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Rollenbasierte Lernpfade, die Führungskräfte wirklich nutzen

von Selina Bailer | 5. November 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Die Realität in vielen Unternehmen sieht so aus: Microsoft 365-Lizenzen sind vorhanden, doch das volle Potenzial bleibt ungenutzt. Besonders Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, ihre Teams durch die digitale Transformation zu führen – während sie selbst kaum Zeit haben, sich mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Hier setzt rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 an: Statt generischer Schulungen erhalten Führungskräfte genau die Inhalte, die sie für ihre spezifischen Aufgaben benötigen.

Warum scheitern traditionelle Schulungskonzepte bei Führungskräften?

Führungskräfte haben andere Lernbedürfnisse als operative Mitarbeitende. Laut dem Microsoft Work Trend Index Annual Report 2025 fehlt 80 Prozent der Befragten Zeit oder Energie für ihre Aufgaben, während 53 Prozent der Führungskräfte gleichzeitig höhere Produktivität fordern. Diese Diskrepanz zeigt deutlich: Klassische ganztägige Schulungen passen nicht in den Alltag moderner Führungskräfte.

Die Probleme traditioneller Ansätze:

Zeitknappheit: Führungskräfte können sich keine mehrtägigen Schulungen leisten
Relevanzlücke: Allgemeine Inhalte decken nicht die spezifischen Anforderungen der Führungsebene ab
Fehlende Praxisnähe: Theoretisches Wissen ohne direkte Anwendbarkeit auf Meeting- und Dokumentroutinen
Mangelnde Nachhaltigkeit: Einmalige Schulungen ohne kontinuierliche Begleitung verpuffen wirkungslos

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Was macht rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 so effektiv?

Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 bedeutet, dass Lerninhalte präzise auf die Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche von Führungskräften zugeschnitten sind. Statt zu lernen, wie man einen Teams-Chat erstellt, fokussiert sich der Inhalt darauf, wie Führungskräfte strategische Entscheidungen durch Power BI-Dashboards treffen, effiziente Teambesprechungen in Microsoft Teams orchestrieren oder wichtige Dokumente gemeinsam mit dem Management-Team in Echtzeit bearbeiten.

Die drei Säulen erfolgreicher rollenbasierter Lernpfade

Mikro-Lerninhalte für den Führungsalltag

Führungskräfte lernen am besten in kurzen, fokussierten Einheiten. Die 365 Akademie bietet über 600 Lerninhalte in Kurzformaten von 1 bis 10 Minuten – perfekt für den Moment of Need. Wenn eine Führungskraft vor einer wichtigen Präsentation steht oder ein Board-Meeting vorbereiten muss, findet sie genau das richtige Tutorial zum richtigen Zeitpunkt.

Szenarien-basiertes Lernen

Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 arbeitet mit realen Führungsszenarien:

Strategische Kommunikation: Wie kommuniziere ich Änderungen effektiv über Microsoft Teams und Outlook an mein erweitertes Team?
Datengetriebene Entscheidungen: Wie nutze ich Power BI für Live-Dashboards zur schnellen Entscheidungsfindung?
Effiziente Zusammenarbeit: Wie orchestriere ich paralleles Arbeiten an strategischen Dokumenten ohne E-Mail-Ping-Pong?
Meeting-Exzellenz: Wie gestalte ich hybride Führungsmeetings produktiv und inklusiv?

Kontinuierliche Begleitung statt einmaliger Events

Microsoft kündigte auf der Ignite 2024 etwa 80 neue Produkte und Funktionen an – die Microsoft-Welt entwickelt sich rasant weiter. Rollenbasierte Lernpfade müssen daher nicht statisch sein, sondern kontinuierlich aktualisiert werden. Die 365 Akademie bietet monatliche Kampagnen mit News, Tipps und Live-Sessions, die Führungskräfte über relevante Neuerungen auf dem Laufenden halten.

Konkrete Anwendungsfälle: So verändert rollenbasiertes Lernen den Führungsalltag

Meeting-Routinen revolutionieren

Eine der größten Zeitfresser im Führungsalltag sind ineffiziente Meetings. Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 zeigt Führungskräften konkret:

Wie sie mit Microsoft Bookings Terminplanungen automatisieren
Wie sie Teams-Kanäle für projektbezogene Kommunikation strukturieren, um Meeting-Bedarf zu reduzieren
Wie sie Copilot in Outlook nutzen können, der dringende, unbeantwortete E-Mails erkennt und automatisch bis zu drei Antwortentwürfe generiert
Wie sie Aufzeichnungen und Transkripte in Teams Meeting nutzen, damit nicht alle physisch anwesend sein müssen

Dokumenten-Workflows optimieren

Führungskräfte verbringen zu viel Zeit mit Dokumentensuche und Versionskonflikten. Spezifische Lernpfade zeigen:

SharePoint-Dokumentenbibliotheken: Wie strukturiere ich strategische Dokumente so, dass das Leadership-Team schnell darauf zugreifen kann?
Co-Authoring in Office-Apps: Wie arbeitet mein Team parallel an Strategiepapieren, ohne sich gegenseitig zu blockieren?
Versionierung und Genehmigungsworkflows: Wie stelle ich sicher, dass nur final abgestimmte Dokumente geteilt werden?
Microsoft Loop: Wie nutze ich kollaborative Arbeitsräume für dynamische Projektplanung?

Strategische Entscheidungsfindung beschleunigen

Führungskräfte wollen möglichst viele Informationen in ihre Entscheidungen einfließen lassen. Bei AvePoint nutzt das Senior Leadership Team PowerBI und Live-Daten für Finanzmodelle und -analysen, um jederzeit und überall unterschiedliche Szenarien modellieren zu können.

Rollenbasierte Lernpfade vermitteln:

Power BI Dashboards: Wie erstelle und interpretiere ich KPI-Dashboards für schnelle Entscheidungen?
Microsoft Lists und Planner: Wie behalte ich den Überblick über strategische Initiativen und Portfolios?
Microsoft Forms: Wie hole ich strukturiertes Feedback von meinem Team ein?

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Die Implementierung: So führen Sie rollenbasierte Lernpfade erfolgreich ein

Phase 1: Bedarfsanalyse und Zielgruppenverständnis

Nicht jede Führungskraft hat die gleichen Lernbedürfnisse. Ein C-Level-Executive benötigt andere Inhalte als ein Team Lead oder ein Abteilungsleiter. Die 365 Akademie arbeitet mit einem strukturierten Ansatz:

Rollendefinition: Welche Führungsebenen gibt es in Ihrer Organisation?
Aufgabenanalyse: Welche Microsoft 365-Tools sind für welche Rolle relevant?
Kompetenz-Gap-Analyse: Wo bestehen die größten Wissenslücken?
Priorisierung: Welche Lernziele haben den höchsten Business-Impact?

Phase 2: Aufbau der Lerninfrastruktur

Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 funktioniert am besten, wenn es direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert ist. Die 365 Akademie setzt auf:

Integration in SharePoint/Teams: Ein unternehmenseigener Lernhub, der sich nahtlos in Microsoft 365 einfügt
Keine zusätzliche Software: Alle Inhalte sind über die Microsoft 365-Suche auffindbar
Mobile Verfügbarkeit: Lernen von jedem Gerät aus möglich
Personalisierte Lernpfade: Jede Führungskraft sieht nur die für ihre Rolle relevanten Inhalte

Phase 3: Aktivierung und Adoption

Eine interne Studie ergab, dass Teams, die aktiv an Lernprogrammen teilnahmen, im Schnitt 12 Prozent produktiver waren als vorher. Um diese Effekte zu erreichen, braucht es:

Kick-off-Events: Live-Sessions zur Einführung neuer Features (wie bei BITMARCK mit über 1.000 Teilnehmenden zur MS Copilot-Einführung)
Champions-Programm: Führungskräfte als Multiplikatoren gewinnen
Gamification: Motivierende Elemente wie Lernkontrollen und Fortschritts-Tracking
Regelmäßige Kommunikation: Monatliche Kampagnen zu neuen Inhalten und Best Practices

Phase 4: Evergreen-Begleitung

Die Microsoft-Welt ändert sich ständig. Microsoft empfiehlt in seinem Copilot-Einführungsplaybook, eine Benutzer-Community aufzubauen, die Menschen hilft, von Personen zu lernen, die neue Tools erfolgreich implementiert haben. Die 365 Akademie bietet:

Monatliche Strategie-Calls: Abstimmung über relevante Microsoft-Änderungen
Kontinuierliche Content-Updates: Neue Videos und Lernpfade zu aktuellen Features
Feedback-Integration: Kundenfeedback fließt direkt in die Inhaltspflege ein
Community-Building: Austausch zwischen Führungskräften verschiedener Organisationen

Messbare Erfolge: Der ROI von rollenbasiertem Lernen

Investitionen in Lernplattformen müssen sich rechnen. Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 liefert messbare Vorteile:

Quantifizierbare Effekte

Reduktion von Support-Tickets: Bis zu 12 Prozent weniger IT-Anfragen durch bessere Nutzerbefähigung
Produktivitätssteigerung: Teams, die aktiv an Weiterbildungsprogrammen teilnehmen, sind im Schnitt 12 Prozent produktiver
Lizenzoptimierung: Höherer Nutzungsgrad teurer Microsoft 365-Lizenzen
Zeitersparnis: Copilot-Funktionen in Outlook können täglich Minuten bis Stunden sparen, wenn Standardanfragen automatisch bearbeitet werden

Qualitative Verbesserungen

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Führungskräfte fühlen sich kompetenter und weniger gestresst
Bessere Entscheidungsqualität: Datengetriebene Entscheidungen durch bessere Tool-Nutzung
Stärkere Innovationskultur: Führungskräfte, die digitale Tools beherrschen, treiben Innovation voran
Agilere Organisation: Schnellere Anpassung an Marktveränderungen durch digitale Kompetenz

Best Practices: Was erfolgreiche Implementierungen auszeichnet

1. Top-Down-Unterstützung sicherstellen

Führungskräfte werden zu aktiven Gestaltern der Transformation. Wenn das C-Level selbst rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 nutzt und vorlebt, steigt die Akzeptanz im gesamten Führungsteam exponentiell.

2. Quick Wins priorisieren

Starten Sie mit Lernpfaden, die schnelle, sichtbare Erfolge liefern. Beispiele:

Effiziente Meeting-Moderation mit Teams
Schnelle Dokumentenfreigaben mit SharePoint
Einfache Umfragen mit Microsoft Forms

3. Peer Learning fördern

Besonders Führungskräfte profitieren, wenn Lernangebote Raum für Reflexion, Austausch und Peer-Learning bieten, denn nachhaltige Entwicklung entsteht dort, wo Wissen in Erfahrung übersetzt wird. Schaffen Sie Formate, in denen Führungskräfte voneinander lernen können.

4. Kontinuität gewährleisten

Einmalige Schulungen verpuffen. Rollenbasiertes Lernen muss ein kontinuierlicher Prozess sein, der in den Arbeitsalltag integriert ist.

Lassen Sie uns gemeinsam einen maßgeschneiderten Lernpfad für Ihre Führungskräfte entwickeln. Kontaktieren Sie uns jetzt →

Die Zukunft: KI-gestützte Lernpfade und Adaptive Learning

Die nächste Generation von rollenbasiertem Lernen Microsoft 365 wird noch intelligenter. Fast 70 Prozent der Fortune 500-Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365 Copilot, und KI wird auch im Lernbereich eine zentrale Rolle spielen:

Adaptive Lernpfade

Systeme, die automatisch erkennen, welche Kompetenzen eine Führungskraft noch entwickeln muss, und personalisierte Empfehlungen aussprechen.

KI-Assistenten für Performance Support

Stellen Sie sich vor, eine Führungskraft fragt direkt im Teams-Meeting: „Wie teile ich diesen Screen nur mit bestimmten Teilnehmern?“ – und erhält sofort eine kontextbezogene Anleitung.

Predictive Analytics

Welche Führungskräfte profitieren am meisten von welchen Lernpfaden? Datenbasierte Insights helfen, Lernmaßnahmen noch zielgerichteter zu gestalten.

Integration mit Microsoft Viva Learning

Microsoft Viva Learning bringt unternehmensweites Lernen in den Arbeitsablauf, indem es Inhalte aus der Organisation, Learning Management Systems, Drittanbietern und Microsoft verbindet. Die nahtlose Integration wird das Lernen noch natürlicher in den Führungsalltag einbetten.

Häufige Einwände und wie Sie diese überwinden

„Unsere Führungskräfte haben keine Zeit für Lernen“

Genau deshalb brauchen Sie rollenbasiertes Lernen Microsoft 365! Die kurzen Formate (1-10 Minuten) lassen sich perfekt in den Alltag integrieren – während der Kaffeepause, zwischen zwei Meetings oder mobil im Zug.

„Wir haben schon ein LMS mit Microsoft 365-Inhalten“

Die Frage ist: Sind diese Inhalte wirklich auf Führungskräfte zugeschnitten? Generische Tutorials helfen nicht, wenn es um strategische Kommunikation, datengetriebene Entscheidungen oder Change Management geht.

„Microsoft 365 ändert sich zu schnell“

Richtig – und genau deshalb brauchen Sie eine Evergreen-Begleitung wie die der 365 Akademie. Monatliche Updates halten Ihre Führungskräfte auf dem Laufenden, ohne dass Sie selbst den Überblick behalten müssen.

„Das Thema liegt doch bei der IT“

Falsch. Rollenbasiertes Lernen Microsoft 365 ist ein strategisches L&D-Thema. Die IT kümmert sich um Technik und Sicherheit – L&D entwickelt die Menschen. Und Führungskräfte benötigen keine technischen Deep Dives, sondern praxisnahe Anwendungsfälle.

Ihr nächster Schritt: So starten Sie mit rollenbasierten Lernpfaden

Die Implementierung von rollenbasiertem Lernen Microsoft 365 muss nicht kompliziert sein. Die 365 Akademie bietet einen bewährten Ansatz:

Schritt 1: Kostenloses Erstgespräch

In einem unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre spezifische Situation:

Welche Führungsebenen gibt es?
Welche Microsoft 365-Tools sind im Einsatz?
Wo liegen die größten Herausforderungen?
Was sind Ihre strategischen Lernziele?

Schritt 2: Maßgeschneidertes Konzept

Wir entwickeln einen individualisierten Lernpfad-Plan:

Rollendefinitionen und Personas
Priorisierte Lernziele
Inhalts-Roadmap mit Quick Wins
Aktivierungsstrategie

Schritt 3: Technische Integration

Wir richten Ihren unternehmensspezifischen Lernhub in SharePoint/Teams ein:

Über 600 sofort verfügbare Lerninhalte
Integration Ihrer eigenen Inhalte (IT-Richtlinien, Prozesse etc.)
Benutzerfreundliche Navigation und Suche
Mobile Verfügbarkeit

Schritt 4: Launch und Begleitung

Wir starten mit einem Kick-off und begleiten Sie kontinuierlich:

Live-Sessions für Ihre Führungskräfte
Monatliche Strategie-Calls
Neue Inhalte zu Microsoft-Updates
Community-Building und Best-Practice-Austausch

Fazit: Rollenbasiertes Lernen macht den Unterschied

Die digitale Transformation gelingt nur, wenn Führungskräfte die digitalen Werkzeuge beherrschen. Generische Schulungen reichen nicht aus – es braucht rollenbasiertes Lernen Microsoft 365, das präzise auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von Führungskräften zugeschnitten ist.

Die 365 Akademie bietet genau das: Über 600 praxisnahe Lerninhalte, die Meeting- und Dokumentroutinen wirklich verändern. Kurze Formate, direkt integriert in Teams und SharePoint, kontinuierlich aktualisiert und begleitet durch Experten.

80 Prozent der Befragten fehlt Zeit oder Energie für ihre Aufgaben – reduzieren Sie diese Belastung, indem Sie Ihre Führungskräfte mit den richtigen digitalen Kompetenzen ausstatten. Der ROI ist messbar: höhere Produktivität, weniger Support-Aufwand, bessere Entscheidungen und zufriedenere Führungskräfte.

Starten Sie jetzt: Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch mit der 365 Akademie und erfahren Sie, wie rollenbasierte Lernpfade Ihre Führungskräfte zu Microsoft 365-Profis machen.

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Über die 365 Akademie

Die 365 Akademie ist Ihr spezialisierter Partner für Microsoft 365-Enablement. Mit über 600 Lerninhalten, monatlichen Kampagnen und individueller Evergreen-Begleitung machen wir Ihre Mitarbeitenden – besonders Ihre Führungskräfte – fit für die digitale Arbeitswelt. Integriert in Ihre Microsoft 365-Umgebung, deutschsprachig und praxisnah.

Kontakt:
365 Akademie
www.365akademie.de
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Copilot Readiness: Die menschliche Seite von KI in Microsoft 365

von Selina Bailer | 3. November 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot markiert einen Wendepunkt in der digitalen Transformation von Unternehmen. Doch während die Technologie beeindruckende Möglichkeiten bietet, wird eines immer deutlicher: Der eigentliche Erfolgsfaktor liegt nicht in der KI selbst, sondern in den Menschen, die sie nutzen. Ein durchdachtes Copilot Readiness Programm ist der Schlüssel, um aus der Investition in künstliche Intelligenz einen messbaren Return on Investment zu generieren.

Warum die menschliche Seite über den Copilot-Erfolg entscheidet

Microsoft 365 Copilot verspricht erhebliche Produktivitätssteigerungen. Laut einer Forrester-Studie können Unternehmen über einen Zeitraum von drei Jahren einen ROI zwischen 132% und 353% für kleine und mittlere Unternehmen erreichen. Für größere Organisationen prognostiziert Forrester sogar einen ROI von 197% mit einem Net Present Value von 101,6 Millionen Dollar über drei Jahre. Diese beeindruckenden Zahlen sind jedoch nur dann realisierbar, wenn die Organisation und ihre Mitarbeitenden wirklich bereit sind.

Die Herausforderung: Technologie allein schafft keine Transformation. Studien zeigen, dass 50% aller Mitarbeitenden in Unternehmen sich unsicher im Umgang mit generativer KI fühlen. Diese Unsicherheit kann die Adoption hemmen und den potenziellen Nutzen erheblich schmälern. Ein Copilot Readiness Programm adressiert genau diese menschliche Dimension und bereitet Organisationen ganzheitlich auf die KI-gestützte Arbeitswelt vor.

Die drei Säulen eines erfolgreichen Copilot Readiness Programms

1. Skills und Kompetenzen: Menschen befähigen, nicht nur schulen

Die Kunst des „Promptens“ – also der effektiven Kommunikation mit KI – ist zur Kernkompetenz des digitalen Arbeitsplatzes geworden. Doch ein Copilot Readiness Programm geht weit über eine einmalige Schulung hinaus. Es etabliert eine kontinuierliche Lernkultur.

Praxisnahe Befähigung statt theoretischer Überforderung

Mitarbeitende benötigen keine akademischen Abhandlungen über künstliche Intelligenz. Sie brauchen konkrete Anwendungsfälle aus ihrem Arbeitsalltag: Wie fasse ich ein Meeting in Teams zusammen? Wie erstelle ich in Word einen ersten Entwurf? Wie analysiere ich Daten in Excel effizienter?

Die erfolgreichsten Ansätze setzen auf Kurzformate von 1-10 Minuten, die sich am „Moment of Need“ orientieren – also genau dann verfügbar sind, wenn Mitarbeitende sie brauchen. Diese Lerninhalte sollten in die bestehende Microsoft 365-Umgebung integriert sein, etwa in SharePoint oder Teams, damit keine zusätzlichen Systeme gelernt werden müssen.

Champions und Multiplikatoren als Erfolgsfaktor

Ein zentrales Element jedes Copilot Readiness Programms ist der Aufbau eines Champions-Netzwerks. Diese internen Botschafter leben die neue Arbeitsweise vor, teilen Best Practices und motivieren ihre Kolleginnen und Kollegen. Sie sind die Brücke zwischen IT-Abteilung und Fachanwendern.

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2. Prozesse und Governance: Der sichere Rahmen für KI-Nutzung

Ohne klare Leitplanken kann Copilot mehr Schaden als Nutzen anrichten. Ein umfassendes Copilot Readiness Programm etabliert daher robuste Governance-Strukturen, die Sicherheit und Compliance gewährleisten, ohne Innovation zu bremsen.

Datensicherheit und Zugriffskontrollen

Microsoft 365 Copilot greift auf Unternehmensdaten aus E-Mails, Dokumenten, Meetings und Chats zu. Ohne angemessene Zugriffskontrollen könnten sensible Informationen ungewollt sichtbar werden. Die technische Readiness umfasst daher:

Überprüfung und Bereinigung von Berechtigungen in SharePoint und OneDrive
Identifizierung von übermäßig geteilten Inhalten
Implementierung eines Zero-Trust-Sicherheitsmodells
Definition klarer Richtlinien für den Umgang mit vertraulichen Informationen

Laut Microsoft Learn sollten Organisationen vor dem Rollout das „Microsoft 365 Copilot Optimization Assessment“ durchführen, um die Datenschutzreife und Sicherheitskontrollen zu evaluieren.

Code of Conduct und ethische Leitlinien

Mitarbeitende benötigen klare Richtlinien: Was darf mit Copilot gemacht werden, was nicht? Wie gehen wir mit KI-generierten Inhalten um? Wer trägt Verantwortung für die Qualität der Ergebnisse? Ein Copilot Readiness Programm definiert diese Spielregeln und schafft Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

3. Change Management: Die Transformation aktiv gestalten

Die Einführung von Copilot ist keine IT-Implementierung, sondern ein tiefgreifender Wandel der Arbeitskultur. Erfolgreiche Organisationen behandeln sie daher als Change-Management-Projekt.

Stakeholder-Engagement und Executive Sponsorship

Die Unterstützung der Führungsebene ist entscheidend. Wenn Geschäftsführung und C-Level-Executives Copilot aktiv nutzen und fördern, signalisiert dies den Mitarbeitenden: Diese Veränderung ist wichtig und gewollt. Ein Copilot Readiness Programm bindet daher von Anfang an alle relevanten Stakeholder ein und entwickelt gemeinsam die Vision für die KI-gestützte Arbeitsweise.

Kontinuierliche Kommunikation und Evergreen-Begleitung

Microsoft aktualisiert seine Tools permanent. Was gestern noch funktionierte, kann morgen anders aussehen. Neue Features werden laufend ergänzt. Diese „Evergreen-Problematik“ erfordert eine kontinuierliche Begleitung der Anwenderinnen und Anwender.

Erfolgreiche Organisationen setzen auf regelmäßige Kommunikationskampagnen: monatliche Newsletter, Live-Sessions, Tipps des Monats, Lernpfade zu neuen Features. Diese fortlaufende Information hält das Engagement hoch und verhindert, dass Mitarbeitende den Anschluss verlieren.

Die häufigsten Stolpersteine bei der Copilot-Einführung

Technische Readiness unterschätzen

Viele Organisationen gehen davon aus, dass das Zuweisen von Lizenzen ausreicht. Die Realität sieht anders aus: Microsoft 365 Copilot benötigt bestimmte technische Voraussetzungen. Dazu gehören unter anderem:

Microsoft 365 Business Standard, Business Premium oder Enterprise (E3/E5) Lizenzen
Das neue Outlook und die neue Teams-App
Idealerweise ein eingerichtetes Zero-Trust-Sicherheitsmodell
Aktuelle Kanalversionen der Microsoft 365 Apps

Ein gründliches Technical Readiness Assessment identifiziert Schwachstellen und Optimierungspotenziale, bevor der Rollout startet.

Die „Set and Forget“-Falle

Copilot ist kein Self-Service-Tool, das man einmal einrichtet und dann vergisst. Ohne aktives Change Management sinkt die Nutzungsrate schnell. Microsoft bietet im Admin Center den „Copilot Readiness Report“, der zeigt, welche Nutzer technisch berechtigt sind und wie intensiv sie Microsoft 365-Apps verwenden. Diese Daten sollten aktiv für die Steuerung des Copilot Readiness Programms genutzt werden.

Unrealistische ROI-Erwartungen

Bei Lizenzkosten von derzeit etwa 28,10 Euro pro Nutzer und Monat (Stand Q2/2025) summieren sich die Kosten schnell. Eine Organisation mit 500 Nutzern investiert jährlich rund 180.000 Euro in Copilot-Lizenzen. Diese Investition amortisiert sich nur, wenn Mitarbeitende das Tool tatsächlich produktiv einsetzen.

Forrester-Analysen zeigen: Die größten Produktivitätsgewinne werden bei Aufgaben wie dem Verfassen von Dokumenten (29% schneller), dem Nachbereiten von Meetings (viermal schneller) und der Datenanalyse erzielt. Doch diese Potenziale heben sich nur mit gezielter Befähigung.

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Erfolgsmessung: Wie Sie die Wirkung Ihres Copilot Readiness Programms nachweisen

Quantitative Metriken

Ein professionelles Copilot Readiness Programm definiert klare KPIs zur Erfolgsmessung:

Adoption Rate: Wie viele lizenzierte Nutzer verwenden Copilot aktiv?
Nutzungsintensität: Wie viele Interaktionen pro Nutzer und Tag?
App-Integration: In welchen Microsoft 365-Apps wird Copilot genutzt?
Returning Users: Wie hoch ist die Rückkehrrate nach der ersten Nutzung?

Microsoft bietet im Viva Insights Copilot Dashboard und im Microsoft 365 Admin Center entsprechende Berichte. Seit kurzem gibt es auch ein „Benchmarks“-Feature, das Vergleiche mit ähnlichen Organisationen ermöglicht.

Qualitative Indikatoren

Neben harten Zahlen zählen auch weiche Faktoren:

Mitarbeiterzufriedenheit und Feedback
Reduktion von Support-Tickets (Studien zeigen Einsparungen von bis zu 12%)
Qualität der mit Copilot erstellten Inhalte
Innovationsrate und neue Anwendungsfälle

Regelmäßige Umfragen und Feedback-Schleifen helfen, das Copilot Readiness Programm kontinuierlich zu verbessern.

Der ideale Fahrplan für Ihre Copilot Readiness Journey

Phase 1: Assessment und Strategieentwicklung (Wochen 1-4)

Durchführung eines umfassenden Readiness Assessments (technisch, organisatorisch, kulturell)
Identifikation von High-Value-Use-Cases und Pilotgruppen
Definition von Zielen, KPIs und Erfolgskriterien
Entwicklung einer Kommunikationsstrategie
Aufsetzen der Governance-Strukturen

Phase 2: Pilotierung und Lernen (Wochen 5-12)

Auswahl von 25-50 Power-Usern für die Pilotphase (Microsoft empfiehlt, die Top 25% der aktiven Microsoft 365-Nutzer zu identifizieren)
Intensive Begleitung der Pilotgruppe mit Schulungen und Support
Sammeln von Feedback und Best Practices
Anpassung der Strategie basierend auf Erkenntnissen
Aufbau des Champions-Netzwerks

Phase 3: Skalierung und Optimierung (ab Woche 13)

Schrittweise Ausweitung auf weitere Nutzergruppen
Etablierung der kontinuierlichen Lerninfrastruktur
Monatliche Kampagnen mit neuen Inhalten und Tipps
Regelmäßige Live-Sessions und Q&A-Formate
Monitoring und Optimierung basierend auf Nutzungsdaten

Phase 4: Evergreen-Begleitung (fortlaufend)

Kontinuierliche Updates zu neuen Copilot-Features
Regelmäßige Strategie-Calls zur Abstimmung
Erweiterung um weitere Microsoft 365-Tools und Copilot-Varianten
Ausbau der Extensibility mit Copilot Studio und Plugins
Messung und Kommunikation des ROI

Warum ein spezialisierter Partner den Unterschied macht

Die Entwicklung und Umsetzung eines ganzheitlichen Copilot Readiness Programms erfordert spezialisiertes Know-how, das in vielen Organisationen intern nicht vorhanden ist. Die „Make or Buy“-Entscheidung fällt meist zugunsten externer Expertise aus:

Zeitersparnis: Der interne Aufbau von Schulungsinhalten, Lernplattformen und Change-Management-Strukturen bindet massive Ressourcen über Monate hinweg.

Aktualität: Externe Spezialisten halten ihre Inhalte permanent auf dem neuesten Stand und passen sie an Microsoft-Updates an.

Best Practices: Partner bringen Erfahrungen aus zahlreichen Projekten mit und kennen typische Fallstricke.

Skalierbarkeit: Professionelle Lernplattformen und Content-Bibliotheken mit über 600 Inhalten in Kurzformaten sind intern kaum wirtschaftlich aufzubauen.

ROI-Beschleunigung: Je früher die Befähigung startet, desto schneller amortisiert sich die Investition. Jede Woche ungenutztes Potenzial verursacht messbare Opportunitätskosten.

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Die Zukunft gehört den gut vorbereiteten Organisationen

Microsoft positioniert Copilot nicht als optionales Add-on, sondern als fundamentale Infrastruktur der modernen Arbeitswelt. CEO Satya Nadella prognostiziert, dass KI die am schnellsten wachsende Sparte des Unternehmens werden wird. Die strategische Mathematik ist eindeutig: Organisationen, die heute in ein fundiertes Copilot Readiness Programm investieren, verschaffen sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile.

Der Wettbewerbsfaktor Zeit

Ihre Konkurrenz schläft nicht. Unternehmen, die rollenbasierte KI erfolgreich implementieren, operieren mit völlig anderen Effizienzkurven als ihre Mitbewerber. Diese Vorsprünge akkumulieren sich über Zeit und werden zu institutionellem Wissen. Der Wechselaufwand zu alternativen Plattformen steigt exponentiell, je tiefer KI in die Workflows integriert ist.

Das Investment in Menschen ist das Investment in die Zukunft

Die erfolgreichsten Organisationen verstehen: Copilot ist kein Technologie-Projekt, sondern eine Investition in ihre wichtigste Ressource – ihre Mitarbeitenden. Ein durchdachtes Copilot Readiness Programm steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Studien zeigen eine 18-prozentige Zunahme der Mitarbeiterzufriedenheit und eine Reduktion der Personalfluktuation um 11-20% bei erfolgreicher KI-Integration.

Berechenbarer ROI statt vager Hoffnungen

Im Gegensatz zu vielen anderen Transformationsprojekten lässt sich der Erfolg eines Copilot Readiness Programms präzise messen und in Euro und Cent beziffern:

Zeitersparnis bei Routineaufgaben (nachweisbar über Copilot-Nutzungsberichte)
Reduktion von Betriebskosten um 1-20% laut Forrester-Studien
Umsatzsteigerungen durch schnellere Time-to-Market (bis zu 20% Verbesserung)
Senkung von Supportkosten durch Self-Service-Befähigung

Ihr nächster Schritt zur Copilot Readiness

Die Frage ist nicht mehr, ob Sie Microsoft 365 Copilot einführen sollten, sondern wie Sie es richtig tun. Ein professionelles Copilot Readiness Programm ist der Unterschied zwischen verschwendetem Budget und transformativem ROI.

Was Sie jetzt tun sollten:

Evaluieren Sie Ihre aktuelle Readiness ehrlich: Wie gut nutzt Ihre Organisation heute schon Microsoft 365? Wie sind Ihre Daten organisiert und geschützt? Wie digital affin sind Ihre Mitarbeitenden?
Definieren Sie konkrete Use Cases: Wo würde Copilot den größten Mehrwert schaffen? Welche Abteilungen oder Rollen profitieren am meisten?
Holen Sie sich professionelle Unterstützung: Ein spezialisierter Partner beschleunigt Ihre Readiness Journey erheblich und hilft Ihnen, typische Fehler zu vermeiden.
Starten Sie mit einem Piloten: Testen Sie mit einer überschaubaren Gruppe, lernen Sie, optimieren Sie – und skalieren Sie dann.
Investieren Sie in kontinuierliche Befähigung: Die Einführung ist erst der Anfang. Nur mit fortlaufender Begleitung sichern Sie nachhaltigen Erfolg.

Fazit: Menschen machen den Unterschied

Copilot Readiness ist mehr als eine technische Checkliste. Es ist die strategische Vorbereitung Ihrer gesamten Organisation auf eine KI-gestützte Arbeitswelt. Die Technologie ist beeindruckend, aber nicht der entscheidende Faktor. Der wahre Unterschied liegt in den Menschen: in ihren Fähigkeiten, ihrem Vertrauen, ihrer Bereitschaft, neue Wege zu gehen.

Ein ganzheitliches Copilot Readiness Programm adressiert alle drei Dimensionen – Skills, Prozesse und Change Management – und schafft damit die Grundlage für messbaren ROI. Organisationen, die heute in diese menschliche Seite der KI investieren, werden morgen die Gewinner sein.

Die Zeit zu handeln ist jetzt. Jede Woche, die Sie warten, verursacht Opportunitätskosten. Aber mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite wird aus der Herausforderung eine Chance – die Chance, Ihre Organisation fit für die Zukunft zu machen.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Copilot Readiness Journey starten – kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Erstgespräch!

Quellen:

Forrester Research: „New Technology: Projected Total Economic Impact™ Of Microsoft 365 Copilot for SMB“ (2024)
Forrester Research: „New Technology: The Projected Total Economic Impact™ Of Microsoft Copilot For Microsoft 365“ (2024)
Microsoft Learn: „Microsoft 365 admin center Microsoft 365 Copilot readiness“
Microsoft 365 Blog: „Microsoft 365 Copilot drives up to 353% ROI for small and medium businesses“ (Oktober 2024)
PromptingBirds GmbH: Studien zur GenAI-Kompetenzen von Mitarbeitenden (2024)
Varonis: „Is Microsoft Copilot Worth the Investment?“ (Mai 2024)
Microsoft Industry Blogs: Verschiedene Artikel zu Copilot ROI und Best Practices (2024-2025)

Schluss mit Schulung, her mit Adoption: Ein Mandanten-Nativer Ansatz für Microsoft 365-ROI

von Selina Bailer | 28. Oktober 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Nur 8% der Softwarelizenzen werden überhaupt einmal im Monat genutzt. Für CIOs und Digital Workplace-Leads bedeutet dies eine unbequeme Wahrheit: Die Millionen-Investition in Microsoft 365 verpufft häufig, weil Mitarbeitende die Tools nicht effektiv nutzen. Traditionelle Schulungsansätze – mehrtägige Workshops, generische LMS-Kurse, einmalige Trainings – haben das Problem nicht gelöst. Es ist Zeit für einen Paradigmenwechsel.

Das Dilemma der traditionellen Schulung

Wenn Sie an die letzte große Microsoft 365-Schulung in Ihrem Unternehmen denken: Wie viele der Teilnehmenden wenden das Gelernte tatsächlich noch an? Die ernüchternde Realität zeigt, dass klassische Schulungsformate systematisch scheitern. Die Gründe liegen auf der Hand:

Zeitliche Disconnection: Mitarbeitende können durchschnittlich nur 1% ihrer Arbeitswoche – etwa 24 Minuten pro Woche – für formales Lernen aufwenden. Mehrstündige oder gar mehrtägige Schulungen passen schlicht nicht in den Arbeitsalltag moderner Wissensarbeiter.

Die Evergreen-Problematik: Microsoft aktualisiert seine 365-Suite kontinuierlich. Was heute geschult wird, kann morgen bereits überholt sein. Unternehmen investieren in Schulungen, die zum Zeitpunkt ihrer Durchführung bereits veraltet sind.

Fehlende Kontextualisierung: Generische LMS-Kurse vermitteln Features im luftleeren Raum. Doch Mitarbeitende brauchen keine Feature-Listen, sondern Antworten auf konkrete Anwendungsfälle in ihrem spezifischen Arbeitskontext.

Der Vergessenseffekt: Ohne kontinuierliche Auffrischung und praktische Anwendung gehen bis zu 80% des Gelernten innerhalb von Wochen verloren. Eine einmalige Schulung ist keine nachhaltige Lösung.

Die Konsequenz? 82% der Teams wehren sich gegen IT- oder Management-Vorgaben, welche Collaboration-Tools verwendet werden sollen. Mitarbeitende suchen sich eigene Lösungen, die IT verliert die Kontrolle, und die teuren Microsoft 365-Lizenzen bleiben untergenutzt.

Von Schulung zu Adoption: Der entscheidende Unterschied

Adoption ist nicht Schulung. Schulung ist ein Event – Adoption ist ein kontinuierlicher Prozess. Während Schulung darauf abzielt, Wissen zu vermitteln, geht es bei Adoption darum, Verhalten nachhaltig zu verändern und Tools in die tägliche Arbeitsweise zu integrieren.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework basiert auf drei Säulen: Menschen, Prozesse und Technologie. Es erkennt an, dass erfolgreiche Digitalisierung mehr erfordert als technisches Know-how. Es braucht:

1. Kontinuierliches Enablement: Statt einmaliger Schulungen benötigen Mitarbeitende fortlaufende Unterstützung, die mit ihrer wachsenden digitalen Kompetenz Schritt hält.
2. Kontextrelevante Lerninhalte: Information muss genau dann verfügbar sein, wenn sie benötigt wird – im „Moment of Need“.
3. Messbare Verhaltensänderung: Nicht Wissensabfragen, sondern die tatsächliche Nutzung der Tools ist der Erfolgsindikator.

Der Microsoft Adoption Score quantifiziert die wichtigsten Indikatoren dafür, wie Organisationen Microsoft 365 auf ihrem Weg zur digitalen Transformation nutzen. Er misst sowohl People Experiences (wie Mitarbeitende die Tools nutzen) als auch Technology Experiences (wie gut die technische Infrastruktur funktioniert). Die maximale Punktzahl liegt bei 800 Punkten, aufgeteilt auf beide Kategorien mit jeweils maximal 100 Punkten pro Unterkategorie.

Möchten Sie erfahren, wie ein mandanten-nativer Ansatz Ihren Adoption Score messbar steigern kann? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung.

Der mandanten-native Vorteil: Warum der Kontext entscheidend ist

Hier kommt der Game-Changer ins Spiel: mandanten-native Lernlösungen. Statt externe LMS-Plattformen zu nutzen, die Mitarbeitende aus ihrem Arbeitskontext herausreißen, integrieren mandanten-native Ansätze das Lernen direkt in die Microsoft 365-Umgebung.

Was bedeutet „mandanten-nativ“?

Ein mandanten-nativer Ansatz bedeutet, dass Lerninhalte und -ressourcen direkt innerhalb des Microsoft 365-Tenants Ihrer Organisation bereitgestellt werden – typischerweise über SharePoint und Microsoft Teams. Dies ist kein weiteres Tool, das Mitarbeitende lernen müssen; es ist integriert in die Umgebung, in der sie bereits arbeiten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Kein Kontext-Switching:

Mitarbeitende bleiben in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Sie müssen sich nicht in ein weiteres System einloggen, keine zusätzliche Plattform erlernen. Das Hinzufügen von LMS-Training zu einer bereits überfüllten Tool-Landschaft kann zu digitaler Ermüdung führen. Mandanten-native Lösungen vermeiden dieses Problem.

Durchsuchbarkeit und Auffindbarkeit:

Lerninhalte sind über die Microsoft 365-Suche auffindbar. Wenn ein Mitarbeitender eine Frage zu SharePoint hat, findet er die Antwort direkt dort, wo er arbeitet – nicht in einem separaten System.

Single Sign-On und Governance:

Keine zusätzlichen Zugangsdaten, keine separaten Berechtigungsstrukturen. Die Sicherheits- und Compliance-Standards Ihrer Organisation gelten automatisch auch für die Lerninhalte.

Mobile Verfügbarkeit:

Da die Inhalte in Teams und SharePoint liegen, sind sie automatisch über die Microsoft 365 Mobile Apps verfügbar – ohne zusätzliche App-Installation.

Unternehmensweites Branding:

Die Lernplattform trägt Ihr Corporate Design, Ihre Sprache, Ihre Kultur. Sie fühlt sich nicht wie ein externes Tool an, sondern wie ein integraler Bestandteil Ihrer digitalen Arbeitsumgebung.

Mikrolernen: Die wissenschaftlich validierte Methode für nachhaltigen Wissenstransfer

Ein weiterer entscheidender Faktor für erfolgreiche Adoption ist das Format der Lerninhalte. Hier kommt Mikrolernen ins Spiel – und die Forschung bestätigt seine Wirksamkeit eindrucksvoll.

Organisationen, die Mikrolernen einsetzen, berichten von einer 50% höheren Mitarbeiterengagement-Rate und einer 17% höheren Arbeitszufriedenheit, so die Brandon Hall Group. Noch beeindruckender: Mikrolernen kann die Trainingszeit um bis zu 60% reduzieren, während die gleichen Lernergebnisse erzielt werden wie bei traditionellen Trainingsmethoden.

Warum funktioniert Mikrolernen so gut?

Kognitive Belastung: Unser Arbeitsgedächtnis kann nur eine begrenzte Menge an Informationen gleichzeitig verarbeiten. Kurze, fokussierte Lerneinheiten von 1-10 Minuten passen perfekt zu unserer kognitiven Kapazität.

Just-in-Time-Learning: 70% der Mitarbeitenden bevorzugen selbstgesteuerte Online-Kurse als ihre bevorzugte Lernmethode. Mit Mikrolernen können sie genau dann lernen, wenn sie eine Information benötigen – nicht Wochen vorher in einer Schulung.

Höhere Retentionsrate: Die Association for Talent Development stellte fest, dass Mikrolernen die Retentionsrate um bis zu 20% steigern kann. Durch häufigere, kürzere Lerneinheiten wird das Gelernte besser im Langzeitgedächtnis verankert.

Geringere Opportunitätskosten: Zehn Minuten Lernzeit lassen sich viel leichter in einen vollen Arbeitsalltag integrieren als eine mehrstündige Schulung. Die Produktivitätseinbußen sind minimal.

Sie möchten mehr über die Integration von Mikrolernen in Ihre Microsoft 365-Umgebung erfahren? Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework in der Praxis

Das Microsoft 365 Adoptionsframework von Microsoft selbst bietet einen strukturierten Ansatz für erfolgreiche Adoption. Es umfasst mehrere Phasen:

1. Vision und Strategie

Definieren Sie klare Geschäftsziele für Ihre Microsoft 365-Initiative. Was soll erreicht werden? Effizienzsteigerung? Bessere Zusammenarbeit? Kostenreduktion? Ohne klare Ziele fehlt die Richtung.

2. Bereitschaft und Planung

Analysieren Sie den aktuellen Stand Ihrer Organisation. Welche Tools werden bereits genutzt? Wo liegen die größten Lücken? Welche Abteilungen sind digital reif, welche benötigen besondere Unterstützung?

3. Adoption-Strategie

Entwickeln Sie einen Plan für kontinuierliches Enablement. Dies beinhaltet:

Champions-Programme: Identifizieren Sie Digital Champions in allen Abteilungen, die als Multiplikatoren wirken
Kommunikationsstrategie: Wie werden Neuerungen und Best Practices kommuniziert?
Lernstrategie: Welche Formate werden genutzt? Wie wird kontinuierliches Lernen sichergestellt?

4. Messung und Optimierung

Der Adoption Score wird täglich aktualisiert und spiegelt Nutzeraktionen der letzten 28 Tage wider. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Strategie kontinuierlich anzupassen.

Der ROI von mandanten-nativem Mikrolernen

Jetzt zur entscheidenden Frage: Rechnet sich das? Die Antwort ist ein eindeutiges Ja – und zwar deutlich.

Direkte Kosteneinsparungen

Reduktion von Support-Tickets: Wenn Mitarbeitende selbstständig Antworten auf ihre Fragen finden, sinkt die Belastung Ihres IT-Supports erheblich. Unternehmen berichten von Reduktionen der Support-Tickets um 12-63% nach Implementierung effektiver Enablement-Programme.

Lizenzoptimierung: Office 365-Abonnements haben nachweislich einen positiven ROI innerhalb von 13 Monaten nach der Investition erbracht. Doch dieser ROI wird nur realisiert, wenn die Lizenzen auch genutzt werden. Bessere Adoption bedeutet höheren Nutzungsgrad Ihrer bestehenden Lizenzen – ohne dass zusätzliche Investitionen erforderlich sind.

Geringere Schulungskosten: Die Kosten für Umschulungen liegen laut World Economic Forum durchschnittlich bei 24.800 US-Dollar pro Mitarbeitenden. Mandanten-native Mikrolern-Ansätze sind deutlich kostengünstiger, da sie kontinuierlich und in kleinen Häppchen erfolgen.

Indirekte Wertschöpfung

Produktivitätssteigerung: Organisationen, die Mikrolernen nutzen, verzeichneten eine 20% Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und eine 23% Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Mitarbeitende die richtigen Tools effektiv nutzen, arbeiten sie schneller, machen weniger Fehler und sind zufriedener.

Mitarbeiterbindung: 94% der Mitarbeitenden würden länger bei einem Unternehmen bleiben, wenn die Organisation in ihre Entwicklung investiert, so der Workplace Learning Report von LinkedIn aus 2019. Die Kosten für das Ersetzen eines Mitarbeitenden liegen bei der Hälfte bis zum Doppelten des Jahresgehalts – Investitionen in kontinuierliche Weiterbildung zahlen sich also mehrfach aus.

Innovationspotenzial: Wenn Mitarbeitende die volle Bandbreite ihrer Tools kennen und nutzen, entstehen neue Arbeitsweisen und innovative Lösungen. Dieser „Soft ROI“ ist schwerer zu quantifizieren, aber in seiner Auswirkung nicht zu unterschätzen.

Die Berechnung des konkreten ROI

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden:

Investition (jährlich):

Mandanten-native Lernplattform mit kontinuierlich aktualisierten Inhalten
Evergreen-Begleitung mit monatlichen Strategie-Calls
Kampagnenmanagement und Champions-Programm-Unterstützung

Einsparungen und Wertschöpfung (jährlich):

Reduktion Support-Tickets (12%): Einsparung von IT-Support-Kapazitäten
Produktivitätssteigerung (10% für 50% der Belegschaft durch bessere Tool-Nutzung)
Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit durch korrekte Tool-Anwendung
Höherer Nutzungsgrad der M365-Lizenzen (ROI der Lizenzen selbst steigt)
Reduktion von Fluktuation durch besseres Enablement

Die Opportunitätskosten ungenutzten Potenzials sind enorm. Jede Woche, in der Mitarbeitende Microsoft 365 nicht optimal nutzen, entstehen messbare Verluste.

Lassen Sie uns gemeinsam berechnen, welcher ROI in Ihrer Organisation realisierbar ist. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle ROI-Analyse.

Die Evergreen-Herausforderung: Kontinuität als Erfolgsfaktor

Eine der größten Herausforderungen im Microsoft 365-Kontext ist die ständige Weiterentwicklung der Plattform. Was heute gilt, kann morgen überholt sein. Neue Features kommen hinzu, bestehende werden verändert, User Interfaces ändern sich.

Das Problem mit einmaligen Schulungen

Stellen Sie sich vor, Sie schulen Ihr Team im Januar zu Microsoft Teams. Im März kommt ein großes Update mit neuen Features. Im Juni wird die Benutzeroberfläche angepasst. Im September erscheint Copilot for Microsoft 365. Ihre Januar-Schulung ist längst veraltet, aber ein neues Training ist weder budget- noch zeittechnisch realistisch.

Die Evergreen-Lösung

Ein effektives Microsoft 365 Adoptionsframework muss „evergreen“ sein – kontinuierlich aktuell bleiben. Dies erfordert:

Monatliche Content-Updates: Neue Videos, Blogbeiträge und Lernpfade zu aktuellen Microsoft 365-Neuerungen.

Proaktive Kommunikation: Statt dass Mitarbeitende von Änderungen überrascht werden, werden sie proaktiv informiert und befähigt.

Regelmäßige Live-Sessions: Interaktive Webinare zu aktuellen Themen, in denen Fragen gestellt und Best Practices geteilt werden können.

Strategische Begleitung: Regelmäßige Abstimmung zwischen IT, Digital Workplace-Team und Lernplattform-Anbieter, um die Adoption-Strategie kontinuierlich anzupassen.

Champions-Programme: Skalierung durch Multiplikatoren

Selbst die beste Lernplattform kann nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig erreichen und individuell betreuen. Hier kommen Champions-Programme ins Spiel – ein zentraler Bestandteil des Microsoft 365 Adoptionsframeworks.

Was ist ein Champions-Programm?

Champions sind engagierte Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, die:

Früh neue Features testen und Feedback geben
Als erste Ansprechpartner für ihre Kolleg:innen fungieren
Best Practices in ihren Teams teilen
Neue Features und Arbeitsweisen vorleben

Die Vorteile

Dezentralisierung: Statt dass alle Fragen an die IT gehen, gibt es Ansprechpartner in jeder Abteilung.

Peer-Learning: Menschen lernen lieber von Kolleg:innen auf Augenhöhe als von „IT-Expert:innen“. Champions sprechen die Sprache ihrer Abteilung.

Skalierbarkeit: Ein gut strukturiertes Champions-Programm kann Hunderte oder Tausende von Mitarbeitenden erreichen.

Feedback-Kanal: Champions liefern wertvolles Feedback aus der Praxis zurück an IT und Management.

Erfolgreiche Champions-Programme brauchen Unterstützung

Champions sind motiviert, aber sie sind keine hauptberuflichen Trainer. Sie brauchen:

Zugang zu aktuellen Informationen und Lerninhalten
Eine Plattform zum Austausch (z.B. ein Teams-Channel oder Viva Engage-Community)
Regelmäßige exklusive Updates und Schulungen
Anerkennung für ihr Engagement

Eine mandanten-native Lösung kann diese Community-Plattform bereitstellen und kontinuierlich mit relevanten Inhalten versorgen.

Integration in den Arbeitsfluss: Learning in the Flow of Work

Die neueste Erkenntnis in der Corporate Learning-Forschung ist eindeutig: Lernen muss in den Arbeitsfluss integriert sein, nicht davon losgelöst.

Das 70:20:10-Modell

Nach dem 70:20:10-Modell der Lern- und Entwicklung findet bis zu 70% des Lernens on-the-job statt, 20% durch Beziehungen zu Kolleg:innen und nur 10% durch formale Trainings.

Das bedeutet: Die effektivsten Lernmomente sind nicht im Schulungsraum, sondern direkt bei der Arbeit. Wenn jemand ein Problem lösen muss, eine Frage hat oder eine neue Aufgabe übernimmt – dann ist die Lernmotivation am höchsten.

Wie mandanten-native Lösungen „Learning in the Flow of Work“ ermöglichen

Kontextuelle Integration: Lernressourcen sind direkt dort verfügbar, wo gearbeitet wird. Ein Video zu SharePoint-Berechtigungen ist verlinkt in Ihrem Intranet-Artikel über Dokumentenmanagement.

Suchbarkeit: Die Microsoft 365-Suche findet Lerninhalte genauso wie Dokumente. Wenn jemand nach „Teams Meeting aufzeichnen“ sucht, erscheint das entsprechende Lernvideo.

Mobile Verfügbarkeit: Unterwegs, zwischen zwei Meetings, im Homeoffice – Lernen geschieht, wenn Zeit und Bedarf da sind, nicht nach einem festen Stundenplan.

Moment of Need: Statt Wochen vor einer Aufgabe geschult zu werden (und bis zur tatsächlichen Anwendung das meiste zu vergessen), lernen Mitarbeitende genau dann, wenn sie die Information brauchen.

Die Rolle von Gamification und Lernkontrollen

Motivation ist ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Adoption. Menschen lernen besser und nachhaltiger, wenn sie intrinsisch motiviert sind. Gamification-Elemente können hier unterstützen:

Lernpfade mit Fortschrittsanzeige: Visualisierung, wie weit man auf seinem Lernweg bereits gekommen ist.

Badges und Zertifikate: Anerkennung für absolvierte Lerneinheiten, die im Profil sichtbar sind.

Quizzes und Wissensabfragen: Nicht als Prüfung, sondern als spielerische Selbstkontrolle.

Leaderboards: Für besonders wettbewerbsorientierte Organisationen können Ranglisten die Motivation steigern.

Wichtig: Gamification sollte unterstützen, nicht ablenken. Der Fokus muss immer auf dem tatsächlichen Lernerfolg und der praktischen Anwendung liegen.

Der Unterschied zwischen Tools nutzen und Tools beherrschen

Es gibt einen fundamentalen Unterschied zwischen „Microsoft 365 ist installiert“ und „Unser Team nutzt Microsoft 365 effektiv“. Die meisten Organisationen befinden sich irgendwo dazwischen – mit allen damit verbundenen Opportunitätskosten.

Die Nutzungsstufen

Stufe 1 – Grundnutzung: Teams wird für Chat genutzt, SharePoint als Dateiablage, Outlook für E-Mails. Die Tools ersetzen lediglich bestehende Lösungen, bieten aber keinen echten Mehrwert.

Stufe 2 – Feature-Nutzung: Mitarbeitende kennen erweiterte Features wie Kanäle in Teams, Metadaten in SharePoint, geteilte Kalender in Outlook. Die Produktivität steigt messbar.

Stufe 3 – Integrierte Nutzung: Die Zusammenhänge zwischen den Tools werden verstanden. Planner-Aufgaben in Teams, Power Automate-Workflows, integrierte SharePoint-Bibliotheken. Die Tools arbeiten zusammen.

Stufe 4 – Strategische Nutzung: Microsoft 365 wird zum Enabler neuer Geschäftsprozesse. Hybride Zusammenarbeit funktioniert nahtlos, Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit, Daten werden intelligent genutzt.

Das Ziel eines effektiven Microsoft 365 Adoptionsframeworks ist es, Organisationen von Stufe 1 oder 2 zu Stufe 3 oder 4 zu bringen. Und genau hier liegt der messbare ROI.

Copilot for Microsoft 365: Die nächste Adoptions-Herausforderung

Mit der Einführung von Copilot for Microsoft 365 steht Organisationen die nächste große Adoptions-Herausforderung bevor. KI-gestützte Assistenzfunktionen in allen Microsoft 365-Apps haben das Potenzial, die Produktivität nochmals signifikant zu steigern – aber nur, wenn Mitarbeitende verstehen, wie sie diese Tools effektiv nutzen.

Die Copilot-Herausforderung

Copilot ist fundamentally anders als andere Microsoft 365-Features. Es erfordert:

Ein grundlegendes Verständnis von KI und ihren Limitationen
Die Fähigkeit, effektive Prompts zu formulieren
Kritisches Bewerten der KI-generierten Outputs
Ein Bewusstsein für Datenschutz und Sicherheit im KI-Kontext

Ohne strukturiertes Enablement besteht die Gefahr, dass Copilot-Lizenzen ähnlich ungenutzt bleiben wie viele andere Microsoft 365-Features.

Die Lösung: Integriertes Copilot-Enablement

Ein zukunftsfähiges Microsoft 365 Adoptionsframework muss Copilot von Anfang an einbeziehen:

Grundlagen-Schulungen zu KI-Assistenten
Use-Case-spezifische Lernvideos (Copilot in Word, Excel, Teams etc.)
Best Practices für Prompt-Engineering
Regelmäßige Updates zu neuen Copilot-Funktionen
Live-Sessions mit Q&A zu praktischen Anwendungsfällen

Der mandanten-native Ansatz zeigt hier seine Stärken: Copilot-Lerninhalte sind direkt dort verfügbar, wo Mitarbeitende die Copilot-Funktionen nutzen – integriert in ihre tägliche Microsoft 365-Umgebung.

Vom Wissen zum Handeln: Die Implementierung in drei Phasen

Wie setzt man einen mandanten-nativen Adoptions-Ansatz konkret um? Hier eine bewährte Dreiphasen-Strategie:

Phase 1: Foundation (Monate 1-3)

Lernportal-Setup: Aufbau einer unternehmensspezifischen Lernplattform in SharePoint/Teams mit Branding und grundlegenden Strukturen.

Content-Integration: Bereitstellung von Kern-Lerninhalten zu den wichtigsten Microsoft 365-Apps.

Champions-Identifikation: Auswahl und initiales Onboarding der ersten Champions.

Kommunikations-Kick-off: Launch-Kampagne zur Bekanntmachung der neuen Lernressourcen.

Phase 2: Activation (Monate 4-9)

Monatliche Kampagnen: Regelmäßige Kommunikation zu aktuellen Themen, neuen Features, Best Practices.

Live-Sessions: Monatliche Webinare zu Schwerpunktthemen mit praktischen Demonstrationen.

Champions-Community-Aufbau: Etablierung einer aktiven Champions-Community mit regelmäßigem Austausch.

Firmenspezifische Inhalte: Integration von unternehmensindividuellen Prozessen, Richtlinien und Use Cases.

Phase 3: Optimization (ab Monat 10)

Datenbasierte Optimierung: Analyse der Nutzungsdaten, Identifikation von Wissenslücken, Anpassung der Inhalte.

Advanced Topics: Vertiefende Inhalte für Power User, fortgeschrittene Automatisierungen, Copilot-Nutzung.

Skalierung: Ausweitung des Champions-Programms, mehr Autonomie für Teams, Selbstverstärkende Effekte.

ROI-Messung: Konkrete Quantifizierung der Adoptions-Erfolge und des Business Impact.

Messung des Erfolgs: KPIs für Microsoft 365-Adoption

Was nicht gemessen wird, wird nicht gemanagt. Für erfolgreiche Adoption brauchen Sie klare Metriken:

Quantitative KPIs

Der Microsoft Adoption Score bietet Einblicke aus Daten von Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Viva Engage und Skype. Konkret sollten Sie beobachten:

Aktive Nutzer: Wie viele Mitarbeitende nutzen welche Apps monatlich?

Feature-Adoption: Werden neue Features angenommen? (z.B. Teams-Kanäle statt nur Chats)

Kollaborations-Metriken: Wie viele Dokumente werden gemeinsam bearbeitet? Wie viele Teams-Meetings finden statt?

Support-Ticket-Volumen: Sinkt die Anzahl der Support-Anfragen zu Microsoft 365?

Lernplattform-Nutzung: Wie viele Mitarbeitende greifen auf Lerninhalte zu? Welche Inhalte sind am beliebtesten?

Qualitative KPIs

Mitarbeiterzufriedenheit: Regelmäßige Umfragen zur Zufriedenheit mit den Tools und dem Enablement.

Champions-Feedback: Was berichten die Champions aus ihren Teams?

User Stories: Konkrete Beispiele, wie Mitarbeitende durch bessere Tool-Nutzung produktiver wurden.

Change Readiness: Wie offen sind Mitarbeitende gegenüber neuen Features und Arbeitsweisen?

Fazit: Der Paradigmenwechsel ist überfällig

Die Zeit der einmaligen, mehrtägigen Microsoft 365-Schulungen ist vorbei. Sie waren nie die Lösung – sie waren lediglich das, was verfügbar und bekannt war. Doch in einer Welt, in der sich Software alle paar Wochen ändert, in der Mitarbeitende nur Minuten pro Woche für formales Lernen haben und in der 82% der Teams gegen IT-Vorgaben rebellieren, braucht es einen neuen Ansatz.

Das Microsoft 365 Adoptionsframework in Kombination mit mandanten-nativen Mikrolern-Lösungen bietet diesen neuen Weg:

✓ Kontinuierlich statt einmalig
✓ Kontextuell statt generisch
✓ Integriert statt isoliert
✓ Mikroformate statt Marathonsitzungen
✓ Evergreen statt schnell veraltet
✓ Messbar statt Hoffnung und Intuition

Die Zahlen sprechen für sich: 50% höheres Engagement, 60% kürzere Trainingszeit, 20% bessere Retention, 12-63% weniger Support-Tickets, messbare Produktivitätssteigerungen und ein ROI, der sich oft bereits im ersten Jahr amortisiert.

Für CIOs und Digital Workplace-Leads stellt sich nicht mehr die Frage, ob sie in strukturierte Adoption investieren sollten. Die Frage ist: Können sie es sich leisten, es nicht zu tun? Jede Woche ungenutztes Microsoft 365-Potenzial bedeutet verlorene Produktivität, verschwendete Lizenzkosten und frustrierte Mitarbeitende.

Der mandanten-native Ansatz ist mehr als eine technische Lösung – er ist ein strategischer Hebel für digitale Transformation. Er verwandelt Microsoft 365 von einer Kostenposition in einen echten Wettbewerbsvorteil.

Ihre nächsten Schritte

Sie haben erkannt, dass traditionelle Schulungsansätze nicht mehr zeitgemäß sind? Sie möchten den ROI Ihrer Microsoft 365-Investition maximieren und Ihren Adoption Score messbar steigern? Dann sind hier Ihre nächsten Schritte:

Ist-Analyse durchführen: Wo steht Ihre Organisation aktuell? Nutzen Sie den Microsoft Adoption Score als Ausgangspunkt. Identifizieren Sie die größten Lücken zwischen verfügbaren Features und tatsächlicher Nutzung.
Business Case berechnen: Quantifizieren Sie die Opportunitätskosten ungenutzten Potenzials. Wie viele Support-Tickets könnten vermieden werden? Welche Produktivitätssteigerungen sind realistisch? Was würde eine 10%ige effizientere Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen bedeuten?
Strategie entwickeln: Basierend auf dem Microsoft 365 Adoptionsframework – mit klaren Zielen, Zielgruppen, Formaten und Messgrößen.
Partner wählen: Entscheiden Sie, ob Sie den Aufbau intern stemmen oder mit einem spezialisierten Partner zusammenarbeiten. Bedenken Sie: Content-Erstellung, Evergreen-Updates, Kampagnenmanagement und Champions-Begleitung erfordern kontinuierliche Ressourcen.
Pilotphase starten: Beginnen Sie mit einer Abteilung oder Nutzergruppe, sammeln Sie Learnings, iterieren Sie, skalieren Sie dann.

Die digitale Transformation Ihrer Organisation wartet nicht. Microsoft entwickelt seine Suite kontinuierlich weiter, der Wettbewerb schläft nicht, und Ihre Mitarbeitenden verdienen bessere Unterstützung als veraltete Schulungsmethoden aus dem letzten Jahrzehnt.

Der Wechsel von „Schulung“ zu „Adoption“ ist kein Luxus – er ist eine Notwendigkeit für jede Organisation, die ihre Microsoft 365-Investition ernst nimmt.

Bereit für den nächsten Schritt? Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch analysieren, welches Potenzial in Ihrer Organisation steckt und wie ein mandanten-nativer Adoptions-Ansatz konkret aussehen könnte. Kontaktieren Sie uns jetzt.

Über die 365 Akademie

Die 365 Akademie ist spezialisiert auf mandanten-native Enablement-Lösungen für Microsoft 365. Mit über 600 deutschsprachigen Lerninhalten in Mikroformaten, kontinuierlicher Evergreen-Begleitung und bewährten Champions-Programm-Ansätzen unterstützen wir Organisationen dabei, den maximalen ROI aus ihrer Microsoft 365-Investition zu realisieren. Unsere Lösungen integrieren sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung – kein zusätzliches LMS, keine separate Plattform, sondern Learning direkt dort, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten.

Deine größte M365-Herausforderung: Wann nutzen deine Mitarbeitenden was?

von Nadine Zellner | 11. August 2025 | 📃 Alle Beiträge

Woran es in deinem Unternehmen wirklich hapert

Microsoft 365 ist in deinem Unternehmen längst im Einsatz: Planner, OneDrive, Loop, Copilot & Co. sind da. Trotzdem zeigt der Arbeitsalltag oft ein ganz anderes Bild: Deine Mitarbeitenden sind unsicher, welche App sie wofür nutzen sollen.

Die Folge? Funktionen bleiben ungenutzt, Prozesse laufen ineffizient und du fragst dich, wie du endlich Orientierung schaffst.

In einem unserer letzten Webinare haben wir genau darüber gesprochen. M365-Verantwortliche aus verschiedenen Unternehmen teilten ihre Erfahrungen, Fragen und Praxisbeispiele. Dabei wurde klar: Es fehlt nicht an Tools, sondern an einem Enablement-Ansatz, der wirklich im Arbeitsalltag ankommt. Hier zeigen wir dir die wichtigsten Erkenntnisse und wie du die Herausforderung „Wann nutzen meine Mitarbeitenden was?“ in deiner Organisation endlich in den Griff bekommst.

Die Frage ist nicht: „Was gibt es?“, sondern: „Was bringt es?“

Vielleicht hörst du in deinem Unternehmen immer wieder Sätze wie:

„Ich wusste gar nicht, dass ich das überhaupt nutzen darf.“

„Warum Planner, wenn ich auch To Do habe?“

„Loop klingt spannend, aber was genau soll ich damit machen?“

„Bookings? Nie gehört.“

„Wozu SharePoint UND OneDrive?“

Und genau hier liegt das eigentliche Problem: Microsoft 365 ist zwar da, aber es wird nicht produktiv genutzt. Deine Mitarbeitenden kennen die Tools oft nur oberflächlich oder gar nicht. Die Entscheidung, welches Tool in welcher Situation das richtige ist, führt zu Verwirrung. Und Unsicherheit führt zu Ablehnung oder zur Rückkehr zu Altbewährtem wie E-Mail und Excel-Listen.

Wenn dein Unternehmen nicht gezielt Orientierung bietet, bleiben wertvolle Funktionen ungenutzt. Du bezahlst für Tools, die im Tagesgeschäft keine Rolle spielen. Und deine Mitarbeitenden investieren unnötig Zeit in ineffiziente Abläufe.

So bringst du Struktur, Klarheit und Nutzen in dein Microsoft 365

Die gute Nachricht: Du kannst diese Herausforderung lösen, wenn du M365 nicht als App-Sammlung, sondern als Arbeitsumgebung mit konkreten Anwendungsfällen verstehst. Mit diesen fünf Schritten etablierst du eine nachhaltige Nutzungsstrategie in deinem Unternehmen:

1. Zeige, was dein Unternehmen überhaupt nutzt und wofür

Vermeide App-Listen, die niemand versteht. Stattdessen:

Nutze klickbare, visuelle App-Guides; individuell anpassbar für deine Umgebung

Gliedere nach Anwendungsfällen, nicht nach Tools: „Dateien organisieren“, „Aufgaben koordinieren“, „Meetings vorbereiten“

Zeige auf einen Blick: Welche App ist wofür gedacht und welche nutzt dein Unternehmen wirklich?

So entsteht ein klarer Überblick, der Orientierung gibt, ohne zu überfordern.

Visuelle App-Guides gibt es auch bei uns in Form unserer Lernvideos – hier findest du einen Einblick: Microsoft 365 Lernvideos

2. Erstelle App-Seiten, die auf den Alltag deiner Mitarbeitenden einzahlen

Funktionen allein überzeugen nicht. Was zählt, ist der Bezug zur Praxis. Deshalb:

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Zeige nicht nur, was technisch möglich ist, sondern wann es im Arbeitsalltag sinnvoll ist



Gib kurze Videos, prägnante Tipps und einfache Anwendungsbeispiele

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Erkläre den Unterschied zwischen Planner und To Do, zwischen OneNote und Loop mit echten Use Cases

Deine Mitarbeitenden wollen keine Theorie, sondern konkrete Hilfe für ihre tägliche Arbeit.

3. Setze auf Lernpfade, die mehr zeigen als nur Tools

M365 funktioniert nicht in Silos. Was fehlt, ist oft das Zusammenspiel der Apps. Deshalb brauchst du Lernpfade, die genau das abbilden:

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Projektstart? Dann geht es um Planner + OneNote + Loop + Teams

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Online-Meeting? Dann beginnt’s mit Outlook, geht über Teams, Loop, Whiteboard und endet bei Planner

Statt App-Schulungen lieferst du kontextbezogenes Lernen, genau dann, wenn es gebraucht wird.

4. Biete Live Sessions mit praxisnahen Anwendungsfällen

Statt klassischem Training solltest du echte Fragestellungen aufgreifen:

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Wie teile ich eine Datei gezielt, ohne das ganze Team einzubeziehen?



Wie unterscheiden sich die Freigabeoptionen in OneDrive, Teams und SharePoint und welche ist wann sinnvoll?



Was ist der sinnvollste Weg, eine kleine Doku zu erstellen: OneNote, Loop oder doch Word?

Solche Fragen tauchen im Arbeitsalltag auf. Live Sessions geben dir die Chance, genau hier anzusetzen: direkt, konkret, verständlich.

5. Fördere offene Q&A-Formate mit echtem Austausch

Lernpfade und App-Guides legen die Basis. Doch offene Sessions bringen den echten Mehrwert:

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Mitarbeitende stellen ihre Fragen, ganz ohne Hemmung

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Du sammelst Use Cases, auf die du deine Inhalte gezielt zuschneiden kannst

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Dein Unternehmen entwickelt gemeinsam Lösungen, die zu eurer Kultur und euren Prozessen passen

Das Ergebnis? Höhere Akzeptanz, mehr Nutzung, bessere Kommunikation.

Wie du jetzt in deinem Unternehmen starten kannst

Du musst Microsoft 365 nicht neu vorstellen, du musst es richtig nutzbar machen. Starte mit diesen konkreten Schritten:

Schaffe Übersicht:

Welche Tools nutzt dein Unternehmen und wofür?

Liefere Orientierung:

Mit Use-Case-basierten Lernpfaden und App-Seiten

Setze Impulse:

Durch Live Sessions und offene Formate

Sorge für Kontinuität:

Mit einer durchdachten Lern- und Kommunikationsstrategie

Hol dir Unterstützung:

Wir bei der 365 Akademie glauben nicht an klassische Schulungen. Wir glauben an praxisnahes, situationsbezogenes Lernen. Und genau das bekommst du bei uns – ergänzt durch eine Expertise, die du so schnell nirgendwo sonst findest.

Beispielbild: Eine Kundensession der 365 Akademie zum Thema Dateimanagement.

Denn unser Geschäftsführer Thomas Maier ist nicht nur Microsoft Certified Trainer (MCT), sondern auch Microsoft MVP und Copilot MVP. Für dich heißt das:

Du erhältst Inhalte, die sofort auf dem neuesten Stand sind

Du profitierst von echtem Insider-Wissen direkt von Microsoft

Du bekommst Formate, die auf konkrete Herausforderungen in deinem Unternehmen zugeschnitten sind

Unsere Lernpfade, Live Sessions und App-Guides sind keine Theorie, sondern echte Hilfe für deinen Alltag.

Wenn du wissen willst, wie das aussehen kann und wie wir dein Unternehmen unterstützen können, findest du hier einen Einblick dazu, wie eine Zusammenarbeit mit uns abläuft: Office 365 User Adoption: Unser Beratungsansatz

Werde Teil der Modern Work 365 – Manager Community

In unserer exklusiven Community für M365-Verantwortliche erhältst du:

Die komplette Webinar-Aufzeichnung

Die zugehörige Präsentation als PowerPoint

Exklusive Lernpfade, Cheatsheets und Tipps

Zugang zu allen Demo-Inhalten der 365 Akademie

Den Austausch mit anderen M365-Verantwortlichen in der DACH-Region

Hier geht es zur Anmeldung:

Bist du bereits Mitglied? Dann findest du hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Von Lerntypen zu Lernverhalten – So unterstützt du dein Unternehmen wirklich beim Lernen mit M365

von Nadine Zellner | 4. August 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In vielen Change-Prozessen rund um Microsoft 365 wird immer noch auf Lerntypen gesetzt. Doch das bringt in der Praxis selten echten Fortschritt. In einem unserer letzten Webinare haben wir genau darüber gesprochen – hier findest du die wichtigsten Erkenntnisse, praxisnah aufbereitet für deinen Arbeitsmoment.

Warum „Lerntypen berücksichtigen“ dich nicht weiterbringt

Vielleicht kennst du das: Es gibt Trainings in allen Formaten – Video, Audio, PDF und Praxisübungen. Das Ergebnis bleibt trotzdem oft enttäuschend. Die Inhalte werden schnell vergessen oder gar nicht erst angewendet.

Der Grund liegt auf der Hand. Wissen erwerben ist kein Konsumverhalten, sondern eine Verhaltensänderung. Und genau die passiert nicht, wenn Inhalte nur auf das „Wie“ des Lernens zugeschnitten werden. Sie entsteht dann, wenn deine Mitarbeitenden verstehen, wozu etwas nützlich ist. Relevanz, Timing und direkter Nutzen sind entscheidend.

Vielleicht setzt dein Unternehmen auch auf Schulungsformate, die sich an der Idee, dass das Gewinnen von Kenntnissen planbar, linear und universell sei, festhalten. Doch das entspricht nicht der Realität. Deine Kolleg:innen arbeiten unterschiedlich, haben verschiedene Aufgaben und stehen vor ganz eigenen Herausforderungen.

Ein starres Schulungskonzept verfehlt oft genau das, was es erreichen soll. Wenn Inhalte nicht zur aktuellen Situation passen, werden sie schnell wieder ausgeblendet. Stattdessen braucht es Lernformate, die situativ nutzbar sind. Microsoft 365 verändert sich ständig. Deshalb müssen Inhalte auch dynamisch verfügbar sein.

Auch die oft zitierte Berücksichtigung von „Lerntypen“ bietet hier keine Lösung. Zwar klingt es plausibel, dass Menschen sich Dinge unterschiedlich aneignen – visuell, auditiv, kinästhetisch oder durch Lesen und Schreiben. Doch aktuelle wissenschaftliche Studien zeigen: Die Anpassung an diese Kategorien bringt keine signifikanten Lerneffekte. Das Lerntypen-Modell vereinfacht die Komplexität des Lernens auf eine Weise, die zwar gut vermittelbar, aber nicht wirksam ist.

Warum das Lerntypen-Modell nicht weiterhilft:



Es suggeriert Individualisierung, wo keine stattfindet.



Es ignoriert zentrale Erfolgsfaktoren wie Relevanz, Timing und Kontext.



Es lenkt Ressourcen auf die „Verpackung“ statt auf den tatsächlichen Lernbedarf.



Es führt häufig zu ineffektiven Trainings, weil das Verhalten deiner Mitarbeitenden nicht wirklich verändert wird.

Lernen ist nicht typgebunden, sondern kontextabhängig. Deine Kolleg:innen nehmen dann neues Wissen auf, wenn sie den Sinn erkennen, das Wissen direkt umsetzen können und sich aktiv begleitet fühlen.

So funktioniert Lernen heute – relevant, schnell, wirksam

Die Lösung liegt nicht in der perfekten Lernform, sondern in der richtigen Frage: „Was hilft meiner Zielgruppe in diesem Moment?“ Modernes Erlernen bedeutet:

Relevante Inhalte, die echte Probleme lösen

Kompakte Formate, die sofort einsetzbar sind

Kontextbasierte Lernimpulse direkt im Arbeitsfluss

Sich Wissen anzueignen ist dann erfolgreich, wenn es mit dem Arbeitsmoment deiner Mitarbeitenden verknüpft ist. Es soll unterstützen, nicht überfordern. Und es soll genau dann stattfinden, wenn die Frage aufkommt – nicht irgendwann vorher.

Lernen bedeutet nicht Schulung machen, sondern Lernen heißt: Verhalten, Kontext und Relevanz.

Dominik Ammann

Operative Leitung, 365 Akademie

Wenn Microsoft 365 in deinem Unternehmen wirklich als Unterstützung für einen produktiveren Arbeitsalltag erlebt werden soll, braucht es Inhalte, die relevante Probleme greifbar machen und genau das gelingt durch folgende Ansätze:

Reale Probleme sichtbar machen

Viele Funktionen werden erst genutzt, wenn der Nutzen erkennbar ist. Zeig konkret auf, wo Microsoft 365 Zeit spart, etwa bei der Suche nach Informationen.

Zahlen schaffen Bewusstsein

Deine Kolleg:innen verbringen im Schnitt rund 108 Minuten täglich mit der Informationssuche. Allein diese Zahl macht das Verbesserungspotenzial deutlich und motiviert, neue Wege zu gehen.

So wird Lernen alltagstauglich

Verknüpfe jede Lernmöglichkeit mit einem konkreten Anwendungsfall: Wie funktioniert die Suchfunktion in SharePoint? Wie finde ich schneller Dateien in OneDrive? Wie nutze ich Tags in OneNote sinnvoll?

Zeitersparnis als Lernmotor

Sobald deine Kolleg:innen merken, dass sie mit einem Tipp Zeit sparen, entsteht Eigenmotivation. Wer den Nutzen direkt spürt, lernt automatisch weiter.

Kleine Impulse helfen deinen Kolleg:innen im Alltag oft mehr als jede klassische Schulung, vor allem dann, wenn sie kompakt, relevant und sofort nutzbar sind:



Kompakte Inhalte

Learning Nuggets mit einer Länge von maximal zwei Minuten lassen sich jederzeit einbauen; zwischen Meetings, in der Kaffeepause oder als Antwort auf eine konkrete Frage.



Direkter Nutzen

Jeder Impuls enthält einen klaren Nutzen. Zum Beispiel: eine Regel in Outlook spart Zeit beim Sortieren von Mails.



Niedrige Hürde

Kein Vorwissen notwendig, kein Lernplan, kein Einloggen – einfach schauen, verstehen, umsetzen.



Individuelle Relevanz

Wer viel mit E-Mails arbeitet, profitiert vom Outlook-Tipp. Wer oft im Planner unterwegs ist, nutzt den nächsten. Jede:r holt sich genau das, was gerade hilft.

Besonders effektiv wird das Aneignen von Wissen, wenn es im Austausch mit anderen passiert – informell, niedrigschwellig und mit direktem Bezug zur Tätigkeit:



Fragen auf Augenhöhe stellen

In Champions Communities oder offenen Lerngruppen ist die Hemmschwelle deutlich geringer. Der informelle Austausch fördert Vertrauen und Offenheit.



Wissen wird geteilt, nicht nur konsumiert

Mitarbeitende geben ihre Erfahrungen weiter. Dadurch entsteht nicht nur Wissenstransfer, sondern auch gegenseitige Unterstützung.



Der Alltag gibt den Takt vor

Die Themen entstehen aus echten Herausforderungen. Das sorgt für Praxisnähe und für direkte Umsetzbarkeit.

Noch wirksamer werden sich Inhalte angeeignet, wenn Inhalte dort zur Verfügung stehen, wo auch die Arbeit stattfindet – nämlich direkt in Microsoft 365:

Wissen genau dort anbieten, wo es gebraucht wird
Direkt in Outlook, SharePoint oder Teams – ohne Umweg über externe Lernplattformen.

Lerninhalte nahtlos einbetten
Ob per Link im Intranet oder eingebettetes Video auf einer SharePoint-Seite: Der Zugang ist schnell, unkompliziert und im gewohnten Umfeld.

Fragen im Moment des Bedarfs beantworten
Lerninhalte werden nicht vorbereitet konsumiert, sondern dann genutzt, wenn ein Problem auftritt. Das erhöht die Relevanz und fördert langfristiges Verstehen.

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Hier erfährst du mehr zur Integration unserer Lerninhalte in deine Umgebung: Microsoft 365 Lerninhalte-Integration

Was dich wirklich weiterbringt

Die Theorie der Lerntypen hält sich hartnäckig, bringt aber in der Praxis keine messbaren Vorteile. Studien zeigen: Eine Anpassung an Lerntypen steigert den Lerneffekt nicht signifikant. Entscheidend sind Kontext, Relevanz und Umsetzbarkeit.

Bei der 365 Akademie wissen wir das nicht nur aus Erfahrung, sondern auch aus erster Hand. Unser Geschäftsführer Thomas Maier ist nicht nur Microsoft Certified Trainer (MCT), sondern auch Microsoft Most Valuable Professional (MVP) und Copilot MVP. Das bedeutet: Wir erhalten alle Neuerungen zu Microsoft 365 direkt von der Quelle, sind oft an Pilotprogrammen beteiligt und geben dieses Wissen frühzeitig an unsere Kund:innen weiter.

Unsere Lerninhalte sind deshalb nicht nur praxisnah, sondern auch immer auf dem neuesten Stand. Du erfährst bei uns nicht nur, wie du Microsoft 365 effektiv einsetzt, sondern auch, was morgen wichtig wird. Und genau das macht den Unterschied zwischen Standard und echter Lernbegleitung.

Wenn du mehr darüber erfahren willst, wie Unternehmen mit unserer Hilfe Microsoft 365 effektiv in den Arbeitsalltag integrieren, findest du hier weitere Einblicke: Office 365 User Adoption: Unser Beratungsansatz

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Microsoft Loop clever nutzen: So holst du jetzt mehr aus moderner Zusammenarbeit heraus

von Nadine Zellner | 29. Juli 2025 | 📃 Alle Beiträge

In einem unserer letzten Webinare haben wir gezeigt, wie Microsoft Loop durch aktuelle Funktionen endlich sein Potenzial entfaltet und warum gezielte Enablement-Maßnahmen über Erfolg oder Frust im Arbeitsalltag entscheiden.

Microsoft Loop ist kein Neuzugang im Microsoft-365-Universum. Bereits 2021 angekündigt und 2023 breit ausgerollt, fristet es in vielen Unternehmen dennoch ein Dasein im Schatten. Die Gründe? Missverständnisse in der Nutzung, fehlende Abgrenzung zu anderen Anwendungen und Unsicherheit beim Thema Berechtigungen.

Im Webinar wurde deutlich: Wer Microsoft Loop richtig einordnet und die neuen Funktionen kennt, kann das Tool heute deutlich produktiver einsetzen. Vor allem durch Verbesserungen wie Gruppenberechtigungen, externe Freigaben oder die Möglichkeit, Seiten zu sperren, ist Loop nun bereit für den Praxiseinsatz.

Wenn du mehr zum Einsatz der Loop- oder anderen Microsoft-Anwendungen erfahren möchtest, wirf gerne einen Blick auf unsere Lerninhalte und Demovideos.

Gemeinsames Arbeiten funktioniert oft komplizierter, als es sollte

Vielleicht erlebst du in deinem Unternehmen ähnliche Situationen: Obwohl Apps und Funktionen wie Microsoft Teams, OneNote, Planner oder Outlook etabliert sind, bleibt die Teamarbeit zäh. Informationen sind verstreut, Prozesse kaum nachvollziehbar und Verantwortlichkeiten unklar. Deine Mitarbeitenden springen zwischen Anwendungen und verlieren dabei Fokus, Zeit und Energie.

Einblick in ein 365 Akademie Lernvideo: So erklären wir Microsoft 365 Funktionen praxisnah.

Das sind typische Herausforderungen, die dir vielleicht auch in deinem Unternehmen begegnen:

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Vision und Strategie:

Die Toolvielfalt führt zu Informationsinseln: App- und Funktionsvielfalt sorgen dafür, dass deine Mitarbeitenden oft gar nicht wissen, wo Inhalte gerade gepflegt oder abgelegt werden sollen.

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Vision und Strategie:

Deine Mitarbeitenden erleben Frust statt Flow, weil die Apps und Funktionen nicht ineinandergreifen oder ungeeignet eingesetzt werden.

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Vision und Strategie:

Ad-hoc-Kommunikation ersetzt strukturiertes Miteinander im Alltag – was zu doppelten Aufgaben und Missverständnissen führt.

Zusammenarbeit heute fühlt sich eher wie ein Flickenteppich an, nicht wie ein produktiver Flow.

Dominik Ammann

Operative Leitung, 365 Akademie

Die Loop-Anwendung könnte diese Probleme lösen – doch ohne Verständnis und klare Einsatzstrategie bleibt es ein ungenutztes Potenzial.

Microsoft Loop mit Struktur und Strategie besser einsetzen

Im Zentrum steht die Frage: Wie lässt sich eine bestehende Anwendung besser nutzen – und was brauchen Organisationen dafür?

Die Antwort: Klarheit, Enablement und ein Fokus auf den tatsächlichen Arbeitsalltag.

Microsoft Loop wird oft mit OneNote verwechselt, weil es visuell ähnlich aufgebaut ist. Oder mit Planner, weil Aufgaben integriert werden können. Doch die App für Co-Creation erfüllt eine andere Funktion: Echtzeit-Kollaboration. Es geht um das gemeinsame Erarbeiten und Verknüpfen von Inhalten – z. B. in Strategieprozessen, Projekten oder wiederkehrenden Meetings.

Neue Funktionen machen die Loop-Anwendung erst jetzt wirklich nutzbar

Gruppenbasierte Berechtigungen

… ermöglichen die automatische Rechtevergabe in Arbeitsbereichen.

Seitensperrungen

… verhindern ungewollte Änderungen; ideal für stabile Inhalte wie Protokolle oder Zieldefinitionen.

Mehrere Besitzer pro Arbeitsbereich

… sorgen für Flexibilität und gemeinsame Verantwortung.

Externe Freigaben

… machen Loop endlich tauglich für projektübergreifenden Austausch und Abstimmung im Team.

Sensitivity Labels

… und eine strukturiertere Oberfläche stärken Datenschutz und Compliance.

Und: Ein einfacher, aber oft übersehener Trick

… STRG+Z funktioniert in der App für Co-Creation. Ein kleiner Hinweis mit großer Wirkung.

Use Cases zeigen, wie Loop konkret funktioniert

Die Loop-Anwendung kann in zahlreichen Szenarien produktiv genutzt werden, wie bspw.:

Strategiemeetings mit strukturierter Agenda, Aufgaben und Kommentaren

Bereichsüber-greifende Projekte,

die durch visuelle Seitenstruktur (z. B. Ampellogik) auf einen Blick verständlich sind

Verknüpfung von Aufgaben

mit Planner und To Do, für durchgängiges Aufgabenmanagement

Diskussionsräume innerhalb von Dokumenten

– inklusive Erwähnung einzelner Personen und Rückverfolgbarkeit

Diese Praxisbeispiele zeigen: Loop ist keine weitere App, sondern eine Brücke zwischen Microsoft 365 Funktionen. Es schafft Verbindungen und macht Zusammenarbeit sichtbar.

Mehr Informationen zur Loop-Anwendung als Einführungsleitfaden zusammengefasst findest du hier: Loop – Einführungsleitfaden – 365 Akademie

Warum sich ein genauer Blick auf Microsoft Loop jetzt lohnt

Microsoft Loop hat sich in den letzten Monaten spürbar weiterentwickelt. Funktionen wie gruppenbasierte Berechtigungen, die Möglichkeit zur Seitensperrung oder die Freigabe für externe Personen machen die Anwendung endlich alltagstauglich – als verbindendes Element für moderne Teamarbeit.

Doch technische Neuerungen allein sind ungenügend. Entscheidend ist, wie gut deine Organisation diese Entwicklungen versteht, einordnen und in ihre Arbeitsrealität übertragen kann. Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen reiner Information und echter Befähigung.

Und genau an dieser Stelle kommt unsere Expertise ins Spiel:
Thomas Maier, Gründer der 365 Akademie, ist Microsoft MVP, Microsoft Certified Trainer und Copilot MVP – und dadurch regelmäßig frühzeitig in die Weiterentwicklung zentraler Microsoft-365-Tools eingebunden.

Dieses Know-how ermöglicht es uns, Veränderungen rechtzeitig zu erkennenund bereits in der Entstehung zu bewerten und daraus passgenaue Lerninhalte für Arbeitsumfelder zu entwickeln.

Ob bei Loop, Copilot oder anderen Anwendungen: Unsere Kund:innen profitieren von Inhalten, die vorausschauend auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt sind. So wird aus einer Anwendung wie Loop ein echter Produktivitätshebel, statt ein weiteres Puzzleteil im App-Dschungel.

Möchtest du das Potenzial von der Loop-Anwendung für deine Organisation evaluieren – und wissen, wo du heute stehst?

Dann empfehlen wir dir unsere Potenzialanalyse: Gemeinsam mit dir analysieren wir, wie deine aktuelle Toollandschaft aussieht, welche Use Cases passen – und wie du deine Mitarbeitenden gezielt unterstützen kannst.

👉 Für mehr Informationen zur Zusammenarbeit mit uns, folge einfach dem Link: Office 365 User Adoption: Unser Beratungsansatz