Rollenbasierte Lernpfade, die Führungskräfte wirklich nutzen

Rollenbasierte Lernpfade, die Führungskräfte wirklich nutzen

von | 5. November 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus: Microsoft 365-Lizenzen sind vorhanden, doch das volle Potenzial bleibt ungenutzt. Besonders Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, ihre Teams durch die digitale Transformation zu führen – während sie selbst kaum Zeit haben, sich mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Hier setzt rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 an: Statt generischer Schulungen erhalten Führungskräfte genau die Inhalte, die sie für ihre spezifischen Aufgaben benötigen.

Warum scheitern traditionelle Schulungskonzepte bei Führungskräften?

Führungskräfte haben andere Lernbedürfnisse als operative Mitarbeitende. Laut dem Microsoft Work Trend Index Annual Report 2025 fehlt 80 Prozent der Befragten Zeit oder Energie für ihre Aufgaben, während 53 Prozent der Führungskräfte gleichzeitig höhere Produktivität fordern. Diese Diskrepanz zeigt deutlich: Klassische ganztägige Schulungen passen nicht in den Alltag moderner Führungskräfte.

Die Probleme traditioneller Ansätze:

  • Zeitknappheit: Führungskräfte können sich keine mehrtägigen Schulungen leisten
  • Relevanzlücke: Allgemeine Inhalte decken nicht die spezifischen Anforderungen der Führungsebene ab
  • Fehlende Praxisnähe: Theoretisches Wissen ohne direkte Anwendbarkeit auf Meeting- und Dokumentroutinen
  • Mangelnde Nachhaltigkeit: Einmalige Schulungen ohne kontinuierliche Begleitung verpuffen wirkungslos

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Was macht rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 so effektiv?

Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 bedeutet, dass Lerninhalte präzise auf die Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche von Führungskräften zugeschnitten sind. Statt zu lernen, wie man einen Teams-Chat erstellt, fokussiert sich der Inhalt darauf, wie Führungskräfte strategische Entscheidungen durch Power BI-Dashboards treffen, effiziente Teambesprechungen in Microsoft Teams orchestrieren oder wichtige Dokumente gemeinsam mit dem Management-Team in Echtzeit bearbeiten.

Die drei Säulen erfolgreicher rollenbasierter Lernpfade

  1. Mikro-Lerninhalte für den Führungsalltag

Führungskräfte lernen am besten in kurzen, fokussierten Einheiten. Die 365 Akademie bietet über 600 Lerninhalte in Kurzformaten von 1 bis 10 Minuten – perfekt für den Moment of Need. Wenn eine Führungskraft vor einer wichtigen Präsentation steht oder ein Board-Meeting vorbereiten muss, findet sie genau das richtige Tutorial zum richtigen Zeitpunkt.

  1. Szenarien-basiertes Lernen

Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 arbeitet mit realen Führungsszenarien:

  • Strategische Kommunikation: Wie kommuniziere ich Änderungen effektiv über Microsoft Teams und Outlook an mein erweitertes Team?
  • Datengetriebene Entscheidungen: Wie nutze ich Power BI für Live-Dashboards zur schnellen Entscheidungsfindung?
  • Effiziente Zusammenarbeit: Wie orchestriere ich paralleles Arbeiten an strategischen Dokumenten ohne E-Mail-Ping-Pong?
  • Meeting-Exzellenz: Wie gestalte ich hybride Führungsmeetings produktiv und inklusiv?
  1. Kontinuierliche Begleitung statt einmaliger Events

Microsoft kündigte auf der Ignite 2024 etwa 80 neue Produkte und Funktionen an – die Microsoft-Welt entwickelt sich rasant weiter. Rollenbasierte Lernpfade müssen daher nicht statisch sein, sondern kontinuierlich aktualisiert werden. Die 365 Akademie bietet monatliche Kampagnen mit News, Tipps und Live-Sessions, die Führungskräfte über relevante Neuerungen auf dem Laufenden halten.

Konkrete Anwendungsfälle: So verändert rollenbasiertes Lernen den Führungsalltag

Meeting-Routinen revolutionieren

Eine der größten Zeitfresser im Führungsalltag sind ineffiziente Meetings. Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 zeigt Führungskräften konkret:

  • Wie sie mit Microsoft Bookings Terminplanungen automatisieren
  • Wie sie Teams-Kanäle für projektbezogene Kommunikation strukturieren, um Meeting-Bedarf zu reduzieren
  • Wie sie Copilot in Outlook nutzen können, der dringende, unbeantwortete E-Mails erkennt und automatisch bis zu drei Antwortentwürfe generiert
  • Wie sie Aufzeichnungen und Transkripte in Teams Meeting nutzen, damit nicht alle physisch anwesend sein müssen

Dokumenten-Workflows optimieren

Führungskräfte verbringen zu viel Zeit mit Dokumentensuche und Versionskonflikten. Spezifische Lernpfade zeigen:

  • SharePoint-Dokumentenbibliotheken: Wie strukturiere ich strategische Dokumente so, dass das Leadership-Team schnell darauf zugreifen kann?
  • Co-Authoring in Office-Apps: Wie arbeitet mein Team parallel an Strategiepapieren, ohne sich gegenseitig zu blockieren?
  • Versionierung und Genehmigungsworkflows: Wie stelle ich sicher, dass nur final abgestimmte Dokumente geteilt werden?
  • Microsoft Loop: Wie nutze ich kollaborative Arbeitsräume für dynamische Projektplanung?

Strategische Entscheidungsfindung beschleunigen

Führungskräfte wollen möglichst viele Informationen in ihre Entscheidungen einfließen lassen. Bei AvePoint nutzt das Senior Leadership Team PowerBI und Live-Daten für Finanzmodelle und -analysen, um jederzeit und überall unterschiedliche Szenarien modellieren zu können.

Rollenbasierte Lernpfade vermitteln:

  • Power BI Dashboards: Wie erstelle und interpretiere ich KPI-Dashboards für schnelle Entscheidungen?
  • Microsoft Lists und Planner: Wie behalte ich den Überblick über strategische Initiativen und Portfolios?
  • Microsoft Forms: Wie hole ich strukturiertes Feedback von meinem Team ein?

Möchten Sie erleben, wie rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 konkret funktioniert? Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Erstgespräch →

Die Implementierung: So führen Sie rollenbasierte Lernpfade erfolgreich ein

Phase 1: Bedarfsanalyse und Zielgruppenverständnis

Nicht jede Führungskraft hat die gleichen Lernbedürfnisse. Ein C-Level-Executive benötigt andere Inhalte als ein Team Lead oder ein Abteilungsleiter. Die 365 Akademie arbeitet mit einem strukturierten Ansatz:

  1. Rollendefinition: Welche Führungsebenen gibt es in Ihrer Organisation?
  2. Aufgabenanalyse: Welche Microsoft 365-Tools sind für welche Rolle relevant?
  3. Kompetenz-Gap-Analyse: Wo bestehen die größten Wissenslücken?
  4. Priorisierung: Welche Lernziele haben den höchsten Business-Impact?

Phase 2: Aufbau der Lerninfrastruktur

Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 funktioniert am besten, wenn es direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert ist. Die 365 Akademie setzt auf:

  • Integration in SharePoint/Teams: Ein unternehmenseigener Lernhub, der sich nahtlos in Microsoft 365 einfügt
  • Keine zusätzliche Software: Alle Inhalte sind über die Microsoft 365-Suche auffindbar
  • Mobile Verfügbarkeit: Lernen von jedem Gerät aus möglich
  • Personalisierte Lernpfade: Jede Führungskraft sieht nur die für ihre Rolle relevanten Inhalte

Phase 3: Aktivierung und Adoption

Eine interne Studie ergab, dass Teams, die aktiv an Lernprogrammen teilnahmen, im Schnitt 12 Prozent produktiver waren als vorher. Um diese Effekte zu erreichen, braucht es:

  • Kick-off-Events: Live-Sessions zur Einführung neuer Features (wie bei BITMARCK mit über 1.000 Teilnehmenden zur MS Copilot-Einführung)
  • Champions-Programm: Führungskräfte als Multiplikatoren gewinnen
  • Gamification: Motivierende Elemente wie Lernkontrollen und Fortschritts-Tracking
  • Regelmäßige Kommunikation: Monatliche Kampagnen zu neuen Inhalten und Best Practices

Phase 4: Evergreen-Begleitung

Die Microsoft-Welt ändert sich ständig. Microsoft empfiehlt in seinem Copilot-Einführungsplaybook, eine Benutzer-Community aufzubauen, die Menschen hilft, von Personen zu lernen, die neue Tools erfolgreich implementiert haben. Die 365 Akademie bietet:

  • Monatliche Strategie-Calls: Abstimmung über relevante Microsoft-Änderungen
  • Kontinuierliche Content-Updates: Neue Videos und Lernpfade zu aktuellen Features
  • Feedback-Integration: Kundenfeedback fließt direkt in die Inhaltspflege ein
  • Community-Building: Austausch zwischen Führungskräften verschiedener Organisationen

Messbare Erfolge: Der ROI von rollenbasiertem Lernen

Investitionen in Lernplattformen müssen sich rechnen. Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 liefert messbare Vorteile:

Quantifizierbare Effekte

  • Reduktion von Support-Tickets: Bis zu 12 Prozent weniger IT-Anfragen durch bessere Nutzerbefähigung
  • Produktivitätssteigerung: Teams, die aktiv an Weiterbildungsprogrammen teilnehmen, sind im Schnitt 12 Prozent produktiver
  • Lizenzoptimierung: Höherer Nutzungsgrad teurer Microsoft 365-Lizenzen
  • Zeitersparnis: Copilot-Funktionen in Outlook können täglich Minuten bis Stunden sparen, wenn Standardanfragen automatisch bearbeitet werden

Qualitative Verbesserungen

  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Führungskräfte fühlen sich kompetenter und weniger gestresst
  • Bessere Entscheidungsqualität: Datengetriebene Entscheidungen durch bessere Tool-Nutzung
  • Stärkere Innovationskultur: Führungskräfte, die digitale Tools beherrschen, treiben Innovation voran
  • Agilere Organisation: Schnellere Anpassung an Marktveränderungen durch digitale Kompetenz

Best Practices: Was erfolgreiche Implementierungen auszeichnet

1. Top-Down-Unterstützung sicherstellen

Führungskräfte werden zu aktiven Gestaltern der Transformation. Wenn das C-Level selbst rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 nutzt und vorlebt, steigt die Akzeptanz im gesamten Führungsteam exponentiell.

2. Quick Wins priorisieren

Starten Sie mit Lernpfaden, die schnelle, sichtbare Erfolge liefern. Beispiele:

  • Effiziente Meeting-Moderation mit Teams
  • Schnelle Dokumentenfreigaben mit SharePoint
  • Einfache Umfragen mit Microsoft Forms

3. Peer Learning fördern

Besonders Führungskräfte profitieren, wenn Lernangebote Raum für Reflexion, Austausch und Peer-Learning bieten, denn nachhaltige Entwicklung entsteht dort, wo Wissen in Erfahrung übersetzt wird. Schaffen Sie Formate, in denen Führungskräfte voneinander lernen können.

4. Kontinuität gewährleisten

Einmalige Schulungen verpuffen. Rollenbasiertes Lernen muss ein kontinuierlicher Prozess sein, der in den Arbeitsalltag integriert ist.

Lassen Sie uns gemeinsam einen maßgeschneiderten Lernpfad für Ihre Führungskräfte entwickeln. Kontaktieren Sie uns jetzt →

Die Zukunft: KI-gestützte Lernpfade und Adaptive Learning

Die nächste Generation von rollenbasiertem Lernen Microsoft 365 wird noch intelligenter. Fast 70 Prozent der Fortune 500-Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365 Copilot, und KI wird auch im Lernbereich eine zentrale Rolle spielen:

Adaptive Lernpfade

Systeme, die automatisch erkennen, welche Kompetenzen eine Führungskraft noch entwickeln muss, und personalisierte Empfehlungen aussprechen.

KI-Assistenten für Performance Support

Stellen Sie sich vor, eine Führungskraft fragt direkt im Teams-Meeting: „Wie teile ich diesen Screen nur mit bestimmten Teilnehmern?“ – und erhält sofort eine kontextbezogene Anleitung.

Predictive Analytics

Welche Führungskräfte profitieren am meisten von welchen Lernpfaden? Datenbasierte Insights helfen, Lernmaßnahmen noch zielgerichteter zu gestalten.

Integration mit Microsoft Viva Learning

Microsoft Viva Learning bringt unternehmensweites Lernen in den Arbeitsablauf, indem es Inhalte aus der Organisation, Learning Management Systems, Drittanbietern und Microsoft verbindet. Die nahtlose Integration wird das Lernen noch natürlicher in den Führungsalltag einbetten.

Häufige Einwände und wie Sie diese überwinden

„Unsere Führungskräfte haben keine Zeit für Lernen“

Genau deshalb brauchen Sie rollenbasiertes Lernen Microsoft 365! Die kurzen Formate (1-10 Minuten) lassen sich perfekt in den Alltag integrieren – während der Kaffeepause, zwischen zwei Meetings oder mobil im Zug.

„Wir haben schon ein LMS mit Microsoft 365-Inhalten“

Die Frage ist: Sind diese Inhalte wirklich auf Führungskräfte zugeschnitten? Generische Tutorials helfen nicht, wenn es um strategische Kommunikation, datengetriebene Entscheidungen oder Change Management geht.

„Microsoft 365 ändert sich zu schnell“

Richtig – und genau deshalb brauchen Sie eine Evergreen-Begleitung wie die der 365 Akademie. Monatliche Updates halten Ihre Führungskräfte auf dem Laufenden, ohne dass Sie selbst den Überblick behalten müssen.

„Das Thema liegt doch bei der IT“

Falsch. Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 ist ein strategisches L&D-Thema. Die IT kümmert sich um Technik und Sicherheit – L&D entwickelt die Menschen. Und Führungskräfte benötigen keine technischen Deep Dives, sondern praxisnahe Anwendungsfälle.

Ihr nächster Schritt: So starten Sie mit rollenbasierten Lernpfaden

Die Implementierung von rollenbasiertem Lernen Microsoft 365 muss nicht kompliziert sein. Die 365 Akademie bietet einen bewährten Ansatz:

Schritt 1: Kostenloses Erstgespräch

In einem unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre spezifische Situation:

  • Welche Führungsebenen gibt es?
  • Welche Microsoft 365-Tools sind im Einsatz?
  • Wo liegen die größten Herausforderungen?
  • Was sind Ihre strategischen Lernziele?

Schritt 2: Maßgeschneidertes Konzept

Wir entwickeln einen individualisierten Lernpfad-Plan:

  • Rollendefinitionen und Personas
  • Priorisierte Lernziele
  • Inhalts-Roadmap mit Quick Wins
  • Aktivierungsstrategie

Schritt 3: Technische Integration

Wir richten Ihren unternehmensspezifischen Lernhub in SharePoint/Teams ein:

  • Über 600 sofort verfügbare Lerninhalte
  • Integration Ihrer eigenen Inhalte (IT-Richtlinien, Prozesse etc.)
  • Benutzerfreundliche Navigation und Suche
  • Mobile Verfügbarkeit

Schritt 4: Launch und Begleitung

Wir starten mit einem Kick-off und begleiten Sie kontinuierlich:

  • Live-Sessions für Ihre Führungskräfte
  • Monatliche Strategie-Calls
  • Neue Inhalte zu Microsoft-Updates
  • Community-Building und Best-Practice-Austausch

Fazit: Rollenbasiertes Lernen macht den Unterschied

Die digitale Transformation gelingt nur, wenn Führungskräfte die digitalen Werkzeuge beherrschen. Generische Schulungen reichen nicht aus – es braucht rollenbasiertes Lernen Microsoft 365, das präzise auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von Führungskräften zugeschnitten ist.

Die 365 Akademie bietet genau das: Über 600 praxisnahe Lerninhalte, die Meeting- und Dokumentroutinen wirklich verändern. Kurze Formate, direkt integriert in Teams und SharePoint, kontinuierlich aktualisiert und begleitet durch Experten.

80 Prozent der Befragten fehlt Zeit oder Energie für ihre Aufgaben – reduzieren Sie diese Belastung, indem Sie Ihre Führungskräfte mit den richtigen digitalen Kompetenzen ausstatten. Der ROI ist messbar: höhere Produktivität, weniger Support-Aufwand, bessere Entscheidungen und zufriedenere Führungskräfte.

Starten Sie jetzt: Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit der 365 Akademie und erfahren Sie, wie rollenbasierte Lernpfade Ihre Führungskräfte zu Microsoft 365-Profis machen.

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Über die 365 Akademie

Die 365 Akademie ist Ihr spezialisierter Partner für Microsoft 365-Enablement. Mit über 600 Lerninhalten, monatlichen Kampagnen und individueller Evergreen-Begleitung machen wir Ihre Mitarbeitenden – besonders Ihre Führungskräfte – fit für die digitale Arbeitswelt. Integriert in Ihre Microsoft 365-Umgebung, deutschsprachig und praxisnah.

Kontakt:
 365 Akademie
 www.365akademie.de
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Copilot Readiness: Die menschliche Seite von KI in Microsoft 365

Copilot Readiness: Die menschliche Seite von KI in Microsoft 365

von | 3. November 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot markiert einen Wendepunkt in der digitalen Transformation von Unternehmen. Doch während die Technologie beeindruckende Möglichkeiten bietet, wird eines immer deutlicher: Der eigentliche Erfolgsfaktor liegt nicht in der KI selbst, sondern in den Menschen, die sie nutzen. Ein durchdachtes Copilot Readiness Programm ist der Schlüssel, um aus der Investition in künstliche Intelligenz einen messbaren Return on Investment zu generieren.

Warum die menschliche Seite über den Copilot-Erfolg entscheidet

Microsoft 365 Copilot verspricht erhebliche Produktivitätssteigerungen. Laut einer Forrester-Studie können Unternehmen über einen Zeitraum von drei Jahren einen ROI zwischen 132% und 353% für kleine und mittlere Unternehmen erreichen. Für größere Organisationen prognostiziert Forrester sogar einen ROI von 197% mit einem Net Present Value von 101,6 Millionen Dollar über drei Jahre. Diese beeindruckenden Zahlen sind jedoch nur dann realisierbar, wenn die Organisation und ihre Mitarbeitenden wirklich bereit sind.

Die Herausforderung: Technologie allein schafft keine Transformation. Studien zeigen, dass 50% aller Mitarbeitenden in Unternehmen sich unsicher im Umgang mit generativer KI fühlen. Diese Unsicherheit kann die Adoption hemmen und den potenziellen Nutzen erheblich schmälern. Ein Copilot Readiness Programm adressiert genau diese menschliche Dimension und bereitet Organisationen ganzheitlich auf die KI-gestützte Arbeitswelt vor.

Die drei Säulen eines erfolgreichen Copilot Readiness Programms

1. Skills und Kompetenzen: Menschen befähigen, nicht nur schulen

Die Kunst des „Promptens“ – also der effektiven Kommunikation mit KI – ist zur Kernkompetenz des digitalen Arbeitsplatzes geworden. Doch ein Copilot Readiness Programm geht weit über eine einmalige Schulung hinaus. Es etabliert eine kontinuierliche Lernkultur.

Praxisnahe Befähigung statt theoretischer Überforderung

Mitarbeitende benötigen keine akademischen Abhandlungen über künstliche Intelligenz. Sie brauchen konkrete Anwendungsfälle aus ihrem Arbeitsalltag: Wie fasse ich ein Meeting in Teams zusammen? Wie erstelle ich in Word einen ersten Entwurf? Wie analysiere ich Daten in Excel effizienter?

Die erfolgreichsten Ansätze setzen auf Kurzformate von 1-10 Minuten, die sich am „Moment of Need“ orientieren – also genau dann verfügbar sind, wenn Mitarbeitende sie brauchen. Diese Lerninhalte sollten in die bestehende Microsoft 365-Umgebung integriert sein, etwa in SharePoint oder Teams, damit keine zusätzlichen Systeme gelernt werden müssen.

Champions und Multiplikatoren als Erfolgsfaktor

Ein zentrales Element jedes Copilot Readiness Programms ist der Aufbau eines Champions-Netzwerks. Diese internen Botschafter leben die neue Arbeitsweise vor, teilen Best Practices und motivieren ihre Kolleginnen und Kollegen. Sie sind die Brücke zwischen IT-Abteilung und Fachanwendern.

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2. Prozesse und Governance: Der sichere Rahmen für KI-Nutzung

Ohne klare Leitplanken kann Copilot mehr Schaden als Nutzen anrichten. Ein umfassendes Copilot Readiness Programm etabliert daher robuste Governance-Strukturen, die Sicherheit und Compliance gewährleisten, ohne Innovation zu bremsen.

Datensicherheit und Zugriffskontrollen

Microsoft 365 Copilot greift auf Unternehmensdaten aus E-Mails, Dokumenten, Meetings und Chats zu. Ohne angemessene Zugriffskontrollen könnten sensible Informationen ungewollt sichtbar werden. Die technische Readiness umfasst daher:

  • Überprüfung und Bereinigung von Berechtigungen in SharePoint und OneDrive
  • Identifizierung von übermäßig geteilten Inhalten
  • Implementierung eines Zero-Trust-Sicherheitsmodells
  • Definition klarer Richtlinien für den Umgang mit vertraulichen Informationen

Laut Microsoft Learn sollten Organisationen vor dem Rollout das „Microsoft 365 Copilot Optimization Assessment“ durchführen, um die Datenschutzreife und Sicherheitskontrollen zu evaluieren.

Code of Conduct und ethische Leitlinien

Mitarbeitende benötigen klare Richtlinien: Was darf mit Copilot gemacht werden, was nicht? Wie gehen wir mit KI-generierten Inhalten um? Wer trägt Verantwortung für die Qualität der Ergebnisse? Ein Copilot Readiness Programm definiert diese Spielregeln und schafft Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

3. Change Management: Die Transformation aktiv gestalten

Die Einführung von Copilot ist keine IT-Implementierung, sondern ein tiefgreifender Wandel der Arbeitskultur. Erfolgreiche Organisationen behandeln sie daher als Change-Management-Projekt.

Stakeholder-Engagement und Executive Sponsorship

Die Unterstützung der Führungsebene ist entscheidend. Wenn Geschäftsführung und C-Level-Executives Copilot aktiv nutzen und fördern, signalisiert dies den Mitarbeitenden: Diese Veränderung ist wichtig und gewollt. Ein Copilot Readiness Programm bindet daher von Anfang an alle relevanten Stakeholder ein und entwickelt gemeinsam die Vision für die KI-gestützte Arbeitsweise.

Kontinuierliche Kommunikation und Evergreen-Begleitung

Microsoft aktualisiert seine Tools permanent. Was gestern noch funktionierte, kann morgen anders aussehen. Neue Features werden laufend ergänzt. Diese „Evergreen-Problematik“ erfordert eine kontinuierliche Begleitung der Anwenderinnen und Anwender.

Erfolgreiche Organisationen setzen auf regelmäßige Kommunikationskampagnen: monatliche Newsletter, Live-Sessions, Tipps des Monats, Lernpfade zu neuen Features. Diese fortlaufende Information hält das Engagement hoch und verhindert, dass Mitarbeitende den Anschluss verlieren.

Die häufigsten Stolpersteine bei der Copilot-Einführung

Technische Readiness unterschätzen

Viele Organisationen gehen davon aus, dass das Zuweisen von Lizenzen ausreicht. Die Realität sieht anders aus: Microsoft 365 Copilot benötigt bestimmte technische Voraussetzungen. Dazu gehören unter anderem:

  • Microsoft 365 Business Standard, Business Premium oder Enterprise (E3/E5) Lizenzen
  • Das neue Outlook und die neue Teams-App
  • Idealerweise ein eingerichtetes Zero-Trust-Sicherheitsmodell
  • Aktuelle Kanalversionen der Microsoft 365 Apps

Ein gründliches Technical Readiness Assessment identifiziert Schwachstellen und Optimierungspotenziale, bevor der Rollout startet.

Die „Set and Forget“-Falle

Copilot ist kein Self-Service-Tool, das man einmal einrichtet und dann vergisst. Ohne aktives Change Management sinkt die Nutzungsrate schnell. Microsoft bietet im Admin Center den „Copilot Readiness Report“, der zeigt, welche Nutzer technisch berechtigt sind und wie intensiv sie Microsoft 365-Apps verwenden. Diese Daten sollten aktiv für die Steuerung des Copilot Readiness Programms genutzt werden.

Unrealistische ROI-Erwartungen

Bei Lizenzkosten von derzeit etwa 28,10 Euro pro Nutzer und Monat (Stand Q2/2025) summieren sich die Kosten schnell. Eine Organisation mit 500 Nutzern investiert jährlich rund 180.000 Euro in Copilot-Lizenzen. Diese Investition amortisiert sich nur, wenn Mitarbeitende das Tool tatsächlich produktiv einsetzen.

Forrester-Analysen zeigen: Die größten Produktivitätsgewinne werden bei Aufgaben wie dem Verfassen von Dokumenten (29% schneller), dem Nachbereiten von Meetings (viermal schneller) und der Datenanalyse erzielt. Doch diese Potenziale heben sich nur mit gezielter Befähigung.

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Erfolgsmessung: Wie Sie die Wirkung Ihres Copilot Readiness Programms nachweisen

Quantitative Metriken

Ein professionelles Copilot Readiness Programm definiert klare KPIs zur Erfolgsmessung:

  • Adoption Rate: Wie viele lizenzierte Nutzer verwenden Copilot aktiv?
  • Nutzungsintensität: Wie viele Interaktionen pro Nutzer und Tag?
  • App-Integration: In welchen Microsoft 365-Apps wird Copilot genutzt?
  • Returning Users: Wie hoch ist die Rückkehrrate nach der ersten Nutzung?

Microsoft bietet im Viva Insights Copilot Dashboard und im Microsoft 365 Admin Center entsprechende Berichte. Seit kurzem gibt es auch ein „Benchmarks“-Feature, das Vergleiche mit ähnlichen Organisationen ermöglicht.

Qualitative Indikatoren

Neben harten Zahlen zählen auch weiche Faktoren:

  • Mitarbeiterzufriedenheit und Feedback
  • Reduktion von Support-Tickets (Studien zeigen Einsparungen von bis zu 12%)
  • Qualität der mit Copilot erstellten Inhalte
  • Innovationsrate und neue Anwendungsfälle

Regelmäßige Umfragen und Feedback-Schleifen helfen, das Copilot Readiness Programm kontinuierlich zu verbessern.

Der ideale Fahrplan für Ihre Copilot Readiness Journey

Phase 1: Assessment und Strategieentwicklung (Wochen 1-4)

  • Durchführung eines umfassenden Readiness Assessments (technisch, organisatorisch, kulturell)
  • Identifikation von High-Value-Use-Cases und Pilotgruppen
  • Definition von Zielen, KPIs und Erfolgskriterien
  • Entwicklung einer Kommunikationsstrategie
  • Aufsetzen der Governance-Strukturen

Phase 2: Pilotierung und Lernen (Wochen 5-12)

  • Auswahl von 25-50 Power-Usern für die Pilotphase (Microsoft empfiehlt, die Top 25% der aktiven Microsoft 365-Nutzer zu identifizieren)
  • Intensive Begleitung der Pilotgruppe mit Schulungen und Support
  • Sammeln von Feedback und Best Practices
  • Anpassung der Strategie basierend auf Erkenntnissen
  • Aufbau des Champions-Netzwerks

Phase 3: Skalierung und Optimierung (ab Woche 13)

  • Schrittweise Ausweitung auf weitere Nutzergruppen
  • Etablierung der kontinuierlichen Lerninfrastruktur
  • Monatliche Kampagnen mit neuen Inhalten und Tipps
  • Regelmäßige Live-Sessions und Q&A-Formate
  • Monitoring und Optimierung basierend auf Nutzungsdaten

Phase 4: Evergreen-Begleitung (fortlaufend)

  • Kontinuierliche Updates zu neuen Copilot-Features
  • Regelmäßige Strategie-Calls zur Abstimmung
  • Erweiterung um weitere Microsoft 365-Tools und Copilot-Varianten
  • Ausbau der Extensibility mit Copilot Studio und Plugins
  • Messung und Kommunikation des ROI

Warum ein spezialisierter Partner den Unterschied macht

Die Entwicklung und Umsetzung eines ganzheitlichen Copilot Readiness Programms erfordert spezialisiertes Know-how, das in vielen Organisationen intern nicht vorhanden ist. Die „Make or Buy“-Entscheidung fällt meist zugunsten externer Expertise aus:

Zeitersparnis: Der interne Aufbau von Schulungsinhalten, Lernplattformen und Change-Management-Strukturen bindet massive Ressourcen über Monate hinweg.

Aktualität: Externe Spezialisten halten ihre Inhalte permanent auf dem neuesten Stand und passen sie an Microsoft-Updates an.

Best Practices: Partner bringen Erfahrungen aus zahlreichen Projekten mit und kennen typische Fallstricke.

Skalierbarkeit: Professionelle Lernplattformen und Content-Bibliotheken mit über 600 Inhalten in Kurzformaten sind intern kaum wirtschaftlich aufzubauen.

ROI-Beschleunigung: Je früher die Befähigung startet, desto schneller amortisiert sich die Investition. Jede Woche ungenutztes Potenzial verursacht messbare Opportunitätskosten.

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Die Zukunft gehört den gut vorbereiteten Organisationen

Microsoft positioniert Copilot nicht als optionales Add-on, sondern als fundamentale Infrastruktur der modernen Arbeitswelt. CEO Satya Nadella prognostiziert, dass KI die am schnellsten wachsende Sparte des Unternehmens werden wird. Die strategische Mathematik ist eindeutig: Organisationen, die heute in ein fundiertes Copilot Readiness Programm investieren, verschaffen sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile.

Der Wettbewerbsfaktor Zeit

Ihre Konkurrenz schläft nicht. Unternehmen, die rollenbasierte KI erfolgreich implementieren, operieren mit völlig anderen Effizienzkurven als ihre Mitbewerber. Diese Vorsprünge akkumulieren sich über Zeit und werden zu institutionellem Wissen. Der Wechselaufwand zu alternativen Plattformen steigt exponentiell, je tiefer KI in die Workflows integriert ist.

Das Investment in Menschen ist das Investment in die Zukunft

Die erfolgreichsten Organisationen verstehen: Copilot ist kein Technologie-Projekt, sondern eine Investition in ihre wichtigste Ressource – ihre Mitarbeitenden. Ein durchdachtes Copilot Readiness Programm steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Studien zeigen eine 18-prozentige Zunahme der Mitarbeiterzufriedenheit und eine Reduktion der Personalfluktuation um 11-20% bei erfolgreicher KI-Integration.

Berechenbarer ROI statt vager Hoffnungen

Im Gegensatz zu vielen anderen Transformationsprojekten lässt sich der Erfolg eines Copilot Readiness Programms präzise messen und in Euro und Cent beziffern:

  • Zeitersparnis bei Routineaufgaben (nachweisbar über Copilot-Nutzungsberichte)
  • Reduktion von Betriebskosten um 1-20% laut Forrester-Studien
  • Umsatzsteigerungen durch schnellere Time-to-Market (bis zu 20% Verbesserung)
  • Senkung von Supportkosten durch Self-Service-Befähigung

Ihr nächster Schritt zur Copilot Readiness

Die Frage ist nicht mehr, ob Sie Microsoft 365 Copilot einführen sollten, sondern wie Sie es richtig tun. Ein professionelles Copilot Readiness Programm ist der Unterschied zwischen verschwendetem Budget und transformativem ROI.

Was Sie jetzt tun sollten:

  1. Evaluieren Sie Ihre aktuelle Readiness ehrlich: Wie gut nutzt Ihre Organisation heute schon Microsoft 365? Wie sind Ihre Daten organisiert und geschützt? Wie digital affin sind Ihre Mitarbeitenden? 
  2. Definieren Sie konkrete Use Cases: Wo würde Copilot den größten Mehrwert schaffen? Welche Abteilungen oder Rollen profitieren am meisten?
  3. Holen Sie sich professionelle Unterstützung: Ein spezialisierter Partner beschleunigt Ihre Readiness Journey erheblich und hilft Ihnen, typische Fehler zu vermeiden.
  4. Starten Sie mit einem Piloten: Testen Sie mit einer überschaubaren Gruppe, lernen Sie, optimieren Sie – und skalieren Sie dann.
  5. Investieren Sie in kontinuierliche Befähigung: Die Einführung ist erst der Anfang. Nur mit fortlaufender Begleitung sichern Sie nachhaltigen Erfolg.

Fazit: Menschen machen den Unterschied

Copilot Readiness ist mehr als eine technische Checkliste. Es ist die strategische Vorbereitung Ihrer gesamten Organisation auf eine KI-gestützte Arbeitswelt. Die Technologie ist beeindruckend, aber nicht der entscheidende Faktor. Der wahre Unterschied liegt in den Menschen: in ihren Fähigkeiten, ihrem Vertrauen, ihrer Bereitschaft, neue Wege zu gehen.

Ein ganzheitliches Copilot Readiness Programm adressiert alle drei Dimensionen – Skills, Prozesse und Change Management – und schafft damit die Grundlage für messbaren ROI. Organisationen, die heute in diese menschliche Seite der KI investieren, werden morgen die Gewinner sein.

Die Zeit zu handeln ist jetzt. Jede Woche, die Sie warten, verursacht Opportunitätskosten. Aber mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite wird aus der Herausforderung eine Chance – die Chance, Ihre Organisation fit für die Zukunft zu machen.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Copilot Readiness Journey starten – kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Erstgespräch!

Quellen:

  • Forrester Research: „New Technology: Projected Total Economic Impact™ Of Microsoft 365 Copilot for SMB“ (2024)
  • Forrester Research: „New Technology: The Projected Total Economic Impact™ Of Microsoft Copilot For Microsoft 365“ (2024)
  • Microsoft Learn: „Microsoft 365 admin center Microsoft 365 Copilot readiness“
  • Microsoft 365 Blog: „Microsoft 365 Copilot drives up to 353% ROI for small and medium businesses“ (Oktober 2024)
  • PromptingBirds GmbH: Studien zur GenAI-Kompetenzen von Mitarbeitenden (2024)
  • Varonis: „Is Microsoft Copilot Worth the Investment?“ (Mai 2024)
  • Microsoft Industry Blogs: Verschiedene Artikel zu Copilot ROI und Best Practices (2024-2025)
Schluss mit Schulung, her mit Adoption: Ein Mandanten-Nativer Ansatz für Microsoft 365-ROI

Schluss mit Schulung, her mit Adoption: Ein Mandanten-Nativer Ansatz für Microsoft 365-ROI

von | 28. Oktober 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Nur 8% der Softwarelizenzen werden überhaupt einmal im Monat genutzt. Für CIOs und Digital Workplace-Leads bedeutet dies eine unbequeme Wahrheit: Die Millionen-Investition in Microsoft 365 verpufft häufig, weil Mitarbeitende die Tools nicht effektiv nutzen. Traditionelle Schulungsansätze – mehrtägige Workshops, generische LMS-Kurse, einmalige Trainings – haben das Problem nicht gelöst. Es ist Zeit für einen Paradigmenwechsel.

Das Dilemma der traditionellen Schulung

Wenn Sie an die letzte große Microsoft 365-Schulung in Ihrem Unternehmen denken: Wie viele der Teilnehmenden wenden das Gelernte tatsächlich noch an? Die ernüchternde Realität zeigt, dass klassische Schulungsformate systematisch scheitern. Die Gründe liegen auf der Hand:

Zeitliche Disconnection: Mitarbeitende können durchschnittlich nur 1% ihrer Arbeitswoche – etwa 24 Minuten pro Woche – für formales Lernen aufwenden. Mehrstündige oder gar mehrtägige Schulungen passen schlicht nicht in den Arbeitsalltag moderner Wissensarbeiter.

Die Evergreen-Problematik: Microsoft aktualisiert seine 365-Suite kontinuierlich. Was heute geschult wird, kann morgen bereits überholt sein. Unternehmen investieren in Schulungen, die zum Zeitpunkt ihrer Durchführung bereits veraltet sind.

Fehlende Kontextualisierung: Generische LMS-Kurse vermitteln Features im luftleeren Raum. Doch Mitarbeitende brauchen keine Feature-Listen, sondern Antworten auf konkrete Anwendungsfälle in ihrem spezifischen Arbeitskontext.

Der Vergessenseffekt: Ohne kontinuierliche Auffrischung und praktische Anwendung gehen bis zu 80% des Gelernten innerhalb von Wochen verloren. Eine einmalige Schulung ist keine nachhaltige Lösung.

Die Konsequenz? 82% der Teams wehren sich gegen IT- oder Management-Vorgaben, welche Collaboration-Tools verwendet werden sollen. Mitarbeitende suchen sich eigene Lösungen, die IT verliert die Kontrolle, und die teuren Microsoft 365-Lizenzen bleiben untergenutzt.

Von Schulung zu Adoption: Der entscheidende Unterschied

Adoption ist nicht Schulung. Schulung ist ein Event – Adoption ist ein kontinuierlicher Prozess. Während Schulung darauf abzielt, Wissen zu vermitteln, geht es bei Adoption darum, Verhalten nachhaltig zu verändern und Tools in die tägliche Arbeitsweise zu integrieren.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework basiert auf drei Säulen: Menschen, Prozesse und Technologie. Es erkennt an, dass erfolgreiche Digitalisierung mehr erfordert als technisches Know-how. Es braucht:

    1. Kontinuierliches Enablement: Statt einmaliger Schulungen benötigen Mitarbeitende fortlaufende Unterstützung, die mit ihrer wachsenden digitalen Kompetenz Schritt hält.
    2. Kontextrelevante Lerninhalte: Information muss genau dann verfügbar sein, wenn sie benötigt wird – im „Moment of Need“.
    3. Messbare Verhaltensänderung: Nicht Wissensabfragen, sondern die tatsächliche Nutzung der Tools ist der Erfolgsindikator.

Der Microsoft Adoption Score quantifiziert die wichtigsten Indikatoren dafür, wie Organisationen Microsoft 365 auf ihrem Weg zur digitalen Transformation nutzen. Er misst sowohl People Experiences (wie Mitarbeitende die Tools nutzen) als auch Technology Experiences (wie gut die technische Infrastruktur funktioniert). Die maximale Punktzahl liegt bei 800 Punkten, aufgeteilt auf beide Kategorien mit jeweils maximal 100 Punkten pro Unterkategorie.

Möchten Sie erfahren, wie ein mandanten-nativer Ansatz Ihren Adoption Score messbar steigern kann? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung.

Der mandanten-native Vorteil: Warum der Kontext entscheidend ist

Hier kommt der Game-Changer ins Spiel: mandanten-native Lernlösungen. Statt externe LMS-Plattformen zu nutzen, die Mitarbeitende aus ihrem Arbeitskontext herausreißen, integrieren mandanten-native Ansätze das Lernen direkt in die Microsoft 365-Umgebung.

Was bedeutet „mandanten-nativ“?

Ein mandanten-nativer Ansatz bedeutet, dass Lerninhalte und -ressourcen direkt innerhalb des Microsoft 365-Tenants Ihrer Organisation bereitgestellt werden – typischerweise über SharePoint und Microsoft Teams. Dies ist kein weiteres Tool, das Mitarbeitende lernen müssen; es ist integriert in die Umgebung, in der sie bereits arbeiten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Kein Kontext-Switching:

Mitarbeitende bleiben in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Sie müssen sich nicht in ein weiteres System einloggen, keine zusätzliche Plattform erlernen. Das Hinzufügen von LMS-Training zu einer bereits überfüllten Tool-Landschaft kann zu digitaler Ermüdung führen. Mandanten-native Lösungen vermeiden dieses Problem.

Durchsuchbarkeit und Auffindbarkeit:

Lerninhalte sind über die Microsoft 365-Suche auffindbar. Wenn ein Mitarbeitender eine Frage zu SharePoint hat, findet er die Antwort direkt dort, wo er arbeitet – nicht in einem separaten System.

Single Sign-On und Governance:

Keine zusätzlichen Zugangsdaten, keine separaten Berechtigungsstrukturen. Die Sicherheits- und Compliance-Standards Ihrer Organisation gelten automatisch auch für die Lerninhalte.

Mobile Verfügbarkeit:

Da die Inhalte in Teams und SharePoint liegen, sind sie automatisch über die Microsoft 365 Mobile Apps verfügbar – ohne zusätzliche App-Installation.

Unternehmensweites Branding:

Die Lernplattform trägt Ihr Corporate Design, Ihre Sprache, Ihre Kultur. Sie fühlt sich nicht wie ein externes Tool an, sondern wie ein integraler Bestandteil Ihrer digitalen Arbeitsumgebung.

Mikrolernen: Die wissenschaftlich validierte Methode für nachhaltigen Wissenstransfer

Ein weiterer entscheidender Faktor für erfolgreiche Adoption ist das Format der Lerninhalte. Hier kommt Mikrolernen ins Spiel – und die Forschung bestätigt seine Wirksamkeit eindrucksvoll.

Organisationen, die Mikrolernen einsetzen, berichten von einer 50% höheren Mitarbeiterengagement-Rate und einer 17% höheren Arbeitszufriedenheit, so die Brandon Hall Group. Noch beeindruckender: Mikrolernen kann die Trainingszeit um bis zu 60% reduzieren, während die gleichen Lernergebnisse erzielt werden wie bei traditionellen Trainingsmethoden.

Warum funktioniert Mikrolernen so gut?

Kognitive Belastung: Unser Arbeitsgedächtnis kann nur eine begrenzte Menge an Informationen gleichzeitig verarbeiten. Kurze, fokussierte Lerneinheiten von 1-10 Minuten passen perfekt zu unserer kognitiven Kapazität.

Just-in-Time-Learning: 70% der Mitarbeitenden bevorzugen selbstgesteuerte Online-Kurse als ihre bevorzugte Lernmethode. Mit Mikrolernen können sie genau dann lernen, wenn sie eine Information benötigen – nicht Wochen vorher in einer Schulung.

Höhere Retentionsrate: Die Association for Talent Development stellte fest, dass Mikrolernen die Retentionsrate um bis zu 20% steigern kann. Durch häufigere, kürzere Lerneinheiten wird das Gelernte besser im Langzeitgedächtnis verankert.

Geringere Opportunitätskosten: Zehn Minuten Lernzeit lassen sich viel leichter in einen vollen Arbeitsalltag integrieren als eine mehrstündige Schulung. Die Produktivitätseinbußen sind minimal.

Sie möchten mehr über die Integration von Mikrolernen in Ihre Microsoft 365-Umgebung erfahren? Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework in der Praxis

Das Microsoft 365 Adoptionsframework von Microsoft selbst bietet einen strukturierten Ansatz für erfolgreiche Adoption. Es umfasst mehrere Phasen:

1. Vision und Strategie

Definieren Sie klare Geschäftsziele für Ihre Microsoft 365-Initiative. Was soll erreicht werden? Effizienzsteigerung? Bessere Zusammenarbeit? Kostenreduktion? Ohne klare Ziele fehlt die Richtung.

2. Bereitschaft und Planung

Analysieren Sie den aktuellen Stand Ihrer Organisation. Welche Tools werden bereits genutzt? Wo liegen die größten Lücken? Welche Abteilungen sind digital reif, welche benötigen besondere Unterstützung?

3. Adoption-Strategie

Entwickeln Sie einen Plan für kontinuierliches Enablement. Dies beinhaltet:

  • Champions-Programme: Identifizieren Sie Digital Champions in allen Abteilungen, die als Multiplikatoren wirken
  • Kommunikationsstrategie: Wie werden Neuerungen und Best Practices kommuniziert?
  • Lernstrategie: Welche Formate werden genutzt? Wie wird kontinuierliches Lernen sichergestellt?

4. Messung und Optimierung

Der Adoption Score wird täglich aktualisiert und spiegelt Nutzeraktionen der letzten 28 Tage wider. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Strategie kontinuierlich anzupassen.

Der ROI von mandanten-nativem Mikrolernen

Jetzt zur entscheidenden Frage: Rechnet sich das? Die Antwort ist ein eindeutiges Ja – und zwar deutlich.

Direkte Kosteneinsparungen

Reduktion von Support-Tickets: Wenn Mitarbeitende selbstständig Antworten auf ihre Fragen finden, sinkt die Belastung Ihres IT-Supports erheblich. Unternehmen berichten von Reduktionen der Support-Tickets um 12-63% nach Implementierung effektiver Enablement-Programme.

Lizenzoptimierung: Office 365-Abonnements haben nachweislich einen positiven ROI innerhalb von 13 Monaten nach der Investition erbracht. Doch dieser ROI wird nur realisiert, wenn die Lizenzen auch genutzt werden. Bessere Adoption bedeutet höheren Nutzungsgrad Ihrer bestehenden Lizenzen – ohne dass zusätzliche Investitionen erforderlich sind.

Geringere Schulungskosten: Die Kosten für Umschulungen liegen laut World Economic Forum durchschnittlich bei 24.800 US-Dollar pro Mitarbeitenden. Mandanten-native Mikrolern-Ansätze sind deutlich kostengünstiger, da sie kontinuierlich und in kleinen Häppchen erfolgen.

Indirekte Wertschöpfung

Produktivitätssteigerung: Organisationen, die Mikrolernen nutzen, verzeichneten eine 20% Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und eine 23% Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Mitarbeitende die richtigen Tools effektiv nutzen, arbeiten sie schneller, machen weniger Fehler und sind zufriedener.

Mitarbeiterbindung: 94% der Mitarbeitenden würden länger bei einem Unternehmen bleiben, wenn die Organisation in ihre Entwicklung investiert, so der Workplace Learning Report von LinkedIn aus 2019. Die Kosten für das Ersetzen eines Mitarbeitenden liegen bei der Hälfte bis zum Doppelten des Jahresgehalts – Investitionen in kontinuierliche Weiterbildung zahlen sich also mehrfach aus.

Innovationspotenzial: Wenn Mitarbeitende die volle Bandbreite ihrer Tools kennen und nutzen, entstehen neue Arbeitsweisen und innovative Lösungen. Dieser „Soft ROI“ ist schwerer zu quantifizieren, aber in seiner Auswirkung nicht zu unterschätzen.

Die Berechnung des konkreten ROI

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden:

Investition (jährlich):

  • Mandanten-native Lernplattform mit kontinuierlich aktualisierten Inhalten
  • Evergreen-Begleitung mit monatlichen Strategie-Calls
  • Kampagnenmanagement und Champions-Programm-Unterstützung

Einsparungen und Wertschöpfung (jährlich):

  • Reduktion Support-Tickets (12%): Einsparung von IT-Support-Kapazitäten
  • Produktivitätssteigerung (10% für 50% der Belegschaft durch bessere Tool-Nutzung)
  • Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit durch korrekte Tool-Anwendung
  • Höherer Nutzungsgrad der M365-Lizenzen (ROI der Lizenzen selbst steigt)
  • Reduktion von Fluktuation durch besseres Enablement

Die Opportunitätskosten ungenutzten Potenzials sind enorm. Jede Woche, in der Mitarbeitende Microsoft 365 nicht optimal nutzen, entstehen messbare Verluste.

Lassen Sie uns gemeinsam berechnen, welcher ROI in Ihrer Organisation realisierbar ist. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle ROI-Analyse.

Die Evergreen-Herausforderung: Kontinuität als Erfolgsfaktor

Eine der größten Herausforderungen im Microsoft 365-Kontext ist die ständige Weiterentwicklung der Plattform. Was heute gilt, kann morgen überholt sein. Neue Features kommen hinzu, bestehende werden verändert, User Interfaces ändern sich.

Das Problem mit einmaligen Schulungen

Stellen Sie sich vor, Sie schulen Ihr Team im Januar zu Microsoft Teams. Im März kommt ein großes Update mit neuen Features. Im Juni wird die Benutzeroberfläche angepasst. Im September erscheint Copilot for Microsoft 365. Ihre Januar-Schulung ist längst veraltet, aber ein neues Training ist weder budget- noch zeittechnisch realistisch.

Die Evergreen-Lösung

Ein effektives Microsoft 365 Adoptionsframework muss „evergreen“ sein – kontinuierlich aktuell bleiben. Dies erfordert:

Monatliche Content-Updates: Neue Videos, Blogbeiträge und Lernpfade zu aktuellen Microsoft 365-Neuerungen.

Proaktive Kommunikation: Statt dass Mitarbeitende von Änderungen überrascht werden, werden sie proaktiv informiert und befähigt.

Regelmäßige Live-Sessions: Interaktive Webinare zu aktuellen Themen, in denen Fragen gestellt und Best Practices geteilt werden können.

Strategische Begleitung: Regelmäßige Abstimmung zwischen IT, Digital Workplace-Team und Lernplattform-Anbieter, um die Adoption-Strategie kontinuierlich anzupassen.

Champions-Programme: Skalierung durch Multiplikatoren

Selbst die beste Lernplattform kann nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig erreichen und individuell betreuen. Hier kommen Champions-Programme ins Spiel – ein zentraler Bestandteil des Microsoft 365 Adoptionsframeworks.

Was ist ein Champions-Programm?

Champions sind engagierte Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, die:

  • Früh neue Features testen und Feedback geben
  • Als erste Ansprechpartner für ihre Kolleg:innen fungieren
  • Best Practices in ihren Teams teilen
  • Neue Features und Arbeitsweisen vorleben

Die Vorteile

Dezentralisierung: Statt dass alle Fragen an die IT gehen, gibt es Ansprechpartner in jeder Abteilung.

Peer-Learning: Menschen lernen lieber von Kolleg:innen auf Augenhöhe als von „IT-Expert:innen“. Champions sprechen die Sprache ihrer Abteilung.

Skalierbarkeit: Ein gut strukturiertes Champions-Programm kann Hunderte oder Tausende von Mitarbeitenden erreichen.

Feedback-Kanal: Champions liefern wertvolles Feedback aus der Praxis zurück an IT und Management.

Erfolgreiche Champions-Programme brauchen Unterstützung

Champions sind motiviert, aber sie sind keine hauptberuflichen Trainer. Sie brauchen:

  • Zugang zu aktuellen Informationen und Lerninhalten
  • Eine Plattform zum Austausch (z.B. ein Teams-Channel oder Viva Engage-Community)
  • Regelmäßige exklusive Updates und Schulungen
  • Anerkennung für ihr Engagement

Eine mandanten-native Lösung kann diese Community-Plattform bereitstellen und kontinuierlich mit relevanten Inhalten versorgen.

Integration in den Arbeitsfluss: Learning in the Flow of Work

Die neueste Erkenntnis in der Corporate Learning-Forschung ist eindeutig: Lernen muss in den Arbeitsfluss integriert sein, nicht davon losgelöst.

Das 70:20:10-Modell

Nach dem 70:20:10-Modell der Lern- und Entwicklung findet bis zu 70% des Lernens on-the-job statt, 20% durch Beziehungen zu Kolleg:innen und nur 10% durch formale Trainings.

Das bedeutet: Die effektivsten Lernmomente sind nicht im Schulungsraum, sondern direkt bei der Arbeit. Wenn jemand ein Problem lösen muss, eine Frage hat oder eine neue Aufgabe übernimmt – dann ist die Lernmotivation am höchsten.

Wie mandanten-native Lösungen „Learning in the Flow of Work“ ermöglichen

Kontextuelle Integration: Lernressourcen sind direkt dort verfügbar, wo gearbeitet wird. Ein Video zu SharePoint-Berechtigungen ist verlinkt in Ihrem Intranet-Artikel über Dokumentenmanagement.

Suchbarkeit: Die Microsoft 365-Suche findet Lerninhalte genauso wie Dokumente. Wenn jemand nach „Teams Meeting aufzeichnen“ sucht, erscheint das entsprechende Lernvideo.

Mobile Verfügbarkeit: Unterwegs, zwischen zwei Meetings, im Homeoffice – Lernen geschieht, wenn Zeit und Bedarf da sind, nicht nach einem festen Stundenplan.

Moment of Need: Statt Wochen vor einer Aufgabe geschult zu werden (und bis zur tatsächlichen Anwendung das meiste zu vergessen), lernen Mitarbeitende genau dann, wenn sie die Information brauchen.

Die Rolle von Gamification und Lernkontrollen

Motivation ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Adoption. Menschen lernen besser und nachhaltiger, wenn sie intrinsisch motiviert sind. Gamification-Elemente können hier unterstützen:

Lernpfade mit Fortschrittsanzeige: Visualisierung, wie weit man auf seinem Lernweg bereits gekommen ist.

Badges und Zertifikate: Anerkennung für absolvierte Lerneinheiten, die im Profil sichtbar sind.

Quizzes und Wissensabfragen: Nicht als Prüfung, sondern als spielerische Selbstkontrolle.

Leaderboards: Für besonders wettbewerbsorientierte Organisationen können Ranglisten die Motivation steigern.

Wichtig: Gamification sollte unterstützen, nicht ablenken. Der Fokus muss immer auf dem tatsächlichen Lernerfolg und der praktischen Anwendung liegen.

Der Unterschied zwischen Tools nutzen und Tools beherrschen

Es gibt einen fundamentalen Unterschied zwischen „Microsoft 365 ist installiert“ und „Unser Team nutzt Microsoft 365 effektiv“. Die meisten Organisationen befinden sich irgendwo dazwischen – mit allen damit verbundenen Opportunitätskosten.

Die Nutzungsstufen

Stufe 1 – Grundnutzung: Teams wird für Chat genutzt, SharePoint als Dateiablage, Outlook für E-Mails. Die Tools ersetzen lediglich bestehende Lösungen, bieten aber keinen echten Mehrwert.

Stufe 2 – Feature-Nutzung: Mitarbeitende kennen erweiterte Features wie Kanäle in Teams, Metadaten in SharePoint, geteilte Kalender in Outlook. Die Produktivität steigt messbar.

Stufe 3 – Integrierte Nutzung: Die Zusammenhänge zwischen den Tools werden verstanden. Planner-Aufgaben in Teams, Power Automate-Workflows, integrierte SharePoint-Bibliotheken. Die Tools arbeiten zusammen.

Stufe 4 – Strategische Nutzung: Microsoft 365 wird zum Enabler neuer Geschäftsprozesse. Hybride Zusammenarbeit funktioniert nahtlos, Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit, Daten werden intelligent genutzt.

Das Ziel eines effektiven Microsoft 365 Adoptionsframeworks ist es, Organisationen von Stufe 1 oder 2 zu Stufe 3 oder 4 zu bringen. Und genau hier liegt der messbare ROI.

Copilot for Microsoft 365: Die nächste Adoptions-Herausforderung

Mit der Einführung von Copilot for Microsoft 365 steht Organisationen die nächste große Adoptions-Herausforderung bevor. KI-gestützte Assistenzfunktionen in allen Microsoft 365-Apps haben das Potenzial, die Produktivität nochmals signifikant zu steigern – aber nur, wenn Mitarbeitende verstehen, wie sie diese Tools effektiv nutzen.

Die Copilot-Herausforderung

Copilot ist fundamentally anders als andere Microsoft 365-Features. Es erfordert:

  • Ein grundlegendes Verständnis von KI und ihren Limitationen
  • Die Fähigkeit, effektive Prompts zu formulieren
  • Kritisches Bewerten der KI-generierten Outputs
  • Ein Bewusstsein für Datenschutz und Sicherheit im KI-Kontext

Ohne strukturiertes Enablement besteht die Gefahr, dass Copilot-Lizenzen ähnlich ungenutzt bleiben wie viele andere Microsoft 365-Features.

Die Lösung: Integriertes Copilot-Enablement

Ein zukunftsfähiges Microsoft 365 Adoptionsframework muss Copilot von Anfang an einbeziehen:

  • Grundlagen-Schulungen zu KI-Assistenten
  • Use-Case-spezifische Lernvideos (Copilot in Word, Excel, Teams etc.)
  • Best Practices für Prompt-Engineering
  • Regelmäßige Updates zu neuen Copilot-Funktionen
  • Live-Sessions mit Q&A zu praktischen Anwendungsfällen

Der mandanten-native Ansatz zeigt hier seine Stärken: Copilot-Lerninhalte sind direkt dort verfügbar, wo Mitarbeitende die Copilot-Funktionen nutzen – integriert in ihre tägliche Microsoft 365-Umgebung.

Vom Wissen zum Handeln: Die Implementierung in drei Phasen

Wie setzt man einen mandanten-nativen Adoptions-Ansatz konkret um? Hier eine bewährte Dreiphasen-Strategie:

Phase 1: Foundation (Monate 1-3)

Lernportal-Setup: Aufbau einer unternehmensspezifischen Lernplattform in SharePoint/Teams mit Branding und grundlegenden Strukturen.

Content-Integration: Bereitstellung von Kern-Lerninhalten zu den wichtigsten Microsoft 365-Apps.

Champions-Identifikation: Auswahl und initiales Onboarding der ersten Champions.

Kommunikations-Kick-off: Launch-Kampagne zur Bekanntmachung der neuen Lernressourcen.

Phase 2: Activation (Monate 4-9)

Monatliche Kampagnen: Regelmäßige Kommunikation zu aktuellen Themen, neuen Features, Best Practices.

Live-Sessions: Monatliche Webinare zu Schwerpunktthemen mit praktischen Demonstrationen.

Champions-Community-Aufbau: Etablierung einer aktiven Champions-Community mit regelmäßigem Austausch.

Firmenspezifische Inhalte: Integration von unternehmensindividuellen Prozessen, Richtlinien und Use Cases.

Phase 3: Optimization (ab Monat 10)

Datenbasierte Optimierung: Analyse der Nutzungsdaten, Identifikation von Wissenslücken, Anpassung der Inhalte.

Advanced Topics: Vertiefende Inhalte für Power User, fortgeschrittene Automatisierungen, Copilot-Nutzung.

Skalierung: Ausweitung des Champions-Programms, mehr Autonomie für Teams, Selbstverstärkende Effekte.

ROI-Messung: Konkrete Quantifizierung der Adoptions-Erfolge und des Business Impact.

Messung des Erfolgs: KPIs für Microsoft 365-Adoption

Was nicht gemessen wird, wird nicht gemanagt. Für erfolgreiche Adoption brauchen Sie klare Metriken:

Quantitative KPIs

Der Microsoft Adoption Score bietet Einblicke aus Daten von Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Viva Engage und Skype. Konkret sollten Sie beobachten:

Aktive Nutzer: Wie viele Mitarbeitende nutzen welche Apps monatlich?

Feature-Adoption: Werden neue Features angenommen? (z.B. Teams-Kanäle statt nur Chats)

Kollaborations-Metriken: Wie viele Dokumente werden gemeinsam bearbeitet? Wie viele Teams-Meetings finden statt?

Support-Ticket-Volumen: Sinkt die Anzahl der Support-Anfragen zu Microsoft 365?

Lernplattform-Nutzung: Wie viele Mitarbeitende greifen auf Lerninhalte zu? Welche Inhalte sind am beliebtesten?

Qualitative KPIs

Mitarbeiterzufriedenheit: Regelmäßige Umfragen zur Zufriedenheit mit den Tools und dem Enablement.

Champions-Feedback: Was berichten die Champions aus ihren Teams?

User Stories: Konkrete Beispiele, wie Mitarbeitende durch bessere Tool-Nutzung produktiver wurden.

Change Readiness: Wie offen sind Mitarbeitende gegenüber neuen Features und Arbeitsweisen?

Fazit: Der Paradigmenwechsel ist überfällig

Die Zeit der einmaligen, mehrtägigen Microsoft 365-Schulungen ist vorbei. Sie waren nie die Lösung – sie waren lediglich das, was verfügbar und bekannt war. Doch in einer Welt, in der sich Software alle paar Wochen ändert, in der Mitarbeitende nur Minuten pro Woche für formales Lernen haben und in der 82% der Teams gegen IT-Vorgaben rebellieren, braucht es einen neuen Ansatz.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework in Kombination mit mandanten-nativen Mikrolern-Lösungen bietet diesen neuen Weg:

✓ Kontinuierlich statt einmalig
 ✓ Kontextuell statt generisch
 ✓ Integriert statt isoliert
 ✓ Mikroformate statt Marathonsitzungen
 ✓ Evergreen statt schnell veraltet
 ✓ Messbar statt Hoffnung und Intuition

Die Zahlen sprechen für sich: 50% höheres Engagement, 60% kürzere Trainingszeit, 20% bessere Retention, 12-63% weniger Support-Tickets, messbare Produktivitätssteigerungen und ein ROI, der sich oft bereits im ersten Jahr amortisiert.

Für CIOs und Digital Workplace-Leads stellt sich nicht mehr die Frage, ob sie in strukturierte Adoption investieren sollten. Die Frage ist: Können sie es sich leisten, es nicht zu tun? Jede Woche ungenutztes Microsoft 365-Potenzial bedeutet verlorene Produktivität, verschwendete Lizenzkosten und frustrierte Mitarbeitende.

Der mandanten-native Ansatz ist mehr als eine technische Lösung – er ist ein strategischer Hebel für digitale Transformation. Er verwandelt Microsoft 365 von einer Kostenposition in einen echten Wettbewerbsvorteil.

Ihre nächsten Schritte

Sie haben erkannt, dass traditionelle Schulungsansätze nicht mehr zeitgemäß sind? Sie möchten den ROI Ihrer Microsoft 365-Investition maximieren und Ihren Adoption Score messbar steigern? Dann sind hier Ihre nächsten Schritte:

  1. Ist-Analyse durchführen: Wo steht Ihre Organisation aktuell? Nutzen Sie den Microsoft Adoption Score als Ausgangspunkt. Identifizieren Sie die größten Lücken zwischen verfügbaren Features und tatsächlicher Nutzung.

  2. Business Case berechnen: Quantifizieren Sie die Opportunitätskosten ungenutzten Potenzials. Wie viele Support-Tickets könnten vermieden werden? Welche Produktivitätssteigerungen sind realistisch? Was würde eine 10%ige effizientere Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen bedeuten?
  3. Strategie entwickeln: Basierend auf dem Microsoft 365 Adoptionsframework – mit klaren Zielen, Zielgruppen, Formaten und Messgrößen.
  4. Partner wählen: Entscheiden Sie, ob Sie den Aufbau intern stemmen oder mit einem spezialisierten Partner zusammenarbeiten. Bedenken Sie: Content-Erstellung, Evergreen-Updates, Kampagnenmanagement und Champions-Begleitung erfordern kontinuierliche Ressourcen.
  5. Pilotphase starten: Beginnen Sie mit einer Abteilung oder Nutzergruppe, sammeln Sie Learnings, iterieren Sie, skalieren Sie dann.

Die digitale Transformation Ihrer Organisation wartet nicht. Microsoft entwickelt seine Suite kontinuierlich weiter, der Wettbewerb schläft nicht, und Ihre Mitarbeitenden verdienen bessere Unterstützung als veraltete Schulungsmethoden aus dem letzten Jahrzehnt.

Der Wechsel von „Schulung“ zu „Adoption“ ist kein Luxus – er ist eine Notwendigkeit für jede Organisation, die ihre Microsoft 365-Investition ernst nimmt.

Bereit für den nächsten Schritt? Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch analysieren, welches Potenzial in Ihrer Organisation steckt und wie ein mandanten-nativer Adoptions-Ansatz konkret aussehen könnte. Kontaktieren Sie uns jetzt.

Über die 365 Akademie

Die 365 Akademie ist spezialisiert auf mandanten-native Enablement-Lösungen für Microsoft 365. Mit über 600 deutschsprachigen Lerninhalten in Mikroformaten, kontinuierlicher Evergreen-Begleitung und bewährten Champions-Programm-Ansätzen unterstützen wir Organisationen dabei, den maximalen ROI aus ihrer Microsoft 365-Investition zu realisieren. Unsere Lösungen integrieren sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung – kein zusätzliches LMS, keine separate Plattform, sondern Learning direkt dort, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten.

Microsoft 365 Briefing Quartal 1/2025

Microsoft 365 Briefing Quartal 1/2025

von | 28. März 2025 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Microsoft 365 Briefing Quartal 1/2025-

Modern Work mit Microsoft

📣Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?

Wenn du Microsoft 365 im Unternehmen betreust, musst du nicht jede Neuerung im Detail kennen – aber du solltest wissen, welche Änderungen auf deine Kolleg:innnen zukommen werden.
Denn häufig sind es genau diese kleinen Anpassungen, neue Namen, neue Apps oder geänderte Funktionen, die intern für Rückfragen sorgen – und wertvolle Zeit kosten.


Hier findest du die wichtigsten Updates aus Q1/2025 – kompakt zusammengefasst und mit Blick darauf, was du davon wirklich beachten solltest.

Org Explorer

Der Org Explorer wird wieder „kostenlos“ – zumindest wird er wieder in die Microsoft 365 Lizenz aufgenommen. Bislang brauchte es dafür eine Viva Lizenz!

Die Microsoft 365 Roadmap wurde überarbeitet und ist etwas übersichtlicher geworden. Schaut mal rein, um auf dem Laufenden zu bleiben, wann welche Funktionen freigeschaltet werden:
Microsoft 365 Roadmap | Microsoft 365

Microsoft 365 Logo
Microsoft 365 Logo

Eine Reihe von Produkten verlassen uns in nächster Zeit:

  • Sway (wird nicht mehr weiterentwickelt)
  • „Mein Tag“ und „Erstellen“ sowie die „Aufzeichnen“ Funktion aus der Microsoft 365 App entfallen
  • SharePoint Spaces
  • SharePoint Add-ins
  • Publisher
  • Viva Goals
  • Skype (und auch die Anbindung an Teams)
  • In OneNote wird die Funktion me@onenote.com abgeschaltet.

Der bisherige kostenlose Business Chat von Copilot heißt nun „Microsoft 365 Copilot Chat“. Er steht nun allen Microsoft 365 Nutzern zur Verfügung. Die Microsoft 365 App heißt nun „Microsoft 365 Copilot“.

copilot
Designer Logo

Der Designer wird künfitg ein Teil von Microsoft 365 Copilot – und erfordert somit künfitg auch diese Lizenz um benutzt werden zu können.

Natürlich bringt das erste Quartal auch einige Neuerungen in Teams:

  • Neue Storyline Funktion für jeden Nutzer
Teams Logo
Word Excel PPT

Alle drei Produkte erhalten eine komplett neue Startseite im Web – mal wieder… Schaut es euch an, damit ihr euch und eure Nutzenden darauf vorbereiten könnt. Die neuen Seiten erreicht ihr bereits jetzt schon über

Das SharePoint Design von Seiten wird revolutioniert – zumindest die Erstellung: Anstatt in Abschnitten und Bereichen zu Arbeiten gibt es nun ein flexibles Grid, auf dem man Inhalte anordnen kann. Fluch oder Segen…?

SharePoint Logo Briefing
clipchamp

Die Clipchamp Oberfläche wird überarbeitet. Hier ein Auszug aus den neuen Funktionen:
– Seitenleiste und Zeitleiste einklappen.

  • Vergrößern und Verkleinern in der Zeitleiste
  • Verwenden der Wiedergabe im Vollbildmodus
  • Aktionen rückgängig machen und wiederholen
  • Ändern des Seitenverhältnisses eines Videos
  • Hinzufügen von KI-Untertiteln zu Videos

In Viva Engage könnt ihr künftig „Community Experten“ benennen. Außerdem lassen sich „die Beste Antwort“ als solche in der Community kennzeichnen. Die Analyse wie gut eine Community genutzt wird wurde auch überarbeitet.

Viva Engage
Loop Logo Briefing März

Loop Arbeitsbereiche und Seiten können nun nicht nur in Microsoft 365 Gruppen integriert werden, sondern auch als Registerkarte in einen Teams Kanal eingebunden werden. Außerdem können Seiten künftig auch mit Gästen geteilt werden.

🎓 News aus der 365 Akademie

In den letzten drei Monaten haben wir wieder zentrale Impulse zu Microsoft 365, Adoption und Modern Work veröffentlicht – mit dem Fokus auf Kommunikation, Change-Prozesse und strategische Umsetzung in großen Unternehmen.

 

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen
24-10-10 Welche Vorteile bietet unser Service im Vergleich zu anderen Schulungsmethoden für Microsoft 365
Wie Du Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementierst
Wie Führungskräfte als Hidden Champions den digitalen Wandel mit Microsoft 365 vorantreiben

Alle Webinar-Aufzeichnungen und die PPT’s, sowie andere Adoption-Unterlagen zu den Themen findest du exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community. Mitglieder erhalten auch regelmäßig Einladungen zu den Sessions. Möchtest du beim nächsten Webinar auch dabei sein? Komm in unsere Modern Work 365 – Manager Community!
Melde dich jetzt kostenfrei an!

Button zur Anmeldung Modern Work Team
News Manager-Community

📃 Neue Briefings, Whitepaper und Adoption Material

Mit den richtigen Materialien gelingt es deutlich leichter, Veränderungen zu begleiten, deine Mitarbeitenden mitzunehmen und eine produktive Nutzung von M365 zu fördern.

In diesem Abschnitt findest du aktuelle Briefings, Checklisten und Adoption Material, welches du direkt in deiner Organisation einsetzen kannst – exklusiv für Mitglieder unserer kostenfreien Modern Work 365 – Manager Community.

Kostenloses Learning-Material von Microsoft

Schatten IT im Griff

Auf das solltest du bei einem Vergleich verschiedener Anbieter achten!

Zusammenarbeit
Loop Einführungsleitfaden
Kostenloses Learning-Material
Checkliste anfordern
Briefing anfordern
Checkliste anfordern

Neue Adoption-Materialien jetzt verfügbar!

Wir haben wieder neue Materialien zur Unterstützung deiner internen Kommunikation veröffentlicht – praxisnah aufbereitet, direkt einsetzbar und mit Fokus auf eine wirksame M365-Adoption in großen Organisationen.
Alle Inhalte stehen für dich im Modern Work Team bereit.

Ein Auszug der Materialien:

  • MOCA on a Page: Komprimierter Überblick zum Microsoft 365 Adoption-Framework
  • Viva Adoption-Leitfäden – zu allen Viva-Apps, ideal für die interne Einführung
  • Agent-Infografik – verständlich aufbereitete Rollenverteilung im Change-Prozess
  • User Experience Strategy Overview für Microsoft 365 Copilot – für strategische Einordnung & Kommunikationsplanung
  • Viva Engage: Community Management – Best Practices für Engagement & Moderation
  • Teams: Neue Kanal- und Chat-Erfahrung – Übersicht & Einführungsunterstützung
  • Modern Communication: Kommunikationsstrategien für den digitalen Arbeitsplatz
Neue Adoption-Materialien jetzt verfügbar
zum Adoption Material (nur für Mitglieder der Modern Work 365 - Manager Community)
Copilot Couch
an der Session teilnehmen
Wie du deinen Modern Workplace mit M365 produktiver machst
zum Webinar anmelden

🎬 Die Neusten Videos & Lernpfade

In diesem Abschnitt findest du eine Übersicht unserer neuesten Video aus Q1/2025.
Einblicke erhältst du über unsere Demovideos – oder durch Anforderung unserer Demo-Umgebung.

+150 neue Lernvideos in Q1/2025

Vom zentral gesteuerten Lernen zum selbstorganisierten und kollaborativen Lernen

Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 – aber oftmals davon nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die bereits in den Lizenzkosten enthalten sind. Unsere abwechslungsreichen Lernformate unterstützen deine Mitarbeitenden mit den M365-Apps und Funktionen produktiver im Arbeitsalltag mit M365 zu sein.

Unsere Videoinhalte sind sowohl in deutsch als auch in englisch verfügbar! Alle weiteren Sprachen decken wir über Untertitel ab.

Bookings Logo Briefing
  • Bookings im Call Center – Termine buchen
  • Buchungskalender gemeinsam nutzen – Mitarbeiter einrichten
  • Exportieren von Buchungen aus Bookings
  • Kalender zur Terminbuchung einrichten und im Blick behalten

 

  • Bookings in the Call Center – Scheduling Appointments
  • Export bookings to Excel
  • Set up a calendar in Bookings
  • Sharing a Bookings Calendar – Staff Setup
Delve Logo
  • Does anyone have my password – My Sign-Ins
Excel Logo Briefing
  • Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
  • Einfacher markieren in Excel – mit STRG
  • Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten

 

  • Easier Selection in Excel – Using CTRL
  • Find duplicate entries in a table
  • Quickly Find Commands – Using the Command Line
  • Work on files together and at the same time
Forms Logo Briefing
  • Ordnung in Forms – Formulare sortieren und löschen
  • Umfrage oder Quiz in Teams
  • Umfrage während einer Besprechung
  • Quiz erstellen

 

  • Create a Quiz
  • Poll during a meeting in Teams
  • Survey or Quiz in Teams
Loop Logo Briefing März
  • Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen
Microsoft 365 Logo
  • Office.com – die Online-Startseite für Microsoft 365

 

  • microsoft365.com – Your Microsoft 365 Homepage
Microsoft OneDrive Logo
  • Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
  • Dateien freigeben – mit Ablaufdatum
  • Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten
  • Große Dateianhänge mit Outlook verschicken
  • Offline Arbeiten – Dateien aus OneDrive und SharePoint offline nutzen

 

  • Share files – using expiration date
  • Send and Share Large File Attachments with Outlook
  • Protect attached files from being changed and forwarded
  • Work offline – files from OneDrive and SharePoint
  • Work on files together and at the same time
Microsoft OneNote Logo
  • Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen Fotoprotokolle – OneNote- und OneDrive-App
  • Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen

 

  • Meeting notes and meeting minutes
  • Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen
  • Photo Documentation – OneNote and OneDrive App
  • Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline
Outlook Logo Briefing
  • Abwesenheitsassistent einrichten in Outlook
  • Aus Mails Aufgaben und Termine erstellen
  • Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
  • Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen
  • Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
  • Große Dateianhänge mit Outlook verschicken
  • Mail zurückrufen
  • Meinen Kalender für andere freigeben

 

  • Create tasks and events from mails
  • Identifying Spam and Phishing Emails
  • Meeting notes and meeting minutes
  • Protect attached files from being changed and forwarded
  • Quickly Find Commands – Using the Command Line
  • Recall Email
  • Send and Share Large File Attachments with Outlook
  • Set Up Out of Office Assistant in Outlook
  • Share My Calendar with Others
  • Spam und Phising-Mails erkennen
Planner Logo neu
  • Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen

 

  • Where are the files stored I work on in Teams and Planner
  • Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline
SharePoint Logo Briefing
  • Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
  • Dateien freigeben – mit Ablaufdatum
  • Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten
  • Große Dateianhänge mit Outlook verschicken
  • Offline Arbeiten – Dateien aus OneDrive und SharePoint offline nutzen

 

  • Dateianhänge mit Berechtigungen vor Änderung und Weitergabe schützen
  • Protect attached files from being changed and forwarded
  • Send and Share Large File Attachments with Outlook
  • Share files – using expiration date
  • Where are the files stored I work on in Teams and Planner
  • Work offline – files from OneDrive and SharePoint
  • Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline
  • Work on files together and at the same time
Teams Logo Briefing
  • Besprechungsnotizen und -protokolle anfertigen
  • Dateien im Chat senden – die Datei ist nur geteilt
  • Ein Team richtig betreuen und moderieren
  • Empfehlung Muster-Team – Der Überblick
  • Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten
  • Genehmigungsvorgänge in Teams bearbeiten
  • Häufige Probleme bei Online Besprechungen vermeiden
  • Infos von Webseiten per RSS in mein Team einbinden
  • Kreativere Besprechungen mit dem Whiteboard
  • Mehr Übersicht in Teams – Favoriten und Reihenfolge
  • Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen
  • Verhaltensregeln in Teams – Netiquette
  • Viele Mitglieder hinzufügen – Eintrittscodes
  • Vorlage für ein Team – schnelle Neuerstellung auf Basis eines bestehenden Teams
  • Umfrage oder Quiz in Teams
  • Umfrage während einer Besprechung
  • Was passiert beim Anlegen eines Teams
  • Zusammenarbeit – Wann verwende ich was – Gruppenchat Kanal oder Team
  • Überblick in Teams behalten und nichts vergessen

 

  • Add lots of members – hand out codes for your team
  • Better overview in Microsoft Teams
  • Collaboration – when to use what – group chat or Team
  • How to use Teams – netiquette
  • Join a Microsoft Teams Team via link
  • Keep an Overview in Teams and Never Forget
  • Meeting notes and meeting minutes
  • More creative meetings using the Whiteboard
  • Out of office – Status in Teams
  • Poll during a meeting in Teams
  • Recommended Template Team – An Overview
  • RSS Feed – Integrate information from websites into your team
  • Send files in a chat – the file is only shared
  • Survey or Quiz in Teams
  • Template for a Team – Quick Creation Based on an Existing Team
  • The owner and Community Manager of a team in Microsoft Teams
  • Use approval requests in Teams – Approvals App
  • Using the Command Box in Teams
  • What Happens When Creating a Team
  • Where are the files stored I work on in Teams and Planner
  • Who is available – presence information
  • Working Offline – Making Information from Teams Accessible Offline
  • Work on files together and at the same time
ToDo Logo Briefing
  • Aus Mails Aufgaben und Termine erstellen
  • Create tasks and events from mails
Forms Logo Briefing
  • Die Einstellungen in Windows 11
  • The Settings in Windows 11
Word Logo Briefing
  • Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
  • Bild auf Seite fixieren
  • Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten

 

  • Fix Image on Page
  • Quickly Find Commands – Using the Command Line
  • Work on files together and at the same time
Whiteboard Logo Briefing
  • Kreativere Besprechungen mit dem Whiteboard
  • More creative meetings using the Whiteboard
PowerPoint Logo Briefing
  • Befehle schnell finden – mit der Befehlszeile
  • Gemeinsam und gleichzeitig an Dateien arbeiten

 

  • Quickly Find Commands – Using the Command Line
  • Work on files together and at the same time
Power Automate Logo Briefing
  • Genehmigungsvorgänge in Teams bearbeiten

 

  • Use approval requests in Teams – Approvals App
Sicherheit

  • Hat jemand mein Kennwort – Anmeldungen prüfen

  • Mein Microsoft 365 Kennwort ändern

 

  • Does anyone have my password – My Sign-Ins

  • Identifying Spam and Phishing Emails

  • My Microsoft 365 – Change your password

  • Spam und Phising-Mails erkennen

📆 Veranstaltungen aus der Modern Work Welt

Aktuelle Entwicklungen einordnen, sich mit anderen Modern Work Verantwortlichen austauschen und neue Impulse sammeln – genau dafür sind Fach-Events da.
Hier findest du die wichtigsten Termine rund um das Thema Modern Work und Microsoft 365:

Sebastian Bednarz

Ich freue mich darauf,

dich kennenzulernen!

Sebastian Bednarz

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Wie Führungskräfte als Hidden Champions den digitalen Wandel mit Microsoft 365 vorantreiben

Wie Führungskräfte als Hidden Champions den digitalen Wandel mit Microsoft 365 vorantreiben

von | 11. März 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem letzten Webinar haben wir uns intensiv mit der Rolle von Führungskräften in der digitalen Transformation beschäftigt. Besonders im Kontext von Microsoft 365 zeigt sich: Führungskräfte sind die entscheidenden Multiplikatoren für eine erfolgreiche Adoption neuer Technologien. Change-Prozesse sind sechsmal erfolgreicher, wenn Führungskräfte aktiv und sichtbar unterstützen. Gleichzeitig scheitern 70 % der digitalen Transformationsprojekte an mangelnder Kommunikation und Unterstützung durch die Führungsebene. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Herausforderung: Wo Unternehmen oft an ihre Grenzen stoßen 

Vielleicht kennen Sie diese Situation:

Microsoft 365 ist in Ihrem Unternehmen eingeführt doch die Nutzung ist uneinheitlich. Einige ihre Mitarbeitenden arbeiten aktiv mit den Apps, andere nutzen weiterhin alte Anwendungen. Daher ist der digitale Reifegrad ist unterschiedlich – und das Potenzial der Lizenzkosten wird nicht voll ausgeschöpft.

ROI

Unklare Erwartungen

Unklarheiten an die Führungsebene hinsichtlich ihrer Rolle in der Digitalisierung.

Zeitmangel

Führungskräfte haben bereits viele operative und strategische Aufgaben.

Fehlendes Bewusstsein

über die Möglichkeiten von Microsoft 365.

Unsicherheit im Umgang mit M365:

„Wie kann ich konkret als Vorbild agieren?“

Mangelnde Kommunikation:

Die Vorteile von Microsoft 365 werden nicht ausreichend vermittelt.

Die Folge?

Ihre Mitarbeitende bleiben in alten Arbeitsweisen stecken, Potenziale für mehr Produktivität und Effizienz bleiben ungenutzt – und ihr Unternehmen bezahlt für Apps, Anwendungen und  Funktionen, welche von den Mitarbeitenden im Arbeitsalltag nicht genutzt werden.

BEDEUTUNG DER FÜHRUNGSKRÄFTE FÜR DIE PRODUKTIVE NUTZUNG VON M365

Wie moderne Unternehmen dieses Problem erfolgreich lösen

Die Rolle der Führungskräfte bei der Nutzung von Microsoft 365

Erfolgreiche Unternehmen setzen gezielt auf die Befähigung ihrer Führungskräfte. Diese übernehmen drei entscheidende Rollen:

1.Multiplikatoren: Sie treiben den digitalen Wandel aktiv voran.

    1. 2.Vorbilder:  Sie nutzen neue Technologien selbst und zeigen, dass der Wandel machbar ist.

    1. 3.Schlüsselakteure: Sie schaffen die Rahmenbedingungen, damit ihre Mitarbeitenden die Apps und Funktionen effizient nutzen.

Diese Rollen beinhalten:

Vision und Strategie:

Klare Ziele für den digitalen Wandel setzen.

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Ressourcenzuweisung:

Sicherstellen, dass Microsoft Nutzende die notwendige Unterstützung erhalten.

Vorbildfunktion:

Microsoft 365 selbst aktiv nutzen.

Kommunikation und Motivation:

Ihre Mitarbeitenden mitnehmen und begeistern.

So gelingt die digitale Transformation mit Microsoft 365

1. Spezifische Schulungen für Führungskräfte

Führungskräfte müssen Microsoft 365 nicht nur technisch verstehen, sondern auch strategisch nutzen können. Die 365 Akademie bietet praxisnahe Lernpfade und Führungskräfte-Guides.

2. Change-Kommunikation etablieren

Die Implementierung und Nutzung von Microsoft 365 ist kein IT-Projekt, sondern eine Veränderung der Unternehmenskultur. Führungskräfte müssen aktiv kommunizieren:

• Warum lohnt sich die Umstellung?
• Welche Vorteile ergeben sich für Ihre Anwender:innen?

3. Vorbild sein: Microsoft 365 im eigenen Arbeitsalltag nutzen

Erfolgreiche Führungskräfte setzen die Microsoft 365 aktiv ein – von digitaler Zusammenarbeit in Microsoft Teams bis zur Organisation mit Planner oder OneNote. Das nimmt Unsicherheiten und motiviert Ihre Anwender:innen.

4. Holen Sie Feedback bei ihren Mitarbeitenden ein

Regelmäßige Feedbackrunden helfen, Herausforderungen früh zu erkennen. Eine offene Fehlerkultur zeigt: Digitalisierung ist ein Prozess, kein einmaliges Projekt.

5. Champions-Community für Führungskräfte schaffen

Ein interner Austausch ist essenziell. Erfolgreiche Unternehmen richten dedizierte Communities ein, in denen Best Practices, Herausforderungen und Erfolge geteilt werden.

 

 

Praktische Tipps für Ihre Mitarbeitenden zur effizienten Nutzung von Microsoft 365

In unserem letzten Webinar haben wir nicht nur darüber gesprochen, warum die Nutzung von Microsoft 365 für Unternehmen so wichtig ist, sondern auch konkrete Tipps mitgegeben, die Ihnen und Ihren Mitarbeitenden die tägliche Arbeit erleichtern. Dabei ging es nicht nur um grundlegende Funktionen, sondern auch um Strategien, mit denen Sie Microsoft effizienter und produktiver im Arbeitsalltag integriert einsetzen können. Nutzen Sie Microsoft 365 optimal für sich und Ihre Mitarbeitenden – hier sind einige der wichtigsten Punkte, die wir im Webinar besprochen haben:

    • Was ist Microsoft 365? – Überblick über Vorteile und Möglichkeiten.
    • Effektive Kommunikation: Best Practices für die Zusammenarbeit.
      • E-Mails und Termine mit Outlook: Zeit sparen mit cleveren Workflows.
      • Kommunikation optimieren: Strukturierte Nutzung digitaler Kanäle.
    • Mobiles Arbeiten: Produktiv bleiben – auch unterwegs.
    • Zahlen und Auswertungen: Smarte Dashboards mit Power BI.
    • Mitarbeiterplanung: Effiziente Ressourcenverwaltung mit Planner.
Auszug Demoumgebung 365 Akademie

Auszug Demoumgebung 365 Akademie

Die Maßnahmen zur Unterstützung der Mitarbeitenden

Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden in der digitalen Transformation mit Microsoft 365 unterstützen, indem sie den Umgang mit Microsoft aktiv vorleben. Sie setzen Anreize und kommunizieren Erfolgsmodelle, um ihre Mitarbeitenden zu motivieren und die Nutzung von M365 im Arbeitsalltag zu etablieren. Erfolgsgeschichten sollten regelmäßig geteilt werden, um Best Practices sichtbar zu machen und Hemmschwellen abzubauen. Zudem sollte M365 gezielt in die Strategie des Bereichs integriert werden, um die Digitalisierung nachhaltig voranzutreiben. Lernzeiten müssen klar kommuniziert werden, damit ihre Mitarbeitenden Zeit für Weiterbildung einplanen können. Digitale Themen lassen sich gut in Mitarbeitergesprächen aufgreifen, um offene Fragen zu klären und den Austausch zu fördern. Regelmäßiges Feedback gibt Aufschluss darüber, welche Herausforderungen bestehen und wo Fortschritte erzielt wurden. Formate wie tägliche Stand-Ups oder ein „Tipp der Woche“ helfen dabei, den Umgang mit Microsoft 365 kontinuierlich zu verbessern und neue Arbeitsweisen fest im Unternehmen zu verankern.

 

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten?

Button zu den Lerninhalten

Strategien für ein effektives Change-Management

  • Schulung und Weiterbildung: Regelmäßige Trainings und praxisnahe Lernangebote.
  • Kommunikation der Vorteile: ihre Mitarbeitenden müssen den Mehrwert von M365 verstehen.
  • Vorbildfunktion aktiv leben: Führungskräfte setzen Microsoft 365 selbst konsequent ein.
  • Erfolgsgeschichten teilen: Positive Erfahrungen anderer Organisationen sichtbar machen.
  • Feedback einholen und anpassen: Wandel kontinuierlich optimieren.
  • Anreize schaffen: Gamification-Ansätze oder Belohnungen für digitale Erfolge.
  • Kontinuierliche Unterstützung: Langfristige Begleitung durch Change-Manager und Coaches.
Führungskräfte befähigen

 

Schulungs- und Weiterbildungsangebote

Wir sorgen dafür, dass Sie sich nicht durch unzählige Informationen kämpfen müssen, sondern sofort praxisnahes Wissen erhalten. In unseren speziell auf Führungskräfte zugeschnittenen Lernpfaden erfahren Sie genau das, was Sie für die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen benötigen. Unsere Lernpfade und Lernkampagnen ermöglichen Ihnen eine gezielte und effiziente Kompetenzentwicklung. Sie erhalten genau die Inhalte, die für Ihre Rolle relevant sind – ohne Zeitverlust, denn alle Lernangebote sind passgenau auf Zielgruppen und Tätigkeitsbereiche individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt. Mit dem Microsoft 365 Führerschein erhalten Sie eine strukturierte und zertifizierte Schulung, die Ihnen Sicherheit im Umgang mit Microsoft 365 gibt. Durch unsere regelmäßigen Live-Sessions und Webinare bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand und können sich mit Expert:innen austauschen. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen unsere Community direkten Zugang zu einem Netzwerk von Führungskräften, die bereits erfolgreich mit Microsoft 365 arbeiten – profitieren Sie von realen Erfahrungen und Best Practices.

 

Digitaler Wandel braucht Vorbilder & Hidden Champions – Sind Sie bereit?

Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation – doch ohne die richtige Unterstützung bleibt Potenzial ungenutzt. Mit der 365 Akademie erhalten sie genau das Wissen, das sie brauchen, um Microsoft 365 strategisch einzusetzen und ihre Mitarbeitenden sicher durch den Wandel zu begleiten.

Möchten Sie das Thema vertiefen? Die komplette Webinar-Aufzeichnung inklusive Präsentation finden Sie hier:

 

 

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🔴Aufzeichnung

📄Präsentation