FIT4Copilot

von Nadine Zellner | 20. Mai 2025 | ✅ Checklisten, 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Microsoft 365 Copilot produktiv nutzen

In einem unserer letzten Webinare haben wir ein Thema beleuchtet, das viele M365-Verantwortliche aktuell umtreibt: Wie gelingt es dir, Microsoft 365 Copilot nicht nur einzuführen, sondern auch produktiv zu nutzen? Im Fokus standen konkrete Strategien für eine nachhaltige Adoption und ein gezieltes Change Management – damit Copilot in deinem Unternehmen nicht nur lizenziert ist, sondern echten Mehrwert für deine Mitarbeitenden bringt. Die wichtigsten Erkenntnisse stellen wir dir in diesem Beitrag kompakt und praxisnah bereit.

Wenn Lizenzen da sind – aber die Nutzung stockt

Vielleicht kennst du diese Situation auch: Dein Unternehmen hat in Copilot-Lizenzen investiert – doch die Produktivität deiner Mitarbeitenden steigt nicht im erwarteten Maß. Stattdessen häufen sich Rückfragen wie: „Was kann ich damit eigentlich machen?“ oder „Wann darf ich das überhaupt nutzen?“.

Deine Mitarbeitenden wissen nicht, wie sie Copilot sinnvoll und produktiv einsetzen können, verlieren sich in der Prompt-Erstellung, sind unzufrieden mit den Ergebnissen, probieren sich noch weitere 2 Stunden damit aus – und verlieren dadurch unnötig Zeit.

Das Resultat:

Unsicherheit im Umgang mit neuen Funktionen



Mehr Aufwand statt Entlastung



Geringe Akzeptanz und fehlende Nutzung



Frustrierte Rückfragen an IT oder Projektverantwortliche

Der Kern dieser Herausforderung: Es fehlt nicht an Funktionen – sondern an strategischer Einführung, zielgerichteter Befähigung und konkretem Praxisbezug.

Bild Warum ist Copilot für Unternehmen relevant?

Wie dein Unternehmen Copilot strategisch und zielorientiert einführt

Erfolgreiche Unternehmen setzen bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot nicht auf Zufall oder rein technische Rollouts, sondern auf strukturierte Begleitung. Unser erprobter Ansatz kombiniert Change Management, klare Kommunikation und praxisnahes Enablement. Wie das aussehen kann, siehst du hier: Microsoft 365 Lerninhalte-Integration

Bild Bist du ready für den Copilot-Check?

Diese fünf Elemente sind entscheidend:

Ein strategischer Plan statt isoliertem Rollout

- Klare Zielsetzung: Was soll Copilot im Unternehmen konkret verbessern?
- Abgleich mit Unternehmensstrategie: Welche Bereiche profitieren besonders?

Kommunikation mit Mehrwert

- - Mitarbeitende verstehen, warum Copilot eingeführt wird
  - Verbindung zum Arbeitsalltag: Was ändert sich für mich?

Gezielte Befähigung der Mitarbeitenden

Unterscheidung nach Nutzergruppen: Einsteiger:innen, Power-User, Management
Individuelle Lernpfade mit kompakten, praxisbezogenen Inhalten

Integration in bestehende Lern- und Supportstrukturen

Copilot wird nicht als „Sonderfall“ behandelt, sondern eingebettet in bestehende Formate
Kombination aus Videolektionen, Quicktipps, Live-Sessions und begleitenden Materialien

Messbarkeit & Feedback

- Umfragen und interaktive Sessions zur Wirksamkeit von Lerninhalten
- Kontinuierliche Anpassung auf Basis realer Rückmeldungen

Konkrete Maßnahmen, mit denen du den Wandel begleitest

Die produktive Nutzung von Microsoft 365 Copilot ist kein Selbstläufer. Doch mit einer durchdachten Enablement-Strategie kann dein Unternehmen vom Start weg klare Fortschritte erzielen:

Effizienzgewinne: Schon kleine Tipps sparen täglich Zeit – eine Minute pro Mitarbeitenden kann sich über das Jahr hinweg zu einem vollen Arbeitsjahr summieren.

Mehr Sicherheit im Umgang: Mitarbeitende, die wissen, wann sie Copilot nutzen können (und wann nicht), arbeiten souveräner und mit weniger Rückfragen.

Weniger Frustration: Orientierung und konkrete Anwendungsbeispiele helfen dabei, Unsicherheiten abzubauen – und den tatsächlichen Mehrwert von Copilot zu erleben.

Gezielte Weiterentwicklung: Durch Live-Feedback, Quizzes und Umfragen weißt du genau, wo noch Wissenslücken bestehen – und wie deine Kampagnen weiterentwickelt werden können.

Ein entscheidender Faktor für die Qualität unserer Inhalte: Unser Geschäftsführer Thomas Maier ist nicht nur Microsoft Certified Trainer (MCT), sondern auch Microsoft MVP. Das bedeutet:



Wir erhalten neue Entwicklungen direkt von Microsoft – oft sogar vor dem offiziellen Rollout.



Unsere Lerninhalte sind frühzeitig aktuell – und basieren auf dem, was in der Praxis wirklich gebraucht wird.



Als aktive Begleiter in der Community und Feedbackgeber bei Microsoft gestalten wir die Entwicklung von Copilot-Inhalten aktiv mit.

Genau dieses Wissen fließt in unsere Lernpfade, Tipps und Use Cases ein – praxisnah, aktuell und anwendungsorientiert. Wenn dein Unternehmen also nicht nur „mitziehen“, sondern Copilot strategisch und zielorientiert nutzen möchte, lohnt sich ein Blick in unsere Lerninhalte. Einen ersten Einblick dazu findest du hier: Microsoft 365 Lernvideos.

Potenziale erkennen

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Copilot gezielt im Arbeitsalltag deiner Organisation verankert werden kann? Dann werde Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community.

Dort findest du:

Die vollständige Webinar-Aufzeichnung inklusive Präsentation
Exklusive Praxisbeispiele und Materialien zur Copilot-Einführung
Regelmäßige Impulse rund um Change, Adoption und M365 Enablement

Die Community ist der ideale Ort für alle, die den Wandel aktiv mitgestalten und voneinander lernen wollen.

👉 Jetzt kostenlos beitreten und Zugriff auf alle Inhalte sichern

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung:

🔴 Aufzeichnung

📄 Präsentation

Microsoft 365 strategisch nutzen: So verknüpft Ihr Unternehmen digitale Tools mit echten Zielen

von Nadine Zellner | 23. April 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem letzten Webinar haben wir aufgezeigt, wie sich Microsoft 365 systematisch mit den Zielen Ihrer Organisation verknüpfen lässt. Statt isolierter App-Schulungen oder punktueller Maßnahmen ging es dabei um einen strategischen Gesamtansatz: Welche Rolle spielt Microsoft 365 beim Erreichen zentraler Ziele? Wie können Ihre Mitarbeitenden gezielt unterstützt werden? Und wie lassen sich Fortschritte messbar machen?

Im Zentrum standen konkrete Handlungsansätze – von zielgerichteter Kommunikation über strukturierte Lernpfade bis hin zu Feedbackmechanismen aus der Organisation. Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Webinar fassen wir in diesem Beitrag für Sie zusammen – damit Sie die Impulse direkt in Ihrer Organisation umsetzen können.

Weitere News und Webinare finden Sie hier.

Warum die Einführung von Microsoft 365 oft weniger Wirkung entfaltet als erwartet

Vielleicht kommt Ihnen diese Situation bekannt vor: Microsoft 365 ist technisch eingeführt, alle relevanten Tools sind verfügbar – doch im Alltag zeigt sich wenig Veränderung. Ihre Mitarbeitenden greifen nur vereinzelt auf die neuen Möglichkeiten zurück, digitale Prozesse laufen nebenher, und wichtige Projektziele im Bereich Effizienz, Zusammenarbeit oder Kommunikation bleiben unerreicht.

Die Ursache liegt häufig nicht in der Technologie, sondern in der fehlenden strategischen Einbettung. Microsoft 365 wird als Sammlung von Anwendungen verstanden – nicht als Instrument zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Ohne klare Zielorientierung verschwinden Initiativen zur digitalen Transformation im Tagesgeschäft. Schulungen bleiben theoretisch, Mitarbeitende überfordert, und Führungskräfte ziehen sich mangels sichtbarer Effekte zurück.

Dabei investieren Sie als Organisation bereits regelmäßig in Lizenzen, Support und Projektbudgets – ohne die vollen Potenziale dieser Investitionen zu nutzen.

So verknüpfen Sie Microsoft 365 mit den Zielen Ihrer Organisation

Unternehmen, die Microsoft 365 erfolgreich nutzen, setzen nicht auf Einzelmaßnahmen – sondern auf integrierte Lern- und Veränderungskampagnen. Der entscheidende Unterschied: Lerninhalte, Kommunikation, Wissensaufbau und Feedbackschleifen greifen ineinander. Die folgenden vier Elemente haben sich in der Praxis besonders bewährt:

Relevante Kommunikation:

Vom Warum zum persönlichen Nutzen
Bevor Ihre Mitarbeitenden sich mit neuen Tools oder Arbeitsweisen auseinandersetzen, brauchen sie Klarheit: Warum ist dieses Thema für Ihr Unternehmen wichtig? Was genau bringt es mir persönlich? Welche Arbeitsprozesse lassen sich damit verbessern?

Ein gezieltes Kommunikationskonzept liefert genau diese Antworten – und schafft Verständnis für den Kontext. Es geht nicht um Produktmarketing für Microsoft 365, sondern um eine nachvollziehbare Verbindung zur Arbeitsrealität Ihrer Mitarbeitenden. Nur so entsteht die Bereitschaft, sich auf neue Wege einzulassen.

Lernpfade, die Orientierung geben

Vom Überblick bis zum Spezialwissen
Eine zentrale Rolle spielen strukturierte Videolernpfade. Sie bündeln relevante Inhalte zu einem Thema – etwa der Suche in Microsoft 365 – in einer logischen Reihenfolge. Der Einstieg erfolgt über allgemeine Funktionen und Anwendungsfälle. Danach geht es in die Tiefe: Suchen nach Personen, Orten, Dateien oder Nachrichten, Einsatz von Operatoren, Nutzung von Favoriten oder Shortcuts.

Der Vorteil: Sowohl Einsteiger:innen als auch erfahrene Nutzende finden passende Inhalte. Der Lernpfad macht Wissen on demand zugänglich – und orientiert sich an echten Use Cases statt an abstrakten App-Strukturen. Das steigert die Relevanz und senkt die Einstiegshürden.

Quick Wins und individuelle Tipps für den Arbeitsalltag

Gerade fortgeschrittene Anwender:innen profitieren von kurzen, sofort einsetzbaren Tipps – etwa zu weniger bekannten Suchfunktionen, der Nutzung der Zwischenablage oder dem gezielten Einsatz von Copilot zur Informationssuche. Solche Quick Wins sind nicht nur nützlich, sondern stärken auch die Akzeptanz: Wer in wenigen Sekunden echte Erleichterung erlebt, ist motiviert, weiterzulernen.

Beispiel: Die einfache Verwendung der mehrfachen Zwischenablage spart bereits beim Kopieren und Einfügen regelmäßig Zeit – ein Effekt, der sich über die gesamte Organisation summiert.

Sicherheit und Governance mitdenken

Produktivität darf nicht auf Kosten von Sicherheit gehen. Deshalb berücksichtigen moderne Kampagnen auch Themen wie Datenschutz, Zugriffsrechte und Klassifizierung. Ob es um die Ablage sensibler Dokumente in privaten Kanälen geht oder um das Verständnis für Klassifizierungsrichtlinien – auch diese Aspekte lassen sich in Lernpfade integrieren, ohne den Fokus auf Anwendbarkeit zu verlieren.

So entsteht ein ganzheitlicher Ansatz, der Funktionalität und Verantwortung verbindet.

Kampagnen bieten nicht nur Inhalte, sondern erzeugen auch wertvolle Rückmeldungen. In Live-Sessions etwa können Ihre Mitarbeitenden gezielt Fragen stellen, Anwendungsbeispiele einbringen und sich austauschen. Dadurch erfahren Sie, welche Themen wirklich relevant sind – und wo eventuell noch Nachsteuerungsbedarf besteht.

Zusätzliche Formate wie kurze Quizze oder interaktive Umfragen sorgen für Motivation und helfen zugleich, die Wirksamkeit der Maßnahmen zu messen. Beispielsweise kann am Ende einer Kampagne gefragt werden: „Wie viel Zeit sparen Sie durch diesen Tipp?“ oder „Wie häufig nutzen Sie die gezeigte Funktion?“.

Diese Rückmeldungen fließen direkt in die Weiterentwicklung Ihrer Lernstrategie ein – und helfen, die Maßnahmen noch gezielter an den Bedürfnissen Ihrer Organisation auszurichten.

Doch wie lässt sich der Nutzen in Zahlen greifen? Die 365 Akademie setzt auf eine realistische Einschätzung: Bereits wenn 15–20 % Ihrer Belegschaft regelmäßig von den Lerninhalten profitieren, lässt sich ein klarer Produktivitätseffekt beobachten. Eine Minute pro Tag klingt wenig – auf das Jahr gerechnet entspricht das bei rund 150–200 aktiv Lernenden einem vollen Arbeitsjahr.

Mehr Informationen zu unseren Lerninhalten und Formaten finden Sie hier.

Dazu kommen weitere messbare Effekte:



Weniger Anfragen an den IT-Support



Höhere Sicherheit bei der Nutzung sensibler Daten



Geringere Frustration im Arbeitsalltag



Mehr Selbstvertrauen im Umgang mit neuen Funktionen



Schnellere Umsetzung digitaler Prozesse

All das erreichen Sie nicht durch neue Tools – sondern durch die gezielte Nutzung der bereits vorhandenen Möglichkeiten in Microsoft 365. Der Schlüssel liegt in der Verbindung von Strategie, Kommunikation und Lernbegleitung.

Wenn Sie das Thema vertiefen möchten:

Die vollständige Webinar-Aufzeichnung inklusive Präsentation finden Sie in unserer Modern Work 365 – Manager Community – exklusiv für Verantwortliche, die den Wandel aktiv gestalten möchten.

Jetzt kostenlos beitreten und Zugriff auf alle Inhalte sichern!

Sie sind bereits Mitglied?

Dann finden Sie die Aufzeichnung und PowerPoint direkt hier:

📹 Aufzeichnung

🔴 PowerPoint

Microsoft 365 Briefing Quartal 1/2025

von Selina Bailer | 28. März 2025 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Microsoft 365 Briefing Quartal 1/2025-

Modern Work mit Microsoft

📣Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?

Wenn du Microsoft 365 im Unternehmen betreust, musst du nicht jede Neuerung im Detail kennen – aber du solltest wissen, welche Änderungen auf deine Kolleg:innnen zukommen werden.
Denn häufig sind es genau diese kleinen Anpassungen, neue Namen, neue Apps oder geänderte Funktionen, die intern für Rückfragen sorgen – und wertvolle Zeit kosten.

Hier findest du die wichtigsten Updates aus Q1/2025 – kompakt zusammengefasst und mit Blick darauf, was du davon wirklich beachten solltest.

Der Org Explorer wird wieder „kostenlos“ – zumindest wird er wieder in die Microsoft 365 Lizenz aufgenommen. Bislang brauchte es dafür eine Viva Lizenz!

Die Microsoft 365 Roadmap wurde überarbeitet und ist etwas übersichtlicher geworden. Schaut mal rein, um auf dem Laufenden zu bleiben, wann welche Funktionen freigeschaltet werden:
Microsoft 365 Roadmap | Microsoft 365

Eine Reihe von Produkten verlassen uns in nächster Zeit:

Sway (wird nicht mehr weiterentwickelt)
„Mein Tag“ und „Erstellen“ sowie die „Aufzeichnen“ Funktion aus der Microsoft 365 App entfallen
SharePoint Spaces
SharePoint Add-ins
Publisher
Viva Goals
Skype (und auch die Anbindung an Teams)
In OneNote wird die Funktion me@onenote.com abgeschaltet.

Der bisherige kostenlose Business Chat von Copilot heißt nun „Microsoft 365 Copilot Chat“. Er steht nun allen Microsoft 365 Nutzern zur Verfügung. Die Microsoft 365 App heißt nun „Microsoft 365 Copilot“.

Der Designer wird künfitg ein Teil von Microsoft 365 Copilot – und erfordert somit künfitg auch diese Lizenz um benutzt werden zu können.

Natürlich bringt das erste Quartal auch einige Neuerungen in Teams:

Neue Storyline Funktion für jeden Nutzer

Alle drei Produkte erhalten eine komplett neue Startseite im Web – mal wieder… Schaut es euch an, damit ihr euch und eure Nutzenden darauf vorbereiten könnt. Die neuen Seiten erreicht ihr bereits jetzt schon über

Das SharePoint Design von Seiten wird revolutioniert – zumindest die Erstellung: Anstatt in Abschnitten und Bereichen zu Arbeiten gibt es nun ein flexibles Grid, auf dem man Inhalte anordnen kann. Fluch oder Segen…?

Die Clipchamp Oberfläche wird überarbeitet. Hier ein Auszug aus den neuen Funktionen:
– Seitenleiste und Zeitleiste einklappen.

Vergrößern und Verkleinern in der Zeitleiste
Verwenden der Wiedergabe im Vollbildmodus
Aktionen rückgängig machen und wiederholen
Ändern des Seitenverhältnisses eines Videos
Hinzufügen von KI-Untertiteln zu Videos

In Viva Engage könnt ihr künftig „Community Experten“ benennen. Außerdem lassen sich „die Beste Antwort“ als solche in der Community kennzeichnen. Die Analyse wie gut eine Community genutzt wird wurde auch überarbeitet.

Loop Arbeitsbereiche und Seiten können nun nicht nur in Microsoft 365 Gruppen integriert werden, sondern auch als Registerkarte in einen Teams Kanal eingebunden werden. Außerdem können Seiten künftig auch mit Gästen geteilt werden.

🎓 News aus der 365 Akademie

In den letzten drei Monaten haben wir wieder zentrale Impulse zu Microsoft 365, Adoption und Modern Work veröffentlicht – mit dem Fokus auf Kommunikation, Change-Prozesse und strategische Umsetzung in großen Unternehmen.

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

24-10-10 Welche Vorteile bietet unser Service im Vergleich zu anderen Schulungsmethoden für Microsoft 365

Wie Du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst

Wie Führungskräfte als Hidden Champions den digitalen Wandel mit Microsoft 365 vorantreiben

Alle Webinar-Aufzeichnungen und die PPT’s, sowie andere Adoption-Unterlagen zu den Themen findest du exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community. Mitglieder erhalten auch regelmäßig Einladungen zu den Sessions. Möchtest du beim nächsten Webinar auch dabei sein? Komm in unsere Modern Work 365 – Manager Community!
Melde dich jetzt kostenfrei an!

📃 Neue Briefings, Whitepaper und Adoption Material

Mit den richtigen Materialien gelingt es deutlich leichter, Veränderungen zu begleiten, deine Mitarbeitenden mitzunehmen und eine produktive Nutzung von M365 zu fördern.

In diesem Abschnitt findest du aktuelle Briefings, Checklisten und Adoption Material, welches du direkt in deiner Organisation einsetzen kannst – exklusiv für Mitglieder unserer kostenfreien Modern Work 365 – Manager Community.

Kostenloses Learning-Material von Microsoft

Schatten IT im Griff

Auf das solltest du bei einem Vergleich verschiedener Anbieter achten!

Checkliste anfordern

Briefing anfordern

Checkliste anfordern

Neue Adoption-Materialien jetzt verfügbar!

Wir haben wieder neue Materialien zur Unterstützung deiner internen Kommunikation veröffentlicht – praxisnah aufbereitet, direkt einsetzbar und mit Fokus auf eine wirksame M365-Adoption in großen Organisationen.
Alle Inhalte stehen für dich im Modern Work Team bereit.

Ein Auszug der Materialien:

MOCA on a Page: Komprimierter Überblick zum Microsoft 365 Adoption-Framework
Viva Adoption-Leitfäden – zu allen Viva-Apps, ideal für die interne Einführung
Agent-Infografik – verständlich aufbereitete Rollenverteilung im Change-Prozess
User Experience Strategy Overview für Microsoft 365 Copilot – für strategische Einordnung & Kommunikationsplanung
Viva Engage: Community Management – Best Practices für Engagement & Moderation
Teams: Neue Kanal- und Chat-Erfahrung – Übersicht & Einführungsunterstützung
Modern Communication: Kommunikationsstrategien für den digitalen Arbeitsplatz

Neue Adoption-Materialien jetzt verfügbar

zum Adoption Material (nur für Mitglieder der Modern Work 365 - Manager Community)

an der Session teilnehmen

Wie du deinen Modern Workplace mit M365 produktiver machst

zum Webinar anmelden

🎬 Die Neusten Videos & Lernpfade

In diesem Abschnitt findest du eine Übersicht unserer neuesten Video aus Q1/2025.
Einblicke erhältst du über unsere Demovideos – oder durch Anforderung unserer Demo-Umgebung.

+150 neue Lernvideos in Q1/2025

Vom zentral gesteuerten Lernen zum selbstorganisierten und kollaborativen Lernen

Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 – aber oftmals davon nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die bereits in den Lizenzkosten enthalten sind. Unsere abwechslungsreichen Lernformate unterstützen deine Mitarbeitenden mit den M365-Apps und Funktionen produktiver im Arbeitsalltag mit M365 zu sein.

Unsere Videoinhalte sind sowohl in deutsch als auch in englisch verfügbar! Alle weiteren Sprachen decken wir über Untertitel ab.

Bookings im Call Center – Termine buchen
Buchungskalender gemeinsam nutzen – Mitarbeiter einrichten
Exportieren von Buchungen aus Bookings
Kalender zur Terminbuchung einrichten und im Blick behalten

Bookings in the Call Center – Scheduling Appointments
Export bookings to Excel
Set up a calendar in Bookings
Sharing a Bookings Calendar – Staff Setup

Does anyone have my password – My Sign-Ins

Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
Einfacher markieren in Excel – mit STRG
Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten

Easier Selection in Excel – Using CTRL
Find duplicate entries in a table
Quickly Find Commands – Using the Command Line
Work on files together and at the same time

Ordnung in Forms – Formulare sortieren und löschen
Umfrage oder Quiz in Teams
Umfrage während einer Besprechung
Quiz erstellen

Create a Quiz
Poll during a meeting in Teams
Survey or Quiz in Teams

Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen

Office.com – die Online-Startseite für Microsoft 365

microsoft365.com – Your Microsoft 365 Homepage

Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
Dateien freigeben – mit Ablaufdatum
Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten
Große Dateianhänge mit Outlook verschicken
Offline Arbeiten – Dateien aus OneDrive und SharePoint offline nutzen

Share files – using expiration date
Send and Share Large File Attachments with Outlook
Protect attached files from being changed and forwarded
Work offline – files from OneDrive and SharePoint
Work on files together and at the same time

Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen Fotoprotokolle – OneNote- und OneDrive-App
Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen

Meeting notes and meeting minutes
Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen
Photo Documentation – OneNote and OneDrive App
Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline

Abwesenheitsassistent einrichten in Outlook
Aus Mails Aufgaben und Termine erstellen
Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen
Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
Große Dateianhänge mit Outlook verschicken
Mail zurückrufen
Meinen Kalender für andere freigeben

Create tasks and events from mails
Identifying Spam and Phishing Emails
Meeting notes and meeting minutes
Protect attached files from being changed and forwarded
Quickly Find Commands – Using the Command Line
Recall Email
Send and Share Large File Attachments with Outlook
Set Up Out of Office Assistant in Outlook
Share My Calendar with Others
Spam und Phising-Mails erkennen

Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen

Where are the files stored I work on in Teams and Planner
Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline

Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
Dateien freigeben – mit Ablaufdatum
Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten
Große Dateianhänge mit Outlook verschicken
Offline Arbeiten – Dateien aus OneDrive und SharePoint offline nutzen

Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
Protect attached files from being changed and forwarded
Send and Share Large File Attachments with Outlook
Share files – using expiration date
Where are the files stored I work on in Teams and Planner
Work offline – files from OneDrive and SharePoint
Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline
Work on files together and at the same time

Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen
Dateien im Chat senden – die Datei ist nur geteilt
Ein Team richtig betreuen und moderieren
Empfehlung Muster-Team – Der Überblick
Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten
Genehmigungsvorgänge in Teams bearbeiten
Häufige Probleme bei Online Besprechungen vermeiden
Infos von Webseiten per RSS in mein Team einbinden
Kreativere Besprechungen mit dem Whiteboard
Mehr Übersicht in Teams – Favoriten und Reihenfolge
Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen
Verhaltensregeln in Teams – Netiquette
Viele Mitglieder hinzufügen – Eintrittscodes
Vorlage für ein Team – schnelle Neuerstellung auf Basis eines bestehenden Teams
Umfrage oder Quiz in Teams
Umfrage während einer Besprechung
Was passiert beim Anlegen eines Teams
Zusammenarbeit – Wann verwende ich was – Gruppenchat Kanal oder Team
Überblick in Teams behalten und nichts vergessen

Add lots of members – hand out codes for your team
Better overview in Microsoft Teams
Collaboration – when to use what – group chat or Team
How to use Teams – netiquette
Join a Microsoft Teams Team via link
Keep an Overview in Teams and Never Forget
Meeting notes and meeting minutes
More creative meetings using the Whiteboard
Out of office – Status in Teams
Poll during a meeting in Teams
Recommended Template Team – An Overview
RSS Feed – Integrate information from websites into your team
Send files in a chat – the file is only shared
Survey or Quiz in Teams
Template for a Team – Quick Creation Based on an Existing Team
The owner and Community Manager of a team in Microsoft Teams
Use approval requests in Teams – Approvals App
Using the Command Box in Teams
What Happens When Creating a Team
Where are the files stored I work on in Teams and Planner
Who is available – presence information
Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline
Work on files together and at the same time

Aus Mails Aufgaben und Termine erstellen
Create tasks and events from mails

Die Einstellungen in Windows 11
The Settings in Windows 11

Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
Bild auf Seite fixieren
Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten

Fix Image on Page
Quickly Find Commands – Using the Command Line
Work on files together and at the same time

Kreativere Besprechungen mit dem Whiteboard
More creative meetings using the Whiteboard

Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten

Quickly Find Commands – Using the Command Line
Work on files together and at the same time

Genehmigungsvorgänge in Teams bearbeiten

Use approval requests in Teams – Approvals App

Hat jemand mein Kennwort – Anmeldungen prüfen
Mein Microsoft 365 Kennwort ändern

Does anyone have my password – My Sign-Ins
Identifying Spam and Phishing Emails
My Microsoft 365 – Change your password
Spam und Phising-Mails erkennen

📆 Veranstaltungen aus der Modern Work Welt

Aktuelle Entwicklungen einordnen, sich mit anderen Modern Work Verantwortlichen austauschen und neue Impulse sammeln – genau dafür sind Fach-Events da.
Hier findest du die wichtigsten Termine rund um das Thema Modern Work und Microsoft 365:

31. März – 02. April 2025: Stuttgarter Microsoft 365 & KI-Forum am 8./9. April – jetzt Early Bird-Tickets sichern
08. & 09. April 2025: Microsoft Fabric Community Conference
19 – 22. Mai 2025: Microsoft BUILD
26. – 28. Mai 2025: European Collaboration Summit | Agenda der Infinity

Ich freue mich darauf,

dich kennenzulernen!

Sebastian Bednarz

Termin mit den M365 Learning-Spezialisten vereinbaren!

Vereinbare jetzt dein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.

Lass uns über deine Ziele in Bezug auf das Thema Modern Work mit Microsoft 365 sprechen und erfahre, wie wir dich und deine Mitarbeitenden dabei entlasten können!

Jetzt Termin vereinbaren

Du erreichst mich auch per ✉️ Mail, 🤝LinkedIn, 💬 Teams-Chat oder 📞telefonisch unter +49 (0) 8224 99792-55.

Wie Führungskräfte als Hidden Champions den digitalen Wandel mit Microsoft 365 vorantreiben

von Selina Bailer | 11. März 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem letzten Webinar haben wir uns intensiv mit der Rolle von Führungskräften in der digitalen Transformation beschäftigt. Besonders im Kontext von Microsoft 365 zeigt sich: Führungskräfte sind die entscheidenden Multiplikatoren für eine erfolgreiche Adoption neuer Technologien. Change-Prozesse sind sechsmal erfolgreicher, wenn Führungskräfte aktiv und sichtbar unterstützen. Gleichzeitig scheitern 70 % der digitalen Transformationsprojekte an mangelnder Kommunikation und Unterstützung durch die Führungsebene. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Herausforderung: Wo Unternehmen oft an ihre Grenzen stoßen

Vielleicht kennen Sie diese Situation:

Microsoft 365 ist in Ihrem Unternehmen eingeführt doch die Nutzung ist uneinheitlich. Einige ihre Mitarbeitenden arbeiten aktiv mit den Apps, andere nutzen weiterhin alte Anwendungen. Daher ist der digitale Reifegrad ist unterschiedlich – und das Potenzial der Lizenzkosten wird nicht voll ausgeschöpft.

Unklare Erwartungen

Unklarheiten an die Führungsebene hinsichtlich ihrer Rolle in der Digitalisierung.

Zeitmangel

Führungskräfte haben bereits viele operative und strategische Aufgaben.

Fehlendes Bewusstsein

über die Möglichkeiten von Microsoft 365.

Unsicherheit im Umgang mit M365:

„Wie kann ich konkret als Vorbild agieren?“

Mangelnde Kommunikation:

Die Vorteile von Microsoft 365 werden nicht ausreichend vermittelt.

Die Folge?

Ihre Mitarbeitende bleiben in alten Arbeitsweisen stecken, Potenziale für mehr Produktivität und Effizienz bleiben ungenutzt – und ihr Unternehmen bezahlt für Apps, Anwendungen und Funktionen, welche von den Mitarbeitenden im Arbeitsalltag nicht genutzt werden.

BEDEUTUNG DER FÜHRUNGSKRÄFTE FÜR DIEPRODUKTIVE NUTZUNG VON M365

Wie moderne Unternehmen dieses Problem erfolgreich lösen

Die Rolle der Führungskräfte bei der Nutzung von Microsoft 365

Erfolgreiche Unternehmen setzen gezielt auf die Befähigung ihrer Führungskräfte. Diese übernehmen drei entscheidende Rollen:

1.Multiplikatoren: Sie treiben den digitalen Wandel aktiv voran.

1. 2.Vorbilder: Sie nutzen neue Technologien selbst und zeigen, dass der Wandel machbar ist.

1. 3.Schlüsselakteure: Sie schaffen die Rahmenbedingungen, damit ihre Mitarbeitenden die Apps und Funktionen effizient nutzen.

Diese Rollen beinhalten:



Vision und Strategie:

Klare Ziele für den digitalen Wandel setzen.

Ressourcenzuweisung:

Sicherstellen, dass Microsoft Nutzende die notwendige Unterstützung erhalten.



Vorbildfunktion:

Microsoft 365 selbst aktiv nutzen.



Kommunikation und Motivation:

Ihre Mitarbeitenden mitnehmen und begeistern.

So gelingt die digitale Transformation mit Microsoft 365

1. Spezifische Schulungen für Führungskräfte

Führungskräfte müssen Microsoft 365 nicht nur technisch verstehen, sondern auch strategisch nutzen können. Die 365 Akademie bietet praxisnahe Lernpfade und Führungskräfte-Guides.

2. Change-Kommunikation etablieren

Die Implementierung und Nutzung von Microsoft 365 ist kein IT-Projekt, sondern eine Veränderung der Unternehmenskultur. Führungskräfte müssen aktiv kommunizieren:

• Warum lohnt sich die Umstellung?
• Welche Vorteile ergeben sich für Ihre Anwender:innen?

3. Vorbild sein: Microsoft 365 im eigenen Arbeitsalltag nutzen

Erfolgreiche Führungskräfte setzen die Microsoft 365 aktiv ein – von digitaler Zusammenarbeit in Microsoft Teams bis zur Organisation mit Planner oder OneNote. Das nimmt Unsicherheiten und motiviert Ihre Anwender:innen.

4. Holen Sie Feedback bei ihren Mitarbeitenden ein

Regelmäßige Feedbackrunden helfen, Herausforderungen früh zu erkennen. Eine offene Fehlerkultur zeigt: Digitalisierung ist ein Prozess, kein einmaliges Projekt.

5. Champions-Community für Führungskräfte schaffen

Ein interner Austausch ist essenziell. Erfolgreiche Unternehmen richten dedizierte Communities ein, in denen Best Practices, Herausforderungen und Erfolge geteilt werden.

Praktische Tipps für Ihre Mitarbeitenden zur effizienten Nutzung von Microsoft 365

In unserem letzten Webinar haben wir nicht nur darüber gesprochen, warum die Nutzung von Microsoft 365 für Unternehmen so wichtig ist, sondern auch konkrete Tipps mitgegeben, die Ihnen und Ihren Mitarbeitenden die tägliche Arbeit erleichtern. Dabei ging es nicht nur um grundlegende Funktionen, sondern auch um Strategien, mit denen Sie Microsoft effizienter und produktiver im Arbeitsalltag integriert einsetzen können. Nutzen Sie Microsoft 365 optimal für sich und Ihre Mitarbeitenden – hier sind einige der wichtigsten Punkte, die wir im Webinar besprochen haben:

- Was ist Microsoft 365? – Überblick über Vorteile und Möglichkeiten.
- Effektive Kommunikation: Best Practices für die Zusammenarbeit.
  - E-Mails und Termine mit Outlook: Zeit sparen mit cleveren Workflows.
  - Kommunikation optimieren: Strukturierte Nutzung digitaler Kanäle.
- Mobiles Arbeiten: Produktiv bleiben – auch unterwegs.
- Zahlen und Auswertungen: Smarte Dashboards mit Power BI.
- Mitarbeiterplanung: Effiziente Ressourcenverwaltung mit Planner.

Auszug Demoumgebung 365 Akademie

Die Maßnahmen zur Unterstützung der Mitarbeitenden

Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden in der digitalen Transformation mit Microsoft 365 unterstützen, indem sie den Umgang mit Microsoft aktiv vorleben. Sie setzen Anreize und kommunizieren Erfolgsmodelle, um ihre Mitarbeitenden zu motivieren und die Nutzung von M365 im Arbeitsalltag zu etablieren. Erfolgsgeschichten sollten regelmäßig geteilt werden, um Best Practices sichtbar zu machen und Hemmschwellen abzubauen. Zudem sollte M365 gezielt in die Strategie des Bereichs integriert werden, um die Digitalisierung nachhaltig voranzutreiben. Lernzeiten müssen klar kommuniziert werden, damit ihre Mitarbeitenden Zeit für Weiterbildung einplanen können. Digitale Themen lassen sich gut in Mitarbeitergesprächen aufgreifen, um offene Fragen zu klären und den Austausch zu fördern. Regelmäßiges Feedback gibt Aufschluss darüber, welche Herausforderungen bestehen und wo Fortschritte erzielt wurden. Formate wie tägliche Stand-Ups oder ein „Tipp der Woche“ helfen dabei, den Umgang mit Microsoft 365 kontinuierlich zu verbessern und neue Arbeitsweisen fest im Unternehmen zu verankern.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten?

Strategien für ein effektives Change-Management

Schulung und Weiterbildung: Regelmäßige Trainings und praxisnahe Lernangebote.
Kommunikation der Vorteile: ihre Mitarbeitenden müssen den Mehrwert von M365 verstehen.
Vorbildfunktion aktiv leben: Führungskräfte setzen Microsoft 365 selbst konsequent ein.
Erfolgsgeschichten teilen: Positive Erfahrungen anderer Organisationen sichtbar machen.
Feedback einholen und anpassen: Wandel kontinuierlich optimieren.
Anreize schaffen: Gamification-Ansätze oder Belohnungen für digitale Erfolge.
Kontinuierliche Unterstützung: Langfristige Begleitung durch Change-Manager und Coaches.

Schulungs- und Weiterbildungsangebote

Wir sorgen dafür, dass Sie sich nicht durch unzählige Informationen kämpfen müssen, sondern sofort praxisnahes Wissen erhalten. In unseren speziell auf Führungskräfte zugeschnittenen Lernpfaden erfahren Sie genau das, was Sie für die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen benötigen. Unsere Lernpfade und Lernkampagnen ermöglichen Ihnen eine gezielte und effiziente Kompetenzentwicklung. Sie erhalten genau die Inhalte, die für Ihre Rolle relevant sind – ohne Zeitverlust, denn alle Lernangebote sind passgenau auf Zielgruppen und Tätigkeitsbereiche individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt. Mit dem Microsoft 365 Führerschein erhalten Sie eine strukturierte und zertifizierte Schulung, die Ihnen Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365 gibt. Durch unsere regelmäßigen Live-Sessions und Webinare bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand und können sich mit Expert:innen austauschen. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen unsere Community direkten Zugang zu einem Netzwerk von Führungskräften, die bereits erfolgreich mit Microsoft 365 arbeiten – profitieren Sie von realen Erfahrungen und Best Practices.

Digitaler Wandel braucht Vorbilder & Hidden Champions – Sind Sie bereit?

Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation – doch ohne die richtige Unterstützung bleibt Potenzial ungenutzt. Mit der 365 Akademie erhalten sie genau das Wissen, das sie brauchen, um Microsoft 365 strategisch einzusetzen und ihre Mitarbeitenden sicher durch den Wandel zu begleiten.

Möchten Sie das Thema vertiefen? Die komplette Webinar-Aufzeichnung inklusive Präsentation finden Sie hier:

Jetzt kostenfrei zur Modern Work 365 – Manager Community anmelden und Zugang zur Aufzeichnung erhalten!

Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Wie du den Mehrwert von Microsoft 365 realisierst, ohne in die typischen Fallen von Adoption & Change zu tappen

von Selina Bailer | 21. Februar 2025 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Dein Unternehmen investiert in Microsoft 365 – doch schöpfst du den vollen wirtschaftlichen Nutzen aus?

Microsoft 365 ist in deinem Unternehmen etabliert und verfügbar, die Lizenzen werden bezahlt, deine Mitarbeitenden haben Zugriff auf zahlreiche Apps und Anwendungen – aber nutzen sie diese auch effektiv?

Viele Unternehmen setzen Microsoft 365 ein, aber bleiben weit hinter den Möglichkeiten zurück. Das zeigt sich vor allem daran, dass weiterhin zusätzliche Softwarelösungen im Einsatz sind, Abläufe komplizierter bleiben als nötig und manuelle Aufgaben nicht automatisiert werden.

Die Herausforderung liegt nicht daran, dass Microsoft 365 nicht leistungsfähig genug wäre – sondern daran, dass es nicht optimal in die bestehenden Strukturen integriert wird.

In unserem aktuellen Webinar haben wir genau das thematisiert: Warum Unternehmen für Microsoft 365 zahlen, aber wirtschaftlich oft nicht davon profitieren – und was sich ändern sollte.

Die Zahlen sprechen für sich: Wie viel Microsoft 365 wird wirklich genutzt?

Während des Webinars haben wir die Teilnehmenden gefragt, welchen prozentualen Nutzungsgrad sie in ihrem Unternehmen für alle lizenzierten Microsoft-365-Anwendungen einschätzen:

38% gaben an, dass ihre Mitarbeitenden weniger als ein Viertel der verfügbaren Funktionen nutzen.
25% schätzen den Nutzungsgrad auf 25 bis 50 Prozent.
Nur 13%glauben, dass sie mehr als 75 Prozent der Möglichkeiten ausschöpfen.

Das bedeutet: In der Mehrzahl der Unternehmen bleiben viele bezahlte Funktionen ungenutzt.

Doch was genau führt dazu, dass Microsoft 365 noch in so vielen Unternehmen nicht optimal genutzt wird?

Warum bleibt so viel Potenzial ungenutzt?

Microsoft 365 wird häufig nur in seinen Basisfunktionen eingesetzt: Outlook für E-Mails, Word für Dokumente, Teams für Meetings. Dabei bleibt oft unberücksichtigt, dass die Plattform zahlreiche Möglichkeiten bietet, um Prozesse zu verschlanken, Zusammenarbeit zu verbessern und Arbeitszeit effizienter zu nutzen.

Gleichzeitig entstehen versteckte Kosten, weil weiterhin Drittanbieter-Software im Einsatz ist – für Aufgaben, die Microsoft 365 längst abdecken könnte. Anwendungen wie Planner, To Do, Viva Goals oder Microsoft Teams bieten Lösungen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und interne Kommunikation. Trotzdem nutzen viele Unternehmen weiterhin zusätzliche Drittanbietertools wie Trello, Asana oder Zoom und zahlen doppelt.

Mehr Infos rund um Drittanbieter-Herausforderungen?

Ein weiteres Hindernis: Fehlendes Wissen über die Möglichkeiten von Microsoft 365. Viele Mitarbeitende sind sich schlicht nicht bewusst, welche Funktionen sie effizienter arbeiten lassen könnten – und bleiben daher bei den gewohnten Prozessen.

Das führt zu folgender Situation: Microsoft, sowie die benötigten Lizenzen sind da, aber sie entfalten nicht den wirtschaftlichen Nutzen, den sie haben könnte.

Wie du Microsoft 365 produktiv und effizient einsetzt

Doch wie kann dein Unternehmen sicherstellen, dass die bereits bezahlten Lizenzen wirklich einen wirtschaftlichen Vorteil bringen?

1. Bestehende Softwarelösungen hinterfragen

Nutzt du noch externe Tools für Funktionen, die Microsoft 365 bereits bietet? Die Reduktion von Drittanbieter-Software kann Kosten senken und gleichzeitig eine einheitlichere Arbeitsumgebung schaffen.

2. Prozesse effizienter gestalten

Viele Arbeitsabläufe sind unnötig zeitintensiv. Automatisierung mit Power Automate kann manuelle, wiederkehrende Aufgaben übernehmen, sodass Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

3. Microsoft 365 nahtlos in bestehende Abläufe integrieren

Damit Microsoft 365 tatsächlich Zeit spart, statt zusätzliche Arbeit zu verursachen, sollten die Anwendungen so eingebunden werden, dass sie intuitiv genutzt werden können – ohne Mehraufwand für die Mitarbeitenden.

4. Wissen dann vermitteln, wenn es wirklich gebraucht wird

Lange Schulungen über alle Microsoft-365-Anwendungen sind wenig zielführend. Viel effektiver ist ein Ansatz, bei dem Informationen genau dann zur Verfügung stehen, wenn sie in der Praxis benötigt werden.

Vielleicht fragst du dich: Wie können wir das ändern, ohne hohen Schulungsaufwand oder zusätzliche Komplexität?

Die Lösung ist pragmatischer, als es auf den ersten Blick scheint. Es geht nicht darum, dass alle Mitarbeitenden jede Funktion von Microsoft 365 perfekt beherrschen. Viel wichtiger ist, dass die richtigen Funktionen genau dann genutzt werden, wenn sie benötigt werden.

Dazu braucht es drei Dinge:

1️⃣ Klarheit darüber, welche Anwendungen für dein Unternehmen tatsächlich relevant sind. Nicht jede Funktion wird benötigt, aber einige können direkt Abläufe erleichtern und Kosten senken.

2️⃣ Eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag. Microsoft 365 darf keine zusätzliche Hürde sein, sondern muss bestehende Prozesse verbessern.

3️⃣ Eine Umsetzungsstrategie, die auf den echten Bedarf ausgerichtet ist. Klassische Schulungen haben oft wenig nachhaltigen Effekt. Viel effektiver sind bedarfsgerechte Inhalte, die im richtigen Moment verfügbar sind.

Microsoft 365 effizient nutzen – mit weniger Kosten als 3,3 Vollzeitstellen

Ein zentraler Punkt aus unserem Webinar war die Frage: Lohnt es sich finanziell, Microsoft 365 wirklich strategisch zu nutzen? Die Antwort ist klar – ja, und zwar enorm. Eine Analyse zeigt, dass Unternehmen im Schnitt 3,3 Vollzeitstellen (FTE – Full-Time Equivalent) benötigen würden, um das Wissen über Microsoft 365 intern aufzubauen, Schulungen durchzuführen, Support zu leisten und individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Das bedeutet für dein Unternehmen: Gehälter, Lizenzkosten, viele Schulungskosten, Zeitaufwand und Ausfallzeiten. Doch selbst mit internen Ressourcen bleibt oft die Herausforderung, dass das Wissen nicht zentralisiert ist, ganz schnell veraltet oder nicht zielgerichtet genug vermittelt wird.

Die 365Akademie bietet dir eine effizientere Lösung: Anstatt mehrere Mitarbeitende mit der Aufgabe zu betrauen, kannst du auf einen bereits optimierten, skalierbaren Ansatz zurückgreifen. Das spart dir nicht nur Geld, sondern sorgt auch dafür, dass alle deine Mitarbeitenden genau das Wissen erhalten, das sie in ihrem Arbeitsalltag (zielgruppen- und tätigkeitsorientiert) wirklich brauchen – schnell, in gewohnter Umgebung, zur richtigen Zeit und in der richtigen Form!



Kosteneinsparung

Statt 3,3 FTE für M365-Adoption auszugeben, erhältst du mit der 365Akademie eine schlanke, effektive Lösung.



Weniger Aufwand

Deine IT und Fachabteilungen müssen sich nicht mit wiederkehrenden Fragen und ineffizienten Schulungen beschäftigen.



Schnellere Ergebnisse

Mitarbeitende setzen M365 produktiv ein, anstatt Wochen oder Monate mit Trial & Error zu verbringen.

Wie eine Zusammenarbeit mit uns aussehen könnte, kannst du hier sehen:

Warum also unnötige Kosten tragen, wenn eine schlankere, wirtschaftlichere Lösung bereitsteht? Die 365Akademie sorgt dafür, dass deine Investition in Microsoft 365 nicht nur genutzt, sondern auch maximal rentabel wird.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten und einen Blick in unsere Demo-Inhalte?

Jetzt die Webinaraufzeichnung sichern – und erfahren, wie du Microsoft 365 sofort wirtschaftlicher nutzen kannst

Hast du das Gefühl, dass Microsoft 365 in deinem Unternehmen mehr kostet als es einspart? Dann solltest du dir die Aufzeichnung unseres Webinars ansehen.

Die Aufzeichnung des Webinars ist exklusiv für Mitglieder der Modern Work 365-Manager Community verfügbar.

Das erwartet dich in der Community:

✔️ Geschützter Austausch im Team (strikte Beitritts-Regelung)
✔️ Microsoft 365 Adoption Material
✔️ Kostenlose Learning-Unterlagen (Cheatsheets, One Pager,…)
✔️ Kostenloser Zugriff auf alle Videos und Learning Inhalte der 365 Akademie
✔️ Folien der Champions News Sendung als PPT zum Download, Webinar-Aufzeichnungen
✔️ Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365
✔️ Monatlicher Talk und Austausch, sowie Experten Round Table

Noch kein Mitglied? Hier geht’s zur Anmeldung!

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst

von Selina Bailer | 6. Februar 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Hast du dich schon einmal gefragt, warum Microsoft 365 in deinem Unternehmen nicht das volle Potenzial entfaltet und wie du sicherstellen kannst, dass deine Mitarbeitenden die Apps und Funktionen im Arbeitsalltag effektiv nutzen?

Die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen mit tausenden von Nutzenden ist weit mehr als ein technisches Projekt – es ist ein strategischer Transformationsprozess. Um sicherzustellen, dass deine Mitarbeitenden die Microsoft Apps und Funktionen effizient und produktiv im Arbeitsalltag nutzen können, benötigt es eine strukturierte und praxisnahe Herangehensweise.

In diesem Artikel erhältst du einen Einblick in die Inhalte und Erkenntnisse unseres Webinars „Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst“: Welche Herausforderungen viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben, welche Chancen sich bieten und wie unsere praxisorientierten Ansätze dabei helfen, deinen Modern Workplace nachhaltig zu gestalten.

Mehrwert schaffen statt nur installieren

Viele Unternehmen beginnen ihre Implementierung mit Microsoft 365, indem sie die Software anschaffen – und das ist auch ein wichtiger erster Schritt. Doch ohne eine gezielte Strategie und begleitende Schulungen bleibt das Potenzial oft ungenutzt. Stell dir vor, du hättest ein brandneues Auto gekauft, aber keinen Treibstoff dazu – das System bleibt weitgehend wirkungslos.

Was bedeutet das konkret?

Der Beginn der Reise: Die Anschaffung von Microsoft 365 markiert den Start in eine neue digitale Arbeitswelt.
Der leere Tank: Ohne ein durchdachtes Schulungs- und Kommunikationskonzept erhalten deine Mitarbeitenden nicht den notwendigen „Treibstoff“ in Form von Wissen und Unterstützung.
Die Tankstelle: Eine kontinuierliche Lernbegleitung – mit praxisnahen Inhalten und regelmäßigen Updates – stellt sicher, dass deine Teams die Funktionen von Microsoft 365 auch wirklich nutzen können.
Die volle Nutzung: Mit einem umfassenden Support und zielgerichteten Lernformaten können deine Mitarbeitenden die Tools im Arbeitsalltag effektiv einsetzen.

Das KeyLearning der Implementierung liegt vorallem darin, den technischen Rollout mit einer echten Lernstrategie zu verbinden, die den individuellen Bedürfnissen deiner Teams gerecht wird.

Warum bleibt Microsoft 365 oft ungenutzt?

Ein zentrales Thema, das in unserem Webinar intensiv diskutiert wurde, war die Frage, warum Microsoft 365 in vielen Unternehmen häufig nicht vollständig genutzt wird. Die häufigsten Gründe sind:

Fehlendes Wissen

Viele deiner Mitarbeitenden wissen nicht, welche Funktionen für ihre individuellen Aufgaben wirklich hilfreich sind. Oft werden reine Handbuch-Erklärungen präsentiert, ohne den direkten Bezug zum jeweiligen Use Case herzustellen.

Fehlende Zeit

Im hektischen Arbeitsalltag bleibt kaum Zeit, um sich intensiv mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Lange Schulungen und starre eLearning-Konzepte passen hier nicht in den Workflow.

Fehlende Zustimmung

Wenn deine Mitarbeitenden keinen direkten Mehrwert in den neuen Tools erkennen, fehlt die Motivation, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass ca. 70% der Unternehmen, die Microsoft 365 implementieren, Schwierigkeiten haben, eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen, da Schulungen oft nicht praxisnah gestaltet sind. Das führt dazu, dass das volle Potenzial von Microsoft 365 ungenutzt bleibt.

Diese Herausforderungen führen dazu, dass das Potenzial von Microsoft 365 nicht ausgeschöpft wird – und genau hier setzt unser Ansatz an.

Herausforderungen und Chancen mit Microsoft 365

Microsoft 365 bietet nicht nur ein erweitertes Toolset, sondern fördert auch neue Arbeitsweisen – es geht um einen Wandel in der Zusammenarbeit und im Wissensaustausch. In unserem Webinar haben wir aufgezeigt, dass:

Kontinuierliche Neuerungen:
Die regelmäßigen Updates und Erweiterungen von Microsoft 365 erfordern flexible Lernformate, um deine Mitarbeitenden stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Neue Arbeitsweisen:
Es handelt sich nicht nur um technische Veränderungen, sondern um einen grundlegenden Wandel, der deine Unternehmenskultur und den Modern Workplace beeinflusst.

Diese dynamische Entwicklung eröffnet enorme Chancen, erfordert aber auch, dass Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren.

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Einführung

Bestandteil unseres Webinars ist ein strukturierter Fahrplan, der den gesamten Transformationsprozess abbildet. Dieser Fahrplan besteht aus fünf Schritten, die sicherstellen, dass die Einführung von Microsoft 365 sowohl technologisch als auch kulturell gelingt.

1. Planung & Konzeption

In dieser Phase entwickelst du eine fundierte Strategie, die nicht nur die technische Implementierung, sondern auch den kulturellen Wandel in deinem Unternehmen berücksichtigt. Hier werden Ziele definiert und die notwendigen Ressourcen geplant.

2. Pilotphase

Teste neue Ansätze in ausgewählten Teams. Sammle Erfahrungen, identifiziere Herausforderungen und passe deine Maßnahmen an, bevor du einen flächendeckenden Rollout startest. Diese Phase ermöglicht es, erste Erfolge zu erzielen und die interne Akzeptanz zu fördern.

3. Onboarding & Befähigung

Gezielte Schulungen und intensives Onboarding sorgen dafür, dass deine ersten Anwender – die sogenannten Multiplikatoren – das System verstehen und effektiv einsetzen können. Diese Personen übernehmen anschließend eine wichtige Rolle bei der internen Wissensvermittlung.

4. Rollout

Führe Microsoft 365 schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Unterstützt durch eine kontinuierliche Kommunikationsstrategie und praxisnahe Inhalte, wird der Rollout so gestaltet, dass deine Mitarbeitenden die neuen Funktionen nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren können.

5. Langfristige Begleitung & Optimierung

Die erfolgreiche Einführung und vorallem auch der Nutzung von Microsoft 365 hängt von einer nachhaltigen Lernkultur in deinem Unternehmen ab. Regelmäßige Updates, flexible Lernmodule und interaktive Formate empfehlen sich sehr, dass der Wissenstransfer auch langfristig an deine Mitarbeitenden gewährleistet ist. So passen sich deine Prozesse kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen an.

Ein wichtiger Vergleich: Warum traditionelle Projekte nicht immer ausreichen

Um die Besonderheiten der Einführung von Microsoft 365 besser zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf typische IT-Projekte und -Systeme zu werfen, mit denen viele Unternehmen bereits vertraut sind. Viele Organisationen haben langjährige Erfahrungen mit klar definierten, einmaligen IT-Projekten – denke an ERP-Einführungen, bei denen es klare Ziele, feste Zeiträume und festgelegte Ressourcen gibt.

Doch genau hier liegt der Unterschied:

Microsoft 365 erfordert keine einmalige Implementierung, sondern einen kontinuierlichen Transformationsprozess.

Während klassische Projekte nach einem festen Plan abgewickelt werden, musst du bei Microsoft 365 regelmäßig auf neue Funktionen und wechselnde Anforderungen reagieren. Diese fortlaufende Anpassung ist entscheidend, um den dynamischen Herausforderungen des Modern Workplace gerecht zu werden.

Im Folgenden erläutern wir, warum der Vergleich zwischen „Projekt versus kontinuierliche Transformation“ sowie „ERP versus Microsoft 365 – ein Paradigmenwechsel“ dabei hilft, die Notwendigkeit eines flexiblen und nachhaltigen Lern- und Anpassungsprozesses klar zu machen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass deine Mitarbeitenden immer mit den aktuellsten Informationen und Best Practices versorgt werden – und nicht in veralteten Strukturen verharren, die den digitalen Wandel verhindern.

Projekt vs. kontinuierliche Transformation

Ein weiterer wichtiger Punkt im Webinar war der Unterschied zwischen klassischen IT-Projekten und einer kontinuierlichen Transformation:

Einmalige Projekte:
Traditionelle IT-Projekte, wie beispielsweise ERP-Einführungen, sind oft klar definierte Vorhaben mit einem festen Anfang und Ende. Sie haben klare Ziele, zeitliche Begrenzungen und definierte Ressourcen.
Kontinuierliche Transformation:
Der effektive Einsatz von Microsoft 365 erfordert jedoch eine fortlaufende Anpassung und regelmäßige Schulungen. Statt eines einmaligen Projekts handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der eine dauerhafte Lernkultur fördert und den stetigen Wandel in den Arbeitsprozessen berücksichtigt.
Dauerhafte Lernkultur: Eine nachhaltige Integration neuer Funktionen basiert auf einem kontinuierlichen Wissenstransfer, der sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügt und immer wieder neu angepasst wird.

Dieser Paradigmenwechsel bedeutet, dass du bei Microsoft 365 mehr auf kontinuierlichen Wissenstransfer und flexible Anpassungen setzen musst, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Praxisnahe Lernbegleitung – Relevant und interaktiv

Ein zentrales Element unseres Learning-as-a-Services ist die Aufbereitung von Lerninhalten, die exakt auf den modernen Arbeitsalltag mit M365 deiner Mitarbeitenden zugeschnitten sind:



Anwendungs- und Tätigkeitsorientierte Use Cases

Die Inhalte werden anhand realer Anwendungsfälle in deinem Unternehmen vermittelt. So erfahren deine Mitarbeitenden, wie sie konkrete Probleme und mithilfe von Microsoft 365 lösen können, Hilfestellung erhalten und damit im Arbeitsalltag produktiver sein.



Kurze, prägnante Lernmodule im Moment of need

Formate wie Quick-Tipps, How-To-Szenarien und Cheatsheets bieten leicht verdauliche Wissenshäppchen, die sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.



Interaktive Elemente

Die Nutzung von Microsoft 365-Tools wie Teams, SharePoint und Stream ermöglicht es, Inhalte zu teilen, zu kommentieren und zu diskutieren – so, wie es in einem modernen Arbeitsumfeld selbstverständlich ist. Dazu gehören auch „Events“ und besondere Aktionen wie z.B. einen KI-Führerschein oder eine Weihnachtsaktion integriert in der Lernplattform – deinem Infohafen.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten?

Werde Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community!

Die Aufzeichnung unseres Webinars liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community in Teams – zusammen mit zahlreichen weiteren Webinar-Aufzeichnungen, Präsentationen und praktischen Learning-Inhalten. Dort erhältst du kostenfreien Zugriff auf:

Adoption Material und Learning-Unterlagen zu Microsoft 365
Alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie
Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365
Monatliche Experten-Round Tables und einen regelmäßigen Talk

➡️ Noch kein Mitglied? Hier geht’s zur Anmeldung!

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

« Ältere Einträge

Nächste Einträge »