Collaboration mit Office 365 bietet Unternehmen viele neue Möglichkeiten. Doch neue Tools allein verbessern die Zusammenarbeit noch nicht.
Entscheidend ist, ob die Mitarbeiter die Möglichkeiten kennen und im Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen.
Genau darüber sprechen Ansgar Jahns und Thomas Maier im Experteninterview. Es geht um moderne Zusammenarbeit, Office 365, Microsoft Teams und Wissensmanagement. Außerdem erklären sie, warum Unternehmen zuerst ihre Arbeitsweise betrachten sollten.
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Collaboration mit Office 365: Wo liegt die Herausforderung?
Viele Unternehmen verfügen bereits über moderne Technik. Trotzdem arbeiten ihre Mitarbeiter häufig noch wie einige Jahre zuvor.
Die vorhandenen Möglichkeiten kommen im Arbeitsalltag nicht an.
Genau hier sieht Thomas eine der größten Herausforderungen. Unternehmen müssen die Lücke zwischen Technik und tatsächlicher Nutzung schließen.
Mitarbeiter brauchen deshalb nicht nur neue Werkzeuge. Sie müssen auch verstehen, welchen konkreten Nutzen diese Werkzeuge für ihre Arbeit bieten.
Technik allein verändert die Zusammenarbeit nicht
Ein umfangreicher Werkzeugkasten bringt wenig, wenn die Mitarbeiter nur einen Bruchteil davon nutzen können.
Bei Office 365 kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Der Werkzeugkasten verändert sich ständig.
Microsoft ergänzt neue Funktionen und entwickelt bestehende Anwendungen weiter. Mitarbeiter müssen deshalb kontinuierlich neues Wissen erhalten.
Eine einmalige Schulung reicht dafür nicht aus.
Kontinuierlicher Wissenstransfer statt einmaliger Schulung
Thomas setzt deshalb auf einen kontinuierlichen Wissenstransfer.
Dabei erhalten Mitarbeiter Wissen in kurzen Einheiten. Diese Einheiten orientieren sich an konkreten Problemen aus dem Arbeitsalltag.
Nicht jeder Mitarbeiter muss jedes Werkzeug in Office 365 kennen.
Viel wichtiger ist die Frage: Welches Wissen benötigt diese Person für ihre tatsächlichen Aufgaben?
Nicht mit dem Tool beginnen
Unternehmen sollten bei Collaboration-Projekten nicht zuerst über die Technik sprechen.
Am Anfang steht eine andere Frage: Was möchten wir mit unserer Zusammenarbeit erreichen?
Danach lohnt sich ein Blick auf bestehende Prozesse. Wo verlieren Mitarbeiter jeden Tag Zeit? Wo entstehen Probleme? Welche Arbeitsabläufe lassen sich verbessern?
Erst anschließend folgt die Auswahl der passenden Werkzeuge.
Erst das Problem, dann das passende Werkzeug
Ein neues Produkt ist nicht automatisch die richtige Lösung.
Vielleicht möchte ein Unternehmen zunächst OneDrive einführen. Bei genauerer Betrachtung liegt das eigentliche Problem der Mitarbeiter aber an einer ganz anderen Stelle.
Möglicherweise benötigen sie eine bessere Lösung für Aufgaben oder Projekte.
Dann kann ein anderes Werkzeug aus Office 365 besser passen.
Der Ausgangspunkt sollte deshalb immer der konkrete Bedarf sein.
Die größten Zeitfresser zuerst lösen
Unternehmen müssen nicht jeden Spezialfall sofort optimieren.
Thomas empfiehlt, zunächst nach Problemen zu suchen, die viele Mitarbeiter betreffen.
Wo geht im Alltag besonders viel Zeit verloren? Welche Abläufe wiederholen sich jeden Tag? Und wo kann moderne Zusammenarbeit einen echten Mehrwert schaffen?
Diese Themen sollten zuerst auf die Agenda.
Welche Rolle spielen Metadaten in SharePoint?
Auch SharePoint spielt im Interview eine wichtige Rolle.
Viele Unternehmen nutzen Metadaten, um Dokumente mit zusätzlichen Informationen zu versehen. Dadurch lassen sich Inhalte besser strukturieren und finden.
Gleichzeitig entwickeln sich Suche, Machine Learning und künstliche Intelligenz weiter.
Die Frage lautet deshalb: Brauchen Unternehmen Metadaten künftig überhaupt noch?
Metadaten bleiben weiterhin sinnvoll
Thomas sieht Metadaten weiterhin als wichtigen Bestandteil von SharePoint.
Neue Suchtechnologien bieten zwar interessante Möglichkeiten. Im produktiven Unternehmensalltag ersetzen sie gepflegte Metadaten jedoch noch nicht.
Gut gepflegte Informationen helfen bei der Suche und erleichtern die Strukturierung von Inhalten.
Deshalb lohnt es sich weiterhin, sinnvolle Metadatenkonzepte aufzubauen.
Warum die SharePoint-Suche nicht mit Google vergleichbar ist
Anwender vergleichen die Suche im Unternehmen häufig mit Google.
Dieser Vergleich funktioniert jedoch nur bedingt.
Im Internet existieren zu einer Suchanfrage oft sehr viele passende Inhalte. Gleichzeitig optimieren Anbieter ihre Inhalte gezielt für Suchmaschinen.
Im Unternehmen sieht das anders aus.
Dort existiert möglicherweise nur ein einziges korrektes Formular. Genau dieses Dokument muss der Mitarbeiter finden.
Metadaten können dabei einen wichtigen Beitrag leisten.
Bei Office 365 den Überblick behalten
Office 365 umfasst zahlreiche Anwendungen und Funktionen. Gleichzeitig entwickelt Microsoft die Plattform laufend weiter.
Deshalb ist es kaum sinnvoll, jedem Mitarbeiter jedes Produkt vollständig zu erklären.
Unternehmen sollten stattdessen typische Tätigkeiten und Arbeitssituationen betrachten.
Dazu gehören zum Beispiel mobiles Arbeiten, Wissensmanagement, Projektarbeit und Zusammenarbeit im Team.
Wissen an den Aufgaben der Mitarbeiter ausrichten
Wer häufig mobil arbeitet, benötigt anderes Wissen als jemand mit einem festen Arbeitsplatz.
Auch Mitarbeiter aus Projektteams haben andere Anforderungen als Kollegen, die vor allem mit Zahlen und Daten arbeiten.
Genau daran sollte sich die Weiterbildung orientieren.
Mitarbeiter erhalten dann nicht zuerst eine umfangreiche Produktschulung. Stattdessen lernen sie die Funktionen kennen, die ihnen bei ihrer konkreten Aufgabe helfen.
Warum klassische Produktschulungen an Grenzen kommen
Eine mehrtägige Schulung vermittelt sehr viel Wissen.
Doch häufig benötigt ein Mitarbeiter davon nur einen kleinen Teil für seinen Arbeitsalltag.
Anschließend muss er selbst herausfinden, welche Inhalte für ihn relevant sind.
Bei wenigen Anwendungen funktioniert dieser Ansatz noch. Bei einem großen Werkzeugkasten wird er zunehmend schwierig.
Wissensmanagement wird wichtiger
Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern deshalb relevantes Wissen gezielt bereitstellen.
Ein umfangreiches Handbuch allein löst das Problem nicht.
Auch die Aufforderung, selbst im Internet nach Informationen zu suchen, ist keine nachhaltige Lösung.
Stattdessen sollte das Unternehmen Wissen auswählen, aufbereiten und passend zur jeweiligen Arbeitssituation anbieten.
Collaboration wird zum Management-Thema
Die Auswahl von Software lag früher häufig fast vollständig bei der IT.
Cloud-Dienste verändern diese Situation.
Mitarbeiter können neue Anwendungen heute wesentlich einfacher nutzen. Einzelne Abteilungen greifen deshalb teilweise selbst zu Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit.
Dadurch verändert sich auch die Rolle der IT.
Die IT muss moderne Zusammenarbeit ermöglichen
Wenn Unternehmen keine passenden Werkzeuge bereitstellen, suchen Mitarbeiter möglicherweise eigene Lösungen.
Dann entstehen schnell unterschiedliche Plattformen und Kommunikationswege.
Die IT sollte deshalb nicht nur Einschränkungen vorgeben.
Sie sollte sichere und passende Lösungen für die gewünschte Arbeitsweise bereitstellen.
Gleichzeitig braucht es Regeln, damit Unternehmensinformationen nicht unkontrolliert nach außen gelangen.
Warum Microsoft Teams so erfolgreich ist
Microsoft Teams senkt die Einstiegshürde für moderne Zusammenarbeit.
Mitarbeiter können ein Team erstellen, Kollegen hinzufügen und direkt mit der Zusammenarbeit beginnen.
Viele technische Details bleiben dabei im Hintergrund.
Anwender müssen sich nicht zuerst mit komplexen SharePoint-Strukturen, Bibliotheken oder Berechtigungsgruppen beschäftigen.
Genau diese Einfachheit sieht Thomas als wichtigen Erfolgsfaktor von Teams.
Mehr Freiheit bedeutet mehr Verantwortung
Die einfache Nutzung von Teams bringt jedoch eine neue Herausforderung mit sich.
Mitarbeiter erhalten mehr Möglichkeiten und damit auch mehr Verantwortung.
Sie müssen verstehen, wann sie ein neues Team benötigen und welche Informationen sie dort teilen dürfen.
Unternehmen können deshalb nicht vollständig auf Regeln verzichten.
Wie lässt sich Wildwuchs in Microsoft Teams vermeiden?
Wenn jeder Mitarbeiter Teams erstellen kann, können sehr viele Arbeitsbereiche entstehen.
Unternehmen sollten deshalb sinnvolle Rahmenbedingungen festlegen.
Das bedeutet jedoch nicht, jede Funktion durch komplizierte Prozesse zu blockieren.
Ein Teil der Lösung liegt in der Weiterbildung. Mitarbeiter müssen lernen, verantwortungsvoll mit ihren Möglichkeiten umzugehen.
Microsoft Teams zunächst mit einer Testgruppe einführen
Für die Einführung von Teams empfiehlt Thomas einen Testlauf mit einer kleineren Gruppe.
Idealerweise nehmen Mitarbeiter freiwillig daran teil. So arbeiten zunächst Personen mit dem neuen Werkzeug, die echtes Interesse daran haben.
Das Unternehmen erhält dadurch wertvolles Feedback.
Es erkennt früh, welche Funktionen einen Mehrwert schaffen und wo Probleme auftreten.
Multiplikatoren aus dem Business einsetzen
Teilnehmer einer Testgruppe können später als Multiplikatoren dienen.
Sie kennen die tatsächlichen Arbeitsabläufe ihrer Kollegen und können konkrete Einsatzmöglichkeiten zeigen.
Damit kommt die Veränderung nicht ausschließlich von der IT oder der Geschäftsführung.
Sie wird direkt aus den Fachbereichen getragen.
Unternehmenskultur entscheidet über den Erfolg
Moderne Collaboration verändert nicht nur die Technik.
Auch die Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle.
Mitarbeiter müssen sich trauen, Ideen und Meinungen in einem digitalen Raum zu teilen.
Nicht jeder Chatbeitrag muss dabei wie ein fertiges Dokument formuliert sein.
Unternehmen brauchen eine Kultur, die diese offene und schnelle Kommunikation ermöglicht.
Vertrauen gehört zur digitalen Zusammenarbeit
Wer Zusammenarbeit digital abbildet, macht Kommunikation sichtbarer.
Das kann bei Mitarbeitern Unsicherheit erzeugen.
Deshalb brauchen sie Vertrauen und klare Erwartungen.
Ein Teams-Chat ist eine andere Form der Kommunikation als ein Vertrag, ein Protokoll oder eine fertige Präsentation.
Unternehmen sollten diesen Unterschied auch entsprechend behandeln.
Collaboration ist mehr als ein IT-Projekt
Bei moderner Zusammenarbeit geht es immer weniger um technische Details.
Fragen zu Arbeitsweisen, Wissen, Verantwortung und Unternehmenskultur rücken stärker in den Mittelpunkt.
Die Cloud nimmt Unternehmen gleichzeitig einen Teil der technischen Aufgaben ab.
Dadurch können sie sich stärker darauf konzentrieren, wie ihre Mitarbeiter produktiv zusammenarbeiten.
eLearning muss zur Entwicklung von Office 365 passen
Auch Weiterbildung muss sich an diese neue Situation anpassen.
Office 365 verändert sich laufend. Deshalb brauchen Mitarbeiter einen kontinuierlichen Zugang zu aktuellem Wissen.
Kurze und problemorientierte Lerneinheiten können dabei helfen.
Sie liefern genau das Wissen, das ein Mitarbeiter für seine aktuelle Aufgabe benötigt.
Experteninterview zu eLearning und Collaboration in Office 365
Im vollständigen Interview sprechen Ansgar Jahns und Thomas Maier ausführlich über moderne Zusammenarbeit in Unternehmen.
Dabei geht es um Office 365, Microsoft Teams, SharePoint, Wissensmanagement und eLearning.
Außerdem zeigen sie, warum Unternehmen ihre Arbeitsprozesse vor der Auswahl neuer Tools betrachten sollten.
Über Ansgar Jahns:
Ansgar Jahns beschäftigt sich mit Wissensmanagement, eLearning und Collaboration. Im Interview spricht er mit Thomas Maier über die Herausforderungen moderner Zusammenarbeit und den Einsatz von Office 365 in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
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Fazit: Gute Collaboration beginnt nicht mit der Software
Office 365 stellt Unternehmen viele Werkzeuge für die Zusammenarbeit bereit.
Der Erfolg hängt jedoch nicht von der Anzahl der eingesetzten Tools ab.
Unternehmen sollten zuerst ihre Ziele, Prozesse und Probleme betrachten. Danach können sie die passenden Werkzeuge auswählen.
Gleichzeitig brauchen Mitarbeiter kontinuierliches und relevantes Wissen.
Die Technik schafft die Möglichkeiten. Produktive Zusammenarbeit entsteht erst dann, wenn Mitarbeiter diese Möglichkeiten verstehen und sinnvoll einsetzen.