Wir konnten ein spannendes Interview mit Jan-Christian Schraven führen: Es ging dabei um die Einführung von Office 365 bei Swiss.

Ziele des Projekts:

Die Lufthansa Gruppe verfolgt durch die Einführung von Office 365 vor allem die folgenden Ziele:

• Steigerung der Effizienz im Unternehmen
• Optimierung von Arbeitsprozessen
• Steigerung der Nutzung von neuen digitalen Technologien

Besonders durch die Nutzung von Microsoft Teams und OneDrive sollte die Arbeitsweise der Mitarbeiter verbessert werden. So können die Mitarbeiter nun eine ganz neue Art der Zusammenarbeit leben und dies nicht nur im Büro, sondern von überall – mit Office 365 ist nun nämlich alles auch mobil über jedes Device verfügbar.

Schnell wurde jedoch erkannt, dass bei modernen Technologien und Diensten wie Office 365, die sich ständig weiterentwickeln und verbessert werden, eine Einführung mit einem klassischen Schulungskonzept wenig Sinn ergibt. Daher wurde die folgende Vorgehensweise bei der Einführung von Office 365 bei Swiss gewählt.

Einführung: Vorgehen mit viel Selbst-Organisation

Zentraler Gedanke bei der Einführung von Office 365 war, dass sich die Mitarbeiter bei der Nutzung der neuen Dienste sehr selbstorganisiert verhalten sollen. Daher gibt es wenig zentrale Vorgaben und der Mitarbeiter kann selbst entscheiden, wie und in welchem Umfang er Office 365 nutzen möchte. Somit steigt auch die Verantwortung und es entstehen bessere Arbeitsergebnisse, da jeder einzelne Mitarbeiter sich auf eigene Art und Weise organisieren kann.

Gestartet ist die Einführung von Office 365 mit 400 motivierten Usern in einer Pilot-Phase. Nach dieser Phase wurden smartGuides ausgebildet. Hierbei lautet das Motto „aus den Bereichen für die Bereiche“. Die smartGuides sind nämlich freiwillige Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen. Im Change Programm haben die smartGuides dann ihre Kollegen erstmals in die Nutzung von Office 365 eingeführt, unterstützt und gemeinsam wurden somit nach und nach immer mehr Best Practices entwickelt.

Der Abschluss in der Einführung von Office 365 bei Swiss nennt sich „O365 5S“: Hiermit wurden die Best Practice Ansätze im Unternehmen schließlich gesammelt, auf einem OnePager konsolidiert und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Und in Zukunft?

Momentan nutzen über 2200 Mitarbeiter bei Swiss Microsoft Teams aus dem Office 365 Paket. Das sind aber lediglich die Kollegen auf dem Boden. Um künftig alle Mitarbeiter zu erreichen, auch die Crew und die Piloten in der Luft, möchte Swiss die App Yammer zur vollumfänglichen Kommunikation über alle Mitarbeiter im Unternehmen einführen.