e-Learning für Microsoft 365 – auf was Sie achten sollten

e-Learning für Microsoft 365 – auf was Sie achten sollten

Die Vielseitigkeit von Microsoft 365: Komplex und ständig im Wandel

Deshalb unterscheidet es sich auch so stark von anderen Schulungsinhalten:  Microsoft 365 wird ständig weiterentwickelt und ausgebaut. Diese Kombination macht e-Learning Content schnell unattraktiv: Inhalte werden von Ihren Anwendenden als „für mich nicht passend“ oder „veraltet“ angesehen.  Durch solche Erlebnisse sind Lerninhalte oftmals schnell „verbrannt“: Es spricht sich herum, dass das doch „eh veraltet ist“ und „nichts bringt“, die Einheiten „zu lange“. Da können 90% der Inhalte prima sein – doch die Mundpropaganda zwischen den Nutzern ist in solchen Fällen oftmals schneller.

 

Die Notwendigkeit spezieller Ansätze bei Microsoft 365

Im Unterschied zu anderen Schulungsthemen erfordert Microsoft 365 einfach spezielle Herangehensweisen im Bereich des e-Learnings. Das liegt nicht nur an der Komplexität von Microsoft 365, sondern auch an der kontinuierlichen Weiterentwicklung. Daher ist es wichtig zu verstehen, dass ideales e-Learning im Unternehmen nicht als eine einmalige Investition betrachtet werden sollte, sondern vielmehr als ein kontinuierlicher Begleiter im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden.

 

Die Suche nach passendem Informationsmaterial zu Microsoft 365

Möchten Sie entscheidende Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden?
Wir stellen Ihnen passendes Informationsmaterial rund um Microsoft 365 bereit, denn darauf ist unser Microsoft 365 New Work Enablement ausgelegt. Wir liefern umfassenden Content für alle Microsoft 365 Apps, der tiefgreifendes Wissen vermittelt und Ihren Anwendenden dabei hilft, ihre Kompetenzen zu steigern, um das gesamte Potenzial aller Microsoft 365 Funktionen auszuschöpfen. Durch regelmäßige Aktualisierungen der Inhalte vermeiden Sie Frustration durch veraltete Schulungsmaterialien. Ihre Mitarbeitenden bleiben zudem stets auf dem neuesten Stand, was Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil verschafft.

Nutze Kategorien um hilfreiche Impulse zu bekommen

 

Unsere praxisorientierten Use-Case-Szenarien sind auf den Arbeitsalltag Ihrer Nutzenden zugeschnitten. Ihre MitarbeiterInnen können das Gelernte somit direkt bei ihren Tätigkeiten umsetzen und dadurch effizienter arbeiten. Dies führt ebenfalls zu einer Steigerung der Arbeitsqualität und ermöglicht mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Unsere Inhalte sind individuell, sofort einsetzbar und werden maßgeschneidert für Ihr Unternehmen angeboten, um den Aufwand für Sie zu minimieren.

"News"-das neue Teams ist da
Sie möchten in Outlook alle Themen im Blick haben?

Auf was Sie beim Kauf von e-Learning für Microsoft 365 achten sollten

Bei der Auswahl eines passenden Anbieters sind mehrere wesentliche Kriterien zu beachten. Mithilfe unserer Checkliste prüfen Sie, auf was es für Sie und Ihre Anwender ankommt!

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Videos in Microsoft 365

Videos in Microsoft 365

Videos kommen im Unternehmensumfeld auf vielfältige Weise zum Einsatz – Marketing-/Interview-/Unternehmenskommunikations-/ oder Lernvideos.

In diesem Webinar zeigten wir Ihnen, wie wir den Mitarbeitenden unserer Kunden anhand unserer Lernpfade mitgeben, wie Videos in Microsoft 365 genutzt werden können. Dabei werfen wir einen Blick auf den gesamten „Video-Lebenszyklus“ – vom Erstellen, Verwalten, Kommunizieren und Analysieren von Videos in M365.

Wir gingen ebenso auf Besprechungsaufzeichnungen ein und gaben Informationen zur Stream Migration mit an die Hand.

How-To anstatt Funktionen

Auszug von Beispiel-Videos der 365 Akademie

Training und Onboarding

Auszug von Beispiel-Lernpfaden der 365 Akademie

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Lassen Sie uns über Ihre Ziele in Bezug auf das Thema modern Work mit Microsoft 365 sprechen und erfahren Sie, wie wir Sie und Ihre Mitarbeitenden dabei Entlasten können!

Sie erreichen mich auch per ✉️ Mail, 🤝LinkedIn, 💬 Teams-Chat oder 📞telefonisch unter 07354/9469155.

Kurs vs. Einzelvideo

Kurs vs. Einzelvideo

Das Digitale Lernen, vor allem das „learning by watching“ mit Hilfe von Videos, ist in vielen Unternehmen bereits angekommen und wird in Digitalen Akademien, Lernportalen, Learning-Management-Systemen oder Communities den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.

So können kurze Lernvideos im „Moment of Need“ genau die Information und das Wissen vermitteln, welches gerade benötigt wird. Kuratiert man mehrere Lernvideos zu einem bestimmten Thema und strukturiert diese in eine passende Reihenfolge, lassen sich auch ganze Lernpfade bzw. Kurse erstellen.

Auch wir in der 365 Akademie nutzen diese Möglichkeiten und Formate, um den Mitarbeitenden unserer Kunden-Unternehmen die Möglichkeiten von Microsoft 365 aufzuzeigen und diese stets über Neuerungen und Anpassungen zu informieren.

In diesem Artikel werden wir uns die zwei Formate Einzelvideo und Lernpfad bzw. Kurs genauer anschauen, die Vor- und Nachteile beleuchten und Einblicke geben, wie wir die Formate nutzen.

Einzelvideo

Im Regelfall sollte ein einzelnes Lernvideo zwischen 1-15 Minuten liegen. Denn das Video sollte von den Mitarbeitenden ja auch jederzeit konsumierbar sein, auch mal in einer Kaffeepause. Da Lernvideos oft im „Moment of Need“ genutzt werden, sollten diese kurz und knapp die benötigte Information vermitteln, damit der Mitarbeitende „in the Flow of Work“ lernen kann.

Die Kürze eine Einzelvideos bedarf jedoch für einen gewissen Wissensumfang weitere Videos und somit wächst die Anzahl der Videos sehr schnell und die individuell für die Mitarbeitenden hilfreichen und interessanten Videos gehen in der Masse unter. Wir in der 365 Akademie nutzen dafür eine Suche und Filterung über Metadaten. So hat jedes Video nicht nur einen Titel sondern auch einen Beschreibungstext, eine Videoart, die behandelten Microsoft 365 Apps sowie Kategorien bzw. Tätigkeitsbereiche oder Zielgruppen. Auch die durchsuchbare Transkription unterstützt die schnelle Auffindbarkeit.

10 Teams Hacks

Vor- und Nachteile von Einzelvideos

Vorteile:

  • Vermitteln kurz und knapp die relevanten Informationen
  • Sind schnell, auch mal in der Kaffeepause, angeschaut
  • Können schnell aktualisiert und damit stets aktuell gehalten werden
  • Sind einfach mit anderen zu Teilen

Nachteile:

  • Viele Videos nötig, um ein Themenfeld abzudecken
  • Masse an Videos kann Mitarbeitende einschüchtern
  • Suche oder gezielte Kommunikation nötig

Lernpfad bzw. Kurse

Einzelvideos lassen sich zu einem bestimmten Thema gut kuratieren und strukturiert in einem Lernpfad bzw. Kurs nutzen. Im Gegensatz zu einem Einzelvideo benötigt der Mitarbeitende zwischen 30-45 Minuten um die Inhalte zu konsumieren. Dabei hat dieser natürlich die Möglichkeit Teile die bereits bekannt sind oder eventuell nicht relevant, zu überspringen. Damit sich die Mitarbeitenden auch die entsprechende Zeit für einen Lernpfad nehmen, bieten wir in der 365 Akademie sogenannte Lernblocker für unsere Lernpfade an und die passende Lernzeit kann im Kalender hinterlegt werden.

Lernpfade lassen sich sehr individuell gestalten und somit auf einen bestimmten Lernerfolg bzw. eine bestimmte Zielgruppe ausrichten.

Lernpfad

Vor- und Nachteile von Lernpfaden und Einzelvideos

Vorteile:

  • Ermöglichen strukturiertes Lernen zu einem Themenkomplex
  • Erweitertes und fundiertes Wissen an einem Ort
  • Individualisierbar auf Bedarf

Nachteile:

  • Hoher Erstellungs- und Pflegeaufwand
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Agile Methoden beim eLearning nutzen

Agile Methoden beim eLearning nutzen

Herausforderung „modernes Arbeiten“

Der Weg hin zum modernen Arbeitsplatz und zum „modern work“ im Alltag kann mitunter lang und beschwerlich sein. Ein paar neue Büromöbel und ein geschickter Innenarchitekt reichen nicht aus, damit auch die Arbeitsweise von Menschen „modernisiert“ werden kann.

Unterstützung beim Change durch eLearning

Einige unserer Kunden haben in der Vergangenheit festgestellt, dass eLearning einen Change Prozess begleiten KANN – aber das nicht unbedingt TUT. Learning-Material ist oftmals ausgelegt auf die Erklärung von Produkten oder Software und deren Funktionen – doch, mehr Wissen erzeugt nicht unbedingt den gewünschten „Change“.

Analyse

Gemeinsam mit Kunden und „Champions“ bei den Kunden haben wir die Arbeitssituation analysiert und dafür unterstützende Materialien zusammengestellt.

Grundlegende Informationen:

  • Was ist die Motivation für die Veränderung?
  • Was ist zu verändern?
  • Welcher Nutzen soll geschaffen werden?
  • Welche Werte- oder Kulturveränderung ist hierfür erforderlich?

Ausgangsbasis bestimmen:

  • Wie wird derzeit gearbeitet?
  • Was weiß der Anwender bereits?

Ziel/Vision definieren:

  • Wie SOLL gearbeitet werden – bzw. welche Möglichkeiten würden zur Verfügung stehen?
  • Welches Wissen ist dazu notwendig?
  • Welche Vorteile hätten die Anwender dadurch?

 

Wo liegt der Mehrwert / der Vorteil des Anwenders?

Die definierte Lücke sollte nur geschlossen werden, wenn es wirklich Vorteile für den Anwender gibt. Nur dann lässt sich ein Change gut und nachhaltig umsetzen. Vorteile können zum Beispiel eine leichtere Zusammenarbeit, eine flexiblere Ausübung der Tätigkeit, eine höhere Sicherheit oder auch „mehr Spaß bei der Tätigkeit“ sein.

Change to Modern Work Pakete: Unterstützung abgestimmt auf die individuelle Situation

Die „Change to Modern Work“-Pakete sind Inhaltssammlungen die auf das jeweilige Unternehmen, die Anwender und die Situation angepasst werden können. Wir fokussieren den Anwendernutzen in unseren Inhalten – nicht die Funktionen einer App.

Ein Paket besteht aus eLearning Content, sowie vorgefertigten Kommunikationsvorlagen und Timetables. Auch PDF und PPT Dateien in Form von Cheatsheets usw. sind darin enthalten – so holen Sie verschiedene Nutzertypen ab. Die Inhalte sind dabei integrierbar: In ein LMS, in SharePoint oder in Teams. Zentrale Frage ist: Wo findet der Anwender die Inhalte am besten und am einfachsten?

Screenshot Change to Modern Work
Screenshot Teams
Screenshot SharePoint

Agile Methoden beim eLearning

Die vereinbarten Ziele werden durch Richtungsweisungen festgelegt, oftmals sind während des Prozesses Anpassungen und Erweiterungen sinnvoll und notwendig. Der Change passiert nicht „in einem Schritt“, sondern ist in der Regel ein längerer Prozess, bei dem die Anwender begleitet werden. Dazu liefern wir nicht nur eLearning Content, sondern auch Kommunikationsvorlagen und Timetables. Wichtig ist dabei ein Zeithorizont, bei dem erste Ergebnisse vorliegen – und bewertet werden können um dann das weitere Vorgehen abzustimmen.

Ihre Meinung

An welcher Stelle möchten Sie Ihre Anwender zum modernen Arbeiten noch unterstützen?

Kann eines unserer Pakete und unser Service dabei nützlich sein? Gibt es etwas, was Sie vermissen? Lassen Sie es uns wissen!

Button zu den Change to Modern Work Paketen und Lernpfaden
Button mehr Informationen anfordern
Video-Sharing – Unterschätzt und doch so wichtig!

Video-Sharing – Unterschätzt und doch so wichtig!

Video-Sharing: Unterschätzt und doch so wichtig! (Auch im eLearning Bereich)

Wie kann ein Video in den sozialen Netzwerken wie Instagram, YouTube oder TikTok „viral“ gehen und in kurzer Zeit eine breite Reichweite erreichen? – Dies ist nur durch das Teilen des Videos möglich. Geteilt wird ein Link zum Video per Nachricht an Personen direkt oder als Posting für alle Follower sichtbar.

Wie Sie diese Art der Informationsverbreitung bzw. das Video-Sharing auch im eLearning Bereich insbesondere mit Microsoft 365 nutzen können, möchten wir in diesem Artikel beleuchten.

Empfohlene Inhalte werden als „sehr nützlich“ angesehen

Gerade Empfehlungen von Personen aus dem engsten Umfeld werden als sehr nützlich empfunden. Schließlich weiß jemand aus meiner Umgebung sehr gut, welchen Wissensstand ich habe und welche Information mir gerade weiterhilft.

Wir versuchen deshalb bei unserem eLearning Content das „Teilen“ so leicht wie möglich zu machen: Damit keine technischen Hürden der Weitergabe im Wege stehen.

Video-Link in Microsoft 365 generieren

Sie können an den unterschiedlichsten Stellen in Microsoft 365 einen Link zu einem Video generieren. Mit dem neuen Stream on SharePoint Videoplayer stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre Mitarbeitenden auf ein Video aufmerksam zu machen bzw. das Video selbst zu verlinken. Diese sollten Ihre Mitarbeitenden kennen.

Da die Videos Ihres Unternehmens in SharePoint abgespeichert sein sollten, können Sie direkt über SharePoint, wie Sie das vielleicht auch schon von anderen Dateien kennen, einen Link zum Teilen eines Videos generieren. Diesen können Sie wie gewohnt kopieren und an beliebiger Stelle einfügen oder sogar direkt per Mail versenden.

Bild 1 Link in SharePoint erstellen

Bild 1: Link in SharePoint erstellen

Dies ist auch über die neue Stream on SharePoint App in Office.com möglich. Hier finden Sie zum Beispiel die von Ihnen zuletzt gesehenen Videos und können diese direkt teilen.

Bild 2: Link in der Stream App über Office.com erstellen oder Teilen per Mail oder Teams

Bild 2: Link in der Stream App über Office.com erstellen oder Teilen per Mail oder Teams

Öffnen Sie ein Video, können Sie auch direkt über den Stream Videoplayer einen Link zum Teilen generieren. Hier haben Sie sogar die Möglichkeit einen Link an eine bestimmte Stelle im Video zu generieren. Klickt man auf diesen Link, gelangt man genau an die angegebene Stelle im Video. Das ist vor allem bei längeren Videos hilfreich, wenn nur ein bestimmter Teil für die Empfänger/innen interessant ist.

Bild 3: Link im Stream Videoplayer erstellen

Bild 3: Link im Stream Videoplayer erstellen

Videos Teilen

Bild 4: Video in Teams einbinden als Registerkarte

Bild 4: Video in Teams einbinden als Registerkarte

Wissen Ihre Mitarbeitenden wie Links zu Videos generiert werden können, dann ist es wichtig, dass diese auch wissen, wie die Links genutzt werden können. So können die Videolinks nicht nur per E-Mail oder Chat Nachricht geteilt werden, sondern auch z.B. in Microsoft Teams als Posting kommuniziert oder als Registerkarte integriert werden. Ebenso lassen sich die Videos in SharePoint Intranet Seiten oder New-Artikel bzw. Wissensdatenbanken integrieren. Auch Yammer ist als soziales Netzwerk innerhalb des Unternehmens ein perfekter Ort, um Videoinhalte zu teilen.

Bild 5: Videos in SharePoint Intranet Seiten und Nachrichten-Artikel einbinden

Bild 5: Videos in SharePoint Intranet Seiten und Nachrichten-Artikel einbinden

 

Mehr Informationen

Möchten Sie mehr darüber erfahren wie wir unsere Kunden bzw. Sie bei der Umstellung von Stream Classic zu Stream on SharePoint unterstützen können und wie unsere Change to modern Work Paket „Videos in Microsoft 365“ gestaltet ist und welche Lernvideos und Inhalte enthalten sind?

Dann kommen Sie direkt auf uns zu oder schauen bei unserem nächsten Webinar im Februar 2023 (Change to modern Work Paket – Videos in M365) vorbei!

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