

Keine Anpassungsmöglichkeiten – viele Videos nutzen generische Computer- oder KI-Stimmen.



Keine Verfügbarkeit nach Bedarf

Die Ersteller veröffentlichen Inhalte, wann es ihnen passt und nicht, wenn Sie die Inhalte benötigen.



Mangelnde Integration

Die Inhalte passen nicht in die Unternehmensumgebung und lassen sich nicht nahtlos einbinden.



Kein „Moment of Need“

Ihre Mitarbeitenden können die Lerninhalte oft nicht im Moment of Need abrufen, geanau dann wenn sie sie brauchen.

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Relevanz fehlt

Die Videos bieten oft nicht die Lösung, nach denen Ihre AnwenderInnen suchen.

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Marketingfokus

Viele Inhalte dienen dem Clickbait und liefern keine echten Erfahrungswerte oder Expertenwissen.



Keine Kontrolle

Sie haben keine Kontrolle über die Inhalte und deren Aktualität.



Klickorientierter Aufbau

Der Fokus liegt auf maximalen Klicks statt auf guter Erklärung mit wirklichem Mehrwert.

„Hauptsache die Information ist da“ – Das sehen wir anders!

Maßgeschneiderte Lerninhalte, die exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihre Mitarbeitenden zugeschnitten sind, bieten klare Vorteile gegenüber dem Versuch, eine eigene Lernplattform aufzubauen. Viele Unternehmen stellen oft nach ersten eigenen Versuchen fest, dass es deutlich schneller, einfacher und effektiver ist, auf die Expertise von Learning-Experten zurückzugreifen. Die Unterstützung durch erfahrene Experten spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Mitarbeitenden direkt die Inhalte erhalten, die sie brauchen – strukturiert, praxisnah und ohne Verwirrung durch mehrere Anläufe. So wird der Lernprozess effizienter und Ihre Mitarbeitenden werden schneller produktiver mit Microsoft 365 im Arbeitsalltag.

Update, upskill, repeat – so geht zeitgemäßes Lernen! Individualität: Inhalte, die auf die spezifischen Rollen und Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Integration: Nahtlos in Ihre Microsoft 365-Umgebung integriert, sodass Ihre Teams schnell auf relevante Informationen zugreifen können, ohne lange suchen zu müssen.

Aktualität: Monatliche Updates, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden immer die neusten Funktionen und Best Practices lernen.

Mehr Infos zu unseren maßgeschneiderten Lerninhalten finden Sie hier:

Sie wollen, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur die M365-Basics der Tools kennen, sondern sie wirklich effizient im Arbeitsalltag nutzen? Dann lass uns gemeinsam eine maßgeschneiderte Lernstrategie entwickeln, die direkt in den Arbeitsalltag Ihrer Nutzenden passt!

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin – ich freue mich auf das Gespräch und darauf, mit Ihnen zusammen einen echten Unterschied im Arbeitsalltag Ihres Teams zu machen!

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Next Level Evergreen Management – Das 365 Akademie Update für Modern Work ManagerInnen

von Thomas Maier | 23. Oktober 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Innovativ und Inspirierend: Wie wir Ihr Unternehmen mit Evergreen Learning transformieren

Mit unserem Evergreen-Ansatz unterstützen wir Unternehmen dabei, Microsoft 365 effizient einzuführen und nachhaltig produktiv zu nutzen. Unser Fokus liegt darauf, Ihre Mitarbeitenden kontinuierlich mit maßgeschneiderten Lerninhalten und regelmäßigen Updates zu versorgen, damit sie die Tools optimal einsetzen können. In einem aktuellen Webinar „Next Level Evergreen Management“ haben wir unsere Fortschritte und künftigen Entwicklungen im Evergreen Management präsentiert. Die Rückmeldungen der Teilnehmenden verdeutlichen, wie entscheidend individuelle Lernansätze und kontinuierliche Weiterbildung für Unternehmen sind. Hier fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse und Pläne zusammen.

Rückblick: Was haben wir bisher gemacht?

Seit Einführung unseres Learning-as-a-Service-Ansatzes haben wir gezeigt, wie wichtig kontinuierliche Anpassung und Unterstützung für den effizienten Einsatz von Microsoft 365 im Unternehmenskontext sind. Unsere Lernstrategie zielt darauf ab, Ihre Mitarbeitenden nicht nur punktuell zu unterstützen, sondern sie durch regelmäßige, stets aktuelle und maßgeschneiderte Lerninhalte für den modernen Arbeitsplatz zu befähigen.

Erfolgreiche Einführung: Unsere Kunden konnten Microsoft 365 nahtlos integrieren und direkt im Arbeitsalltag nutzen, was die Produktivität ihrer Mitarbeitenden von Anfang an gefördert hat.

Maßgeschneiderte Lerninhalte: Durch regelmäßig aktualisierte Inhalte stellen wir sicher, dass die Mitarbeitenden immer die neuesten Funktionen und Updates effizient nutzen können.

Produktivitätssteigerung: Mit gezielten, abwechslungsreichen Lernformaten und einem klaren Fokus auf Anwendbarkeit im Arbeitsalltag konnten unsere Kunden die Produktivität ihrer Teams nachhaltig steigern.

Aktuelles: Was machen wir derzeit?

Der Fokus unserer Arbeit liegt auf der Weiterentwicklung unseres Learning-as-a-Service-Ansatzes, um Modern Work ManagerInnen und deren Teams bestmöglich zu unterstützen.

Maßgeschneiderte Lernstrategien: Mit der persönlichen Begleitung unserer Evergreen-Consultants stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeitenden genau das lernen, was sie brauchen, um spezifische Herausforderungen effizient zu meistern.

Monatliche Aktualisierungen: Ihre Teams bleiben wettbewerbsfähig, da sie die neuesten Funktionen in Teams, SharePoint und OneDrive sofort in ihrem Arbeitsalltag anwenden können.

Nahtlose Integration: Unsere Schulungsinhalte sind direkt in Microsoft 365 eingebettet, was die Effizienz und Zusammenarbeit im Team erheblich verbessert.

Feedback unserer Webinarteilnehmenden

Die Rückmeldungen aus unserem Webinar zeigen ein starkes Interesse an maßgeschneiderten Lernansätzen. Besonders gewünscht sind flexible, individuelle Lerninhalte, die auf Ihre spezifischen Herausforderungen und Ziele abgestimmt sind.

Umfrage Posting Was erwartest du von einem ideales Leraning as a Service Angebot

Hier die wesentlichen Erkenntnisse, die für Ihre Rolle als Modern Work ManagerIn entscheidend sind:

Viele Teilnehmende wünschen sich kontinuierliche, leicht zugängliche Lerninhalte, um den steigenden Anforderungen im Arbeitsumfeld gerecht zu werden und so ihre Leistungsfähigkeit zu sichern.

Flexibilität und Aktualität wurden als zentral für erfolgreiche Lernkonzepte angesehen, was Ihre Agilität in einem sich schnell verändernden Technologiemarkt erhöht.

Zukunftsausblick: Geplante Entwicklungen und Projekte

Im Webinar haben wir über zukünftige Entwicklungen gesprochen, die unsere Learning-as-a-Service-Lösungen weiter verbessern und die Microsoft 365-Adoption in Ihrem Unternehmen erfolgreicher gestalten werden:

Interaktive Live-Sessions: In Zukunft erweitern wir unser Angebot an Live-Sessions, in denen wir neue Funktionen präsentieren und direkt auf Ihre Fragen eingehen. Dadurch können die Teilnehmenden Neuerungen sofort in ihre Arbeitsabläufe integrieren. Dieses Format hat bei unseren Kunden in den letzten Monaten hervorragendes Feedback erhalten und wird oft nachgefragt.

Mehrsprachige Inhalte: Unser Angebot wird um Untertitel und Audiospuren in weiteren Sprachen erweitert, um internationalen Teams besseren Zugang zu den Lerninhalten zu bieten und somit die Zusammenarbeit zu fördern.

Neue Lernformate: Innovative Ansätze wie Gamification und Escape Games gestalten den Lernprozess unterhaltsam und nachhaltiger, was langfristig die Lernmotivation erhöht.

Erweiterte Lernplattform: Eine stärker in Microsoft 365 integrierte Lernplattform ermöglicht es Ihren Teams, jederzeit auf relevante Schulungsinhalte zuzugreifen. Dies fördert die Selbstorganisation und den Wissenstransfer.

Grafik Was erwartest du von einem idealen Learning as a Service Angebbot

Wie profitieren Modern Work ManagerInnen?

Unser Learning-Service gibt Ihnen praxisnahe Lösungen an die Hand, um die Nutzung von Microsoft 365 in Ihren Teams kontinuierlich zu optimieren. Unsere Strategie konzentriert sich darauf, Teams fortlaufend für den modern Workplace zu befähigen, ohne den Arbeitsfluss zu stören:

Zeit- und Ressourcenersparnis: Sie erhalten alle relevanten Informationen und Schulungen direkt von uns, was bedeutet, dass Sie wertvolle Zeit gewinnen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Agilität und Flexibilität: Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Evergreen-Consultants meistern Sie neue Herausforderungen und Updates in Microsoft 365 schnell, was Ihre Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen verbessert.

Kompetenzaufbau Ihrer Mitarbeitenden: Regelmäßige Schulungen halten Ihre Teams stets auf dem neuesten Stand, steigern nicht nur deren Fähigkeiten, sondern fördern auch ihre Motivation und Zufriedenheit.

Möchten Sie mehr über unsere Lerninhalte erfahren?

Fazit: Lieber einen Schritt voraus…

Durch unseren Learning-as-a-Service gewährleisten Sie, dass Ihre M365-User immer auf dem neuesten Stand bleiben und effizient arbeiten. Regelmäßige Updates, persönliche Unterstützung und die nahtlose Integration in Microsoft 365 helfen Ihnen, kontinuierlich Zeit und Ressourcen zu sparen, während Sie gleichzeitig die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern.

Zugang zur Webinar-Aufzeichnung und den Präsentationsfolien

Die Aufzeichnung des Webinars „Next Level Evergreen Management – das 365 Akademie Update für Modern Work ManagerInnen“ ist exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community verfügbar. Hier erwarten Sie zusätzlich zahlreiche weitere Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen. Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier direkt den Zugang zur Aufzeichnung und der Präsentation!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Die Aufzeichnung des Webinars sowie die Präsentationsfolien sind exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community verfügbar. Hier erhalten Sie auch Zugang zu weiteren Webinar-Aufzeichnungen und Lernmaterialien. Registrieren Sie sich jetzt und profitieren Sie von umfassenden Lernressourcen, Adoption-Materialien und regelmäßigen Experten-Talks und Round Tables!

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Mehr Informationen zu M365-Learning-as-a-Service? Vom zentral gesteuerten Lernen zum selbstorganisierten und kollaborativen Lernen mit unserem Learning-as-a-Service mit individueller Lernbegleitung, Evergreen-Begleitung und dem Adoption- und Change Management der 365 Akademie! Möchten Sie mehr über unseren Learning-as-a-Service erfahren? Buchen Sie Ihren Termin mit den M365-Learning-Spezialisten!

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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