Evergreen IT Archive - 365 Akademie

Quick-Tipps – Neue Funktionen in einer Minute erklärt!

von Thomas Maier (SB) | 15. Dezember 2022 | 💻 Modern Work Manager

Was sind Kurzvideos?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Kurzvideos um sehr kurze Videos, die nicht länger als 2 Minuten gehen. Auch das Konzept hinter Kurzvideos ist sehr simpel. Es sind kleine Clips mit Inhalten, die kurz und knapp das Thema auf den Punkt bringen und idealerweise eine Reaktion der Zuschauer hervorrufen.

So sind Kurzvideos auf Social Media und auch im Marketing nicht mehr weg zu denken. Doch kann das Konzept der Kurzvideos auch im Bereich Learning und Development Potentiale heben und Wissen vermitteln?

Ohne Ton

Aktuell sind unsere Kurzvideos so gestaltet, dass sie mit „Sprechblasen“ und Effekten das erklärte visualisieren. Wir verzichten hier auf einen Sprecher. Die Videos sind hinterlegt mit einer Hintergrundmelodie. Hierzu hatten wir uns entschlossen, als wir festgestellt haben, dass viele der Kurzvideos „nebenher“ oder mobil angesehen werden – und dort der Ton als eher störend empfunden wird. So wie es auch bei vielen Social Media Inhalten der Fall ist, bei denen man auch erschrickt, wenn plötzlich laute Geräusche aus dem Smartphone kommen.

Sind wir damit auf dem richtigen Weg?

Kurzvideos als Teil der Lern-Strategie

Ein komplexes Thema kann schwer in einem sehr kurzen Video von unter 2 Minuten erläutert werden. Deswegen eignen sich Kurzvideos auch an dieser Stelle nicht für die Vermittlung von tiefen Fachkenntnissen.

Im Bereich von Office 365 / Microsoft 365 können Kurzvideos jedoch genau das richtige Tool sein, um Informationen zu vermitteln und dadurch die Nutzung und Produktivität der NutzerInnen mit den Microsoft 365 Apps zu steigern. Da die Apps wie z.B. Teams sehr dynamisch sind und als Evergreen IT ständigem Wandel ausgesetzt sind, besteht auch für Unternehmen die Herausforderung, die neuen Möglichkeiten, Änderungen und Funktionen der Microsoft 365 Apps zu kommunizieren und den NutzerInnen zu vermitteln. Genau aus diesem Grund nutzen wir in der 365 Akademie unsere Quick-Tipps (Videos unter 2 Minuten), um die NutzerInnen unserer Kunden über Neuerungen und neue Funktionen zu informieren.

Vorteile von Kurzvideos und Quick-Tipps

Die Erfahrung unserer Quick-Tipps haben folgende Vorteile von Kurzvideos ergeben:

Auf den Punkt gebracht: Keine unnötigen Informationen, da lediglich der eine Informations-Nugget vermittelt wird.
Aktualisierung: Da z.B. Funktionen und Änderungen in Office 365 sehr schnelllebig sind, können Kurzvideos schnell und einfach aktualisiert und auf aktuellem Stand gehalten werden.
Teilen: Ähnlich wie in den Sozialen Medien, kann ein Kurzvideo schnell geteilt und damit schnell und einfach an eine große Menge an Personen im Unternehmen verteilt werden. – So können Lernnuggets viral gehen!
Schnell konsumiert: NutzerInnen sind von längeren (ab ca. 20 Minuten) Lernvideos schnell abgeschreckt. 2 Minuten sind jedoch stets ein Video wert.

Noch kürzer? Erklärungen im TikTok Stil in 15-30 Sekunden?

Aktuell experimentieren wir gerade mit Videos im „TikTok“ Stil – zwar ohne Tanz-Moves, dafür aber mit kurzen, unzensierten Erklärungen unserer Referenten zu verschiedenen Themen. Diese Videos sind nicht nur für Microsoft Teams geeignet zum Teilen, sondern auch für die neue Storys Funktion von Yammer und Viva Engage.

Quick-Tipps der 365 Akademie

Wie bereits erwähnt, nutzen wir Quick-Tipp Videos, um Neuerungen und neue Funktionen in Microsoft 365 an die NutzerInnen unserer Kunden zu kommunizieren. Das Feedback unserer Kunden zu den Quick-Tipps verdeutlicht noch einmal die Vorteile des Formats.

„Die Quick-Tipp Videos der 365 Akademie werden in unseren Communities in Teams und Yammer sehr aktiv genutzt und geteilt!”

Central IT-Steering / Governance and Projects, ARAG

Sie möchten einen Einblick in die Quick-Tipps der 365 Akademie bekommen? – Dann werfen Sie einen Blick in unsere Demovideos:

Was denken Sie?

Setzen Sie bereits Kurzvideos als Erklär-Format ein? Oder haben Sie sich davon schon wieder verabschiedet? Sehen Sie dieses Format als sinnvolle Ergänzung?

Was halten Sie davon die Videos „ohne Ton“ verständlich zu machen? Gute oder schlechte Idee?

Gibt es bei Ihnen Experimente mit Storys und einem „TikTok-Format“?

Neuerungen und Informationen zu Microsoft 365 kommunizieren

von Thomas Maier (SB) | 8. November 2022 | 💻 Modern Work Manager, 🎓 365 Akademie

Evergreen IT und warum Kommunikation wichtig ist

Als sogenannte Evergreen-Software ist Microsoft 365 permanent im Wandel. Es kommen neue Funktionen, Möglichkeiten oder sogar ganze neue Apps dazu bzw. werden aus dem Ökosystem Microsoft 365 wieder entfernt. Dieser permanente Wandel sollte mit einer passenden Kommunikation begleitet werden. Ansonsten sind Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell mit den Neuerungen überfordert, frustriert und der gewünschte Mehrwert, der sich durch Microsoft 365 hätte ergeben sollen, verpufft.

Kommunikationsmöglichkeiten in Microsoft 365

Wir von der 365 Akademie empfehlen unseren Kunden stets über mehrere Kanäle zu kommunizieren. Dadurch wird auch der Großteil der Belegschaft erreicht und passend angesprochen. Ebenso bieten sich natürlich auch die Kanäle an, die sich durch Microsoft 365 ergeben. Wir empfehlen und nutzen hier folgende Möglichkeiten:

Newsletter
Kurze Informations-Nuggets (Wissenssnacks, Tipps, Neuerungen etc.)
Zentraler Informations-Hub (Intranet, Lernplattform, etc.)
Online Sessions

Bild1: Beispiel-Newsletter zum Thema @Erwähnungen in Microsoft 365

Eine wohlbekannte Art und Weise Informationen zu verteilen – der Newsletter. Dieser lässt sich regelmäßig zum Beispiel monatlich oder bedarfsorientiert, sobald es wichtige Informationen gibt, die man verteilen möchte, nutzen. Auch die Inhalte können Sie je nach Bedarf gestalten. So lassen sich Neuerungen und Informationen mischen oder beispielsweise in einem Themen-Newsletter zu einem bestimmten Thema zusammenfassen.

Newsletter lassen sich nicht nur ideal per Mail über Outlook verschicken, sondern zum Beispiel auch als Posting in Teams, Yammer, einem zentralen Informations-Hub oder einem Social Intranet bereitstellen. So haben die Mitarbeiter und MitarbeiterInnen unterschiedliche Möglichkeiten auf den Newsletter aufmerksam zu werden.

Informations-Nuggets

Informations-Nuggets wie Wissenssnacks, Quick-Tipps oder Tipps der Woche folgen einer kurzen und hoch frequentierten Kommunikation. Damit lassen sich nicht nur Neuerungen schnell und anschaulich an die Mitarbeitenden kommunizieren, sondern auch hilfreiche Funktionen. Verpackt in einem kurzen Video von ca. 1 Minute lässt sich somit schnell und unterhaltsam Wissen transportieren. Solche Kurzvideos sind auch ideal, um geteilt von der Belegschaft geteilt zu werden. So kann ein Kurzvideo auch mal „viral“ gehen. Diese kurzen Informations-Nuggets lassen sich dabei beispielsweise in Teams oder Yammer ideal nutzen. Hier können die MitarbeiterInnen dann auch auf die Postings reagieren, dies kommentieren und sich darüber austauschen.

Bild2: Beispiel-Posting in Teams – Tipp der Woche

Zentraler Informations-Hub

Möchte ich mich über ein bestimmtes Thema informieren, dann ist es gut, einen zentralen Informations-Ort zu haben. Ein Ort, an dem die Mitarbeitenden alles zu Microsoft 365 und den im Unternehmen bereitgestellten Apps erfahren. Dieser Ort kann ein Intranet Bereich sein z.B. auf SharePoint Basis oder ein Lernmanagementsystem (LMS). Der Informations-Hub verfolgt dabei einer passiven Kommunikation – bedeutet die Mitarbeite holen sich die gesuchten und bereitgestellten Informationen selbst. Ideal für eine Unternehmenskultur, die von Selbst-Organisation geprägt ist, da dadurch sehr viele Informationen und Wissen mit wenig Aufwand bereitgestellt und genutzt werden kann.

Haben Sie solch einen zentralen Informations-Hub zum Beispiel in SharePoint, dann lässt sich dieser auch super als Registerkarte in einem Team in Teams oder als App in der Teams-App Leiste integrieren. Auch über Office.com lässt sich ihr Informations-Hub als App in die App-Übersicht integrieren. Per Link stehen Ihnen natürlich noch sehr viele weitere Möglichkeiten zur Verfügung ihren Informations-Hub an den unterschiedlichsten Orten zu verlinken und bereitzustellen

Bild3: Beispiel-Informations-Hub zu Microsoft 365

Online Sessions

Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Formaten ist die Online Session, je nach Gestaltung, die aufwändigste Art und Weise Neuerungen in Microsoft 365 zu kommunizieren. Jedoch bringt diese auch einige weitere Vorteile mit sich. Sie können eine Online Session über Teams aufzeichnen und im Nachgang ebenso bereitstellen. Während und nach einer Online Session haben die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit Fragen zu stellen und sich auszutauschen. Wir begleiten unsere Online Sessions bei Kunden auch mit einem Foliensatz und den passenden Lernvideos, die die erwähnten Neuerungen und Funktionen zeigen und im Nachgang der gesamten Belegschaft bereitgestellt werden.

Kann man zu viel kommunizieren?

Wir sagen gerne, dass man nicht zu viel kommunizieren kann. Seien sie mutig und probieren neue Kanäle und Kommunikationswege/-formen aus. Ihre Belegschaft besteht aus den unterschiedlichsten Menschen, die die unterschiedlichsten Kommunikationsbedarfe besitzen.

Welche Kanäle und Formen nutzen Sie? – Welche sind beliebt und welche funktionieren gar nicht?

Wir freuen uns über Ihr Feedback!

Möchten Sie erfahren, wie wir unsere Kunden bei der Kommunikation unterstützten? – Dann schauen Sie bei unserer Session zu unserem Learning as a Service vorbei!

Nicht nur für unsere Kunden sondern auch für die Community nutzen wir einen kostenlosen Newsletter und eine monatliche Online Session (News-Sendung), um Sie über die Neuerungen zu Microsoft 365 zu informieren!