Microsoft 365 und der digitale Arbeitsplatz sind im stetigen Wandel. „Evergreen“ nennt Microsoft die ständige Weiterentwicklung. Werden die Weiterentwicklungen nicht kommuniziert führt das zu Verwirrung, Frust und Resignation bei Ihren Nutzern. „Digital Workplace Manager“ kümmern sich um die richtige Kommunikation und Adoption dieser Werkzeuge!

Evergreen vs. Nutzer

Die Weiterentwicklungen von Microsoft 365 werden von Anwendern oft nicht als solche erkannt, sondern eher als „unsystematische, chaotische Veränderung“, oder sogar als Risiko für die eigene Arbeit: Investiere ich als Anwender heute vielleicht viel Zeit in eine App die es morgen nicht mehr gibt?

Neben den negativen Auswirkungen ist es aber auch die fehlende Nutzung von neuen Funktionen und Möglichkeiten: Wie viel einfacher und produktiver könnte der Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit sein, wenn Ihre Nutzer nur wüssten, an welchen Stellen sie von Microsoft 365 unterstützt werden können.

Sie haben einen Werkzeugkasten über 30 komplexen Werkzeugen bezahlt. Doch viele Nutzer lassen die Besten Dinge links liegen. Wenn man nur einen Hammer hat, sieht eben auch alles aus wie ein Nagel…

Erfolgreiches Zusammenspiel von Menschen und Technik am New Work-Arbeitsplatz: Digital Workplace Manager

Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen jemanden ernennt, der dafür verantwortlich ist, Ihren Mitarbeitern ein funktionierendes digitales Arbeitsumfeld zu bieten! Dies ist kein Bestandteil des Aufgabenbereiches eines CIO, IT-Manager oder des HR-Managers sondern sollte tatsächlich eine eigene Position sein.

Ziel des Digital Workplace Managers

1. 1. Frustration bei den Nutzern vermeiden
   2. Gekaufte Werkzeuge erfolgreich zum Einsatz bringen
   3. Zum Geschäftserfolg beitragen

Die richtige Umsetzung eines Evergreen-Management-Konzepts führt auch zu mehr Spaß und Freude am Arbeitsplatz für die Anwender. Der „Modern Work Manager“ versucht das Beste aus den bereits bezahlten Lizenzen herauszuholen und den Nutzern möglichst viel Freude bei der Nutzung moderner Werkzeuge zu vermitteln.

Aufgaben des Digital Workplace Managers

Die Aufgaben eines Digital Workplace Managers bestehen darin, die Konzeption, Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung der Digital Workplace Strategie zu überwachen und zu führen. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es auch ein ganzes Team von Digital Workplace Architekten, Service Managern, Business Analysts, Support Spezialisten geben, die dem Digital Workplace Lead unterstellt sind.

1.     Schnittstelle sein

Für den „Modern Work Manager“ gibt es viele Namen: Digital Workplace Manager, Digital Workplace Lead oder Digital Employee Experience Lead. Egal, wie Sie ihn nennen möchten: Diese Person ist die Schnittstelle für die erfolgreiche Zusammenführung von Menschen und Technik am modernen Arbeitsplatz. Weder ist diese Rolle der IT, noch der HR Abteilung komplett zuzuordnen.

• Abstimmung der Ziele mit der Geschäftsleitung: Kluft zwischen IT und Business überbrücken
  Warum haben wir einen digitalen Arbeitsplatz? Wo und wie soll damit gearbeitet werden? Welche Governance-Regeln sollen eingehalten werden? Auf welchem Sicherheitslevel soll gearbeitet werden? Welche Schatten-IT Produkte müssen abgelöst werden?
• Kennenlernen der Bedarfe der Anwender
  Welche Use Cases müssen bei den Anwendern gelöst werden? Nicht die Software ist die treibende Kraft, sondern der Bedarf zur effizienten Erledigung der täglichen Arbeit!
• Auf dem Laufenden bleiben im Evergreen-Chaos
  Eine der größten Herausforderungen, um Veränderungen zu kommunizieren ist, die Veränderungen selbst zu kennen und zu verstehen.

2.     Transformation, Kommunikation und Adoption vorantreiben

Unabhängig davon, wie viel Geld Ihr Unternehmen in Technologie investiert, werden Sie Ihre Ziele in Bezug auf höhere Produktivität, digitales Wohlbefinden und Arbeitgeberattraktivität nie erreichen, wenn die Mitarbeiter neue digitale Arbeitsweisen nicht annehmen.

Wenn Sie an Ihrer alten Arbeitsweise festhalten – unwissend, unqualifiziert oder nicht bereit, die modernen Werkzeuge am digitalen Arbeitsplatz zu nutzen, kommen Sie nicht weiter. Zum modernen Arbeiten gehört nicht nur der Kauf von Software!

Doch leider liegt es in der Natur des Menschen, sich Veränderungen zu widersetzen. Nur durch die genaue Kenntnis, was Ihre Anwender benötigen, können Digital Workplace Manager sinnvolle Use Cases ausarbeiten und produktive Lösungen präsentieren. Nur durch das passende Change Management gelangen Ihre Nutzer zufrieden zur Produktivitätssteigerung:

Transformation von Software zum Nutzer
Wie können tausende Funktionen und zahlreiche Apps sinnvoll eingesetzt werden? Das Matching zwischen den Vorgaben der Geschäftsleitung, den Weiterentwicklungen von Microsoft 365 und den Bedarfen des Anwenders.

3.     Erfolgskontrolle

Was bringt der moderne Arbeitsplatz? Was bringt der „Digital Workplace Manager“ selbst?
Wie hoch ist der ROI (Return on Investment) Ihres digitalen Arbeitsplatzes?

Es steht fest, dass nicht alles messbar ist und es viele andere Faktoren gibt, welche die Produktivität der Mitarbeiter beeinflussen.

Doch das sollte Sie nicht daran hindern, bestehendes Zahlenmaterial bestmöglich zu nutzen:

• Wie viel geben Sie für jeden Mitarbeiter für Hard- und Software im Zusammenhang mit Ihrem digitalen Arbeitsplatz aus?
• Wie viel investieren Sie in die Ausbildung zu digitalen Kompetenzen?
• Wie viel Lizenzkosten konnten Sie einsparen durch die Ablösung von anderer Software durch Microsoft 365?
• Wie sieht die Mitarbeiternutzung aus? Wie wird Microsoft 365 eingesetzt?

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