Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Nur 8% der Softwarelizenzen werden überhaupt einmal im Monat genutzt. Für CIOs und Digital Workplace-Leads bedeutet dies eine unbequeme Wahrheit: Die Millionen-Investition in Microsoft 365 verpufft häufig, weil Mitarbeitende die Tools nicht effektiv nutzen. Traditionelle Schulungsansätze – mehrtägige Workshops, generische LMS-Kurse, einmalige Trainings – haben das Problem nicht gelöst. Es ist Zeit für einen Paradigmenwechsel.

Das Dilemma der traditionellen Schulung

Wenn Sie an die letzte große Microsoft 365-Schulung in Ihrem Unternehmen denken: Wie viele der Teilnehmenden wenden das Gelernte tatsächlich noch an? Die ernüchternde Realität zeigt, dass klassische Schulungsformate systematisch scheitern. Die Gründe liegen auf der Hand:

Zeitliche Disconnection: Mitarbeitende können durchschnittlich nur 1% ihrer Arbeitswoche – etwa 24 Minuten pro Woche – für formales Lernen aufwenden. Mehrstündige oder gar mehrtägige Schulungen passen schlicht nicht in den Arbeitsalltag moderner Wissensarbeiter.

Die Evergreen-Problematik: Microsoft aktualisiert seine 365-Suite kontinuierlich. Was heute geschult wird, kann morgen bereits überholt sein. Unternehmen investieren in Schulungen, die zum Zeitpunkt ihrer Durchführung bereits veraltet sind.

Fehlende Kontextualisierung: Generische LMS-Kurse vermitteln Features im luftleeren Raum. Doch Mitarbeitende brauchen keine Feature-Listen, sondern Antworten auf konkrete Anwendungsfälle in ihrem spezifischen Arbeitskontext.

Der Vergessenseffekt: Ohne kontinuierliche Auffrischung und praktische Anwendung gehen bis zu 80% des Gelernten innerhalb von Wochen verloren. Eine einmalige Schulung ist keine nachhaltige Lösung.

Die Konsequenz? 82% der Teams wehren sich gegen IT- oder Management-Vorgaben, welche Collaboration-Tools verwendet werden sollen. Mitarbeitende suchen sich eigene Lösungen, die IT verliert die Kontrolle, und die teuren Microsoft 365-Lizenzen bleiben untergenutzt.

Von Schulung zu Adoption: Der entscheidende Unterschied

Adoption ist nicht Schulung. Schulung ist ein Event – Adoption ist ein kontinuierlicher Prozess. Während Schulung darauf abzielt, Wissen zu vermitteln, geht es bei Adoption darum, Verhalten nachhaltig zu verändern und Tools in die tägliche Arbeitsweise zu integrieren.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework basiert auf drei Säulen: Menschen, Prozesse und Technologie. Es erkennt an, dass erfolgreiche Digitalisierung mehr erfordert als technisches Know-how. Es braucht:

1. 1. Kontinuierliches Enablement: Statt einmaliger Schulungen benötigen Mitarbeitende fortlaufende Unterstützung, die mit ihrer wachsenden digitalen Kompetenz Schritt hält.
   2. Kontextrelevante Lerninhalte: Information muss genau dann verfügbar sein, wenn sie benötigt wird – im „Moment of Need“.
   3. Messbare Verhaltensänderung: Nicht Wissensabfragen, sondern die tatsächliche Nutzung der Tools ist der Erfolgsindikator.

Der Microsoft Adoption Score quantifiziert die wichtigsten Indikatoren dafür, wie Organisationen Microsoft 365 auf ihrem Weg zur digitalen Transformation nutzen. Er misst sowohl People Experiences (wie Mitarbeitende die Tools nutzen) als auch Technology Experiences (wie gut die technische Infrastruktur funktioniert). Die maximale Punktzahl liegt bei 800 Punkten, aufgeteilt auf beide Kategorien mit jeweils maximal 100 Punkten pro Unterkategorie.

Der mandanten-native Vorteil: Warum der Kontext entscheidend ist

Hier kommt der Game-Changer ins Spiel: mandanten-native Lernlösungen. Statt externe LMS-Plattformen zu nutzen, die Mitarbeitende aus ihrem Arbeitskontext herausreißen, integrieren mandanten-native Ansätze das Lernen direkt in die Microsoft 365-Umgebung.

Was bedeutet „mandanten-nativ“?

Ein mandanten-nativer Ansatz bedeutet, dass Lerninhalte und -ressourcen direkt innerhalb des Microsoft 365-Tenants Ihrer Organisation bereitgestellt werden – typischerweise über SharePoint und Microsoft Teams. Dies ist kein weiteres Tool, das Mitarbeitende lernen müssen; es ist integriert in die Umgebung, in der sie bereits arbeiten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Kein Kontext-Switching:

Mitarbeitende bleiben in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Sie müssen sich nicht in ein weiteres System einloggen, keine zusätzliche Plattform erlernen. Das Hinzufügen von LMS-Training zu einer bereits überfüllten Tool-Landschaft kann zu digitaler Ermüdung führen. Mandanten-native Lösungen vermeiden dieses Problem.

Durchsuchbarkeit und Auffindbarkeit:

Lerninhalte sind über die Microsoft 365-Suche auffindbar. Wenn ein Mitarbeitender eine Frage zu SharePoint hat, findet er die Antwort direkt dort, wo er arbeitet – nicht in einem separaten System.

Single Sign-On und Governance:

Keine zusätzlichen Zugangsdaten, keine separaten Berechtigungsstrukturen. Die Sicherheits- und Compliance-Standards Ihrer Organisation gelten automatisch auch für die Lerninhalte.

Mobile Verfügbarkeit:

Da die Inhalte in Teams und SharePoint liegen, sind sie automatisch über die Microsoft 365 Mobile Apps verfügbar – ohne zusätzliche App-Installation.

Unternehmensweites Branding:

Die Lernplattform trägt Ihr Corporate Design, Ihre Sprache, Ihre Kultur. Sie fühlt sich nicht wie ein externes Tool an, sondern wie ein integraler Bestandteil Ihrer digitalen Arbeitsumgebung.

Mikrolernen: Die wissenschaftlich validierte Methode für nachhaltigen Wissenstransfer

Ein weiterer entscheidender Faktor für erfolgreiche Adoption ist das Format der Lerninhalte. Hier kommt Mikrolernen ins Spiel – und die Forschung bestätigt seine Wirksamkeit eindrucksvoll.

Organisationen, die Mikrolernen einsetzen, berichten von einer 50% höheren Mitarbeiterengagement-Rate und einer 17% höheren Arbeitszufriedenheit, so die Brandon Hall Group. Noch beeindruckender: Mikrolernen kann die Trainingszeit um bis zu 60% reduzieren, während die gleichen Lernergebnisse erzielt werden wie bei traditionellen Trainingsmethoden.

Warum funktioniert Mikrolernen so gut?

Kognitive Belastung: Unser Arbeitsgedächtnis kann nur eine begrenzte Menge an Informationen gleichzeitig verarbeiten. Kurze, fokussierte Lerneinheiten von 1-10 Minuten passen perfekt zu unserer kognitiven Kapazität.

Just-in-Time-Learning: 70% der Mitarbeitenden bevorzugen selbstgesteuerte Online-Kurse als ihre bevorzugte Lernmethode. Mit Mikrolernen können sie genau dann lernen, wenn sie eine Information benötigen – nicht Wochen vorher in einer Schulung.

Höhere Retentionsrate: Die Association for Talent Development stellte fest, dass Mikrolernen die Retentionsrate um bis zu 20% steigern kann. Durch häufigere, kürzere Lerneinheiten wird das Gelernte besser im Langzeitgedächtnis verankert.

Geringere Opportunitätskosten: Zehn Minuten Lernzeit lassen sich viel leichter in einen vollen Arbeitsalltag integrieren als eine mehrstündige Schulung. Die Produktivitätseinbußen sind minimal.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework in der Praxis

Das Microsoft 365 Adoptionsframework von Microsoft selbst bietet einen strukturierten Ansatz für erfolgreiche Adoption. Es umfasst mehrere Phasen:

1. Vision und Strategie

Definieren Sie klare Geschäftsziele für Ihre Microsoft 365-Initiative. Was soll erreicht werden? Effizienzsteigerung? Bessere Zusammenarbeit? Kostenreduktion? Ohne klare Ziele fehlt die Richtung.

2. Bereitschaft und Planung

Analysieren Sie den aktuellen Stand Ihrer Organisation. Welche Tools werden bereits genutzt? Wo liegen die größten Lücken? Welche Abteilungen sind digital reif, welche benötigen besondere Unterstützung?

3. Adoption-Strategie

Entwickeln Sie einen Plan für kontinuierliches Enablement. Dies beinhaltet:

• Champions-Programme: Identifizieren Sie Digital Champions in allen Abteilungen, die als Multiplikatoren wirken
• Kommunikationsstrategie: Wie werden Neuerungen und Best Practices kommuniziert?
• Lernstrategie: Welche Formate werden genutzt? Wie wird kontinuierliches Lernen sichergestellt?

4. Messung und Optimierung

Der Adoption Score wird täglich aktualisiert und spiegelt Nutzeraktionen der letzten 28 Tage wider. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Strategie kontinuierlich anzupassen.

Der ROI von mandanten-nativem Mikrolernen

Jetzt zur entscheidenden Frage: Rechnet sich das? Die Antwort ist ein eindeutiges Ja – und zwar deutlich.

Direkte Kosteneinsparungen

Reduktion von Support-Tickets: Wenn Mitarbeitende selbstständig Antworten auf ihre Fragen finden, sinkt die Belastung Ihres IT-Supports erheblich. Unternehmen berichten von Reduktionen der Support-Tickets um 12-63% nach Implementierung effektiver Enablement-Programme.

Lizenzoptimierung: Office 365-Abonnements haben nachweislich einen positiven ROI innerhalb von 13 Monaten nach der Investition erbracht. Doch dieser ROI wird nur realisiert, wenn die Lizenzen auch genutzt werden. Bessere Adoption bedeutet höheren Nutzungsgrad Ihrer bestehenden Lizenzen – ohne dass zusätzliche Investitionen erforderlich sind.

Geringere Schulungskosten: Die Kosten für Umschulungen liegen laut World Economic Forum durchschnittlich bei 24.800 US-Dollar pro Mitarbeitenden. Mandanten-native Mikrolern-Ansätze sind deutlich kostengünstiger, da sie kontinuierlich und in kleinen Häppchen erfolgen.

Indirekte Wertschöpfung

Produktivitätssteigerung: Organisationen, die Mikrolernen nutzen, verzeichneten eine 20% Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und eine 23% Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Mitarbeitende die richtigen Tools effektiv nutzen, arbeiten sie schneller, machen weniger Fehler und sind zufriedener.

Mitarbeiterbindung: 94% der Mitarbeitenden würden länger bei einem Unternehmen bleiben, wenn die Organisation in ihre Entwicklung investiert, so der Workplace Learning Report von LinkedIn aus 2019. Die Kosten für das Ersetzen eines Mitarbeitenden liegen bei der Hälfte bis zum Doppelten des Jahresgehalts – Investitionen in kontinuierliche Weiterbildung zahlen sich also mehrfach aus.

Innovationspotenzial: Wenn Mitarbeitende die volle Bandbreite ihrer Tools kennen und nutzen, entstehen neue Arbeitsweisen und innovative Lösungen. Dieser „Soft ROI“ ist schwerer zu quantifizieren, aber in seiner Auswirkung nicht zu unterschätzen.

Die Berechnung des konkreten ROI

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden:

Investition (jährlich):

• Mandanten-native Lernplattform mit kontinuierlich aktualisierten Inhalten
• Evergreen-Begleitung mit monatlichen Strategie-Calls
• Kampagnenmanagement und Champions-Programm-Unterstützung

Einsparungen und Wertschöpfung (jährlich):

• Reduktion Support-Tickets (12%): Einsparung von IT-Support-Kapazitäten
• Produktivitätssteigerung (10% für 50% der Belegschaft durch bessere Tool-Nutzung)
• Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit durch korrekte Tool-Anwendung
• Höherer Nutzungsgrad der M365-Lizenzen (ROI der Lizenzen selbst steigt)
• Reduktion von Fluktuation durch besseres Enablement

Die Opportunitätskosten ungenutzten Potenzials sind enorm. Jede Woche, in der Mitarbeitende Microsoft 365 nicht optimal nutzen, entstehen messbare Verluste.

Die Evergreen-Herausforderung: Kontinuität als Erfolgsfaktor

Eine der größten Herausforderungen im Microsoft 365-Kontext ist die ständige Weiterentwicklung der Plattform. Was heute gilt, kann morgen überholt sein. Neue Features kommen hinzu, bestehende werden verändert, User Interfaces ändern sich.

Das Problem mit einmaligen Schulungen

Stellen Sie sich vor, Sie schulen Ihr Team im Januar zu Microsoft Teams. Im März kommt ein großes Update mit neuen Features. Im Juni wird die Benutzeroberfläche angepasst. Im September erscheint Copilot for Microsoft 365. Ihre Januar-Schulung ist längst veraltet, aber ein neues Training ist weder budget- noch zeittechnisch realistisch.

Die Evergreen-Lösung

Ein effektives Microsoft 365 Adoptionsframework muss „evergreen“ sein – kontinuierlich aktuell bleiben. Dies erfordert:

Monatliche Content-Updates: Neue Videos, Blogbeiträge und Lernpfade zu aktuellen Microsoft 365-Neuerungen.

Proaktive Kommunikation: Statt dass Mitarbeitende von Änderungen überrascht werden, werden sie proaktiv informiert und befähigt.

Regelmäßige Live-Sessions: Interaktive Webinare zu aktuellen Themen, in denen Fragen gestellt und Best Practices geteilt werden können.

Strategische Begleitung: Regelmäßige Abstimmung zwischen IT, Digital Workplace-Team und Lernplattform-Anbieter, um die Adoption-Strategie kontinuierlich anzupassen.

Champions-Programme: Skalierung durch Multiplikatoren

Selbst die beste Lernplattform kann nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig erreichen und individuell betreuen. Hier kommen Champions-Programme ins Spiel – ein zentraler Bestandteil des Microsoft 365 Adoptionsframeworks.

Was ist ein Champions-Programm?

Champions sind engagierte Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, die:

• Früh neue Features testen und Feedback geben
• Als erste Ansprechpartner für ihre Kolleg:innen fungieren
• Best Practices in ihren Teams teilen
• Neue Features und Arbeitsweisen vorleben

Die Vorteile

Dezentralisierung: Statt dass alle Fragen an die IT gehen, gibt es Ansprechpartner in jeder Abteilung.

Peer-Learning: Menschen lernen lieber von Kolleg:innen auf Augenhöhe als von „IT-Expert:innen“. Champions sprechen die Sprache ihrer Abteilung.

Skalierbarkeit: Ein gut strukturiertes Champions-Programm kann Hunderte oder Tausende von Mitarbeitenden erreichen.

Feedback-Kanal: Champions liefern wertvolles Feedback aus der Praxis zurück an IT und Management.

Erfolgreiche Champions-Programme brauchen Unterstützung

Champions sind motiviert, aber sie sind keine hauptberuflichen Trainer. Sie brauchen:

• Zugang zu aktuellen Informationen und Lerninhalten
• Eine Plattform zum Austausch (z.B. ein Teams-Channel oder Viva Engage-Community)
• Regelmäßige exklusive Updates und Schulungen
• Anerkennung für ihr Engagement

Eine mandanten-native Lösung kann diese Community-Plattform bereitstellen und kontinuierlich mit relevanten Inhalten versorgen.

Integration in den Arbeitsfluss: Learning in the Flow of Work

Die neueste Erkenntnis in der Corporate Learning-Forschung ist eindeutig: Lernen muss in den Arbeitsfluss integriert sein, nicht davon losgelöst.

Das 70:20:10-Modell

Nach dem 70:20:10-Modell der Lern- und Entwicklung findet bis zu 70% des Lernens on-the-job statt, 20% durch Beziehungen zu Kolleg:innen und nur 10% durch formale Trainings.

Das bedeutet: Die effektivsten Lernmomente sind nicht im Schulungsraum, sondern direkt bei der Arbeit. Wenn jemand ein Problem lösen muss, eine Frage hat oder eine neue Aufgabe übernimmt – dann ist die Lernmotivation am höchsten.

Wie mandanten-native Lösungen „Learning in the Flow of Work“ ermöglichen

Kontextuelle Integration: Lernressourcen sind direkt dort verfügbar, wo gearbeitet wird. Ein Video zu SharePoint-Berechtigungen ist verlinkt in Ihrem Intranet-Artikel über Dokumentenmanagement.

Suchbarkeit: Die Microsoft 365-Suche findet Lerninhalte genauso wie Dokumente. Wenn jemand nach „Teams Meeting aufzeichnen“ sucht, erscheint das entsprechende Lernvideo.

Mobile Verfügbarkeit: Unterwegs, zwischen zwei Meetings, im Homeoffice – Lernen geschieht, wenn Zeit und Bedarf da sind, nicht nach einem festen Stundenplan.

Moment of Need: Statt Wochen vor einer Aufgabe geschult zu werden (und bis zur tatsächlichen Anwendung das meiste zu vergessen), lernen Mitarbeitende genau dann, wenn sie die Information brauchen.

Die Rolle von Gamification und Lernkontrollen

Motivation ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Adoption. Menschen lernen besser und nachhaltiger, wenn sie intrinsisch motiviert sind. Gamification-Elemente können hier unterstützen:

Lernpfade mit Fortschrittsanzeige: Visualisierung, wie weit man auf seinem Lernweg bereits gekommen ist.

Badges und Zertifikate: Anerkennung für absolvierte Lerneinheiten, die im Profil sichtbar sind.

Quizzes und Wissensabfragen: Nicht als Prüfung, sondern als spielerische Selbstkontrolle.

Leaderboards: Für besonders wettbewerbsorientierte Organisationen können Ranglisten die Motivation steigern.

Wichtig: Gamification sollte unterstützen, nicht ablenken. Der Fokus muss immer auf dem tatsächlichen Lernerfolg und der praktischen Anwendung liegen.

Der Unterschied zwischen Tools nutzen und Tools beherrschen

Es gibt einen fundamentalen Unterschied zwischen „Microsoft 365 ist installiert“ und „Unser Team nutzt Microsoft 365 effektiv“. Die meisten Organisationen befinden sich irgendwo dazwischen – mit allen damit verbundenen Opportunitätskosten.

Die Nutzungsstufen

Stufe 1 – Grundnutzung: Teams wird für Chat genutzt, SharePoint als Dateiablage, Outlook für E-Mails. Die Tools ersetzen lediglich bestehende Lösungen, bieten aber keinen echten Mehrwert.

Stufe 2 – Feature-Nutzung: Mitarbeitende kennen erweiterte Features wie Kanäle in Teams, Metadaten in SharePoint, geteilte Kalender in Outlook. Die Produktivität steigt messbar.

Stufe 3 – Integrierte Nutzung: Die Zusammenhänge zwischen den Tools werden verstanden. Planner-Aufgaben in Teams, Power Automate-Workflows, integrierte SharePoint-Bibliotheken. Die Tools arbeiten zusammen.

Stufe 4 – Strategische Nutzung: Microsoft 365 wird zum Enabler neuer Geschäftsprozesse. Hybride Zusammenarbeit funktioniert nahtlos, Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit, Daten werden intelligent genutzt.

Das Ziel eines effektiven Microsoft 365 Adoptionsframeworks ist es, Organisationen von Stufe 1 oder 2 zu Stufe 3 oder 4 zu bringen. Und genau hier liegt der messbare ROI.

Copilot for Microsoft 365: Die nächste Adoptions-Herausforderung

Mit der Einführung von Copilot for Microsoft 365 steht Organisationen die nächste große Adoptions-Herausforderung bevor. KI-gestützte Assistenzfunktionen in allen Microsoft 365-Apps haben das Potenzial, die Produktivität nochmals signifikant zu steigern – aber nur, wenn Mitarbeitende verstehen, wie sie diese Tools effektiv nutzen.

Die Copilot-Herausforderung

Copilot ist fundamentally anders als andere Microsoft 365-Features. Es erfordert:

• Ein grundlegendes Verständnis von KI und ihren Limitationen
• Die Fähigkeit, effektive Prompts zu formulieren
• Kritisches Bewerten der KI-generierten Outputs
• Ein Bewusstsein für Datenschutz und Sicherheit im KI-Kontext

Ohne strukturiertes Enablement besteht die Gefahr, dass Copilot-Lizenzen ähnlich ungenutzt bleiben wie viele andere Microsoft 365-Features.

Die Lösung: Integriertes Copilot-Enablement

Ein zukunftsfähiges Microsoft 365 Adoptionsframework muss Copilot von Anfang an einbeziehen:

• Grundlagen-Schulungen zu KI-Assistenten
• Use-Case-spezifische Lernvideos (Copilot in Word, Excel, Teams etc.)
• Best Practices für Prompt-Engineering
• Regelmäßige Updates zu neuen Copilot-Funktionen
• Live-Sessions mit Q&A zu praktischen Anwendungsfällen

Der mandanten-native Ansatz zeigt hier seine Stärken: Copilot-Lerninhalte sind direkt dort verfügbar, wo Mitarbeitende die Copilot-Funktionen nutzen – integriert in ihre tägliche Microsoft 365-Umgebung.

Vom Wissen zum Handeln: Die Implementierung in drei Phasen

Wie setzt man einen mandanten-nativen Adoptions-Ansatz konkret um? Hier eine bewährte Dreiphasen-Strategie:

Phase 1: Foundation (Monate 1-3)

Lernportal-Setup: Aufbau einer unternehmensspezifischen Lernplattform in SharePoint/Teams mit Branding und grundlegenden Strukturen.

Content-Integration: Bereitstellung von Kern-Lerninhalten zu den wichtigsten Microsoft 365-Apps.

Champions-Identifikation: Auswahl und initiales Onboarding der ersten Champions.

Kommunikations-Kick-off: Launch-Kampagne zur Bekanntmachung der neuen Lernressourcen.

Phase 2: Activation (Monate 4-9)

Monatliche Kampagnen: Regelmäßige Kommunikation zu aktuellen Themen, neuen Features, Best Practices.

Live-Sessions: Monatliche Webinare zu Schwerpunktthemen mit praktischen Demonstrationen.

Champions-Community-Aufbau: Etablierung einer aktiven Champions-Community mit regelmäßigem Austausch.

Firmenspezifische Inhalte: Integration von unternehmensindividuellen Prozessen, Richtlinien und Use Cases.

Phase 3: Optimization (ab Monat 10)

Datenbasierte Optimierung: Analyse der Nutzungsdaten, Identifikation von Wissenslücken, Anpassung der Inhalte.

Advanced Topics: Vertiefende Inhalte für Power User, fortgeschrittene Automatisierungen, Copilot-Nutzung.

Skalierung: Ausweitung des Champions-Programms, mehr Autonomie für Teams, Selbstverstärkende Effekte.

ROI-Messung: Konkrete Quantifizierung der Adoptions-Erfolge und des Business Impact.

Messung des Erfolgs: KPIs für Microsoft 365-Adoption

Was nicht gemessen wird, wird nicht gemanagt. Für erfolgreiche Adoption brauchen Sie klare Metriken:

Quantitative KPIs

Der Microsoft Adoption Score bietet Einblicke aus Daten von Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Viva Engage und Skype. Konkret sollten Sie beobachten:

Aktive Nutzer: Wie viele Mitarbeitende nutzen welche Apps monatlich?

Feature-Adoption: Werden neue Features angenommen? (z.B. Teams-Kanäle statt nur Chats)

Kollaborations-Metriken: Wie viele Dokumente werden gemeinsam bearbeitet? Wie viele Teams-Meetings finden statt?

Support-Ticket-Volumen: Sinkt die Anzahl der Support-Anfragen zu Microsoft 365?

Lernplattform-Nutzung: Wie viele Mitarbeitende greifen auf Lerninhalte zu? Welche Inhalte sind am beliebtesten?

Qualitative KPIs

Mitarbeiterzufriedenheit: Regelmäßige Umfragen zur Zufriedenheit mit den Tools und dem Enablement.

Champions-Feedback: Was berichten die Champions aus ihren Teams?

User Stories: Konkrete Beispiele, wie Mitarbeitende durch bessere Tool-Nutzung produktiver wurden.

Change Readiness: Wie offen sind Mitarbeitende gegenüber neuen Features und Arbeitsweisen?

Fazit: Der Paradigmenwechsel ist überfällig

Die Zeit der einmaligen, mehrtägigen Microsoft 365-Schulungen ist vorbei. Sie waren nie die Lösung – sie waren lediglich das, was verfügbar und bekannt war. Doch in einer Welt, in der sich Software alle paar Wochen ändert, in der Mitarbeitende nur Minuten pro Woche für formales Lernen haben und in der 82% der Teams gegen IT-Vorgaben rebellieren, braucht es einen neuen Ansatz.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework in Kombination mit mandanten-nativen Mikrolern-Lösungen bietet diesen neuen Weg:

✓ Kontinuierlich statt einmalig
 ✓ Kontextuell statt generisch
 ✓ Integriert statt isoliert
 ✓ Mikroformate statt Marathonsitzungen
 ✓ Evergreen statt schnell veraltet
 ✓ Messbar statt Hoffnung und Intuition

Die Zahlen sprechen für sich: 50% höheres Engagement, 60% kürzere Trainingszeit, 20% bessere Retention, 12-63% weniger Support-Tickets, messbare Produktivitätssteigerungen und ein ROI, der sich oft bereits im ersten Jahr amortisiert.

Für CIOs und Digital Workplace-Leads stellt sich nicht mehr die Frage, ob sie in strukturierte Adoption investieren sollten. Die Frage ist: Können sie es sich leisten, es nicht zu tun? Jede Woche ungenutztes Microsoft 365-Potenzial bedeutet verlorene Produktivität, verschwendete Lizenzkosten und frustrierte Mitarbeitende.

Der mandanten-native Ansatz ist mehr als eine technische Lösung – er ist ein strategischer Hebel für digitale Transformation. Er verwandelt Microsoft 365 von einer Kostenposition in einen echten Wettbewerbsvorteil.

Ihre nächsten Schritte

Sie haben erkannt, dass traditionelle Schulungsansätze nicht mehr zeitgemäß sind? Sie möchten den ROI Ihrer Microsoft 365-Investition maximieren und Ihren Adoption Score messbar steigern? Dann sind hier Ihre nächsten Schritte:

1. Ist-Analyse durchführen: Wo steht Ihre Organisation aktuell? Nutzen Sie den Microsoft Adoption Score als Ausgangspunkt. Identifizieren Sie die größten Lücken zwischen verfügbaren Features und tatsächlicher Nutzung.

2. Business Case berechnen: Quantifizieren Sie die Opportunitätskosten ungenutzten Potenzials. Wie viele Support-Tickets könnten vermieden werden? Welche Produktivitätssteigerungen sind realistisch? Was würde eine 10%ige effizientere Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen bedeuten?
3. Strategie entwickeln: Basierend auf dem Microsoft 365 Adoptionsframework – mit klaren Zielen, Zielgruppen, Formaten und Messgrößen.
4. Partner wählen: Entscheiden Sie, ob Sie den Aufbau intern stemmen oder mit einem spezialisierten Partner zusammenarbeiten. Bedenken Sie: Content-Erstellung, Evergreen-Updates, Kampagnenmanagement und Champions-Begleitung erfordern kontinuierliche Ressourcen.
5. Pilotphase starten: Beginnen Sie mit einer Abteilung oder Nutzergruppe, sammeln Sie Learnings, iterieren Sie, skalieren Sie dann.

Die digitale Transformation Ihrer Organisation wartet nicht. Microsoft entwickelt seine Suite kontinuierlich weiter, der Wettbewerb schläft nicht, und Ihre Mitarbeitenden verdienen bessere Unterstützung als veraltete Schulungsmethoden aus dem letzten Jahrzehnt.

Der Wechsel von „Schulung“ zu „Adoption“ ist kein Luxus – er ist eine Notwendigkeit für jede Organisation, die ihre Microsoft 365-Investition ernst nimmt.

Über die 365 Akademie

Die 365 Akademie ist spezialisiert auf mandanten-native Enablement-Lösungen für Microsoft 365. Mit über 600 deutschsprachigen Lerninhalten in Mikroformaten, kontinuierlicher Evergreen-Begleitung und bewährten Champions-Programm-Ansätzen unterstützen wir Organisationen dabei, den maximalen ROI aus ihrer Microsoft 365-Investition zu realisieren. Unsere Lösungen integrieren sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung – kein zusätzliches LMS, keine separate Plattform, sondern Learning direkt dort, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten.