Deine größte M365-Herausforderung: Wann nutzen deine Mitarbeitenden was?

von Nadine Zellner | 11. August 2025 | 📃 Alle Beiträge

Woran es in deinem Unternehmen wirklich hapert

Microsoft 365 ist in deinem Unternehmen längst im Einsatz: Planner, OneDrive, Loop, Copilot & Co. sind da. Trotzdem zeigt der Arbeitsalltag oft ein ganz anderes Bild: Deine Mitarbeitenden sind unsicher, welche App sie wofür nutzen sollen.

Die Folge? Funktionen bleiben ungenutzt, Prozesse laufen ineffizient und du fragst dich, wie du endlich Orientierung schaffst.

In einem unserer letzten Webinare haben wir genau darüber gesprochen. M365-Verantwortliche aus verschiedenen Unternehmen teilten ihre Erfahrungen, Fragen und Praxisbeispiele. Dabei wurde klar: Es fehlt nicht an Tools, sondern an einem Enablement-Ansatz, der wirklich im Arbeitsalltag ankommt. Hier zeigen wir dir die wichtigsten Erkenntnisse und wie du die Herausforderung „Wann nutzen meine Mitarbeitenden was?“ in deiner Organisation endlich in den Griff bekommst.

Die Frage ist nicht: „Was gibt es?“, sondern: „Was bringt es?“

Vielleicht hörst du in deinem Unternehmen immer wieder Sätze wie:

„Ich wusste gar nicht, dass ich das überhaupt nutzen darf.“

„Warum Planner, wenn ich auch To Do habe?“

„Loop klingt spannend, aber was genau soll ich damit machen?“

„Bookings? Nie gehört.“

„Wozu SharePoint UND OneDrive?“

Und genau hier liegt das eigentliche Problem: Microsoft 365 ist zwar da, aber es wird nicht produktiv genutzt. Deine Mitarbeitenden kennen die Tools oft nur oberflächlich oder gar nicht. Die Entscheidung, welches Tool in welcher Situation das richtige ist, führt zu Verwirrung. Und Unsicherheit führt zu Ablehnung oder zur Rückkehr zu Altbewährtem wie E-Mail und Excel-Listen.

Wenn dein Unternehmen nicht gezielt Orientierung bietet, bleiben wertvolle Funktionen ungenutzt. Du bezahlst für Tools, die im Tagesgeschäft keine Rolle spielen. Und deine Mitarbeitenden investieren unnötig Zeit in ineffiziente Abläufe.

So bringst du Struktur, Klarheit und Nutzen in dein Microsoft 365

Die gute Nachricht: Du kannst diese Herausforderung lösen, wenn du M365 nicht als App-Sammlung, sondern als Arbeitsumgebung mit konkreten Anwendungsfällen verstehst. Mit diesen fünf Schritten etablierst du eine nachhaltige Nutzungsstrategie in deinem Unternehmen:

1. Zeige, was dein Unternehmen überhaupt nutzt und wofür

Vermeide App-Listen, die niemand versteht. Stattdessen:

Nutze klickbare, visuelle App-Guides; individuell anpassbar für deine Umgebung

Gliedere nach Anwendungsfällen, nicht nach Tools: „Dateien organisieren“, „Aufgaben koordinieren“, „Meetings vorbereiten“

Zeige auf einen Blick: Welche App ist wofür gedacht und welche nutzt dein Unternehmen wirklich?

So entsteht ein klarer Überblick, der Orientierung gibt, ohne zu überfordern.

Visuelle App-Guides gibt es auch bei uns in Form unserer Lernvideos – hier findest du einen Einblick: Microsoft 365 Lernvideos

2. Erstelle App-Seiten, die auf den Alltag deiner Mitarbeitenden einzahlen

Funktionen allein überzeugen nicht. Was zählt, ist der Bezug zur Praxis. Deshalb:



Zeige nicht nur, was technisch möglich ist, sondern wann es im Arbeitsalltag sinnvoll ist



Gib kurze Videos, prägnante Tipps und einfache Anwendungsbeispiele



Erkläre den Unterschied zwischen Planner und To Do, zwischen OneNote und Loop mit echten Use Cases

Deine Mitarbeitenden wollen keine Theorie, sondern konkrete Hilfe für ihre tägliche Arbeit.

3. Setze auf Lernpfade, die mehr zeigen als nur Tools

M365 funktioniert nicht in Silos. Was fehlt, ist oft das Zusammenspiel der Apps. Deshalb brauchst du Lernpfade, die genau das abbilden:



Projektstart? Dann geht es um Planner + OneNote + Loop + Teams



Online-Meeting? Dann beginnt’s mit Outlook, geht über Teams, Loop, Whiteboard und endet bei Planner

Statt App-Schulungen lieferst du kontextbezogenes Lernen, genau dann, wenn es gebraucht wird.

4. Biete Live Sessions mit praxisnahen Anwendungsfällen

Statt klassischem Training solltest du echte Fragestellungen aufgreifen:



Wie teile ich eine Datei gezielt, ohne das ganze Team einzubeziehen?



Wie unterscheiden sich die Freigabeoptionen in OneDrive, Teams und SharePoint und welche ist wann sinnvoll?



Was ist der sinnvollste Weg, eine kleine Doku zu erstellen: OneNote, Loop oder doch Word?

Solche Fragen tauchen im Arbeitsalltag auf. Live Sessions geben dir die Chance, genau hier anzusetzen: direkt, konkret, verständlich.

5. Fördere offene Q&A-Formate mit echtem Austausch

Lernpfade und App-Guides legen die Basis. Doch offene Sessions bringen den echten Mehrwert:



Mitarbeitende stellen ihre Fragen, ganz ohne Hemmung



Du sammelst Use Cases, auf die du deine Inhalte gezielt zuschneiden kannst



Dein Unternehmen entwickelt gemeinsam Lösungen, die zu eurer Kultur und euren Prozessen passen

Das Ergebnis? Höhere Akzeptanz, mehr Nutzung, bessere Kommunikation.

Wie du jetzt in deinem Unternehmen starten kannst

Du musst Microsoft 365 nicht neu vorstellen, du musst es richtig nutzbar machen. Starte mit diesen konkreten Schritten:

Schaffe Übersicht:

Welche Tools nutzt dein Unternehmen und wofür?

Liefere Orientierung:

Mit Use-Case-basierten Lernpfaden und App-Seiten

Setze Impulse:

Durch Live Sessions und offene Formate

Sorge für Kontinuität:

Mit einer durchdachten Lern- und Kommunikationsstrategie

Hol dir Unterstützung:

Wir bei der 365 Akademie glauben nicht an klassische Schulungen. Wir glauben an praxisnahes, situationsbezogenes Lernen. Und genau das bekommst du bei uns – ergänzt durch eine Expertise, die du so schnell nirgendwo sonst findest.

Beispielbild: Eine Kundensession der 365 Akademie zum Thema Dateimanagement.

Denn unser Geschäftsführer Thomas Maier ist nicht nur Microsoft Certified Trainer (MCT), sondern auch Microsoft MVP und Copilot MVP. Für dich heißt das:

Du erhältst Inhalte, die sofort auf dem neuesten Stand sind

Du profitierst von echtem Insider-Wissen direkt von Microsoft

Du bekommst Formate, die auf konkrete Herausforderungen in deinem Unternehmen zugeschnitten sind

Unsere Lernpfade, Live Sessions und App-Guides sind keine Theorie, sondern echte Hilfe für deinen Alltag.

Wenn du wissen willst, wie das aussehen kann und wie wir dein Unternehmen unterstützen können, findest du hier einen Einblick dazu, wie eine Zusammenarbeit mit uns abläuft: Office 365 User Adoption: Unser Beratungsansatz

Werde Teil der Modern Work 365 – Manager Community

In unserer exklusiven Community für M365-Verantwortliche erhältst du:

Die komplette Webinar-Aufzeichnung

Die zugehörige Präsentation als PowerPoint

Exklusive Lernpfade, Cheatsheets und Tipps

Zugang zu allen Demo-Inhalten der 365 Akademie

Den Austausch mit anderen M365-Verantwortlichen in der DACH-Region

Hier geht es zur Anmeldung:

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Von Lerntypen zu Lernverhalten – So unterstützt du dein Unternehmen wirklich beim Lernen mit M365

von Nadine Zellner | 4. August 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In vielen Change-Prozessen rund um Microsoft 365 wird immer noch auf Lerntypen gesetzt. Doch das bringt in der Praxis selten echten Fortschritt. In einem unserer letzten Webinare haben wir genau darüber gesprochen – hier findest du die wichtigsten Erkenntnisse, praxisnah aufbereitet für deinen Arbeitsmoment.

Warum „Lerntypen berücksichtigen“ dich nicht weiterbringt

Vielleicht kennst du das: Es gibt Trainings in allen Formaten – Video, Audio, PDF und Praxisübungen. Das Ergebnis bleibt trotzdem oft enttäuschend. Die Inhalte werden schnell vergessen oder gar nicht erst angewendet.

Der Grund liegt auf der Hand. Wissen erwerben ist kein Konsumverhalten, sondern eine Verhaltensänderung. Und genau die passiert nicht, wenn Inhalte nur auf das „Wie“ des Lernens zugeschnitten werden. Sie entsteht dann, wenn deine Mitarbeitenden verstehen, wozu etwas nützlich ist. Relevanz, Timing und direkter Nutzen sind entscheidend.

Vielleicht setzt dein Unternehmen auch auf Schulungsformate, die sich an der Idee, dass das Gewinnen von Kenntnissen planbar, linear und universell sei, festhalten. Doch das entspricht nicht der Realität. Deine Kolleg:innen arbeiten unterschiedlich, haben verschiedene Aufgaben und stehen vor ganz eigenen Herausforderungen.

Ein starres Schulungskonzept verfehlt oft genau das, was es erreichen soll. Wenn Inhalte nicht zur aktuellen Situation passen, werden sie schnell wieder ausgeblendet. Stattdessen braucht es Lernformate, die situativ nutzbar sind. Microsoft 365 verändert sich ständig. Deshalb müssen Inhalte auch dynamisch verfügbar sein.

Auch die oft zitierte Berücksichtigung von „Lerntypen“ bietet hier keine Lösung. Zwar klingt es plausibel, dass Menschen sich Dinge unterschiedlich aneignen – visuell, auditiv, kinästhetisch oder durch Lesen und Schreiben. Doch aktuelle wissenschaftliche Studien zeigen: Die Anpassung an diese Kategorien bringt keine signifikanten Lerneffekte. Das Lerntypen-Modell vereinfacht die Komplexität des Lernens auf eine Weise, die zwar gut vermittelbar, aber nicht wirksam ist.

Warum das Lerntypen-Modell nicht weiterhilft:



Es suggeriert Individualisierung, wo keine stattfindet.



Es ignoriert zentrale Erfolgsfaktoren wie Relevanz, Timing und Kontext.



Es lenkt Ressourcen auf die „Verpackung“ statt auf den tatsächlichen Lernbedarf.



Es führt häufig zu ineffektiven Trainings, weil das Verhalten deiner Mitarbeitenden nicht wirklich verändert wird.

Lernen ist nicht typgebunden, sondern kontextabhängig. Deine Kolleg:innen nehmen dann neues Wissen auf, wenn sie den Sinn erkennen, das Wissen direkt umsetzen können und sich aktiv begleitet fühlen.

So funktioniert Lernen heute – relevant, schnell, wirksam

Die Lösung liegt nicht in der perfekten Lernform, sondern in der richtigen Frage: „Was hilft meiner Zielgruppe in diesem Moment?“ Modernes Erlernen bedeutet:

Relevante Inhalte, die echte Probleme lösen

Kompakte Formate, die sofort einsetzbar sind

Kontextbasierte Lernimpulse direkt im Arbeitsfluss

Sich Wissen anzueignen ist dann erfolgreich, wenn es mit dem Arbeitsmoment deiner Mitarbeitenden verknüpft ist. Es soll unterstützen, nicht überfordern. Und es soll genau dann stattfinden, wenn die Frage aufkommt – nicht irgendwann vorher.

Lernen bedeutet nicht Schulung machen, sondern Lernen heißt: Verhalten, Kontext und Relevanz.

Dominik Ammann

Operative Leitung, 365 Akademie

Wenn Microsoft 365 in deinem Unternehmen wirklich als Unterstützung für einen produktiveren Arbeitsalltag erlebt werden soll, braucht es Inhalte, die relevante Probleme greifbar machen und genau das gelingt durch folgende Ansätze:

Reale Probleme sichtbar machen

Viele Funktionen werden erst genutzt, wenn der Nutzen erkennbar ist. Zeig konkret auf, wo Microsoft 365 Zeit spart, etwa bei der Suche nach Informationen.

Zahlen schaffen Bewusstsein

Deine Kolleg:innen verbringen im Schnitt rund 108 Minuten täglich mit der Informationssuche. Allein diese Zahl macht das Verbesserungspotenzial deutlich und motiviert, neue Wege zu gehen.

So wird Lernen alltagstauglich

Verknüpfe jede Lernmöglichkeit mit einem konkreten Anwendungsfall: Wie funktioniert die Suchfunktion in SharePoint? Wie finde ich schneller Dateien in OneDrive? Wie nutze ich Tags in OneNote sinnvoll?

Zeitersparnis als Lernmotor

Sobald deine Kolleg:innen merken, dass sie mit einem Tipp Zeit sparen, entsteht Eigenmotivation. Wer den Nutzen direkt spürt, lernt automatisch weiter.

Kleine Impulse helfen deinen Kolleg:innen im Alltag oft mehr als jede klassische Schulung, vor allem dann, wenn sie kompakt, relevant und sofort nutzbar sind:



Kompakte Inhalte

Learning Nuggets mit einer Länge von maximal zwei Minuten lassen sich jederzeit einbauen; zwischen Meetings, in der Kaffeepause oder als Antwort auf eine konkrete Frage.



Direkter Nutzen

Jeder Impuls enthält einen klaren Nutzen. Zum Beispiel: eine Regel in Outlook spart Zeit beim Sortieren von Mails.



Niedrige Hürde

Kein Vorwissen notwendig, kein Lernplan, kein Einloggen – einfach schauen, verstehen, umsetzen.



Individuelle Relevanz

Wer viel mit E-Mails arbeitet, profitiert vom Outlook-Tipp. Wer oft im Planner unterwegs ist, nutzt den nächsten. Jede:r holt sich genau das, was gerade hilft.

Besonders effektiv wird das Aneignen von Wissen, wenn es im Austausch mit anderen passiert – informell, niedrigschwellig und mit direktem Bezug zur Tätigkeit:



Fragen auf Augenhöhe stellen

In Champions Communities oder offenen Lerngruppen ist die Hemmschwelle deutlich geringer. Der informelle Austausch fördert Vertrauen und Offenheit.



Wissen wird geteilt, nicht nur konsumiert

Mitarbeitende geben ihre Erfahrungen weiter. Dadurch entsteht nicht nur Wissenstransfer, sondern auch gegenseitige Unterstützung.



Der Alltag gibt den Takt vor

Die Themen entstehen aus echten Herausforderungen. Das sorgt für Praxisnähe und für direkte Umsetzbarkeit.

Noch wirksamer werden sich Inhalte angeeignet, wenn Inhalte dort zur Verfügung stehen, wo auch die Arbeit stattfindet – nämlich direkt in Microsoft 365:

Wissen genau dort anbieten, wo es gebraucht wird
Direkt in Outlook, SharePoint oder Teams – ohne Umweg über externe Lernplattformen.

Lerninhalte nahtlos einbetten
Ob per Link im Intranet oder eingebettetes Video auf einer SharePoint-Seite: Der Zugang ist schnell, unkompliziert und im gewohnten Umfeld.

Fragen im Moment des Bedarfs beantworten
Lerninhalte werden nicht vorbereitet konsumiert, sondern dann genutzt, wenn ein Problem auftritt. Das erhöht die Relevanz und fördert langfristiges Verstehen.

👉 Du möchtest mehr dazu erfahren?

Hier erfährst du mehr zur Integration unserer Lerninhalte in deine Umgebung: Microsoft 365 Lerninhalte-Integration

Was dich wirklich weiterbringt

Die Theorie der Lerntypen hält sich hartnäckig, bringt aber in der Praxis keine messbaren Vorteile. Studien zeigen: Eine Anpassung an Lerntypen steigert den Lerneffekt nicht signifikant. Entscheidend sind Kontext, Relevanz und Umsetzbarkeit.

Bei der 365 Akademie wissen wir das nicht nur aus Erfahrung, sondern auch aus erster Hand. Unser Geschäftsführer Thomas Maier ist nicht nur Microsoft Certified Trainer (MCT), sondern auch Microsoft Most Valuable Professional (MVP) und Copilot MVP. Das bedeutet: Wir erhalten alle Neuerungen zu Microsoft 365 direkt von der Quelle, sind oft an Pilotprogrammen beteiligt und geben dieses Wissen frühzeitig an unsere Kund:innen weiter.

Unsere Lerninhalte sind deshalb nicht nur praxisnah, sondern auch immer auf dem neuesten Stand. Du erfährst bei uns nicht nur, wie du Microsoft 365 effektiv einsetzt, sondern auch, was morgen wichtig wird. Und genau das macht den Unterschied zwischen Standard und echter Lernbegleitung.

Wenn du mehr darüber erfahren willst, wie Unternehmen mit unserer Hilfe Microsoft 365 effektiv in den Arbeitsalltag integrieren, findest du hier weitere Einblicke: Office 365 User Adoption: Unser Beratungsansatz

Jetzt vertiefen: Exklusive Inhalte für dich

In der Modern Work Community findest du die vollständige Webinar-Aufzeichnung und die Präsentation zum Thema.

👉  Jetzt kostenfrei anmelden

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Microsoft Loop clever nutzen: So holst du jetzt mehr aus moderner Zusammenarbeit heraus

von Nadine Zellner | 29. Juli 2025 | 📃 Alle Beiträge

In einem unserer letzten Webinare haben wir gezeigt, wie Microsoft Loop durch aktuelle Funktionen endlich sein Potenzial entfaltet und warum gezielte Enablement-Maßnahmen über Erfolg oder Frust im Arbeitsalltag entscheiden.

Microsoft Loop ist kein Neuzugang im Microsoft-365-Universum. Bereits 2021 angekündigt und 2023 breit ausgerollt, fristet es in vielen Unternehmen dennoch ein Dasein im Schatten. Die Gründe? Missverständnisse in der Nutzung, fehlende Abgrenzung zu anderen Anwendungen und Unsicherheit beim Thema Berechtigungen.

Im Webinar wurde deutlich: Wer Microsoft Loop richtig einordnet und die neuen Funktionen kennt, kann das Tool heute deutlich produktiver einsetzen. Vor allem durch Verbesserungen wie Gruppenberechtigungen, externe Freigaben oder die Möglichkeit, Seiten zu sperren, ist Loop nun bereit für den Praxiseinsatz.

Wenn du mehr zum Einsatz der Loop- oder anderen Microsoft-Anwendungen erfahren möchtest, wirf gerne einen Blick auf unsere Lerninhalte und Demovideos.

Gemeinsames Arbeiten funktioniert oft komplizierter, als es sollte

Vielleicht erlebst du in deinem Unternehmen ähnliche Situationen: Obwohl Apps und Funktionen wie Microsoft Teams, OneNote, Planner oder Outlook etabliert sind, bleibt die Teamarbeit zäh. Informationen sind verstreut, Prozesse kaum nachvollziehbar und Verantwortlichkeiten unklar. Deine Mitarbeitenden springen zwischen Anwendungen und verlieren dabei Fokus, Zeit und Energie.

Einblick in ein 365 Akademie Lernvideo: So erklären wir Microsoft 365 Funktionen praxisnah.

Das sind typische Herausforderungen, die dir vielleicht auch in deinem Unternehmen begegnen:



Vision und Strategie:

Die Toolvielfalt führt zu Informationsinseln: App- und Funktionsvielfalt sorgen dafür, dass deine Mitarbeitenden oft gar nicht wissen, wo Inhalte gerade gepflegt oder abgelegt werden sollen.



Vision und Strategie:

Deine Mitarbeitenden erleben Frust statt Flow, weil die Apps und Funktionen nicht ineinandergreifen oder ungeeignet eingesetzt werden.



Vision und Strategie:

Ad-hoc-Kommunikation ersetzt strukturiertes Miteinander im Alltag – was zu doppelten Aufgaben und Missverständnissen führt.

Zusammenarbeit heute fühlt sich eher wie ein Flickenteppich an, nicht wie ein produktiver Flow.

Dominik Ammann

Operative Leitung, 365 Akademie

Die Loop-Anwendung könnte diese Probleme lösen – doch ohne Verständnis und klare Einsatzstrategie bleibt es ein ungenutztes Potenzial.

Microsoft Loop mit Struktur und Strategie besser einsetzen

Im Zentrum steht die Frage: Wie lässt sich eine bestehende Anwendung besser nutzen – und was brauchen Organisationen dafür?

Die Antwort: Klarheit, Enablement und ein Fokus auf den tatsächlichen Arbeitsalltag.

Microsoft Loop wird oft mit OneNote verwechselt, weil es visuell ähnlich aufgebaut ist. Oder mit Planner, weil Aufgaben integriert werden können. Doch die App für Co-Creation erfüllt eine andere Funktion: Echtzeit-Kollaboration. Es geht um das gemeinsame Erarbeiten und Verknüpfen von Inhalten – z. B. in Strategieprozessen, Projekten oder wiederkehrenden Meetings.

Neue Funktionen machen die Loop-Anwendung erst jetzt wirklich nutzbar

Gruppenbasierte Berechtigungen

… ermöglichen die automatische Rechtevergabe in Arbeitsbereichen.

Seitensperrungen

… verhindern ungewollte Änderungen; ideal für stabile Inhalte wie Protokolle oder Zieldefinitionen.

Mehrere Besitzer pro Arbeitsbereich

… sorgen für Flexibilität und gemeinsame Verantwortung.

Externe Freigaben

… machen Loop endlich tauglich für projektübergreifenden Austausch und Abstimmung im Team.

Sensitivity Labels

… und eine strukturiertere Oberfläche stärken Datenschutz und Compliance.

Und: Ein einfacher, aber oft übersehener Trick

… STRG+Z funktioniert in der App für Co-Creation. Ein kleiner Hinweis mit großer Wirkung.

Use Cases zeigen, wie Loop konkret funktioniert

Die Loop-Anwendung kann in zahlreichen Szenarien produktiv genutzt werden, wie bspw.:

Strategiemeetings mit strukturierter Agenda, Aufgaben und Kommentaren

Bereichsüber-greifende Projekte,

die durch visuelle Seitenstruktur (z. B. Ampellogik) auf einen Blick verständlich sind

Verknüpfung von Aufgaben

mit Planner und To Do, für durchgängiges Aufgabenmanagement

Diskussionsräume innerhalb von Dokumenten

– inklusive Erwähnung einzelner Personen und Rückverfolgbarkeit

Diese Praxisbeispiele zeigen: Loop ist keine weitere App, sondern eine Brücke zwischen Microsoft 365 Funktionen. Es schafft Verbindungen und macht Zusammenarbeit sichtbar.

Mehr Informationen zur Loop-Anwendung als Einführungsleitfaden zusammengefasst findest du hier: Loop – Einführungsleitfaden – 365 Akademie

Warum sich ein genauer Blick auf Microsoft Loop jetzt lohnt

Microsoft Loop hat sich in den letzten Monaten spürbar weiterentwickelt. Funktionen wie gruppenbasierte Berechtigungen, die Möglichkeit zur Seitensperrung oder die Freigabe für externe Personen machen die Anwendung endlich alltagstauglich – als verbindendes Element für moderne Teamarbeit.

Doch technische Neuerungen allein sind ungenügend. Entscheidend ist, wie gut deine Organisation diese Entwicklungen versteht, einordnen und in ihre Arbeitsrealität übertragen kann. Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen reiner Information und echter Befähigung.

Und genau an dieser Stelle kommt unsere Expertise ins Spiel:
Thomas Maier, Gründer der 365 Akademie, ist Microsoft MVP, Microsoft Certified Trainer und Copilot MVP – und dadurch regelmäßig frühzeitig in die Weiterentwicklung zentraler Microsoft-365-Tools eingebunden.

Dieses Know-how ermöglicht es uns, Veränderungen rechtzeitig zu erkennenund bereits in der Entstehung zu bewerten und daraus passgenaue Lerninhalte für Arbeitsumfelder zu entwickeln.

Ob bei Loop, Copilot oder anderen Anwendungen: Unsere Kund:innen profitieren von Inhalten, die vorausschauend auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt sind. So wird aus einer Anwendung wie Loop ein echter Produktivitätshebel, statt ein weiteres Puzzleteil im App-Dschungel.

Möchtest du das Potenzial von der Loop-Anwendung für deine Organisation evaluieren – und wissen, wo du heute stehst?

Dann empfehlen wir dir unsere Potenzialanalyse: Gemeinsam mit dir analysieren wir, wie deine aktuelle Toollandschaft aussieht, welche Use Cases passen – und wie du deine Mitarbeitenden gezielt unterstützen kannst.

👉 Für mehr Informationen zur Zusammenarbeit mit uns, folge einfach dem Link: Office 365 User Adoption: Unser Beratungsansatz

Möchtest du herausfinden, wie dein Unternehmen M365-Änderungen souverän begleitet und Potenziale optimal nutzt?

Dann laden wir dich herzlich ein, Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community zu werden. Dort findest du:

Zugriff auf alle aktuellen Webinaraufzeichnungen und Präsentationen
exklusive Lerninhalte zu neuen M365-Features
praxisnahe Best Practices aus anderen großen Unternehmen
regelmäßige Sessions & Austauschformate

👉 Melde dich jetzt kostenlos an.

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Microsoft 365 Briefing Quartal 2/2025

von Nadine Zellner | 1. Juli 2025 | 📃 Alle Beiträge

📣Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?

Wenn du Microsoft 365 im Unternehmen betreust, musst du nicht jede Neuerung im Detail kennen – aber du solltest wissen, welche Änderungen auf deine Kolleg:innnen zukommen werden.
Denn häufig sind es genau diese kleinen Anpassungen, neuer Name, neue Apps oder geänderte Funktionen, die intern für Rückfragen sorgen – und wertvolle Zeit kosten.

Hier findest du die wichtigsten Updates aus Q2/2025 – kompakt zusammengefasst und mit Blick darauf, was du davon wirklich beachten solltest.

Möchtest du als M365-Verantwortliche:r auch besseren Blick behalten, welche Einstellungen zu Teams im Admin-Center getroffen wurden oder welche Auswertungen es dazu gibt? Dein Administrator kann dir nun eine Leserolle im Admin-Center freischalten. Somit kannst du keine Änderungen vornehmen, aber trotzdem alles sehen.

Verwendung messen: Behalte im Admin-Center im Blick, wie gut oder schlecht das neue und das alte Outlook verwendet werden. Außerdem neu:
Im Admin Center gibt es nun neue KI–Adoption–Kategorien, mit denen du die Nutzung von Microsoft 365 KI–Funktionen im Blick behalten kannst.

Das Portal „Mein Konto“ wird durch ein neues Dialogfeld innerhalb der Microsoft 365 Copilot-App ersetzt.

Das alte Teams ist ab dem 1. Juli funktionslos. Das neue Teams hingegen erhält eine Reihe neuer Funktionen, wie zum Beispiel die Thread-Ansicht für Unterhaltungen. Außerdem gibt es nun auch endlich einen Nachfolger für die „gespeicherten Nachrichten“: „Gefolgte Threads“

Bei Loop gibt es einen Durchbruch zu vermelden: Loop–Arbeitsbereiche können nun direkt in Teams-Kanälen erstellt werden. Damit gibt es kein Dateichaos mehr mit einzelnen Loop–Seiten. Und die Berechtigungen werden ebenfalls vom dazugehörigen Team übernommen.

Loop–Arbeitsbereiche können nun mehrere Besitzer haben und auch mit Sensitivity-Labels klassifiziert werden.

Die Copilot-App innerhalb von Microsoft 365 wurde komplett erneuert. Es gibt viele neue Funktionen wie Notizbücher, Erinnerungen und Agenten–Prompts können nun durch verschiedene Ereignisse getriggert werden, wie zum Beispiel „Zu einem Zeitpunkt“ oder “Wenn eine Datei erstellt wurde“ oder wenn ein neuer Eintrag in ein Forms-Formular erfolgt ist.

Auch für Nutzer die Copilot nicht lizenziert haben, ist der kostenlose Chat in Teams, Word, Excel, PowerPoint direkt erreichbar.

Project for the Web wird im August 2025 endgültig eingestellt. Vorhandene Projekte werden überführt zu Planner.

Leider wird die mobile App von Microsoft List eingestellt und ist ab November 2025 nicht mehr verfügbar. Microsoft Lists ist dann nur noch über den Browser auf Smartphones erreichbar. Schade!

Eine größere Änderung kündigt sich an bei der Freigabe von Dateien. Microsoft nennt es die dritte Generation der Freigabe mit den neuen Hero Links. Die Änderung kommt allerdings erst Ende 2025 auf uns zu. Bis dahin sollte es dann detailliertere Informationen geben.
Habt ihr One-Time-Password-Links im Einsatz? Dann verlieren diese bereits zum 1. Juli ihre Gültigkeit und funktionieren nicht mehr. Die Freigabe muss neu erteilt werden.

Microsoft stellt die klassischen SharePoint-Benachrichtigungen ein! Als Alternative wird Power Automate vorgeschlagen.

🎓 News aus der 365 Akademie

In den letzten drei Monaten haben wir wieder zentrale Impulse zu Microsoft 365, Adoption und Modern Work veröffentlicht – mit dem Fokus auf Kommunikation, Change-Prozesse und strategische Umsetzung in großen Unternehmen.

M365 gezielt auf Ihre Unternehmensziele ausrichten

Alle Webinar-Aufzeichnungen und die PPTs, sowie andere Adoption-Unterlagen zu den Themen findest du exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community. Mitglieder erhalten auch regelmäßig Einladungen zu den Sessions.

Möchtest du beim nächsten Webinar auch dabei sein? Komm in unsere Modern Work 365 – Manager Community! Tritt noch heute bei!

Screenshot Aufzeichnungen Modern Work Community

📃 Neue Briefings, Whitepaper und Adoption Material

Mit den richtigen Materialien gelingt es deutlich leichter, Veränderungen zu begleiten, deine Mitarbeitenden mitzunehmen und eine produktive Nutzung von M365 zu fördern.

In diesem Abschnitt findest du aktuelle Briefings, Checklisten und Adoption Material, welches du direkt in deine Organisation einsetzen kannst – exklusiv für Mitglieder unserer kostenfreien Modern Work 365 – Manager Community.

Modern Work Briefing – Q1/2025

Schatten IT als Chance für Microsoft 365

Einführungsleitfaden Loop

Neue Adoption-Materialien jetzt verfügbar!

Wir haben wieder neue Materialien zur Unterstützung deiner internen Kommunikation veröffentlicht – praxisnah aufbereitet, direkt einsetzbar und mit Fokus auf eine wirksame M365-Adoption in großen Organisationen.
Alle Inhalte stehen für dich im Modern Work Team bereit.

Ein Auszug der Materialien:

Forms-Formular jetzt in Teams
Aktionen – Microsoft 365 Copilot
Erfahrung mit Power Automate Premium
Lists – Zuletzt veröffentlichten Stand der Liste als Bearbeiter anzeigen
Outlook-Umstellung 2026 – was jetzt wichtig ist
Wichtige Infos zu SharePoint-Benachrichtigungen
Die neue Microsoft 365 Copilot-Startseite ist da!

zum Adoption Material (nur für Mitglieder der Modern Work 365 - Manager Community)

zum Webinar anmelden

🎬 Die neuesten Videos & Lernpfade

In diesem Abschnitt findest du eine Übersicht unserer neuesten Videos aus Q2/2025.
Einblicke erhältst du über unsere Demovideos – oder durch Anforderung unserer Demo-Umgebung.

+150 neue Lernvideos in Q2/2025

Vom zentral gesteuerten Lernen zum selbstorganisierten und kollaborativen Lernen

Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 – aber oftmals davon nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die bereits in den Lizenzkosten enthalten sind. Unsere abwechslungsreichen Lernformate unterstützen deine Mitarbeitenden mit den M365-Apps und Funktionen produktiver im Arbeitsalltag mit M365 zu sein.

Unsere Videoinhalte sind sowohl in deutsch als auch in englisch verfügbar! Alle weiteren Sprachen decken wir über Untertitel ab.

Dateien mit meinem Team teilen
Effektivere Besprechungen – Flipped Meeting mit Teams
Kanäle freigeben für Nicht-Team-Mitglieder – Shared Channels
Nachricht in Teams mit Copilot anpassen und umschreiben lassen
Nachricht in Teams zeitverzögert senden
Nachrichten weiterleiten
Papierkorb in Teams einbinden
Sicherheitslücke im Team schließen – Mitglieder können alle Dateien freigeben
Vorlagen für Teams Besprechungen nutzen

Better overview – filters and groups in Planner
Close Security Gap in the Team – Members Can Share All Files
Forward messages
Integrate Recycle Bin in Teams
More Effective Meetings – Flipped Meeting with Teams
Rewrite and adjust messages with Copilot in Teams
Send Teams chat message at scheduled time
Share files with your team
Use Templates for Team Meetings

Anwendungsgebiete und Grenzen der Künstlichen Intelligenz
Bilder generieren – nach Infos auf Bildern fragen
Microsoft 365 Copilot Chat – ChatGPT – Alternative
Nachricht in Teams mit Copilot anpassen und umschreiben lassen
Prompts erstellen und effektiv nutzen
Prompt-Vorlagen nutzen und speichern
Texte mit KI – Schreiben Strukturieren Übersetzen
Texte und Dokumente mit KI zusammenfassen und analysieren
Was ist Deep Learning
Was ist Künstliche Intelligenz
Was sind LLMs
Überblick welche Copiloten gibt es

Creating and Using Prompts Effectively
Exploring Microsoft 365 Copilot Chat – ChatGPT Alternative
Generating Images – Asking for Information in Images
Overview Which Copilots Are Available
Rewrite and adjust messages with Copilot in Teams
Summarizing and Analyzing Texts and Documents with AI
Texts with AI – Writing, Structuring, Translating
Use and save prompt templates

Getting started with Whiteboard

Consistent Layout on My Slides – Guidelines and Master View
Create and Customize Presentation Templates – Slide Master
More Than Just Blue – Customizing the Look of Default Shapes
Use Links and Buttons in Presentations
Using Animation Effects in Presentations
Using Layers in PowerPoint – Arrange and Align Objects
Using Text Boxes and Shapes in a Presentation

Creating Forms with Word
Insert Logo, Page Number, and Text on All Pages – Header and Footer
Insert Screenshots into a Document
More Than Just Blue – Customizing the Look of Default Shapes
Print and Layout Settings for Pages
Professional Formatting in Word
Professionelle Formatierung in Word
Proper Formatting in Word
Tables in Word
Using Headings – Structure and Formatting Styles

Abgelehnte Ereignisse trotzdem anzeigen lassen
Absender einer Mail als Kontakt speichern
Grundlagen der Bedienung von Outlook
Kalenderwoche in Outlook anzeigen lassen
Mails mit Outlook
Mehrere Zeitzonen im Outlook Kalender
Termine mit Outlook verwalten
Weiterleiten von Besprechungseinladungen verhindern

Automatically schedule breaks between meetings
Basic Tasks in Outlook
Emails in Outlook
How to prevent forwarding meeting invitations
Managing Appointments in Outlook
Save the sender of an email as a contact
Show Declined Events
Show multiple time zones in your Outlook calendar
Show Week Numbers in Outlook

Neuer Look für den Windows Explorer

The new Windows Explorer

Informationen wiederfinden – Tagging und Suche in OneNote

Handlungsaufforderung und redaktionelle Karten in SharePoint nutzen
Papierkorb in Teams einbinden
Seiten in SharePoint gestalten inkl. Kopfzeile
Sicherheitslücke im Team schließen – Mitglieder können alle Dateien freigeben

Close Security Gap in the Team – Members Can Share All Files
Integrate Recycle Bin in Teams

Besserer Überblick – Filter und Gruppierung in Planner
Externe Personen in einen Planner Plan einladen
Hintergrundbild für meinen Plan einstellen
Planner Plan kopieren

Better overview – filters and groups in Planner
Copy a plan in Planner
Invite External Users to a Plan in Planner
Set a background for a plan

Calculating Totals with SUM and SUMIF
Find MIN and MAX Values in Excel
Formulas and Functions – Overview
Insert Logo and Text into the Header or Footer of a Table
More Than Just Blue – Customizing the Look of Default Shapes
Quick Formatting with Table Styles
Using Borders and Fill Colors in Excel
Working with Tables – Basics

Mein Profil und Profilbild einstellen und ändern

Set and change my profile and profile picture

Schutz vor Veränderungen – Loop Seiten sperren

Protection from Changes – Locking Loop Pages

Organizing Forms – Sorting and Deleting Forms

📆 Veranstaltungen aus der Modern Work Welt

Aktuelle Entwicklungen einordnen, sich mit anderen Modern Work Verantwortlichen austauschen und neue Impulse sammeln – genau dafür sind Fach-Events da.
Hier findest du die wichtigsten Termine rund um das Thema Modern Work und Microsoft 365:

M365 Summit 2025 – die deutschsprachige M365 Konferenz | 06. – 08.10-2025
Microsoft AI School – Die Copilot-Doppelstunde: Chat und Agenten im Detail | 26.06.2025
CollabDays Hamburg 2025 | 28.06.2025

Ich freue mich darauf,

dich kennenzulernen!

Sebastian Bednarz

Termin mit den M365 Learning-Spezialisten vereinbaren!

Vereinbare jetzt dein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.

Lass uns über deine Ziele in Bezug auf das Thema Modern Work mit Microsoft 365 sprechen und erfahre, wie wir dich und deine Mitarbeitenden dabei entlasten können!

Jetzt Termin vereinbaren

Du erreichst mich auch per ✉️ Mail, 🤝LinkedIn, 💬 Teams-Chat oder 📞telefonisch unter +49 (0) 8224 99792-55.

Wie du deine Mitarbeitenden trotz ständiger M365-Updates produktiv hältst

von Nadine Zellner | 16. Juni 2025 | 📃 Alle Beiträge

Wie du deine Mitarbeitenden trotz ständiger M365-Updates produktiv hältst

Neue Buttons/Farben/Designansichten, veränderte Ansichten, ständig neue Funktionen und deine Mitarbeitenden fragen sich ständig nur: Wo finde ich was? Denn Updates, neue Funktionen und UI-Anpassungen sind inzwischen Alltag und stellen Organisationen immer wieder vor die Herausforderung, diese sinnvoll in die Arbeitsabläufe zu integrieren.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Erkenntnisse für dich zusammengefasst: Wie du relevante Änderungen gezielt bewerten, priorisieren, kommunizieren und dafür sorgen kannst, dass deine Mitarbeitenden stets produktiv mit Microsoft 365 arbeiten – ohne unnötigen Mehraufwand oder Überforderung.

Warum ständige M365-Änderungen für dein Unternehmen zur Herausforderung werden können

Vielleicht erlebst du diese Situation auch in deinem Unternehmen: Microsoft 365 verändert sich kontinuierlich. Neue Funktionen erscheinen nahezu wöchentlich, bestehende Anwendungen bekommen neue Oberflächen oder erweiterten Funktionsumfang.

„Was wir tun in unserer täglichen Arbeit, ist uns vor Augen zu halten, dass die Unterstützung der Mitarbeitenden durch unsere Lernbegleitung nichts ist, was einen riesengroßen Impact verursacht – aber sie ist trotzdem notwendig. Denn das Werkzeug, mit dem gearbeitet wird, ändert sich ständig – und ohne Einweisung sagt der Pilot irgendwann: Ich fliege die Kiste nicht.“

Sebastian Bednarz

Vertriebsleiter, 365 Akademie

Genau diese fehlende Begleitung führt dazu, dass deine Mitarbeitenden verunsichert sind, Fragen stellen – und neue Funktionen nicht im Alltag ankommen.

Fehlt eine gezielte Evergreen-Begleitung, führt das schnell zu:

Verunsicherung bei den Anwender:innen („Was ist jetzt neu?“ / „Wo finde ich das noch?“)
Fehlender Akzeptanz für wertvolle neue Funktionen
Ineffizientem Arbeiten mit veralteten Prozessen
Mehr Rückfragen an IT & Support
Gesteigertem Frust und Produktivitätsverlust

Und das multipliziert sich bei tausenden Mitarbeitenden zu einem echten Problem für die digitale Wertschöpfung in deinem Unternehmen.

Wie dein Unternehmen Veränderungen in Microsoft 365 gezielt begleitet

Mit Microsofts kontinuierlichen Veränderungen steigt auch die Relevanz, Neuerungen strukturiert in den Arbeitsalltag zu integrieren. Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage, wie sie mit vertretbarem Aufwand dafür sorgen können, dass ihre Mitarbeitenden nicht nur informiert, sondern auch wirklich befähigt werden.

Was sich in der Praxis bewährt hat: eine smarte Evergreen-Begleitung, die mit klaren Prozessen dafür sorgt, dass Veränderungen nicht zur Belastung werden – sondern produktiv genutzt werden können. Die folgenden vier Elemente haben sich dabei in der Praxis als besonders wirksam erwiesen:



1. Relevanz filtern und bewerten

Nicht jede M365-Änderung ist für deine Organisation gleich wichtig. Um gezielt zu priorisieren, haben sich folgende Strategien bewährt:

Zentrale Quellen regelmäßig screenen (z. B. M365 Roadmap, Admin Center, Tech Communities)
Frühzeitig bewerten, ob eine Änderung arbeitswirksam ist oder nur technisches Detail
In internen Runden (z. B. mit Modern Work Manager:innen) die Relevanz für deine Zielgruppen abstimmen



2. Klare Kommunikationswege etablieren

Sobald relevante Änderungen identifiziert sind, gilt es, diese zielgruppengerecht zu kommunizieren. Bewährte Formate sind:

Newsletter oder Intranet-News mit gut verständlichen Visuals und Anwendungstipps
Live-Sessions, in denen Neuerungen praxisnah demonstriert werden und Fragen gestellt werden können
Tipps der Woche bzw. Prompt der Woche für aktuelle Quick Wins
Lernpfade, die vertiefendes Wissen strukturiert vermitteln



3. Praxisnahes Lernen ermöglichen

Die beste Change-Kommunikation führt nicht nur zur Information, sondern zur echten Befähigung. Hier helfen:

Anwendungsfälle aufzeigen: Wo liegt der konkrete Mehrwert im Alltag?
Erklärvideos für komplexere Neuerungen
Interaktive Lernpfade direkt in der M365-Umgebung integriert
Hilfestellungen in der jeweiligen App (z. B. OneDrive, Teams, Outlook)

Erklärvideos, Lernpfade und integrierte Hilfestellungen erhalten deine Mitarbeitenden mit unserer Lerninhalte-Integration – erfahre hier mehr dazu.



4. Feedback aus der Organisation nutzen

Regelmäßige Rückfragen und Austauschformate bieten dir wertvolle Insights:

Welche Änderungen werden gut verstanden?
Wo gibt es Unsicherheiten?
Welche Themen sind für deine Mitarbeitenden besonders relevant?

Nutze dieses Feedback, um deine Change- und Lernkommunikation kontinuierlich zu optimieren.

Ziel ist es, Veränderungen nicht nur zu kommunizieren, sondern im Alltag so zu verankern, dass sie echten Mehrwert bringen.

Oder wie Dominik Ammann es formuliert:

„Wir wollen die Mitarbeitenden befähigen, mit den wichtigsten für sie arbeitsrelevanten Knöpfen – also Funktionen und Änderungen – so umgehen zu können, dass sie ihre Arbeit tagtäglich effizient und produktiv umsetzen können.“

Dominik Ammann

Operative Leitung, 365 Akademie

Mehrwert & Expertise für dein Unternehmen

Was bringt eine strukturierte Evergreen-Begleitung konkret? Hier einige greifbare Mehrwerte:

Reduzierter Supportaufwand:

Weniger Rückfragen und Tickets zu M365-Funktionen

Produktivitäts-gewinn:

Mitarbeitende nutzen neue Features gezielt und effizient

Höhere Nutzerzufrieden-heit:

Weniger Frust durch unerwartete Veränderungen

Stärkung der digitalen Kompetenz...

… im Unternehmen

Ein besonderer Vorteil für unsere Kunden:

Unsere Lerninhalte und Empfehlungen sind stets topaktuell und aus erster Hand. Denn unser Geschäftsführer Thomas Maier ist als Microsoft MVP, Microsoft Certified Trainer (MCT) und Copilot MVP unmittelbar an Microsofts Entwicklungen beteiligt und erhält neue Informationen oft schon in der Frühphase.

Dadurch fließen diese Insights in unsere Lerninhalte ein – lange bevor viele offizielle Kanäle die Neuerungen kommunizieren. So stellen wir sicher, dass unsere Kund:innen mit M365 immer einen Schritt voraus sind und neue Potenziale gezielt heben können. Wenn du nun mehr über unsere Lerninhalte erfahren willst, findest du weitere Informationen hier.

Möchtest du herausfinden, wie dein Unternehmen M365-Änderungen souverän begleitet und Potenziale optimal nutzt?

Dann laden wir dich herzlich ein, Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community zu werden. Dort findest du:

Zugriff auf alle aktuellen Webinaraufzeichnungen und Präsentationen
exklusive Lerninhalte zu neuen M365-Features
praxisnahe Best Practices aus anderen großen Unternehmen
regelmäßige Sessions & Austauschformate

👉 Melde dich jetzt kostenlos an und bringe dein Evergreen Management auf das nächste Level.

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

« Ältere Einträge