Wie baue ich eine Social Learning Community auf?

von Thomas Maier | 26. Juli 2022 | ✅ Checklisten

Wie informieren Sie Ihre MitarbeiterInnen zu Neuerungen rund um den Modern Workplace?

Leben Sie einen offenen Austausch, bei dem jeder Mitarbeiter seine Best Practice Ansätze den Kollegen teilen kann?

In unserer Checkliste Social Learning: Interne Produktivitäts-Community aufbauen möchten wir Ihnen einige Anregungen geben, wie Sie modernes Arbeiten vorleben und eine interne Learning Community etablieren können mit Office 365.

Learning Hub in Microsoft Teams

In vielen Unternehmen hat es sich bereits bewährt, ein Team in Microsoft Teams als „Learning Hub“ einzurichten: mit Wissensmaterial, Einbindung des Support-Portals des Unternehmens oder kostenfreien Ressourcen aus dem Web, Links und der Möglichkeit, einer direkten Kommunikation mit „Community-Charakter“.

In solch einem Learning Hub können Sie Ihre MitarbeiterInnen über Neuerungen informieren. Sie bieten aber auch die Möglichkeit, dass sich die KollegInnen gegenseitig austauschen können. Fördern Sie diesen Austausch und ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden sich einzubringen, indem Sie z. B. Fragen stellen, Umfragen mit einbauen oder Meinungen abrufen. Versuchen Sie zum Beispiel „Best practices“ von Ihren Mitarbeitern einzufordern: Was hat in der Vergangenheit gut oder schlecht funktioniert? – sodass auch andere von diesen Erfahrungswerten profitieren können.

Der Learning Hub kann auch als virtuelles Klassenzimmer dienen, in dem Sie beispielsweise eine „Unterrichtsstunde“ anbieten in Form einer Teams Besprechung. Die Teilnehmer können dann Fragen stellen und Erfahrungen austauschen.

In unserer Checkliste finden Sie noch weitere Möglichkeiten, wie Sie Ihre interne Learning Community gestalten können.

Button zur Checkliste (nur für Modern Work Team-Mitglieder)

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Schnelleres Arbeiten – Befehlszeile in Teams

von Thomas Maier | 25. Juli 2022 | 🎬 Videos

Kennen Sie schon unser neues Basic Video rund um die interne Kommunikation und Selbstmanagement mit der Microsoft-App Teams?

Mit der Befehlszeile können Sie Aktionen schneller finden und aufrufen sowie Ihre Teams besser durchsuchen!

Cheatsheet „Befehlszeile in Teams nutzen“

Zum Thema Befehlszeile in Microsoft Teams haben wir Ihren MitarbeiterInnen ebenfalls ein Cheatsheet zusammengestellt.

Hier finden Sie mehr Informationen dazu:

📚 Zusätzliche Informationen

Mehr Informationen über unsere Videoserie „Produktiver Arbeiten mit Microsoft“ finden Sie hier.

📑 Weitere Playlists und Demo-Videos

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Social Learning mit „Viva Learning“ – der Überblick – aktualisiert am 22.07.2022

von Thomas Maier | 22. Juli 2022 | 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

„Viva Learning fasst Ihre Lerninhalte innerhalb von Microsoft Teams zusammen und bereitet sie für ein neues Lernerlebnis („Social Learning“) mit Anderen auf!“ so, oder so ähnlich könnte ein Marketingslogan für Viva Learning lauten. Der ist allerdings nicht offiziell, sondern es war mein Versuch, Viva Learning in einem Satz zu beschreiben. Es geht also darum, Lerninhalte leichter zugänglich zu machen und dabei einen gewissen Austausch zu fokussieren. Unterstützt wird Viva Learning außerdem noch durch eine KI, welche dem Nutzer zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Inhalte vorschlagen soll. Somit soll sich Viva Learning als „zentraler Hub fürs Lernen“ etablieren.

Viva Learning als "zentraler Hub fürs Lernen"

Was bringt Viva Learning?

Viva Learning kann Ihre Lernhinhalte näher an den Anwender bringen und besser in den digitalen Arbeitstag einbringen: durch die Integration in die Microsoft Suche, durch die Integration in Teams (in den Chat oder als Registerkarte) und durch Vorschläge durch die KI an die Anwender haben diese viel leichter Zugang zu den Lern-Ressourcen.

Lerninhalte können in Teams-Konversationen eingebunden werden, sie werden dadurch eher ein Bestandteil des Arbeitsalltags und stehen leichter für den Wissensaustausch und Empfehlungen zur Verfügung. Das verschiebt den Fokus vom Lernen als „Top-Down“-Maßnahme.

Fakten (aktualisiert am 22.07.2022)

Ist Viva Learning kostenlos? „Die grundlegende Viva Learning-Erfahrung ist mit Ihrer aktuellen Microsoft 365-Lizenz kostenlos verfügbar. Diese kostenlose Version von Viva Learning beinhaltet zugriff auf die vollständigen Inhaltsbibliotheken von Microsoft Learn und Microsoft 365 Trainings sowie eine begrenzte Anzahl (125 Kurse) von LinkedIn Learning-Inhalten. Um alle Funktionen von Viva Learning freizuschalten, können Sie Ihrem Abonnement Viva Learning Premium hinzufügen“ schreibt Microsoft. Unsere Lerninhalte können ebenfalls in die kostenfreie Version von Viva Learning integriert werden.

Wo finde ich Viva Learning? Viva Learning kann von Ihrem Administrator als Teams App freigeschaltet werden:

Ersetzt Viva Learning mein LMS? –> Nein, Viva Learning ist kein LMS sondern „nur“ eine Oberfläche um alle Ihre Lerninhalte zu sammeln und in Microsoft 365 zu integrieren. Allerdings wird Viva Learning später auch SCORM Inhalte anzeigen können! (Stand 12.2021)
Gibt es derzeit Handlungsbedarf? –> Sie können Viva Learning ab sofort einsetzen und testen, auch eigene Inhalte lassen sich hinzufügen!

Rückblick

Anfang 2021 kündigte Microsoft „Viva“ an, eine neue Employee Experience & Engagement-Plattform die in Microsoft Teams integriert werden soll. Viva besteht derzeit aus vier Bestandteilen, eine davon ist „Viva Learning“

Etwas genauer: Was ist Viva Learning?

Im Wesentlichen handelt es sich bei Viva Learning um eine App, die Inhalte aus verschiedenen Quellen (z.B. ein LMS) zusammenfasst und in Microsoft Teams präsentiert. Wenn ein Microsoft Teams-Benutzer die Viva Learning-App öffnet, sieht er eine Reihe von Kursen, die für ihn kuratiert wurden.

Viva Learning ist kein eigenständiges LMS System! Es handelt sich eher um eine Oberfläche um alle Ihre Inhalte zusammen an einen Ort zu bringen und in Teams einzubinden.

Viva Learning kann Aufgaben für die Benutzer anzeigen. Inhalte können kuratiert werden, für die „wirkliche Zuordnung“ ist allerdings nach wie vor ein LMS erforderlich. Auch Analysen, der Lernfortschritt usw. muss weiterhin im LMS abgefragt werden – zumindest nach jetzigem Kenntnisstand.

Viva Learning steht vollständig auch auf dem Smartphone zur Verfügung.

Woher kommen die Inhalte?

Als Quelle für Inhalte kann Ihr eigener SharePoint dienen. Somit sollte es auch möglich sein, relativ einfach eigene Inhalte in Viva Learning zu integrieren. Auch die Anbindung von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Pluralsight, EdX, Skillsoft und einigen mehr ist geplant . Über eine API Schnittstelle sollen weitere Anbieter an Viva Learning andocken können.

Je nach Quelle werden die Inhalte dann direkt in Viva Learning dargestellt und können konsumiert werden – in vielen Fällen öffnet der Klick auf den Kurs aber auch dann ein neues Browser-Fenster und verlinkt auf die Quelle. So wirklich integriert ist das dann leider nicht…

Welche eigenen Inhalte können in Viva Learning angezeigt werden?

Viva Learning greift unter anderem auf SharePoint zu. Es wird vermutlich so sein, dass Sie eine SharePoint Site angeben, auf welcher die Lerninhalte liegen. Diese Inhalte werden dann in Viva Learning präsentiert. Das können Videos, aber auch Office- oder PDF-Dateien sein. SharePoint Seiten lassen sich derzeit noch nicht in Viva Learning integrieren. Das folgt erst später (Stand 07.2022)

Werden auch die Inhalte der 365 Akademie in Viva Learning integriert?

Ja, unsere Inhalte können auch in Viva Learning integriert werden! (Daneben sind unsere Lerninhalte bereits in Microsoft Teams, SharePoint, Yammer sowie beliebige LMS-Systeme integrierbar.)

Wie werden die Inhalte für den Nutzer kuratiert?

Suche: Jeder Nutzer kann sich selbst auf die Suche nach Inhalten machen. Oben rechts in Viva Learning befindet sich ein Suchschlitz, der Zugriff auf alle Inhalte gewährt.

2. Zuweisung / Empfehlung durch Nutzer: Einzelnen Nutzern oder einem Team können Trainingsaufgaben zugewiesen werden. Vorgesetzte können dann auch sehen, ob diese Aufgaben abgeschlossen wurden.

3. Empfehlung durch KI: Ähnlich wie Netflix oder Spotify stellt Viva Learning Inhalte zur Verfügung. Was Viva Learning dem jeweiligen Nutzer anzeigt sind Empfehlungen welche auf der bisherigen Lernhistorie basieren, sowie aus Informationen von „Microsoft Graph“. Microsoft Graph läuft im Hintergrund von Microsoft 365 und kennt alle Aktivitäten eines jeden Benutzers. Dazu zählt zum Beispiel welche Dateien eine Person angesehen hat, welche Suchbegriffe verwendet wurden und wie gearbeitet wird

Wie erlebt der Anwender Viva Learning?

Viva Learning integriert sich an verschiedenen Stellen in Microsoft 365.

Microsoft Teams

Viva Learning finden Anwender als Kachel in der linken Seitenleiste in Microsoft Teams. Hierbei handelt es sich um die „Viva Learning“-App mit allen Funktionen. Begrüßt wird der Anwender auf „Viva Learning Home“. Das sind von der KI empfohlene Kurse.

Außerdem wird sich Viva Learning aber auch in Beiträge und Chats integrieren. So können Inhalte direkt in einem Team gesucht und geteilt werden, wie Sie das auch bereits von Dateien kennen.

In einem Kanal können Sie Inhalte aus Viva Learning ebenfalls integrieren und so Ihrem Team zur Verfügung stellen. Beim hinzufügen einer Registerkarte können Sie einfach „Viva Learning“ auswählen und danach die Inhalte selektieren.

SharePoint und Suche

Viva Learning Inhalte werden auch in der Microsoft 365 Search gefunden und können darüber erreicht werden.

Insights verschickt tägliche Briefing Mails – hier wird es künftig auch empfohlene Inhalte aus Viva Learning geben, welche dann direkt „gebucht“ werden können. Auch Connections und Topics zeigen Empfehlungen an.

Wenn Sie noch mehr Informationen zu uns oder unseren eLearning-Videos rund um Microsoft 365 möchten, dann können Sie jederzeit gerne auf uns zukommen!

Videos in Microsoft 365: Stream im Wandel zu Stream (on SharePoint) – aktualisiert am 21.07.2022

von Thomas Maier | 21. Juli 2022 | 🎓 365 Akademie

➡ Neuerungen vom 21.07.2022 in Fett

Beitragsüberblick:

Wo wir herkommen: Stream (Classic)
Wo geht die Reise hin: Stream (on SharePoint)
Wie ist der aktuelle Stand?
Weitere Links

Wo wir herkommen: Stream (Classic)

Microsoft Stream war in der Vergangenheit Videoplattform, Speicherort und Player in einem – ähnlich wie YouTube. Man konnte die Videos hochladen, in Kanäle und Gruppen einteilen und betrachen. Das wird sich künftig ändern. Microsoft spricht künftig von „Stream Classic“.

Wo geht die Reise hin: Stream (on SharePoint)

Stream wird die Rolle als Plattform und als Speicherort aufgeben. An diese Stelle treten OneDrive for Business und SharePoint. Die Videodatei wird also direkt in OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert, Stream ist dann nur noch ein Videoplayer. Das hat den großen Vorteil, dass alle Dateien „gemeinsam“ gespeichert werden können: Egal ob Bilder, Dokumente, Tabellen, oder eben auch Videos. Das macht auf jeden Fall Sinn. Denn warum sollte ein Video woanders gespeichert werden, als eine Bild oder eine Präsentation.

Microsoft hat auch von einem neuen „Video-Content-Type“ gesprochen, der dann alle Meta-Informationen des Videos enthalten soll (Beschreibung, Untertitel usw.).

Diesen gibt es aber per Stand heute (Juli 2022) noch nicht. So wie es aussieht wird dieser auch nicht kommen – zumindest verwendet Microsoft dazu nicht die in SharePoint üblichen „Content Types“. Es können mittlerweile zwar Metainformationen zu einem Video hinterlegt werden, der Content Type in SharePoint bleibt aber „Dokument“.

Content Type in SharePoint bleibt Dokument

Die neue Stream Web App hat das Look & Feel der anderen Apps, wie z.B. Word, Excel, Forms usw. Sie kann bereits genutzt werden über diesen Link: https://stream.office.com/

SharePoint wird dazu mit neuen Webparts ausgestattet, um ein Videoportal nachzubauen. Die SharePoint Webparts „Hervorgehobener Inhalt“ und „Dateianzeige“ wurden aufgerüstet um auch mit Videos umgehen zu können. Auch das „Hero“-Webpart (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?featureid=93351) erlaubt nun Videos auf einer Kachel darzustellen und abzuspielen. Spezielle Video-Webparts gibt es bislang nicht.

Mit SharePoint lassen sich auch Videoportale bauen. Laut Roadmap (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?featureid=93352) gibt es noch im Juli 2022 eine neue Vorlage Namens „Videosammlungsseite“. Diese zeigt alle Videos aus einer SharePoint Websitesammlung an.

Manuell lässt sich ein solches Portal aber ebenfalls bauen.

So kann ein Portal aussehen, welches derzeit komplett innerhalb von SharePoint mit den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten gebaut wird:

Portal-Ansicht

Kanal-Ansicht

Kategorie-Ansicht

Problem: Videos funktionieren in Webparts nicht

Trägt ein Video im Name ein Emoji (😻😂♥✅😥 usw.) funktioniert das Webpart nicht korrekt. Das Video wird dann nicht dargestellt. Emojis sollten deshalb vermieden werden.

Wie ist der aktuelle Stand? (21.07.2022)

Erfreulicherweise können seit März / April 2022 nun einer Videodatei endlich Metadaten mitgegeben werden. Auch der Player in Stream wurde aufgerüstet. So ist es mittlerweile möglich Hintergrundgeräusche in Videos zu unterdrücken und das Transkript zu nutzen.

Vorschaubild auswählen und Transkript einstellen 2

Funktionsüberblick in Stream (on SharePoint)

Videos betrachten

✅ Videos abspielen
✅ Externe / Gäste / „Jeder“ können Videos ansehen
✅Videos in hoher Qualität ruckelfrei abspielen (angekündigt Juni 2021)
✅ Transkript anzeigen und eigenes hochladen
🟥 Transkript in SharePoint bearbeiten

🟥 Kommentare für Videos hinterlassen (auf der Roadmap für April 2022)

🟥 Abspielgeschwindigkeit regulieren (angekündigt „Juni-August 2021“, befindet sich laut Roadmap im „Rollout“, am 14.04.2022 war die Funktion bei mir noch nicht verfügbar, Roadmap-Eintrag)

✅ Videobeschreibung hinzufügen
🟥Formulare in Videos einbinden (Umfrage, Quiz)
🟥Mobile App / Mobile Ansicht der Videos, auch offline (derzeit, April 2022, in der Office.com App keine Unterstützung, in der SharePoint App nur mangelhaft)

🟥 Kapitel und Abschnitte in Videos (auf der Roadmap für März 2022)
🟥 Video liken

🟥 Video liken

Videos sortieren & Portal aufbauen

🟥Playlists („in Arbeit“)
🟥Watchlist / Favorisierte Videos
🟥Organisation in Kanäle

🟨 Kanäle aufbauen: Diese Funktion gibt es in SharePoint (on Stream) nicht mehr, wie wir sie aus Stream (classic) oder YouTube kennen. Anstatt dessen empfiehlt Microsoft Ordner, Metadaten oder eine SharePoint Hubwebsite anzulegen und darunter einzelne verbundene Sites. So sieht das Ganze dann aus…

🟨 „Portal“ taufte Microsoft eine Funktion, die es ermöglichen sollte eine Begrüßungsseite zu bauen, wie wir sie von Stream her kennen – mit den wichtigsten Videos usw. Auch von YouTube kennen wir solche „Willkommensseiten“ eines Kanals. Diese können nun aus verschiedenen SharePoint Webparts zusammengebaut werden.

Transkription

🟥 Transkription in mehreren Sprachen generieren lassen (Oktober 2022, Aktuell kann nur eine Transkription in englisch erstellt werden. (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?featureid=93327)
✅ Transkription manuell hinzufügen (aktuell aber nur eine Sprache!) Weitere Sprachen folgen im Oktober 2022 (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?featureid=93235)
✅ Manuelles anlegen / hochladen einer Transkription
🟥Durchsuchbarkeit der Transkripte („in Arbeit“)

🟥Bildschirm aufzeichnen: Die Funktion war in unserem Tenant für wenige Tage da, nun ist sie wieder weg. Mittlerweile wieder auf der Roadmap, aber für März 2022!
🟥Videos bearbeiten

Besprechungen

✅ Besprechungsaufzeichnungen (25.08.2021: Alle Besprechungsaufzeichnungen landen nun in OneDrive bzw. SharePoint (vor dem 16.08. konnten Admins noch die alte Methode einstellen)

✅ Automatische Besprechungsaufzeichnungen (25.08.2021) Innerhalb der Besprechungsoptionen kann angegeben werden, dass eine Besprechung automatisch aufgenommen wird, sobald der erste Teilnehmer beitritt.

✅ Untertitel / Transkription in über 15 Sprachen für Besprechungsaufzeichnungen inkl. Sprecherzuordnung sollte „ab sofort“ zur Verfügung stehen. Änderungen an dem Transkript sollten vorgenommen werden können, indem man es herunterlädt, bearbeitet und wieder hochlädt.

🟨 Download einer Besprechungsaufzeichnung verhindern (angekündigt Mai 2021, sollte „heute verfügbar“ sein, laut Admin-Center, per Stand 25.08.2021 sehe ich die Funktion aber noch nicht.)
✅ Automatisches entfernen einer Besprechungsaufzeichnung nach einer gewissen Zeit ( mehr Infos)

Teilen

✅ Videos teilen, herunterladen
✅ Versionshistorie eines Videos
🟥 Embed-Code für andere Programme um Videos einzubinden

Analyse

🟨 Videoanalytics / Dateistatistik (auf der Roadmap für Dezember 2021) Es muss dazu das Websitefeature „SharePoint Anzeigende“ aktiviert werden, danach kann man sehen, wie viele Klicks ein Video hatte. Einen Gesamt-Überblick über mehrere Videos hinweg gibt es bislang noch nicht und ist auch auf der Roadmap nicht zu finden.

Migration bestehender Videos

Wie die Migration funktioniert à neuer Link: Migrate to Stream on SharePoint – Microsoft Stream | Microsoft Docs

- Migrierte Videos landen in der Standardbibliothek der jeweiligen Microsoft 365 Gruppe.
  Gibt es keine Gruppe, wird eine erstellt. Wurde das Video persönlich hochgeladen (und ist keiner Gruppe / Kanal zugehörig, landet es im OneDrive for Business des Users. Ist ein Video mehreren Kanälen zugeordnet, wird es in den ersten migriert.
- Forms Formulare werden nicht migriert
- Anzahl der zugriffe wird nicht migriert
- Eingebettete Videos funktionieren nur teilweise
- Keine Stream App für Android und iOS
- Persönliche Watchlisten und Favoriten werden nicht migriert
- Vorschaubilder (Thumbnails) werden nicht migriert
- Transkripte werden nicht migriert

Video mit Ton in einer Besprechung – Computer Sound einschließen

von Thomas Maier | 20. Juli 2022 | 🎬 Videos

Kennen Sie schon unser neues Quick-Tipp Video rund um die Kommunikation mit Microsoft Teams?

Beim Übertragen des Desktops oder Fensters wird in Microsoft Teams üblicherweise kein Ton übertragen. Möchten Sie den anderen Besprechungsteilnehmern aber z. B. ein Video zeigen, macht es Sinn auch den Ton für die anderen Teilnehmer freizugeben. Aktivieren Sie die Option „Computer Sound einschließen“.