Office 365 Einführung: Wie Sie eine nutzerzentrierte Implementierung erreichen

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

Analyse Phase

Lernen Sie Office 365 kennen – verschaffen Sie sich einen Überblick, über die verschiedenen Apps die enthalten sind. –> siehe dazu „Bestandteile von Office 365“
Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Thema Datenschutz auseinander: Es stellt sich weniger die Frage ob Ihre Firma in die Cloud „darf“, sondern eher ob die Führungskräfte und Entscheider in die Cloud „wollen“. –> siehe dazu Datenschutz und Cloud
An welchen Stellen bringt Office 365 einen wirklichen Nutzen für Ihre Kollegen und Mitarbeiter?
1. Welche Bedürfnisse bestehen?
2. Wie arbeiten die Mitarbeiter heute?
3. Wo liegt Verbesserungspotential?
Prüfen Sie Ihre bestehende IT Landschaft: Auf welche Dienste, Programme und Abläufe hätte eine Einführung Einfluss?
1. Wer ist Ansprechpartner für die betroffenen Dienste?
2. Sprechen Sie mit den Ansprechpartnern: Wie leicht sind Migrationen möglich?
3. Welche Datensilos können aufgelöst werden?
Analysieren Sie die Unternehmenskultur, wie ist Ihre Erfahrung bei bisherigen IT Projekten?

Projektteam zusammenstellen

Das Projektteam kann in der Größe je nach Unternehmen deutlich variieren. Bei der Zusammenstellung Ihres Teams sollten Sie darauf achten, dass die Personen einige Kriterien erfüllen:

Begeisterung für das Thema Cloud und Office 365
Grundwissen sowie Bereitschaft sich tiefer einzuarbeiten
Zeit um sich für das Projekt zu engagieren
Gesamtverständnis für die Zusammenhänge in Ihrem Unternehmen
Möglichst guter Draht zu den Stakeholdern und Mitarbeitern
Bereit Verantwortung zu übernehmen

Natürlich ist es essentiell, dass Sie auch jemand haben, der das Thema technisch betreut und verantwortet. Das kann Ihr bisheriger Administrator sein, aber auch eventuell externe Unterstützung.

Stakeholder identifizieren

Jeder der an der Einführung Ihres Office 365 Projekts beteiligt ist, sollten Sie namentlich notieren.

Welche Rolle hat die Person?
Wie stark ist der Einfluss dieser Person auf andere in der Firma?
Was benötigen Sie von dieser Person?
- Wie groß ist das Interesse dieser Person Sie zu unterstützen?
Weiß diese Person darüber Bescheid?
Hat die Person die notwendigen Ressourcen (Wissen, Zeit, Entscheidungsgewalt usw.), falls Sie von ihr Unterstützung erwarten?

Vergessen Sie dabei auch nicht Betriebs- oder Personalrat.

Informieren Sie diese Stakeholder über Zweck, Ziel und Vorteile von Office 365, nicht nur aus technischer Sicht, sondern auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht: Wo wird Ihr Unternehmen effizienter und produktiver durch Office 365?.

Um ein gewisses Grundverständnis herzustellen, machen auch Workshops speziell für Führungskräfte, Stakeholder und Entscheider Sinn.

Häufige Vorbehalte und Ängste bei Entscheidern und Führungskräften

Geben Sie möglichst Antworten schon bevor die Fragen auftreten:

Was kostet es?
Was bringt es? Steigert es den Umsatz?
Unterstützt uns die Einführung bei der Erreichung unserer Ziele? Wenn ja, wie?
Wer entscheidet darüber?
Müssen wir den Betriebsrat mit involvieren?
Das ist doch ein IT Projekt – was geht mich das an?
Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann?
Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365?
Brauchen wir Schulungen? Wird das teuer?
Werden sich die Mitarbeiter darüber freuen oder sich dagegen wehren?
Werden alte Systeme abgeschaltet?
Kann es mir passieren, dass ich in einer App meine Arbeit beginne und es diese schon morgen nicht mehr gibt?
Es geht doch auch so, warum sollten wir schon wieder etwas umstellen?
Werden wir dadurch weniger flexibel? Welche Einschränkungen gibt es?
Verschwenden die Mitarbeiter Ihre Zeit dann mit chatten und der Erkundung von neuen Apps?
Das könnt ihr schon einführen, aber ich nutze das Zeug nicht.
Für mich ist das alles zu neumodisch. Ich will mich nicht schon wieder in etwas neues einarbeiten was gar nichts mit meinem Kerngeschäft zu tun hat.
Wie soll Office 365 am besten genutzt werden?
Müssen Prozesse angepasst werden?

Häufige Vorbehalte und Ängste bei Administratoren

Geben Sie möglichst Antworten schon bevor die Fragen auftreten:

Will man mir meinen Arbeitsplatz wegnehmen, wenn es keine Server mehr im Haus gibt?
Will man die IT Abteilung einsparen?
Muss ich mich weiterbilden?
Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann?
Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365?
Werden alte Systeme abgeschaltet?
Wer kümmert sich um den Support?
Wer ist mein Ansprechpartner wenn etwas nicht funktioniert?
Verliere ich die Kontrolle über die IT?

Konzept entwerfen

Definieren Sie die Ziele der Einführung von Office 365. Was möchten Sie damit erreichen?
Welcher Zielgruppe bringt die Einführung welchen Nutzen?
Überlegen Sie, welche Governance-Richtlinien Sie benötigen. (Wer darf was? Wie sollen die neuen Produkte genutzt werden?)
Welche finanziellen Aufwendungen kommen auf das Unternehmen zu? Für welche Lizenz-Pläne entscheiden Sie sich? Welche Ersparnisse wird die Office 365 Einführung bringen?
Stellen Sie eine Roadmap auf:
- Roadmap für Mitarbeiter: Wann soll was eingeführt werden, wie werden die Mitarbeiter bei diesem Prozess mitgenommen (sehen Sie sich dazu auch das Thema Nutzerakzeptanz)
- Roadmap für Administratoren: Wie und wann soll Office 365 technisch eingeführt werden (sehen Sie dazu den Admin-Leitfaden)
Priorisieren Sie die Punkte der Roadmap
Kommunizieren Sie Nutzen, Ziele und Roadmap