Oftmals werden Schatten-IT-Produkte im Arbeitsalltag neben Microsoft Office genutzt. Lesen Sie, wie Sie diese mit alternativen Office-Produkten eindämmen können.
Es ist einfach, im Arbeitsalltag zu Diensten zu greifen, die auch im privaten Bereich genutzt werden. Youtube, Doodle oder Dropbox sind schnell verfügbar, praktisch und bereits bekannt in ihrer Verwendung. Sie bergen jedoch Risiken bezüglich der Datensicherheit und Compliance-Konflikte, da sie nicht vom IT-Bereich betreut werden.
Es besteht ein Bedarf
Aufgrund ihrer Nachteile sind Schatten-IT-Produkte in Organisationen häufig nicht gerne gesehen – trotzdem werden sie genutzt. Damit wird signalisiert, dass offizielle Tools benötigt werden, die bisher nicht angeboten werden oder nicht gängig sind – die beste Voraussetzung also, um Office 365 zu platzieren!
Gute Gründe für Office
Statt Drittanbieter-Produkte zu verbieten, sollte auf die Alternativen, die ohnehin in den Microsoft Office Plänen enthalten sind, aufmerksam gemacht werden. Diese sind neben den bereits genannten Vorteilen meist auch professioneller, effizienter und in ihrer Funktionalität auf den Unternehmenskontext ausgerichtet.
Welche Produkte ersetzt werden können, erfahren Sie in unserer ausführlichen Checkliste.
Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und das Erlernen der neuen Technologien erzeugt bei vielen Nutzern Angst und Stress. Rund die Hälfte aller Mitarbeiter bangt bei der Einführung neuer Technologien um ihren Arbeitsplatz.
Auch die Einführung von Office 365 birgt Irrtümer und schürt Ängste. Beantworten Sie für Ihre Nutzer die wichtigsten Fragen, bevor es soweit kommt.
Ängste akzeptieren und nehmen
Halten Sie Ihre Mitarbeiter immer auf dem Laufenden, aus welchem Grund die Veränderung durchgeführt wird. Gehen Sie hierbei nicht nur auf die Vorteile für das Unternehmen ein, sondern betonen Sie auch die Vorteile, die jeder einzelne Nutzer erhält. Geben Sie Ihren Mitarbeitern hierbei anschauliche Fallbeispiele, anstatt bloße Schlagworte zu nennen.
Machen Sie den Nutzern klar, dass die neuen Technologien ausgiebig getestet und genutzt werden sollen. Dabei werden auch Fehler vorkommen. Den Mitarbeitern muss verdeutlicht werden, dass das absolut in Ordnung und auch gewollt ist.
Die betroffenen Unternehmensbereiche sollten auch genügend Raum und Zeit erhalten, um sich mit den neuen Technologien auseinander setzen zu können und diese ausgiebig auszuprobieren.
Stellen Sie bei der Einführung von neuen Technologien keine strikten Regeln auf. Seien Sie flexibel und gehen auf die einzelnen Nutzer und deren Bedürfnisse ein. Die Mitarbeiter fühlen sich so stärker eingebunden. Das fördert auch die Produktivität und die Loyalität.
Zu guter letzt: gehen Sie voran und treiben einen regen Austausch an. Durch diesen können Best Practice Ansätze geteilt werden, Feedback gegeben werden und alle profitieren durch die geteilten Informationen
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Wie verläuft eigentlich die Einführung von Office 365 bei einem internationalen Konzern? Fabian Schütz gibt uns im aktuellen Experteninterview einen Einblick in die Office 365 Adoption in der OTTO Group.
Die Otto Group umfasst 123 Gesellschaften mit über 52.000 Mitarbeitern in zahlreichen unterschiedlichen Ländern. Nach und nach wird in den einzelnen Konzerngesellschaften Office 365 eingeführt. Bis 2021 sollen die größten Gesellschaften und damit ca. 36.000 Mitarbeiter auf Office 365 migriert sein. Für das Office 365 Adoption Lead ist hierbei Fabian Schütz zuständig.
Office 365 Einführung in den einzelnen Konzerngesellschaften
Die erste OTTO Konzerngesellschaft, in der Office 365 eingeführt wurde, war Bonprix. Hierbei konnten Fabian Schütz und seine Kollegen erste Erfahrungswerte sammeln und stellten fest, dass der Anwender mehr im Mittelpunkt stehen muss. Denn die Anwender sollen ja von den neuen Applikationen profitieren und ihre Arbeitsweisen damit optimieren können. Dennoch muss nicht jeder Mitarbeiter jede einzelne App von Office 365 und deren Funktionen kennen.
Nach und nach wurden bis Ende 2019 bei zehn Konzerngesellschaften von OTTO Office 365 eingeführt, als letztes bei Unito. Bei Unito konnten nun alle Erfahrungen, die sich als positiv etabliert haben, angewendet werden.
Über die einzelnen Gesellschaften hinweg gibt es einen einheitlichen Tenant, sodass eine unkomplizierte Kommunikation über den gesamten Konzern erfolgen kann.
Adoptionsformate
Wichtig bei der Einführung von Office 365 ist, Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die neue Arbeitsweise zu schaffen und auch Ängste zu nehmen. Hierzu haben sich bei der OTTO Group die folgenden Adoptionsformate bewährt:
Use Case-Shopping: Beim Use Case-Shopping wurden Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen befragt, was sie in Ihrer Arbeit einschränkt und wie diese verbessert werden könnten. So konnten im Konzern 1.500 Use Cases eingesammelt werden, welche dann durch Office 365 optimiert werden konnten.
Führungskräfte-Werkstätten: Führungskräfte müssen besonders geschult und vorbereitet werden auf die Office 365 Einführung, sodass sie als Vorbilder voran gehen können.
How-Tos: In kurzen Schulungseinheiten werden den Mitarbeitern Tipps und Tricks zu den einzelnen Apps gezeigt und auch Best Practice Ansätze aus anderen Konzerngesellschaften präsentiert.
Collaboration-Werkstätten: Nach der Office 365 Einführung wurden sogenannte Collaboration-Werkstätten erschaffen. Dort werden Standards festgelegt, wie die Zusammenarbeit nun mit den neuen Office 365 Apps funktionieren kann.
Noch mehr Informationen über den Office 365 Rollout in der OTTO Group gibt es bei der Microsoft Customer Story.
Über Fabian Schütz
Fabian Schütz ist ursprünglich Jurist und als Quereinsteiger bei OTTO eingestiegen als SharePoint Consultant. Fabian Schütz hat nun das Office 365 Adoption Lead inne bei der Otto Group IT.
Im neusten Experteninterview der Office 365 Akademie ist Reiner Ganser zu Gast. Er veranschaulicht uns im Interview, wie das Potential von Power Apps und Power Automateausgeschöpft und noch erweitert werden kann.
Power Apps und Power Automate dienen zur Automatisierung von Prozessen und Workflows. Im Interview erklärt uns Reiner Ganser, wie vorhandene Aktionen zum Beispiel aus SharePoint in einen Workflow integriert werden können.
Ebenso kann künstliche Intelligenz einen neuen Workflow vereinfachen: Über Zugriff auf die Azure Cognitive Services aus PowerApps sind beispielsweise Bildanalysen, Spracherkennungen, Übersetzungen oder Suchfunktionen automatisch abbildbar.
Neben den Möglichkeiten von Power Apps und Power Automate gibt uns Reiner Ganser auch eine Einschätzung über die Umsetzbarkeit als Laie bzw. normaler User im Erstellen solcher Workflows.
Alle Informationen im Detail gibt es in der Video Aufzeichnung zu sehen. Viel Spaß beim Anschauen!
Über Reiner Ganser
Reiner Ganser ist Cloud Productivity Consultant bei der Ganser IT Consulting GmbH. Zuvor war er über 10 Jahre bei der 1stQuad Solutions AG als Solution Architect, Consultant und Trainer für die Themen SharePoint, Office 365 und Azure.
Dr. Julian Bahrs stellt uns im Interview die Möglichkeiten von Office 365 bzw. Modern SharePoint als Enterprise Intranet Lösung vor.
Zentrale Fragestellung unseres Interviews mit Dr. Julian Bahrs ist, ob Office 365 die Anforderungen für ein modernes Enterprise Intranet erfüllt. Um als Enterprise Intranet zu überzeugen, sind die folgenden Punkte sicherzustellen:
Bereitstellung von wichtigen Inhalten und Funktionen
Mobile Nutzung
Vernetzung und Austausch zwischen den Kollegen
Struktur und Navigation der Inhalte
Digitale Heimat für die Mitarbeiter
Die Modern Experience von SharePoint stellt eine deutlich verbesserte Lösung dar als frühere SharePoint Versionen. So bietet die Modern Experience von SharePoint die Möglichkeit für kuratierte News, ein Megamenü als Navigation, ein modernes und mobiles Design sowie die Möglichkeit für Social Feedback.
Wie Modern SharePoint als Enterprise Intranet Lösung eingesetzt werden kann, demonstriert uns Dr. Julian Bahrs im Interview näher.
Viel Spaß beim Anschauen!
Über Dr. Julian Bahrs
Dr. Julian Bahrs ist Managing Director und Principal Consultant bei der IPI GmbH. Sein Fokus liegt auf den Themen Intranet Strategien, Wissensmanagement und Social Collaboration im Rahmen des digitalen Arbeitsplatzes.
Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.
Office 365 ist nicht nur einfach eine neue Version von Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sondern die Cloud-Plattform von Microsoft, die nicht nur Client-Produkte, sondern auch die komplette Server-Umgebung umfasst. Die Clientapplikationen sind nur ein kleiner Teil dieses Pakets.
Ihren Exchange-, Skype for Business- und SharePoint-Server könnten Sie abschalten, wenn Sie alles nach Office 365 migriert haben. Sie haben dann Zugriff auf die jeweilige Administrationsoberfläche, müssen sich aber nicht mehr um den physischen Server, um Datensicherung oder Updates kümmern.
Office 365 enthält darüber hinaus mittlerweile einige Apps, die es on Premise gar nicht zum Kaufen gibt. Microsoft hat seine Entwicklung komplett auf die Cloud fokussiert – neue Produkte erscheinen zuerst dort und zum Teil auch nur noch dort.
Auch das Lizenzmodell ändert sich dabei komplett: Nicht mehr PCs, der Server oder die Kerne stehen dabei im Vordergrund, sondern nur noch die Nutzer. Das bringt vor allem für klein- und mittelständische Firmen große Vorteile.
Was ist Office 365?
Dieses Video stammt aus unserem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten mit Office 365“. Mehr Informationen
Was ist der Unterschied zwischen Office 365 und Office 2019?
Dieses Video stammt aus unserem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten mit Office 365“. Mehr Informationen
https://www.youtube.com/watch?v=qayEf4v0PIY
Was ist in Office 365 enthalten?
Das Periodensystem von Office 365 gibt Ihnen einen Überblick was sich alles hinter dem Begriff „Office 365“ verbirgt. Das Periodensystem ist nicht einmal eine Erfindung von Microsoft selbst, sondern kommt ebenfalls aus der Community, von Matt Wade.
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