Funktionen erklären: Am leichtesten für den Trainer…

Lerninhalte werden zuerst einmal von einem Trainer überlegt und konzipiert: Der Trainer hat dabei den Blick auf das Werkzeug: zum Beispiel Word, Excel, Outlook oder Teams.

Das Menüband ist keine Agenda

Auf Basis einer App entsteht dann ein Kurs – und dieser erklärt dann schön die Funktionen im Menüband, von links nach rechts, was man denn mit jedem der vielen Knöpfe machen kann. Das ist aus Sicht des Trainers, aus Sicht der App auch sehr vernünftig. Doch kein Anwender der Welt nutzt eine App von links nach rechts – sondern man setzt sich an einem PC um etwas zu erledigen.

Schon allein die Konzentration auf EINE App ist für eine Schulung sehr fraglich: Immerhin stehen mit Microsoft 365 über 30 verschiedene Apps zur Verfügung!

Von der Funktion zur Umsetzung

Oftmals ist eine Vielzahl von Funktionen notwendig, um eine Aufgabe zu erledigen. Mittlerweile überschreitet das auch oft die Grenzen von einzelnen Apps: Man beginnt mit der Erstellung eines Dokuments in Word, dies wird in OneDrive gespeichert und über Teams geteilt. Anschließend kommt noch eine Umfrage in Forms mit dazu.

So sieht der Alltag aus. Aber oftmals nicht unsere Lernwelt: Hier wird schön in Schubladen gedacht. Heute öffnen wir die Schublade Excel. Somit ist die Lösung für jedes Problem Excel. Morgen schauen wir in die Schublade Word.

Doch der Weg von einzelnen Funktionen hin zu einem effektiven Arbeitsprozess, diese Transformation zu leisten, ist lange und oftmals für den Anwender schwierig. Auch weil es nicht „den einen Weg“ gibt. Sondern eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Transformation benötigt viel Wissen – das Kostet Zeit

Es gibt tausende Seiten an Wissen über eine Erkrankung: Doch zum Schluss verordnet Ihnen Ihr Arzt vielleicht nur eine Tablette. Er präsentiert Ihnen eine Lösung.

In der IT Welt gehen wir oft anders vor: Wir sprechen nicht mit dem Lösungsberater, sondern präsentieren unseren Anwenderinnen und Anwendern die tausend Seiten Wissen. Doch das ist völlig oversized. Das war in Ordnung, als die IT Welt aus vier Produkten bestanden hat und diese jeweils 10 Funktionen hatten. Hier war es absolut sinnvoll und vermutlich für alle beteiligten das effizienteste jedem Anwender diese Funktionen zu vermitteln. Doch die heutige IT Welt ist komplex. Alleine Microsoft 365 bietet über 30 verschiedene Apps – und zu fast jeder App gibt es Kompendien mit mehreren hundert oder tausend Seiten. Warum sollte das ein Anwender alles Wissen? Vor allem jemand, dem sein Fokus nicht in der IT liegt, sondern in einem ganz anderen Fachbereich. Die IT ist also völliger „Nebenkriegsschauplatz“.

Intelligente Transferdesigns: Blickrichtung wechseln

Anstatt nun also aus Sicht des Trainers oder der App zu schauen, versuchen wir die Blickrichtung des Nutzers einzunehmen. Damit kommt der Lerner einfacher und schneller in die Umsetzung und verschwendet weniger Zeit mit unnützem Wissen.

Was möchte der oder diejenige tun?

Und wie kann das mit Microsoft 365 gelöst werden?

Unsere Grundregeln dabei:

Niederschwelliger Einstieg („Ich finde den Anfang“)
Kürzer als 10 Minuten („Nicht länger als ein Telefonat“)
Hohe Erfolgswahrscheinlichkeit („Ich kann das schaffen“)
Große Anwendungswahrscheinlichkeit („Das kann ich brauchen“)
Fokussiert auf den Praxisrelevanz („Unmittelbarer nutzen“)

Beispiele: How To´s

Hier sehen Sie eine Auswahl an beliebten How To´s die wir in der Vergangenheit zusammen mit den Anwenderinnen und Anwendern bei unseren Kunden realisiert haben: