Wie bringe ich den Nutzen von Microsoft 365 zum Anwender

Wie bringe ich den Nutzen von Microsoft 365 zum Anwender

Die Zahl mag zwischen verschiedenen Studien immer wieder schwanken, sie wurde jedoch in der SharePoint Anwenderstudie erneut belegt: 50 % der User benutzen installierte Software schlichtweg nicht. Und die verbleibenden 50% nutzen oftmals nur einen kleinen Teil. Doch woran liegt das und was kann dagegen getan werden?

Nimmt man oben genannte Studie beim Wort, werden 50 % der Software unnötig angeschafft, lizensiert, installiert und gewartet, was einen großen betriebswirtschaftlichen Schaden darstellt. Gleichzeitig birgt diese Sachlage ein riesiges Potenzial, das erweckt werden kann. Die technische Einführung von Office 365 ist nur ein Schritt auf einem langen Weg. 

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Office 365 bietet Ihren Nutzern viele Möglichkeiten, jedoch müssen Sie Ihren Nutzern auch das Wissen mitgeben, welche Möglichkeiten die diversen Funktionen bieten und wie diese den Arbeitsalltag einfacher und schneller machen können. Dazu ist ein Wissenstransfer nötig. Was bei diesem schiefgehen kann, warum Software-Produkte nicht genutzt werden und wie Sie das ändern können, erfahren Sie in nachstehendem Artikel.

Der Nutzen muss im Vordergrund stehen

Oftmals wird viel über das Produkt und seine Eigenschaften gesprochen. Allerdings sind Produkte erst dann erfolgreich, wenn sie einen klar erkennbaren Nutzen für den Anwender bieten. Leider sind die Vorteile von Office 365 nur selten in einem Satz zu erklären – deshalb bedarf es Ihrer Unterstützung. Seien Sie sich auch darüber bewusst, dass der Vorwand fehlender Zeit für die Einarbeitung in ein Produkt oftmals damit zusammenhängt, dass dem Anwender sein persönlicher Vorteil daraus nicht klar ist.

Der Wissenstransfer

Wenn Ihren Usern der Nutzen des Produkts bewusst ist, müssen Sie ihnen das nötige Wissen zu dessen Anwendung vermitteln. Abhilfe können Schulungen und Trainings bieten, die auf Ihren Bedarf und Ihre Zielgruppe angepasst sind. Ein professioneller Schulungsdienstleister kann Ihnen bei der Erstellung eines Schulungskonzeptes helfen. Eine Schulung bedeutet dabei nicht nur „Präsenztraining“, so wie wir es aus der Schule kennen. Es gibt viele Wege für den Wissenstransfer, wie zum Beispiel E-Learning, Workshops, Floor-walking oder auch Schnellstartanleitungen. Weitere Möglichkeiten zum Aneignen von Wissen bieten Best Practices, das Auszeichnen von besonders guten Lösungen oder das Aufbauen einer internen Produktivitäts-Community.

Die Akzeptanz des Produkts

Eine Zustimmung der Nutzer zu einem Produkt kann nur erreicht werden, wenn alle Ebenen Ihres Unternehmens konsequent Office 365 nutzen. Zudem sollten die Sorgen der Nutzer nicht außer Acht gelassen werden. Antworten auf Fragen wie „Muss ich meine Arbeitsweise ändern?“, „Werden alte Systeme abgeschaltet?“ oder „Wie schlimm wirken sich Fehler aus, die ich mit dem neuen Produkt mache?“ sollten Sie bereits geben bevor sie auftreten.

Zu guter Letzt muss natürlich sichergestellt sein, dass die Governance Ihres Unternehmens die Nutzung des Produktes ohne Hindernisse zulässt, dass die Nutzer die entsprechenden Rechte haben und die Schwellen für den Zugriff durch z. B. Authentifizierung nicht zu hoch sind.

Wir haben für Sie eine ausführliche Checkliste zu diese Thema zusammengestellt – diese finden Sie hier.

Für den konstanten Wissenstransfer über alle Office 365 Anwendungen hinweg bietet sich unsere Videoserie produktiver Arbeiten an. Wir stellen jeden Monat neue Videos zu Office 365 bereit, sodass Ihre Mitarbeiter immer über die neusten Funktionen und Verbesserungen von Office 365 informiert sind. Ein Videoclip dauert zwischen 2 und 10 Minuten. Ihre Mitarbeiter können dadurch ohne vorherige Planung oder Abwesenheit konkrete Problemlösungen in ihren Arbeitsalltag integrieren.

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Sebastian Bednarz

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Experteninterview mit Reiner Ganser: „Potential von Power Apps und Power Automate ausschöpfen und erweitern“

Experteninterview mit Reiner Ganser: „Potential von Power Apps und Power Automate ausschöpfen und erweitern“

Im neusten Experteninterview der Office 365 Akademie ist Reiner Ganser zu Gast. Er veranschaulicht uns im Interview, wie das Potential von Power Apps und Power Automate ausgeschöpft und noch erweitert werden kann. 

Power Apps und Power Automate dienen zur Automatisierung von Prozessen und Workflows. Im Interview erklärt uns Reiner Ganser, wie vorhandene Aktionen zum Beispiel aus SharePoint in einen Workflow integriert werden können.

Ebenso kann künstliche Intelligenz einen neuen Workflow vereinfachen: Über Zugriff auf die Azure Cognitive Services aus PowerApps sind beispielsweise Bildanalysen, Spracherkennungen, Übersetzungen oder Suchfunktionen automatisch abbildbar.

Neben den Möglichkeiten von Power Apps und Power Automate gibt uns Reiner Ganser auch eine Einschätzung über die Umsetzbarkeit als Laie bzw. normaler User im Erstellen solcher Workflows.

Alle Informationen im Detail gibt es in der Video Aufzeichnung zu sehen. Viel Spaß beim Anschauen!

Über Reiner Ganser

Reiner Ganser ist Cloud Productivity Consultant bei der Ganser IT Consulting GmbH. Zuvor war er über 10 Jahre bei der 1stQuad Solutions AG als Solution Architect, Consultant und Trainer für die Themen SharePoint, Office 365 und Azure. 

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