Wie du deine Mitarbeitenden trotz ständiger M365-Updates produktiv hältst

Neue Buttons/Farben/Designansichten, veränderte Ansichten, ständig neue Funktionen und deine Mitarbeitenden fragen sich ständig nur: Wo finde ich was? Denn Updates, neue Funktionen und UI-Anpassungen sind inzwischen Alltag und stellen Organisationen immer wieder vor die Herausforderung, diese sinnvoll in die Arbeitsabläufe zu integrieren.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Erkenntnisse für dich zusammengefasst: Wie du relevante Änderungen gezielt bewerten, priorisieren, kommunizieren und dafür sorgen kannst, dass deine Mitarbeitenden stets produktiv mit Microsoft 365 arbeiten – ohne unnötigen Mehraufwand oder Überforderung.

Warum ständige M365-Änderungen für dein Unternehmen zur Herausforderung werden können

Vielleicht erlebst du diese Situation auch in deinem Unternehmen: Microsoft 365 verändert sich kontinuierlich. Neue Funktionen erscheinen nahezu wöchentlich, bestehende Anwendungen bekommen neue Oberflächen oder erweiterten Funktionsumfang.

„Was wir tun in unserer täglichen Arbeit, ist uns vor Augen zu halten, dass die Unterstützung der Mitarbeitenden durch unsere Lernbegleitung nichts ist, was einen riesengroßen Impact verursacht – aber sie ist trotzdem notwendig. Denn das Werkzeug, mit dem gearbeitet wird, ändert sich ständig – und ohne Einweisung sagt der Pilot irgendwann: Ich fliege die Kiste nicht.“

Sebastian Bednarz

Vertriebsleiter, 365 Akademie

Genau diese fehlende Begleitung führt dazu, dass deine Mitarbeitenden verunsichert sind, Fragen stellen – und neue Funktionen nicht im Alltag ankommen.

Fehlt eine gezielte Evergreen-Begleitung, führt das schnell zu:

Verunsicherung bei den Anwender:innen („Was ist jetzt neu?“ / „Wo finde ich das noch?“)
Fehlender Akzeptanz für wertvolle neue Funktionen
Ineffizientem Arbeiten mit veralteten Prozessen
Mehr Rückfragen an IT & Support
Gesteigertem Frust und Produktivitätsverlust

Und das multipliziert sich bei tausenden Mitarbeitenden zu einem echten Problem für die digitale Wertschöpfung in deinem Unternehmen.

Wie dein Unternehmen Veränderungen in Microsoft 365 gezielt begleitet

Mit Microsofts kontinuierlichen Veränderungen steigt auch die Relevanz, Neuerungen strukturiert in den Arbeitsalltag zu integrieren. Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage, wie sie mit vertretbarem Aufwand dafür sorgen können, dass ihre Mitarbeitenden nicht nur informiert, sondern auch wirklich befähigt werden.

Was sich in der Praxis bewährt hat: eine smarte Evergreen-Begleitung, die mit klaren Prozessen dafür sorgt, dass Veränderungen nicht zur Belastung werden – sondern produktiv genutzt werden können. Die folgenden vier Elemente haben sich dabei in der Praxis als besonders wirksam erwiesen:

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1. Relevanz filtern und bewerten

Nicht jede M365-Änderung ist für deine Organisation gleich wichtig. Um gezielt zu priorisieren, haben sich folgende Strategien bewährt:

Zentrale Quellen regelmäßig screenen (z. B. M365 Roadmap, Admin Center, Tech Communities)
Frühzeitig bewerten, ob eine Änderung arbeitswirksam ist oder nur technisches Detail
In internen Runden (z. B. mit Modern Work Manager:innen) die Relevanz für deine Zielgruppen abstimmen

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2. Klare Kommunikationswege etablieren

Sobald relevante Änderungen identifiziert sind, gilt es, diese zielgruppengerecht zu kommunizieren. Bewährte Formate sind:

Newsletter oder Intranet-News mit gut verständlichen Visuals und Anwendungstipps
Live-Sessions, in denen Neuerungen praxisnah demonstriert werden und Fragen gestellt werden können
Tipps der Woche bzw. Prompt der Woche für aktuelle Quick Wins
Lernpfade, die vertiefendes Wissen strukturiert vermitteln

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3. Praxisnahes Lernen ermöglichen

Die beste Change-Kommunikation führt nicht nur zur Information, sondern zur echten Befähigung. Hier helfen:

Anwendungsfälle aufzeigen: Wo liegt der konkrete Mehrwert im Alltag?
Erklärvideos für komplexere Neuerungen
Interaktive Lernpfade direkt in der M365-Umgebung integriert
Hilfestellungen in der jeweiligen App (z. B. OneDrive, Teams, Outlook)

Erklärvideos, Lernpfade und integrierte Hilfestellungen erhalten deine Mitarbeitenden mit unserer Lerninhalte-Integration – erfahre hier mehr dazu.

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4. Feedback aus der Organisation nutzen

Regelmäßige Rückfragen und Austauschformate bieten dir wertvolle Insights:

Welche Änderungen werden gut verstanden?
Wo gibt es Unsicherheiten?
Welche Themen sind für deine Mitarbeitenden besonders relevant?

Nutze dieses Feedback, um deine Change- und Lernkommunikation kontinuierlich zu optimieren.

Ziel ist es, Veränderungen nicht nur zu kommunizieren, sondern im Alltag so zu verankern, dass sie echten Mehrwert bringen.

Oder wie Dominik Ammann es formuliert:

„Wir wollen die Mitarbeitenden befähigen, mit den wichtigsten für sie arbeitsrelevanten Knöpfen – also Funktionen und Änderungen – so umgehen zu können, dass sie ihre Arbeit tagtäglich effizient und produktiv umsetzen können.“

Dominik Ammann

Operative Leitung, 365 Akademie

Mehrwert & Expertise für dein Unternehmen

Was bringt eine strukturierte Evergreen-Begleitung konkret? Hier einige greifbare Mehrwerte:

Reduzierter Supportaufwand:

Weniger Rückfragen und Tickets zu M365-Funktionen

Produktivitäts-gewinn:

Mitarbeitende nutzen neue Features gezielt und effizient

Höhere Nutzerzufrieden-heit:

Weniger Frust durch unerwartete Veränderungen

Stärkung der digitalen Kompetenz...

… im Unternehmen

Ein besonderer Vorteil für unsere Kunden:

Unsere Lerninhalte und Empfehlungen sind stets topaktuell und aus erster Hand. Denn unser Geschäftsführer Thomas Maier ist als Microsoft MVP, Microsoft Certified Trainer (MCT) und Copilot MVP unmittelbar an Microsofts Entwicklungen beteiligt und erhält neue Informationen oft schon in der Frühphase.

Dadurch fließen diese Insights in unsere Lerninhalte ein – lange bevor viele offizielle Kanäle die Neuerungen kommunizieren. So stellen wir sicher, dass unsere Kund:innen mit M365 immer einen Schritt voraus sind und neue Potenziale gezielt heben können. Wenn du nun mehr über unsere Lerninhalte erfahren willst, findest du weitere Informationen hier.