Unternehmen, die sich für die Nutzung von Microsoft 365 entscheiden, stoßen auf eine Reihe von Herausforderungen, die sich negativ auf ihre Produktivität und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden auswirken.

Das Verständnis dieser Probleme ist wichtig, um wirklich wirksame Lösungen zu finden, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Die Top 5 Gründe für sinkende Produktivität mit Microsoft 365

Unternehmen, die sich für die Nutzung von Microsoft 365 entscheiden, begeben sich auf eine Reise voller Möglichkeiten – aber auch voller Herausforderungen. Befindest du dich auf dieser Reise? Dann könnten auch diese Herausforderungen bei dir auftreten, welche sich negativ auf deine Produktivität und die Arbeitszufriedenheit deiner Mitarbeitenden auswirken. Daher ist es entscheidend, dass du die Probleme verstehst, um wirksam und speziell auf die Bedarfe in deinem Unternehmen zugeschnittene Lösungen finden.

Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung mit Kunden haben wir hier die fünf Hauptprobleme identifiziert, denen die meisten Unternehmen gegenüberstehen, wenn sie entweder Microsoft 365 nutzen oder sich in der Implementierungsphase befinden:

1. Komplexität und Funktionswegfall:

Die fortlaufende Einführung neuer Apps, Updates und Änderungen in Microsoft 365 erhöht die Komplexität und kann bei den Mitarbeitenden Verwirrung und Frustration auslösen. Insbesondere der plötzliche Wegfall vertrauter Funktionen wie zum Beispiel das Speichern von Nachrichten in Teams. Zusätzlich stehen den Mitarbeitenden zahlreiche neue Möglichkeiten ohne klaren, erkennbaren Prozess zur Verfügung, was die Frustration verstärkt. Der Übergang von alten Werkzeugen wie VBA, InfoPath und SharePoint Designer zu neuen wie Power Apps und Power Automate erfordert ein „neues Lernen“, jedoch ist oft unklar, für welche Aufgaben diese neuen Tools am besten geeignet sind, was wiederum die Effizienz der Arbeitsabläufe beeinträchtigt.

2. Fehlende Verlässlichkeit und häufige Änderungen: 

Die Unsicherheit über zukünftige Updates und Änderungen in Microsoft 365 verunsichert deine Anwenderinnen und Anwender im Arbeitsalltag. Diese Unklarheiten wecken Zweifel an der Relevanz deiner gegenwärtigen Arbeitsmethoden, was zu massiven

Beeinträchtigungen der vertrauten Arbeitsprozesse führen kann. Anwender fragen sich, worauf sie sich überhaupt noch verlassen können, da keine klare Strategie erkennbar ist, wohin die Entwicklung führt. Die Implementierung neuer Tools wie Office 365 Gruppen, Yammer, Loop, Teams und Viva verläuft deshalb oft chaotisch, da den Anwendenden hier das Hintergrundwissen fehlt. Infolgedessen zeigen sie eine geringe Bereitschaft, Veränderungen mitzutragen, insbesondere wenn die Führung keine klare Richtung vorgibt. Viele Mitarbeitende beschränken sich auf bewährte Methoden wie Papier, Fax oder Word und Excel, da diese stabil, verlässlich und jahrelang bekannt erscheinen. Die Fülle neuer Apps und Funktionen wird oft als überwältigend wahrgenommen, ähnlich wie bei einem modernen Radio mit einer Vielzahl von Funktionen im Vergleich zu früheren Modellen mit nur wenigen Optionen.

3. Unbehagen mit neuen Arbeitsweisen:

Die Einführung moderner Arbeitsweisen und Technologien kann in deinen Teams Widerstand und Unbehagen auslösen. Mitarbeitende fühlen sich unsicher oder unwohl bei der Anwendung neuer, moderner Tools und Methoden, insbesondere wenn ihnen eine ausreichende Schulung oder Unterstützung fehlt. Es besteht die Tendenz, sich an Vertrautes zu klammern, wie der Spruch sagt: „Ich will mein Faxgerät zurück““. Dieses nostalgische Gefühl für veraltete Technologien verdeutlicht die Widerstände gegenüber neuen Arbeitsweisen und Technologien, die oft als ungewohnt und erstmal kompliziert empfunden werden. Es ist wichtig, dass du deine Mitarbeitenden dazu ermutigst, ihre Komfortzone zu verlassen und ihre Bereitschaft zur Veränderung sowie ihre intrinsische Motivation zu fördern.

4. Unbewusste Inkompetenz: 

Viele unserer Kunden waren sich nicht bewusst über alle verfügbaren Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft 365. Dadurch nutzen die Mitarbeitenden die Microsoft-Software auch nicht effektiv aus und bleiben hinter den optimalen Arbeitsabläufen zurück. Dieses Phänomen der unbewussten Inkompetenz führt zu einer erheblichen Unterbewertung des Potenzials von Microsoft 365. Ohne das nötige Wissen über die vielfältigen Funktionen und Tools bleiben deine User in den alten Arbeitsgewohnheiten stecken und schöpfen nicht das volle Potenzial von Microsoft 365 aus. Dies führt nicht nur zu ineffizienten Arbeitsprozessen, sondern auch zu einer verpassten Chance, die Produktivität zu steigern und die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass du als Modern Work Manager im Unternehmen deine MitarbeiterInnen kontinuierlich befähigst und unterstützt, um sicherzustellen, dass sie das gesamte Spektrum an Möglichkeiten von Microsoft 365 nutzen .

Sobald deine Mitarbeitenden die erforderliche Kompetenz erlangt haben, wird das Moderne Arbeiten zu einem echten Produktivitätsbooster. Gleichzeitig wird die Arbeitszufriedenheit erhöht und es zieht talentierte, motivierte Talente in Ihr Unternehmen.

5. Mangelnde Führung und Entscheidungsmüdigkeit:

Hast du das auch schon mal gehört:

Die Flut von Informationen und Entscheidungen in Microsoft 365 erfordert klare Richtlinien und Führung von Seiten deines Unternehmens. Ohne klare Leitlinien und eine unterstützende Führung fühlen sich deine User überfordert, was zur Resignation führt. Diese Situation, in der deine Mitarbeitenden unsicher sind, welche Anwendung sie für bestimmte Aufgaben verwenden sollen, ist ein häufiges Symptom für mangelnde Führung und Entscheidungsmüdigkeit. Die Vielfalt an verfügbaren Tools in Microsoft 365 wird deine Mitarbeitenden überwältigen und somit ihre Effizienz beeinträchtigen, wenn keine klaren Richtlinien und Führungsimpulse vorhanden sind. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen klare Richtlinien festlegen und ihre Mitarbeiter unterstützen, damit sie die richtigen Tools effektiv nutzen und produktiv arbeiten können. Letztendlich sollten die Mitarbeiter befähigt sein, eigenständig die beste Entscheidung darüber zu treffen, wie sie die aktuelle Aufgabe angehen und lösen können.

Effektives Change Management für deinen digitalen Wandel

Mit der 365 Akademie steht dir der Learning-Partner zur Seite, um dein Unternehmen und deine Mitarbeitenden beim digitalen Wandel optimal zu begleiten. Gemeinsam verstehen wir die Herausforderungen, die mit der effektiven Nutzung von Microsoft 365 einhergehen und bieten dir die maßgeschneiderten Lösungen, um deine Mitarbeitenden produktiver und effizienter im Arbeitsalltag mit Microsoft 365 zu machen.

Unsere Lerninhalte zur Mitarbeiterschulung für Microsoft 365 vermitteln nicht nur erforderliches Wissen, sondern auch praktische Fähigkeiten, um die vielfältigen Funktionen von Microsoft 365 im Arbeitsalltag einzusetzen. Unsere erfahrenen M365-Learningberater unterstützen dich dabei, das Wissen direkt und praktisch im Arbeitsalltag anzuwenden. Gleichzeitig ermutigen wir deine Mitarbeitenden, selbstorganisiert und kollaborativ zu lernen, um ihre Komfortzone zu verlassen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Eine förderliche Lernkultur, die den Austausch von Wissen und Erfahrungen unterstützt, stärkt nicht nur individuelle Kompetenzen, sondern auch deine Teams und die Zusammenarbeit.

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