Neuerungen und Informationen zu Microsoft 365 kommunizieren

von Thomas Maier (SB) | 8. November 2022 | 💻 Modern Work Manager, 🎓 365 Akademie

Evergreen IT und warum Kommunikation wichtig ist

Als sogenannte Evergreen-Software ist Microsoft 365 permanent im Wandel. Es kommen neue Funktionen, Möglichkeiten oder sogar ganze neue Apps dazu bzw. werden aus dem Ökosystem Microsoft 365 wieder entfernt. Dieser permanente Wandel sollte mit einer passenden Kommunikation begleitet werden. Ansonsten sind Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell mit den Neuerungen überfordert, frustriert und der gewünschte Mehrwert, der sich durch Microsoft 365 hätte ergeben sollen, verpufft.

Kommunikationsmöglichkeiten in Microsoft 365

Wir von der 365 Akademie empfehlen unseren Kunden stets über mehrere Kanäle zu kommunizieren. Dadurch wird auch der Großteil der Belegschaft erreicht und passend angesprochen. Ebenso bieten sich natürlich auch die Kanäle an, die sich durch Microsoft 365 ergeben. Wir empfehlen und nutzen hier folgende Möglichkeiten:

Newsletter
Kurze Informations-Nuggets (Wissenssnacks, Tipps, Neuerungen etc.)
Zentraler Informations-Hub (Intranet, Lernplattform, etc.)
Online Sessions

Newsletter

Bild1: Beispiel-Newsletter zum Thema @Erwähnungen in Microsoft 365

Eine wohlbekannte Art und Weise Informationen zu verteilen – der Newsletter. Dieser lässt sich regelmäßig zum Beispiel monatlich oder bedarfsorientiert, sobald es wichtige Informationen gibt, die man verteilen möchte, nutzen. Auch die Inhalte können Sie je nach Bedarf gestalten. So lassen sich Neuerungen und Informationen mischen oder beispielsweise in einem Themen-Newsletter zu einem bestimmten Thema zusammenfassen.

Newsletter lassen sich nicht nur ideal per Mail über Outlook verschicken, sondern zum Beispiel auch als Posting in Teams, Yammer, einem zentralen Informations-Hub oder einem Social Intranet bereitstellen. So haben die Mitarbeiter und MitarbeiterInnen unterschiedliche Möglichkeiten auf den Newsletter aufmerksam zu werden.

Informations-Nuggets

Informations-Nuggets wie Wissenssnacks, Quick-Tipps oder Tipps der Woche folgen einer kurzen und hoch frequentierten Kommunikation. Damit lassen sich nicht nur Neuerungen schnell und anschaulich an die Mitarbeitenden kommunizieren, sondern auch hilfreiche Funktionen. Verpackt in einem kurzen Video von ca. 1 Minute lässt sich somit schnell und unterhaltsam Wissen transportieren. Solche Kurzvideos sind auch ideal, um geteilt von der Belegschaft geteilt zu werden. So kann ein Kurzvideo auch mal „viral“ gehen. Diese kurzen Informations-Nuggets lassen sich dabei beispielsweise in Teams oder Yammer ideal nutzen. Hier können die MitarbeiterInnen dann auch auf die Postings reagieren, dies kommentieren und sich darüber austauschen.

Bild2: Beispiel-Posting in Teams – Tipp der Woche

Zentraler Informations-Hub

Möchte ich mich über ein bestimmtes Thema informieren, dann ist es gut, einen zentralen Informations-Ort zu haben. Ein Ort, an dem die Mitarbeitenden alles zu Microsoft 365 und den im Unternehmen bereitgestellten Apps erfahren. Dieser Ort kann ein Intranet Bereich sein z.B. auf SharePoint Basis oder ein Lernmanagementsystem (LMS). Der Informations-Hub verfolgt dabei einer passiven Kommunikation – bedeutet die Mitarbeite holen sich die gesuchten und bereitgestellten Informationen selbst. Ideal für eine Unternehmenskultur, die von Selbst-Organisation geprägt ist, da dadurch sehr viele Informationen und Wissen mit wenig Aufwand bereitgestellt und genutzt werden kann.

Haben Sie solch einen zentralen Informations-Hub zum Beispiel in SharePoint, dann lässt sich dieser auch super als Registerkarte in einem Team in Teams oder als App in der Teams-App Leiste integrieren. Auch über Office.com lässt sich ihr Informations-Hub als App in die App-Übersicht integrieren. Per Link stehen Ihnen natürlich noch sehr viele weitere Möglichkeiten zur Verfügung ihren Informations-Hub an den unterschiedlichsten Orten zu verlinken und bereitzustellen

Bild3: Beispiel-Informations-Hub zu Microsoft 365

Online Sessions

Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Formaten ist die Online Session, je nach Gestaltung, die aufwändigste Art und Weise Neuerungen in Microsoft 365 zu kommunizieren. Jedoch bringt diese auch einige weitere Vorteile mit sich. Sie können eine Online Session über Teams aufzeichnen und im Nachgang ebenso bereitstellen. Während und nach einer Online Session haben die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit Fragen zu stellen und sich auszutauschen. Wir begleiten unsere Online Sessions bei Kunden auch mit einem Foliensatz und den passenden Lernvideos, die die erwähnten Neuerungen und Funktionen zeigen und im Nachgang der gesamten Belegschaft bereitgestellt werden.

Kann man zu viel kommunizieren?

Wir sagen gerne, dass man nicht zu viel kommunizieren kann. Seien sie mutig und probieren neue Kanäle und Kommunikationswege/-formen aus. Ihre Belegschaft besteht aus den unterschiedlichsten Menschen, die die unterschiedlichsten Kommunikationsbedarfe besitzen.

Welche Kanäle und Formen nutzen Sie? – Welche sind beliebt und welche funktionieren gar nicht?

Wir freuen uns über Ihr Feedback!

Möchten Sie erfahren, wie wir unsere Kunden bei der Kommunikation unterstützten? – Dann schauen Sie bei unserer Session zu unserem Learning as a Service vorbei!

Nicht nur für unsere Kunden sondern auch für die Community nutzen wir einen kostenlosen Newsletter und eine monatliche Online Session (News-Sendung), um Sie über die Neuerungen zu Microsoft 365 zu informieren!

Wie bringe ich den Nutzen von Microsoft 365 zum Anwender

von Thomas Maier (SB) | 25. August 2022 | ✅ Checklisten

Microsoft 365 bietet eine Vielzahl an Apps und einen großen Funktionsumfang. Die zahlreichen Möglichkeiten sind vielen Mitarbeitern allerdings überhaupt nicht bewusst.

Wie kann der Nutzen von Microsoft 365 nun zu den MitarbeiterInnen gebracht werden und die vorhandenen Ressourcen damit auch gewinnbringend eingesetzt werden?

In unserer Checkliste stellen wir Ihnen einige Ansätze hierzu vor:

- Produktivitäts-Teams
- Eigenes Lernmaterial erstellen mit bekannten Mitarbeitern
- Quiz
- Champions Programm
- Umfragen
- Der neue Arbeitsalltag mit Microsoft 365
- Best Practice Sammlung
- Lernpfade
- Interviews
- Newsletter
- Gewinnspiele
- Kuratierte Inhalte

Button zur Checkliste (nur für Modern Work Team-Mitglieder)

Möchten Sie mehr über unsere Lernvideos zu Microsoft 365 und unseren gesamten Learning as a Serivce erfahren? – Dann kommen Sie direkt auf uns zu!

Darf ich Ihnen unseren eLearning-Service vorstellen?

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Kommen Sie zu unserem Webinar!

Ich lade Sie zu unserem nächsten Webinar „Der Learning-Service der 365 Akademie im Überblick“ ein. Dort erfahren Sie alles über unseren Service!

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Neuigkeiten im März für deinen modernen Arbeitsplatz

von Thomas Maier (SB) | 9. März 2022 | 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Microsoft 365 – Neuerungen

Blick in die Glaskugel: Was erwartet uns in Zukunft

Einfachere Zusammenarbeit mit externen mit „Teams Connect“: Demnächst lassen sich einzelne Kanäle für externe Personen freigeben – diese können dann darauf zugreifen, ohne die Umgebung zu wechseln. Mehr Infos folgen!

Demnächst erscheint eine neue App: Microsoft Loop. Damit lassen sich Textstücke, Tabellen und Listen einfach gemeinsam bearbeiten. Eine Funktion aus der neuen App ist bereits in Teams angekommen: Die Loop-Komponenten im Chat!

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?!

Teams bekommt einen kompakteren Besprechungschat – damit lässt sich mehr Text auf einmal anzeigen!
Über die drei Punkte und die Allgemein-Einstellungen lässt sich diese Ansicht auswählen.

In Besprechungen können künftig Co-Organisatoren eingetragen werden – damit hat auch eine weitere Person alle Rechte an der Besprechung und kann Änderungen vornehmen!

Tipps und Tricks des Monats

Erste Loop Komponenten sind da! – Zusammenarbeit im Chat

Sie möchten in einem Chat oder nach einer Besprechung noch gemeinsam an etwas arbeiten? Vielleicht an einem Text, einer Liste oder einer Tabelle? Dazu ist es nicht notwendig, dass Sie eine neue Word- oder Excel-Datei anlegen – nutzen Sie einfach eine Loop Komponente!

Loop Komponente – Inhalte einfügen und kommentieren

Loop Komponenten können neben Text auch Tabellen, Aufgabenlisten, eine Agenda, eine Checkliste oder Bilder enthalten. Auf den ersten Blick kann man leider nicht gleich erkennen, wie Sie diese Dinge hinzufügen. Im Video sehen Sie wie es geht!

Persönliche Dateien von OneDrive der Teamarbeit in SharePoint oder Teams übergeben

Sie haben mit einer Datei in OneDrive for Business gestartet? Möchten Sie diese nun an eine SharePoint Site oder ein Team übergeben? Das geht sowohl aus OneDrive heraus als auch aus der jeweiligen App ganz leicht! – Sogar vergebene Freigaben werden dabei mit umgezogen!

Ansichten für Excel Arbeitsmappen 👓

Arbeiten Sie mit mehreren Personen an einer Arbeitsmappe? Dann kann es sehr anstrengend sein, wenn jeder eigene Filter setzt. Die Einstellungen müssen dann immer manuell zurückgesetzt werden – dabei kann man auch mal einen eingeschalteten Filter übersehen. Es gibt eine Lösung für dieses Problem: Benutzer können jeweils eine eigene Ansicht anlegen und ihre Filter definieren – ohne die Darstellung für andere zu beeinflussen.

Die neusten Videos

• Erfolgreiche Veränderungen begleiten – Change Management für Teamleiter
• Persönliche Dateien von OneDrive der Teamarbeit in SharePoint oder Teams übergeben
• Word Datei als PDF mit verlinktem Inhaltsverzeichnis erstellen
• Business Coaching per Teams
• Q&A Session während einer Teams Besprechung durchführen
• Neues Office Design – Aktivierung und Problembehebung bei der Schnellstartleiste
• Loop Komponente – Inhalte einfügen und kommentieren
• Besprechungen per Telefon beitreten
• Breaktout Rooms in Teams – Gruppenräume
• Dateien im Chat senden – die Datei ist nur geteilt
• Alles in einem – die Office App fürs Smartphone

Mehr Videos?

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Mehr Videos zu Microsoft 365 finden Sie hier!

Ihnen fehlen Inhalte, Sie möchten Informationen zu weiteren Themen oder einfach nur Feedback geben? Nutzen Sie unser Feedbackformular nach jedem Video oder unsere Video-Wunschliste!

www.365akademie.de

Erfahrungen aus unseren Stream on SharePoint Workshops – Danke an unsere Kunden für die Zusammenarbeit!

von Thomas Maier (SB) | 9. Februar 2022 | 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Was für ein Workshop Marathon!

Vor dem Hintergrund, dass sich Stream Classic zu Stream on SharePoint wandelt, haben wir mit unseren Kunden individuelle Workshops abgehalten. Dabei haben wir die Veränderungen, die sich durch den Wandel und den Umzug des „Videoformats“ von Stream zu SharePoint beleuchtet, Chancen angesprochen und neue Ideen und Möglichkeiten erarbeitet, wie Videos und vor allem unsere Lerninhalte in Zukunft über SharePoint präsentiert werden können.

Wo gibt es mehr Informationen?

Möchten Sie mehr zu Stream on SharePoint erfahren, dann werfen Sie einen Blick auf unseren Artikel und bleiben auf dem Laufenden über die Entwicklungen – (1) Videos in Microsoft 365: Stream im Wandel zu Stream (on SharePoint) – aktualisiert am 12.11.2021 | LinkedIn.

Wie ist der derzeitige Stand?

Aktuell haben wir eine hybride Situation, da wir für einen Teil unserer Kunden unsere Inhalte über Stream Classic bereitstellen. Bei neuen Kunden kommt bereits SharePoint als „Ort“ für unsere Video-Nuggets zum Einsatz. Unsere Kunden begleiten wir dabei aktiv beim Umzug von Stream Classic zu Stream on SharePoint.

Die in SharePoint gespeicherten Lernvideos werden dabei mit Metadaten wie zum Beispiel Titel, Beschreibungstext, App, Kategorie, Zielgruppe oder Tätigkeitsbereiche versehen. Dadurch ist das passende Video stets über die Suche auffindbar! Die Lernvideos werden auch in einem Hub über Change to Modern Work – Pakete und Lernpfade zu relevanten Szenarien und Themenkomplexen kuratiert. Dabei begleiten wir die Change to Modern Work – Pakete nicht nur mit Videomaterial sondern auch mit passenden weiterführenden Materialien, Kommunikationsvorlagen wie z.B. Newsletter sowie mit Quizzes und Feedback-Möglichkeiten. Der Hub und die entsprechenden Change to Modern Work – Pakete und Lernpfade lassen sich super in z.B. in Teams integrieren und sind somit jederzeit einfach erreichbar.

Change to Modern Work – Paket „Onboarding Microsoft 365“ auf SharePoint Basis integriert in Teams

Möchten Sie mehr über unseren Service erfahren und wie wir Sie mit Lerninhalte zu Microsoft 365 unterstützen können, dann kommen Sie gerne auf uns zu!

Entdecke unsere neuen Videos 🔍🎬 – Januar 2022

von Thomas Maier (SB) | 17. Januar 2022 | 🎬 Videos

Im Januar haben wir einige Arbeitserleichterungen für Sie zusammengestellt und in Videos verpackt. Schauen Sie rein, es lohnt sich!

“Information Worker” lautet oftmals eine treffende Bezeichnung für viele, die im Büro arbeiten: Täglich haben wir mit Informationen zu tun, die auch verwaltet werden müssen. Um sie zu speichern, vorzuhalten und leicht zugänglich wieder aufzufinden. Diesem Thema haben wir uns im Video “Wissensmanagement” gewidmet: welche Möglichkeiten bietet Microsoft 365 um wissen im persönlichen Umfeld und im Team zu verwalten.
Organisieren Sie nicht nur Ihr eigenes Wissen, sondern auch das des Unternehmens: Ebenfalls um Strukur und Übersicht geht es in SharePoint: Sites können über Hub´s miteinander verbunden werden. Damit können Sie Informationen im Intrant zusammeführen, die zusammengehören. Innerhalb der Sites geht es dann um das Dokumentenmanagement. Verschaffen Sie sich auch hier mit unserem Video einen Überblick, was SharePoint alles bietet.
Falls es auf Ihrem kein Telefon mehr gibt, ist das Video “Telefonieren mit Teams” für Sie interessant: Lernen Sie alle wichtigen Funktionen rund um die Telefonie mit Teams kennen: Richten Sie Ihren Anrufbeantworter ein, lassen Sie sich aufgenommen Sprachnachrichten per Mail zuschicken und nehmen Sie Ihre Bürorufnummer auch unterwegs mit!

Unsere neuen Videos vom Januar 2022

Überblick Wissensmanagement 📚 mit Microsoft 365

Erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten Ihr Wissen abzuspeichern, wiederzufinden und – falls Sie es wünschen – auch mit Ihren Kollegen zu teilen.

#OneNote #SharePoint #Teams #Yammer #Excel #PowerPoint

So strukturieren Sie Ihr Intranet mit Hubwebsites 🔗

Um zusammengehörende Inhalte in SharePoint zu organisieren gibt es die Hubwebsites. Damit lassen sich verschiedene Sites einander zuordnen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Funktionen und die Abgrenzung sowie Unterscheidung zu den früher verwendeten Subsites.

#SharePoint

Eine erfolgreiche 📈 Yammer Community aufbauen 🎉

Bevor Sie starten sollten Sie sich ein Ziel überlegen, welches Sie mit Ihrer neuen Community verfolgen – auch Unterstützer sind durchaus hilfreich, um dauerhaft erfolgreich zu bleiben. Bevor Ihre Community an den Start geht, sollten Sie sich mit der Namensgebung und dem Branding beschäftigen. Anschließend können Mitglieder eingeladen werden und die eigentliche Community-Arbeit kann beginnen. Erfahren Sie im Video auf was es ankommt und verschaffen Sie sich einen Überblick, was zu tun ist.

#Yammer

Telefonieren 📞 mit Teams

Wurde Ihre Festnetznummer am Arbeitsplatz mit Teams verbunden? Dann können Sie nicht nur Personen, die ebenfalls Microsoft Teams im Einsatz haben, anrufen sondern auch jede beliebige Telefonnummer. Sowohl über Teams vom PC als auch vom Smartphone führen Sie abgehende Anrufe dann über Ihre Festnetznummer. Einen Anruf können Sie halten und an Kollegen durchstellen. Auch ein persönlicher Anrufbeantworter lässt sich konfigurieren!

#Teams

Bevor es peinlich wird ⛔ 5 Tipps 💡 zum Teilen des Bildschirms

Sobald Sie Inhalte von Ihrem Bildschirm freigeben, laufen Sie Gefahr mehr preiszugeben, als Sie möchten. Geben Sie zum Beispiel in Teams, wenn möglich, nicht den ganzen Bildschirm frei sondern nur ein Anwendungs-Fenster. Bekommen andere einen Blick auf ihren Bildschirm? Räumen Sie vorher auf: Der Desktop, die Benachrichtigungen, Outlook und der Browser sind klassische „Verräter“, die schnell mehr zeigen, als Sie vielleicht möchten.

#Teams

Gruppenräume 👥 verwalten durch andere Person 🎆 – Moderator festlegen

Haben Sie einen Termin organisiert, eine andere Person soll aber während dem Termin Grupperäume einrichten können? Im Video sehen Sie einen Trick, wie es funktioniert!

#Teams

Dokumentenmanagement 📃📂 Dateien professionell ablegen und verwalten – Kurzüberblick

SharePoint bietet Ihnen zum Dokumentenmanagement viele nützliche Funktionen, wie zum Beispiel die Versionierung und die Arbeit mit Metadaten. Verschaffen Sie sich in diesem Video einen Überblick.

#SharePoint

Gruppenräume 👥 vorbereiten für die nächste Online Besprechung 💬

Möchten Sie Gruppenräume für Ihre nächste Besprechung nutzen? Verschwenden Sie keine Zeit während der Besprechung mit dem Anlegen von Räumen. Sie können diese auch bereits vor dem Termin vorbereiten!

#Teams

Was kann das Surface Hub 🖥 ein Überblick

Da steht ein Surface Hub im Besprechungsraum – aber was soll ich damit? Das Surface ist nicht nur ein einfacher Fernseher! Das Surface Hub ist Whiteboard, Konferenzsystem, Beamer und großer PC in Einem!

#SurfaceHub

Einen Blog 📝 starten – Newsletter ✨

Möchten Sie regelmäßige Informationen mit anderen teilen oder einen Mail-Newsletter ablösen bzw. ein Papier-Rundschreiben, dann legen Sie einen Blog in SharePoint an.

#SharePoint

Wenn Sie noch mehr Informationen zu uns oder unseren eLearning-Videos rund um Microsoft 365 möchten, dann können Sie jederzeit gerne auf uns zukommen!