Microsoft 365 Briefing Quartal 2/2025

von Nadine Zellner | 1. Juli 2025 | 📃 Alle Beiträge

📣Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?

Wenn du Microsoft 365 im Unternehmen betreust, musst du nicht jede Neuerung im Detail kennen – aber du solltest wissen, welche Änderungen auf deine Kolleg:innnen zukommen werden.
Denn häufig sind es genau diese kleinen Anpassungen, neuer Name, neue Apps oder geänderte Funktionen, die intern für Rückfragen sorgen – und wertvolle Zeit kosten.

Hier findest du die wichtigsten Updates aus Q2/2025 – kompakt zusammengefasst und mit Blick darauf, was du davon wirklich beachten solltest.

Möchtest du als M365-Verantwortliche:r auch besseren Blick behalten, welche Einstellungen zu Teams im Admin-Center getroffen wurden oder welche Auswertungen es dazu gibt? Dein Administrator kann dir nun eine Leserolle im Admin-Center freischalten. Somit kannst du keine Änderungen vornehmen, aber trotzdem alles sehen.

Verwendung messen: Behalte im Admin-Center im Blick, wie gut oder schlecht das neue und das alte Outlook verwendet werden. Außerdem neu:
Im Admin Center gibt es nun neue KI–Adoption–Kategorien, mit denen du die Nutzung von Microsoft 365 KI–Funktionen im Blick behalten kannst.

Das Portal „Mein Konto“ wird durch ein neues Dialogfeld innerhalb der Microsoft 365 Copilot-App ersetzt.

Das alte Teams ist ab dem 1. Juli funktionslos. Das neue Teams hingegen erhält eine Reihe neuer Funktionen, wie zum Beispiel die Thread-Ansicht für Unterhaltungen. Außerdem gibt es nun auch endlich einen Nachfolger für die „gespeicherten Nachrichten“: „Gefolgte Threads“

Bei Loop gibt es einen Durchbruch zu vermelden: Loop–Arbeitsbereiche können nun direkt in Teams-Kanälen erstellt werden. Damit gibt es kein Dateichaos mehr mit einzelnen Loop–Seiten. Und die Berechtigungen werden ebenfalls vom dazugehörigen Team übernommen.

Loop–Arbeitsbereiche können nun mehrere Besitzer haben und auch mit Sensitivity-Labels klassifiziert werden.

Die Copilot-App innerhalb von Microsoft 365 wurde komplett erneuert. Es gibt viele neue Funktionen wie Notizbücher, Erinnerungen und Agenten–Prompts können nun durch verschiedene Ereignisse getriggert werden, wie zum Beispiel „Zu einem Zeitpunkt“ oder “Wenn eine Datei erstellt wurde“ oder wenn ein neuer Eintrag in ein Forms-Formular erfolgt ist.

Auch für Nutzer die Copilot nicht lizenziert haben, ist der kostenlose Chat in Teams, Word, Excel, PowerPoint direkt erreichbar.

Project for the Web wird im August 2025 endgültig eingestellt. Vorhandene Projekte Erben überführt zu Planner.

Leider wird die mobile App von Microsoft List eingestellt und ist ab November 2025 nicht mehr verfügbar. Microsoft Lists ist dann nur noch über den Browser auf Smartphones erreichbar. Schade!

Eine größere Änderung kündigt sich an bei der Freigabe von Dateien. Microsoft nennt es die dritte Generation der Freigabe mit den neuen Hero Links. Die Änderung kommt allerdings erst Ende 2025 auf uns zu. Bis dahin sollte es dann detailliertere Informationen geben.
Habt ihr One-Time-Password-Links im Einsatz? Dann verlieren diese bereits zum 1. Juli ihre Gültigkeit und funktionieren nicht mehr. Die Freigabe muss neu erteilt werden.

Microsoft stellt die klassischen SharePoint-Benachrichtigungen ein! Als Alternative wird Power Automate vorgeschlagen.

🎓 News aus der 365 Akademie

In den letzten drei Monaten haben wir wieder zentrale Impulse zu Microsoft 365, Adoption und Modern Work veröffentlicht – mit dem Fokus auf Kommunikation, Change-Prozesse und strategische Umsetzung in großen Unternehmen.

M365 gezielt auf Ihre Unternehmensziele ausrichten

Alle Webinar-Aufzeichnungen und die PPTs, sowie andere Adoption-Unterlagen zu den Themen findest du exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community. Mitglieder erhalten auch regelmäßig Einladungen zu den Sessions.

Möchtest du beim nächsten Webinar auch dabei sein? Komm in unsere Modern Work 365 – Manager Community! Tritt noch heute bei!

Screenshot Aufzeichnungen Modern Work Community

📃 Neue Briefings, Whitepaper und Adoption Material

Mit den richtigen Materialien gelingt es deutlich leichter, Veränderungen zu begleiten, deine Mitarbeitenden mitzunehmen und eine produktive Nutzung von M365 zu fördern.

In diesem Abschnitt findest du aktuelle Briefings, Checklisten und Adoption Material, welches du direkt in deine Organisation einsetzen kannst – exklusiv für Mitglieder unserer kostenfreien Modern Work 365 – Manager Community.

Modern Work Briefing – Q1/2025

Schatten IT als Chance für Microsoft 365

Einführungsleitfaden Loop

Neue Adoption-Materialien jetzt verfügbar!

Wir haben wieder neue Materialien zur Unterstützung deiner internen Kommunikation veröffentlicht – praxisnah aufbereitet, direkt einsetzbar und mit Fokus auf eine wirksame M365-Adoption in großen Organisationen.
Alle Inhalte stehen für dich im Modern Work Team bereit.

Ein Auszug der Materialien:

Forms-Formular jetzt in Teams
Aktionen – Microsoft 365 Copilot
Erfahrung mit Power Automate Premium
Lists – Zuletzt veröffentlichten Stand der Liste als Bearbeiter anzeigen
Outlook-Umstellung 2026 – was jetzt wichtig ist
Wichtige Infos zu SharePoint-Benachrichtigungen
Die neue Microsoft 365 Copilot-Startseite ist da!

zum Adoption Material (nur für Mitglieder der Modern Work 365 - Manager Community)

zum Webinar anmelden

🎬 Die neuesten Videos & Lernpfade

In diesem Abschnitt findest du eine Übersicht unserer neuesten Video aus Q2/2025.
Einblicke erhältst du über unsere Demovideos – oder durch Anforderung unserer Demo-Umgebung.

+150 neue Lernvideos in Q2/2025

Vom zentral gesteuerten Lernen zum selbstorganisierten und kollaborativen Lernen

Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 – aber oftmals davon nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die bereits in den Lizenzkosten enthalten sind. Unsere abwechslungsreichen Lernformate unterstützen deine Mitarbeitenden mit den M365-Apps und Funktionen produktiver im Arbeitsalltag mit M365 zu sein.

Unsere Videoinhalte sind sowohl in deutsch als auch in englisch verfügbar! Alle weiteren Sprachen decken wir über Untertitel ab.

Dateien mit meinem Team teilen
Effektivere Besprechungen – Flipped Meeting mit Teams
Kanäle freigeben für Nicht-Team-Mitglieder – Shared Channels
Nachricht in Teams mit Copilot anpassen und umschreiben lassen
Nachricht in Teams zeitverzögert senden
Nachrichten weiterleiten
Papierkorb in Teams einbinden
Sicherheitslücke im Team schließen – Mitglieder können alle Dateien freigeben
Vorlagen für Teams Besprechungen nutzen

Better overview – filters and groups in Planner
Close Security Gap in the Team – Members Can Share All Files
Forward messages
Integrate Recycle Bin in Teams
More Effective Meetings – Flipped Meeting with Teams
Rewrite and adjust messages with Copilot in Teams
Send Teams chat message at scheduled time
Share files with your team
Use Templates for Team Meetings

Anwendungsgebiete und Grenzen der Künstlichen Intelligenz
Bilder generieren – nach Infos auf Bildern fragen
Microsoft 365 Copilot Chat – ChatGPT – Alternative
Nachricht in Teams mit Copilot anpassen und umschreiben lassen
Prompts erstellen und effektiv nutzen
Prompt-Vorlagen nutzen und speichern
Texte mit KI – Schreiben Strukturieren Übersetzen
Texte und Dokumente mit KI zusammenfassen und analysieren
Was ist Deep Learning
Was ist Künstliche Intelligenz
Was sind LLMs
Überblick welche Copiloten gibt es

Creating and Using Prompts Effectively
Exploring Microsoft 365 Copilot Chat – ChatGPT Alternative
Generating Images – Asking for Information in Images
Overview Which Copilots Are Available
Rewrite and adjust messages with Copilot in Teams
Summarizing and Analyzing Texts and Documents with AI
Texts with AI – Writing, Structuring, Translating
Use and save prompt templates

Getting started with Whiteboard

Consistent Layout on My Slides – Guidelines and Master View
Create and Customize Presentation Templates – Slide Master
More Than Just Blue – Customizing the Look of Default Shapes
Use Links and Buttons in Presentations
Using Animation Effects in Presentations
Using Layers in PowerPoint – Arrange and Align Objects
Using Text Boxes and Shapes in a Presentation

Creating Forms with Word
Insert Logo, Page Number, and Text on All Pages – Header and Footer
Insert Screenshots into a Document
More Than Just Blue – Customizing the Look of Default Shapes
Print and Layout Settings for Pages
Professional Formatting in Word
Professionelle Formatierung in Word
Proper Formatting in Word
Tables in Word
Using Headings – Structure and Formatting Styles

Abgelehnte Ereignisse trotzdem anzeigen lassen
Absender einer Mail als Kontakt speichern
Grundlagen der Bedienung von Outlook
Kalenderwoche in Outlook anzeigen lassen
Mails mit Outlook
Mehrere Zeitzonen im Outlook Kalender
Termine mit Outlook verwalten
Weiterleiten von Besprechungseinladungen verhindern

Automatically schedule breaks between meetings
Basic Tasks in Outlook
Emails in Outlook
How to prevent forwarding meeting invitations
Managing Appointments in Outlook
Save the sender of an email as a contact
Show Declined Events
Show multiple time zones in your Outlook calendar
Show Week Numbers in Outlook

Neuer Look für den Windows Explorer

The new Windows Explorer

Informationen wiederfinden – Tagging und Suche in OneNote

Handlungsaufforderung und redaktionelle Karten in SharePoint nutzen
Papierkorb in Teams einbinden
Seiten in SharePoint gestalten inkl. Kopfzeile
Sicherheitslücke im Team schließen – Mitglieder können alle Dateien freigeben

Close Security Gap in the Team – Members Can Share All Files
Integrate Recycle Bin in Teams

Besserer Überblick – Filter und Gruppierung in Planner
Externe Personen in einen Planner Plan einladen
Hintergrundbild für meinen Plan einstellen
Planner Plan kopieren

Better overview – filters and groups in Planner
Copy a plan in Planner
Invite External Users to a Plan in Planner
Set a background for a plan

Calculating Totals with SUM and SUMIF
Find MIN and MAX Values in Excel
Formulas and Functions – Overview
Insert Logo and Text into the Header or Footer of a Table
More Than Just Blue – Customizing the Look of Default Shapes
Quick Formatting with Table Styles
Using Borders and Fill Colors in Excel
Working with Tables – Basics

Mein Profil und Profilbild einstellen und ändern

Set and change my profile and profile picture

Schutz vor Veränderungen – Loop Seiten sperren

Protection from Changes – Locking Loop Pages

Organizing Forms – Sorting and Deleting Forms

📆 Veranstaltungen aus der Modern Work Welt

Aktuelle Entwicklungen einordnen, sich mit anderen Modern Work Verantwortlichen austauschen und neue Impulse sammeln – genau dafür sind Fach-Events da.
Hier findest du die wichtigsten Termine rund um das Thema Modern Work und Microsoft 365:

M365 Summit 2025 – die deutschsprachige M365 Konferenz | 06. – 08.10-2025
Microsoft AI School – Die Copilot-Doppelstunde: Chat und Agenten im Detail | 26.06.2025
CollabDays Hamburg 2025 | 28.06.2025

Ich freue mich darauf,

Sie kennenzulernen!

Ihr Sebastian Bednarz

Termin mit den M365 Learning-Spezialisten vereinbaren!

Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.

Lassen Sie uns über Ihre Ziele in Bezug auf das Thema modern Work mit Microsoft 365 sprechen und erfahren Sie, wie wir Sie und Ihre Mitarbeitenden dabei Entlasten können!

Jetzt Termin vereinbaren

Sie erreichen mich auch per ✉️ Mail, 🤝LinkedIn, 💬 Teams-Chat oder 📞telefonisch unter +49 (0) 8224 99792-55.

Wie Sie Ihre Mitarbeitenden trotz ständiger M365-Updates produktiv halten

von Nadine Zellner | 16. Juni 2025 | 📃 Alle Beiträge

Wie Sie Ihre Mitarbeitenden trotz ständiger M365-Updates produktiv halten

Neue Buttons/Farben/Designansichten, veränderte Ansichten, ständig neue Funktionen und Ihre Mitarbeitenden fragen sich ständig nur: Wo finde ich was? Denn Updates, neue Funktionen und UI-Anpassungen sind inzwischen Alltag – und stellen Organisationen immer wieder vor die Herausforderung, diese sinnvoll in die Arbeitsabläufe zu integrieren.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Erkenntnisse für Sie zusammengefasst: Wie Sie relevante Änderungen gezielt bewerten, priorisieren, kommunizieren und dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden stets produktiv mit Microsoft 365 arbeiten – ohne unnötigen Mehraufwand oder Überforderung.

Warum ständige M365-Änderungen für Ihr Unternehmen zur Herausforderung werden können

Vielleicht erleben Sie diese Situation auch in Ihrem Unternehmen: Microsoft 365 verändert sich kontinuierlich. Neue Funktionen erscheinen nahezu wöchentlich, bestehende Anwendungen bekommen neue Oberflächen oder erweiterten Funktionsumfang.

„Was wir tun in unserer täglichen Arbeit, ist uns vor Augen zu halten, dass die Unterstützung der Mitarbeitenden durch unsere Lernbegleitung nichts ist, was einen riesengroßen Impact verursacht – aber sie ist trotzdem notwendig. Denn das Werkzeug, mit dem gearbeitet wird, ändert sich ständig – und ohne Einweisung sagt der Pilot irgendwann: Ich fliege die Kiste nicht.“

Sebastian Bednarz

Vertriebsleiter, 365 Akademie

Genau diese fehlende Begleitung führt dazu, dass Ihre Mitarbeitenden verunsichert sind, Fragen stellen – und neue Funktionen nicht im Alltag ankommen.

Fehlt eine gezielte Evergreen-Begleitung, führt das schnell zu:

Verunsicherung bei den Anwender:innen („Was ist jetzt neu?“ / „Wo finde ich das noch?“)
Fehlender Akzeptanz für wertvolle neue Funktionen
Ineffizientem Arbeiten mit veralteten Prozessen
Mehr Rückfragen an IT & Support
Gesteigertem Frust und Produktivitätsverlust

Und das multipliziert sich bei tausenden Mitarbeitenden zu einem echten Problem für die digitale Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen.

Wie Ihr Unternehmen Veränderungen in Microsoft 365 gezielt begleitet

Mit Microsofts kontinuierlichen Veränderungen steigt auch die Relevanz, Neuerungen strukturiert in den Arbeitsalltag zu integrieren. Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage, wie sie mit vertretbarem Aufwand dafür sorgen können, dass ihre Mitarbeitenden nicht nur informiert, sondern auch wirklich befähigt werden.

Was sich in der Praxis bewährt hat: eine smarte Evergreen-Begleitung, die mit klaren Prozessen dafür sorgt, dass Veränderungen nicht zur Belastung werden – sondern produktiv genutzt werden können. Die folgenden vier Elemente haben sich dabei in der Praxis als besonders wirksam erwiesen:



1. Relevanz filtern und bewerten

Nicht jede M365-Änderung ist für Ihre Organisation gleich wichtig. Um gezielt zu priorisieren, haben sich folgende Strategien bewährt:

Zentrale Quellen regelmäßig screenen (z. B. M365 Roadmap, Admin Center, Tech Communities)
Frühzeitig bewerten, ob eine Änderung arbeitswirksam ist oder nur technisches Detail
In internen Runden (z. B. mit Modern Work Manager:innen) die Relevanz für Ihre Zielgruppen abstimmen



2. Klare Kommunikationswege etablieren

Sobald relevante Änderungen identifiziert sind, gilt es, diese zielgruppengerecht zu kommunizieren. Bewährte Formate sind:

Newsletter oder Intranet-News mit gut verständlichen Visuals und Anwendungstipps
Live-Sessions, in denen Neuerungen praxisnah demonstriert werden und Fragen gestellt werden können
Tipps der Woche bzw. Prompt der Woche für aktuelle Quick Wins
Lernpfade, die vertiefendes Wissen strukturiert vermitteln

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3. Praxisnahes Lernen ermöglichen

Die beste Change-Kommunikation führt nicht nur zur Information, sondern zur echten Befähigung. Hier helfen:

Anwendungsfälle aufzeigen: Wo liegt der konkrete Mehrwert im Alltag?
Erklärvideos für komplexere Neuerungen
Interaktive Lernpfade direkt in der M365-Umgebung integriert
Hilfestellungen in der jeweiligen App (z. B. OneDrive, Teams, Outlook)

Erklärvideos, Lernpfade und integrierte Hilfestellungen erhalten Ihre Mitarbeitenden mit unserer Lerninhalte-Integration – erfahren Sie hier mehr dazu.

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4. Feedback aus der Organisation nutzen

Regelmäßige Rückfragen und Austauschformate bieten Ihnen wertvolle Insights:

Welche Änderungen werden gut verstanden?
Wo gibt es Unsicherheiten?
Welche Themen sind für Ihre Mitarbeitenden besonders relevant?

Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre Change- und Lernkommunikation kontinuierlich zu optimieren.

Ziel ist es, Veränderungen nicht nur zu kommunizieren, sondern im Alltag so zu verankern, dass sie echten Mehrwert bringen.

Oder wie Dominik Ammann es formuliert:

„Wir wollen die Mitarbeitenden befähigen, mit den wichtigsten für sie arbeitsrelevanten Knöpfen – also Funktionen und Änderungen – so umgehen zu können, dass sie ihre Arbeit tagtäglich effizient und produktiv umsetzen können.“

Dominik Ammann

Operative Leitung, 365 Akademie

Mehrwert & Expertise für Ihr Unternehmen

Was bringt eine strukturierte Evergreen-Begleitung konkret? Hier einige greifbare Mehrwerte:

Reduzierter Supportaufwand:

Weniger Rückfragen und Tickets zu M365-Funktionen

Produktivitäts-gewinn:

Mitarbeitende nutzen neue Features gezielt und effizient

Höhere Nutzerzufrieden-heit:

Weniger Frust durch unerwartete Veränderungen

Stärkung der digitalen Kompetenz...

… im Unternehmen

Ein besonderer Vorteil für unsere Kunden:

Unsere Lerninhalte und Empfehlungen sind stets topaktuell und aus erster Hand. Denn unser Geschäftsführer Thomas Maier ist als Microsoft MVP, Microsoft Certified Trainer (MCT) und Copilot MVP unmittelbar an Microsofts Entwicklungen beteiligt und erhält neue Informationen oft schon in der Frühphase.

Dadurch fließen diese Insights in unsere Lerninhalte ein – lange bevor viele offizielle Kanäle die Neuerungen kommunizieren. So stellen wir sicher, dass unsere Kund:innen mit M365 immer einen Schritt voraus sind und neue Potenziale gezielt heben können. Wenn Sie nun mehr über unsere Lerninhalte erfahren wollen, finden Sie weitere Informationen hier.

Möchten Sie herausfinden, wie Ihr Unternehmen M365-Änderungen souverän begleitet und Potenziale optimal nutzt?

Dann laden wir Sie herzlich ein, Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community zu werden. Dort finden Sie:

Zugriff auf alle aktuellen Webinaraufzeichnungen und Präsentationen
exklusive Lerninhalte zu neuen M365-Features
praxisnahe Best Practices aus anderen großen Unternehmen
regelmäßige Sessions & Austauschformate

👉 Melden Sie sich jetzt kostenlos an und bringen Sie Ihr Evergreen Management auf das nächste Level.

Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Sweat your Assets: Produktivität mit M365

von Nadine Zellner | 10. Juni 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In einem unserer letzten Webinare haben wir uns intensiv damit beschäftigt, wie Sie mit Microsoft 365 die Produktivität in Ihrem Unternehmen wirksam steigern. Im Fokus standen dabei die Hebel die wir als M365-Learning-Experten nutzen, um tausende Mitarbeitende unserer Kunden produktiver zu machen und dabei vorhandene Lizenzkosten noch besser zu nutzen. Die Erkenntnisse aus dieser Session haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Warum in vielen Organisationen ungenutzte Potenziale brachliegen

Obwohl Microsoft 365 bereits im Einsatz ist und alle Funktionen bereitstehen, bleibt der erhoffte Effekt auf die tägliche Arbeit oft aus – Mitarbeitende kämpfen mit ineffizienten Prozessen. Vielerorts wird weiterhin umständlich gearbeitet, Informationen sind schwer auffindbar, Workarounds kosten unnötig Zeit.

Was 2025 garantiert nicht mehr funktioniert

Mitarbeitende verbringen Stunden mit manuellen Datenabgleichen oder suchen vergeblich nach Dokumenten in unübersichtlichen Ablagesystemen. In Ihrem Unternehmen entsteht so ein enormer Produktivitätsverlust, Tag für Tag, Monat für Monat.

Die Ursache? Häufig fehlt es an einer gezielten Befähigung und einer strukturierten Übertragung von Microsoft-365-Möglichkeiten in die Praxis. Ohne diesen Transfer bleiben Potenziale ungenutzt – und wertvolle Lizenzinvestitionen ohne messbaren Return.

Wie Sie mit Microsoft 365 gezielt Produktivitätspotenziale heben

Microsoft 365 darf für erfolgreiche Nutzung nicht mehr nur als technische Plattform angesehen werden. Mit Lernen, Change Management und strategischer Befähigung entsteht ein produktiver Gesamtansatz. Einen Einblick darin, wie das Lernen aussehen kann, erhalten Sie hier: Microsoft 365 Lernvideos.

Erfahrung, Frust & Fehler, Transformation

Im Zentrum stehen dabei folgende Elemente:

1. Erfahrungen systematisch nutzen

Produktivitätspotenziale bleiben oft ungenutzt, weil typische Fehlerquellen und Workarounds im Alltag kaum sichtbar sind. Hier hilft es, auf fundierte Erfahrungen und Best Practices zurückzugreifen:

Typische Fehlerquellen identifizieren und eliminieren
Komplexität gezielt reduzieren
Good Practices statt theoretischer Konzepte vermitteln
Praxisrelevante Anwendungsfälle in die Organisation tragen

2. Frust und Fehler vermeiden

Frust blockiert Akzeptanz. Wer sich im Umgang mit Microsoft 365 überfordert fühlt, arbeitet ineffizient oder weicht auf Schatten-IT aus. Um das zu verhindern, braucht es:

Klare Orientierung zu Beginn (z. B. mit Kick-off-Sessions)
Häppchenweise Wissensvermittlung
Konkrete Unterstützung bei der Anwendung im Alltag
Gezielte Vermeidung typischer Fehlerquellen

3. Von Technologie zu echten Anwendungsfällen übersetzen

Neue Funktionen allein reichen nicht aus. Entscheidend ist es, diese in produktive Use Cases zu übertragen. Dabei helfen Ihnen folgende Maßnahmen:

Arbeitsprozesse analysieren und Potenziale sichtbar machen
Funktionen in konkrete Anwendungsszenarien übersetzen
Lernen im Moment of Need ermöglichen (z. B. durch Videos oder Live-Sessions)
Zielgruppenorientierte Kommunikation und Unterstützung

Was bringt das konkret? Mehr Produktivität, weniger Frust – und klaren ROI

Wie lassen sich solche Maßnahmen belegen? Unsere Erfahrung zeigt: Bereits wenn 15–20 % Ihrer Mitarbeitenden produktiver mit Microsoft 365 arbeiten, lassen sich signifikante Effekte erzielen.

Ein Praxisbeispiel aus einer aktuellen Potenzialanalyse zeigt das eindrucksvoll:

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1421 aktive Nutzende im Unternehmen



5 Minuten Zeiteinsparung pro Tag durch verbesserte Nutzung

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5.684 Stunden gewonnene Arbeitszeit pro Jahr

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Wirtschaftlicher Mehrwert von rund 182.000 € jährlich

Veranschaulichung Preis- und Zeitersparnis

Diese Einsparung entsteht durch einfache Effekte wie:

Vermeidung von Workarounds

Schnellere Informationssuche

Optimierte Zusammenarbeit

Gezielte Nutzung produktiver Funktionen

Und das ohne zusätzliche Tools – allein durch gezielte Befähigung in der Nutzung bestehender Lösungen.

Warum unsere Expertise hier besonders wertvoll ist

Unsere 365 Akademie ist eng an die Microsoft-Produktentwicklung angebunden: Gründer Thomas Maier ist Microsoft MVP, MCT und Copilot MVP. Dadurch erhalten wir neue Entwicklungen und Funktionen frühzeitig und lassen dieses Wissen kontinuierlich in unsere Inhalte einfließen.

Unsere Lerninhalte sind daher stets aktuell, praxiserprobt und passgenau auf die Anforderungen großer Organisationen zugeschnitten. Als M365-Verantwortliche:r profitieren Sie so von:



Fundierter Expertise aus erster Hand



Frühzeitigen Einblicken in neue Produktivitätspotenziale



Lerninhalten, die direkt auf die aktuelle Microsoft-365-Entwicklung abgestimmt sind



Praxisorientierten Tipps, die sich sofort im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden auswirken

So schaffen Sie die Basis, um Microsoft 365 als echten Produktivitätsmotor in Ihrem Unternehmen zu etablieren – und nicht nur als reine Lizenzkostenposition zu verwalten.

Mehr Informationen zur Zusammenarbeit mit uns finden Sie hier.

Möchten Sie das volle Produktivitätspotenzial von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen nutzen?

Dann empfehlen wir Ihnen, werden Sie Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community.

Dort finden Sie nicht nur die vollständige Webinar-Aufzeichnung, sondern auch:

Exklusive Praxisbeispiele aus vergleichbaren Organisationen

Aktuelle Tipps und Best Practices zu Microsoft 365 und Copilot

Erprobte Lerninhalte und Quick Wins, die Sie sofort in Ihrer Organisation einsetzen können

Zugang zu einer aktiven Community von M365-Verantwortlichen, die ihre Erfahrungen teilen

Jetzt kostenlos der Community beitreten und Zugriff sichern.

Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

FIT4Copilot

von Nadine Zellner | 20. Mai 2025 | ✅ Checklisten, 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Microsoft 365 Copilot produktiv nutzen

In einem unserer letzten Webinare haben wir ein Thema beleuchtet, das viele M365-Verantwortliche aktuell umtreibt: Wie gelingt es Ihnen, Microsoft 365 Copilot nicht nur einzuführen, sondern auch produktiv zu nutzen? Im Fokus standen konkrete Strategien für eine nachhaltige Adoption und ein gezieltes Change Management – damit Copilot in Ihrem Unternehmen nicht nur lizenziert ist, sondern echten Mehrwert für Ihre Mitarbeitenden bringt. Die wichtigsten Erkenntnisse stellen wir Ihnen in diesem Beitrag kompakt und praxisnah bereit.

Wenn Lizenzen da sind – aber die Nutzung stockt

Vielleicht kennen Sie diese Situation auch: Ihr Unternehmen hat in Copilot-Lizenzen investiert – doch die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigt nicht im erwarteten Maß. Stattdessen häufen sich Rückfragen wie: „Was kann ich damit eigentlich machen?“ oder „Wann darf ich das überhaupt nutzen?“.

Ihre Mitarbeitenden wissen nicht, wie sie Copilot sinnvoll und produktiv einsetzen können, verlieren sich in der Prompt-Erstellung, sind unzufrieden mit den Ergebnissen, probieren sich noch weitere 2 Stunden damit aus – und verlieren dadurch unnötig Zeit.

Das Resultat:

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Unsicherheit im Umgang mit neuen Funktionen



Mehr Aufwand statt Entlastung



Geringe Akzeptanz und fehlende Nutzung

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Frustrierte Rückfragen an IT oder Projektverantwortliche

Der Kern dieser Herausforderung: Es fehlt nicht an Funktionen – sondern an strategischer Einführung, zielgerichteter Befähigung und konkretem Praxisbezug.

Bild Warum ist Copilot für Unternehmen relevant?

Wie Ihr Unternehmen Copilot strategisch und zielorientiert einführt

Erfolgreiche Unternehmen setzen bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot nicht auf Zufall oder rein technische Rollouts, sondern auf strukturierte Begleitung. Unser erprobter Ansatz kombiniert Change Management, klare Kommunikation und praxisnahes Enablement. Wie das aussehen kann, sehen Sie hier: Microsoft 365 Lerninhalte-Integration

Bild Bist du ready für den Copilot-Check?

Diese fünf Elemente sind entscheidend:

Ein strategischer Plan statt isoliertem Rollout

- Klare Zielsetzung: Was soll Copilot im Unternehmen konkret verbessern?
- Abgleich mit Unternehmensstrategie: Welche Bereiche profitieren besonders?

Kommunikation mit Mehrwert

- - Mitarbeitende verstehen, warum Copilot eingeführt wird
  - Verbindung zum Arbeitsalltag: Was ändert sich für mich?

Gezielte Befähigung der Mitarbeitenden

Unterscheidung nach Nutzergruppen: Einsteiger:innen, Power-User, Management
Individuelle Lernpfade mit kompakten, praxisbezogenen Inhalten

Integration in bestehende Lern- und Supportstrukturen

Copilot wird nicht als „Sonderfall“ behandelt, sondern eingebettet in bestehende Formate
Kombination aus Videolektionen, Quicktipps, Live-Sessions und begleitenden Materialien

Messbarkeit & Feedback

- Umfragen und interaktive Sessions zur Wirksamkeit von Lerninhalten
- Kontinuierliche Anpassung auf Basis realer Rückmeldungen

Konkrete Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Wandel begleiten

Die produktive Nutzung von Microsoft 365 Copilot ist kein Selbstläufer. Doch mit einer durchdachten Enablement-Strategie kann Ihr Unternehmen vom Start weg klare Fortschritte erzielen:

Effizienzgewinne: Schon kleine Tipps sparen täglich Zeit – eine Minute pro Mitarbeitenden kann sich über das Jahr hinweg zu einem vollen Arbeitsjahr summieren.

Mehr Sicherheit im Umgang: Mitarbeitende, die wissen, wann sie Copilot nutzen können (und wann nicht), arbeiten souveräner und mit weniger Rückfragen.

Weniger Frustration: Orientierung und konkrete Anwendungsbeispiele helfen dabei, Unsicherheiten abzubauen – und den tatsächlichen Mehrwert von Copilot zu erleben.

Gezielte Weiterentwicklung: Durch Live-Feedback, Quizzes und Umfragen wissen Sie genau, wo noch Wissenslücken bestehen – und wie Ihre Kampagnen weiterentwickelt werden können.

Ein entscheidender Faktor für die Qualität unserer Inhalte: Unser Geschäftsführer Thomas Maier ist nicht nur Microsoft Certified Trainer (MCT), sondern auch Microsoft MVP. Das bedeutet:

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Wir erhalten neue Entwicklungen direkt von Microsoft – oft sogar vor dem offiziellen Rollout.

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Unsere Lerninhalte sind frühzeitig aktuell – und basieren auf dem, was in der Praxis wirklich gebraucht wird.

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Als aktive Begleiter in der Community und Feedbackgeber bei Microsoft gestalten wir die Entwicklung von Copilot-Inhalten aktiv mit.

Genau dieses Wissen fließt in unsere Lernpfade, Tipps und Use Cases ein – praxisnah, aktuell und anwendungsorientiert. Wenn Ihr Unternehmen also nicht nur „mitziehen“, sondern Copilot strategisch und zielorientiert nutzen möchte, lohnt sich ein Blick in unsere Lerninhalte. Einen ersten Einblick dazu finden Sie hier: Microsoft 365 Lernvideos.

Potenziale erkennen

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Copilot gezielt im Arbeitsalltag Ihrer Organisation verankert werden kann? Dann werden Sie Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community.

Dort finden Sie:

Die vollständige Webinar-Aufzeichnung inklusive Präsentation
Exklusive Praxisbeispiele und Materialien zur Copilot-Einführung
Regelmäßige Impulse rund um Change, Adoption und M365 Enablement

Die Community ist der ideale Ort für alle, die den Wandel aktiv mitgestalten und voneinander lernen wollen.

👉 Jetzt kostenlos beitreten und Zugriff auf alle Inhalte sichern

Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier die Aufzeichnung:

🔴 Aufzeichnung

📄 Präsentation

Microsoft 365 strategisch nutzen: So verknüpft Ihr Unternehmen digitale Tools mit echten Zielen

von Nadine Zellner | 23. April 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem letzten Webinar haben wir aufgezeigt, wie sich Microsoft 365 systematisch mit den Zielen Ihrer Organisation verknüpfen lässt. Statt isolierter App-Schulungen oder punktueller Maßnahmen ging es dabei um einen strategischen Gesamtansatz: Welche Rolle spielt Microsoft 365 beim Erreichen zentraler Ziele? Wie können Ihre Mitarbeitenden gezielt unterstützt werden? Und wie lassen sich Fortschritte messbar machen?

Im Zentrum standen konkrete Handlungsansätze – von zielgerichteter Kommunikation über strukturierte Lernpfade bis hin zu Feedbackmechanismen aus der Organisation. Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Webinar fassen wir in diesem Beitrag für Sie zusammen – damit Sie die Impulse direkt in Ihrer Organisation umsetzen können.

Weitere News und Webinare finden Sie hier.

Warum die Einführung von Microsoft 365 oft weniger Wirkung entfaltet als erwartet

Vielleicht kommt Ihnen diese Situation bekannt vor: Microsoft 365 ist technisch eingeführt, alle relevanten Tools sind verfügbar – doch im Alltag zeigt sich wenig Veränderung. Ihre Mitarbeitenden greifen nur vereinzelt auf die neuen Möglichkeiten zurück, digitale Prozesse laufen nebenher, und wichtige Projektziele im Bereich Effizienz, Zusammenarbeit oder Kommunikation bleiben unerreicht.

Die Ursache liegt häufig nicht in der Technologie, sondern in der fehlenden strategischen Einbettung. Microsoft 365 wird als Sammlung von Anwendungen verstanden – nicht als Instrument zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Ohne klare Zielorientierung verschwinden Initiativen zur digitalen Transformation im Tagesgeschäft. Schulungen bleiben theoretisch, Mitarbeitende überfordert, und Führungskräfte ziehen sich mangels sichtbarer Effekte zurück.

Dabei investieren Sie als Organisation bereits regelmäßig in Lizenzen, Support und Projektbudgets – ohne die vollen Potenziale dieser Investitionen zu nutzen.

So verknüpfen Sie Microsoft 365 mit den Zielen Ihrer Organisation

Unternehmen, die Microsoft 365 erfolgreich nutzen, setzen nicht auf Einzelmaßnahmen – sondern auf integrierte Lern- und Veränderungskampagnen. Der entscheidende Unterschied: Lerninhalte, Kommunikation, Wissensaufbau und Feedbackschleifen greifen ineinander. Die folgenden vier Elemente haben sich in der Praxis besonders bewährt:

Relevante Kommunikation:

Vom Warum zum persönlichen Nutzen
Bevor Ihre Mitarbeitenden sich mit neuen Tools oder Arbeitsweisen auseinandersetzen, brauchen sie Klarheit: Warum ist dieses Thema für Ihr Unternehmen wichtig? Was genau bringt es mir persönlich? Welche Arbeitsprozesse lassen sich damit verbessern?

Ein gezieltes Kommunikationskonzept liefert genau diese Antworten – und schafft Verständnis für den Kontext. Es geht nicht um Produktmarketing für Microsoft 365, sondern um eine nachvollziehbare Verbindung zur Arbeitsrealität Ihrer Mitarbeitenden. Nur so entsteht die Bereitschaft, sich auf neue Wege einzulassen.

Lernpfade, die Orientierung geben

Vom Überblick bis zum Spezialwissen
Eine zentrale Rolle spielen strukturierte Videolernpfade. Sie bündeln relevante Inhalte zu einem Thema – etwa der Suche in Microsoft 365 – in einer logischen Reihenfolge. Der Einstieg erfolgt über allgemeine Funktionen und Anwendungsfälle. Danach geht es in die Tiefe: Suchen nach Personen, Orten, Dateien oder Nachrichten, Einsatz von Operatoren, Nutzung von Favoriten oder Shortcuts.

Der Vorteil: Sowohl Einsteiger:innen als auch erfahrene Nutzende finden passende Inhalte. Der Lernpfad macht Wissen on demand zugänglich – und orientiert sich an echten Use Cases statt an abstrakten App-Strukturen. Das steigert die Relevanz und senkt die Einstiegshürden.

Quick Wins und individuelle Tipps für den Arbeitsalltag

Gerade fortgeschrittene Anwender:innen profitieren von kurzen, sofort einsetzbaren Tipps – etwa zu weniger bekannten Suchfunktionen, der Nutzung der Zwischenablage oder dem gezielten Einsatz von Copilot zur Informationssuche. Solche Quick Wins sind nicht nur nützlich, sondern stärken auch die Akzeptanz: Wer in wenigen Sekunden echte Erleichterung erlebt, ist motiviert, weiterzulernen.

Beispiel: Die einfache Verwendung der mehrfachen Zwischenablage spart bereits beim Kopieren und Einfügen regelmäßig Zeit – ein Effekt, der sich über die gesamte Organisation summiert.

Sicherheit und Governance mitdenken

Produktivität darf nicht auf Kosten von Sicherheit gehen. Deshalb berücksichtigen moderne Kampagnen auch Themen wie Datenschutz, Zugriffsrechte und Klassifizierung. Ob es um die Ablage sensibler Dokumente in privaten Kanälen geht oder um das Verständnis für Klassifizierungsrichtlinien – auch diese Aspekte lassen sich in Lernpfade integrieren, ohne den Fokus auf Anwendbarkeit zu verlieren.

So entsteht ein ganzheitlicher Ansatz, der Funktionalität und Verantwortung verbindet.

Kampagnen bieten nicht nur Inhalte, sondern erzeugen auch wertvolle Rückmeldungen. In Live-Sessions etwa können Ihre Mitarbeitenden gezielt Fragen stellen, Anwendungsbeispiele einbringen und sich austauschen. Dadurch erfahren Sie, welche Themen wirklich relevant sind – und wo eventuell noch Nachsteuerungsbedarf besteht.

Zusätzliche Formate wie kurze Quizze oder interaktive Umfragen sorgen für Motivation und helfen zugleich, die Wirksamkeit der Maßnahmen zu messen. Beispielsweise kann am Ende einer Kampagne gefragt werden: „Wie viel Zeit sparen Sie durch diesen Tipp?“ oder „Wie häufig nutzen Sie die gezeigte Funktion?“.

Diese Rückmeldungen fließen direkt in die Weiterentwicklung Ihrer Lernstrategie ein – und helfen, die Maßnahmen noch gezielter an den Bedürfnissen Ihrer Organisation auszurichten.

Doch wie lässt sich der Nutzen in Zahlen greifen? Die 365 Akademie setzt auf eine realistische Einschätzung: Bereits wenn 15–20 % Ihrer Belegschaft regelmäßig von den Lerninhalten profitieren, lässt sich ein klarer Produktivitätseffekt beobachten. Eine Minute pro Tag klingt wenig – auf das Jahr gerechnet entspricht das bei rund 150–200 aktiv Lernenden einem vollen Arbeitsjahr.

Mehr Informationen zu unseren Lerninhalten und Formaten finden Sie hier.

Dazu kommen weitere messbare Effekte:

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Weniger Anfragen an den IT-Support

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Höhere Sicherheit bei der Nutzung sensibler Daten

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Geringere Frustration im Arbeitsalltag

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Mehr Selbstvertrauen im Umgang mit neuen Funktionen

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Schnellere Umsetzung digitaler Prozesse

All das erreichen Sie nicht durch neue Tools – sondern durch die gezielte Nutzung der bereits vorhandenen Möglichkeiten in Microsoft 365. Der Schlüssel liegt in der Verbindung von Strategie, Kommunikation und Lernbegleitung.

Wenn Sie das Thema vertiefen möchten:

Die vollständige Webinar-Aufzeichnung inklusive Präsentation finden Sie in unserer Modern Work 365 – Manager Community – exklusiv für Verantwortliche, die den Wandel aktiv gestalten möchten.

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